Bescherming van klantgegevens in GDPR-conforme marketing: Best Practices

Intro

De General Data Protection Regulation (GDPR) wet werd enkele jaren geleden van kracht, en terwijl die tijd verstreek, rees er een vraag voor meerdere industrieën: hoe heeft GDPR marketing beïnvloed? Het antwoord is dat de GDPR de marketingaanpak aanzienlijk heeft beïnvloed. Alle organisaties van verschillende grootte en in bijna alle bedrijfstakken die met de EU en het Verenigd Koninkrijk werken, moeten zich aan deze regelgeving houden om juridische problemen te voorkomen. Daarom is de GDPR regionaal van opzet, maar mondiaal in feite.

In dit bericht leggen we uit wat GDPR betekent voor marketeers en geven we best practices die een organisatie in marketing kan invoeren om klantgegevens onder GDPR beter te beschermen. Met deze praktijken kun je de kans verkleinen dat je te maken krijgt met juridische problemen, reputatieschade en hoge boetes.

Wat is GDPR voor marketeers?

De GDPR werd geïntroduceerd door de Europese Commissie en trad in 2018 in werking met als doel de gegevensbescherming van EU-ingezetenen te verbeteren. Op dit gebied definieert de GDPR manieren en middelen om gebruikersgegevens te beschermen tegen diefstal, misbruik en verkoop door bevoegde entiteiten. De GDPR definieert twee entiteiten waarvan de verantwoordelijkheden onder de wet verschillen: verantwoordelijken voor gegevensverwerking (entiteiten die de gevoelige gegevens bewaren en opslaan) en gegevensverwerkers (entiteiten die de gegevens beheren ten gunste van verantwoordelijken).

De belangrijkste principes van de GDPR die het zwaartepunt van de hele wet vormen, zijn:

• Rechtmatigheid, transparantie en eerlijkheid
• Doel beperking
• Gegevensminimalisatie
• Nauwkeurigheid
• Opslagbeperking
• Beveiliging
• Verantwoordingsplicht

Voor marketeers betekent de GDPR dat ze een eerlijke en transparante benadering van klantgegevens moeten ontwikkelen. Om preciezer te zijn: gevoelige gegevens die waardevol kunnen zijn of waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd, moeten met respect worden behandeld. Een organisatie mag dergelijke gegevens alleen verzamelen na duidelijke toestemming van de eigenaar van de gegevens (de klant), uitsluitend de vereiste gegevens vastleggen en de nauwkeurigheid van de gegevens waarborgen. Een apart cruciaal detail is de verplichting van een organisatie om de nodige middelen te gebruiken om klantgegevens op betrouwbare wijze te beschermen.

Beste praktijken voor de beveiliging van klantgegevens bij GDPR-marketing

Hoe beschermen bedrijven klantgegevens onder de GDPR? Specifiek voor marketeers bestaan er beproefde oplossingen en praktijken die helpen om gevoelige gegevens te beschermen en te voldoen aan de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming. Bekijk en pas de onderstaande aanbevelingen toe om de gegevensbescherming van je organisatie in het algemeen efficiënter te maken en klantgegevens in het bijzonder betrouwbaarder te beschermen.

Alleen de vereiste gegevens verzamelen en toestemming van klanten krijgen

Het verminderen van de hoeveelheid verzamelde gegevens is een van de meest effectieve manieren voor een organisatie om het risico op gegevensverlies en inbreuken te verlagen. Hackers richten zich op databases met zoveel mogelijk gegevens omdat het grotere aantal en het bredere type records waartoe ze toegang hebben hun winst direct kan verhogen. Als een organisatie geen grote hoeveelheden klantgegevens opslaat, kiezen cybercriminelen er misschien voor om deze databases niet aan te vallen.

Als marketeer kun en mag je alleen die gegevens verzamelen die nodig zijn voor de huidige marketingdoeleinden. Herzie je workflows en sjablonen voor het verzamelen van gegevens en analyseer gegevenspraktijken om te controleren of de gegevens die je verzamelt daadwerkelijk worden gebruikt. Als bepaalde gegevens niet worden gebruikt of geen significante invloed hebben op de ervaring van je klanten, overweeg dan om te weigeren dat soort gegevens te verzamelen en de gegevens die je al tot je beschikking hebt te verwijderen.

Daarnaast moet je volgens GDPR je klanten op de hoogte stellen van de gegevens die je verzamelt en hun expliciete toestemming krijgen voor het verzamelen ervan. Aan de andere kant moet de mogelijkheid worden geboden om op elk moment af te zien van deelname. Onder GDPR kan het verzamelen van gevoelige gegevens zonder toestemming van de klant aanleiding geven tot juridische boetes.

Mailinglijsten controleren

Nogmaals, hoe groter de hoeveelheid gegevens in de opslag van je organisatie, hoe groter het risico op een datalek. Regelmatige audits van mailinglijsten zijn dus de GDPR-praktijk voor e-mailmarketing die je moet integreren. Klanten die zich afmelden voor je e-mailpromo's, nieuwsbrieven en ander marketingmateriaal moeten hun gegevens uit de database laten verwijderen. Daarnaast kan het nodig zijn om klantadressen te sorteren op basis van hun e-mailabonnementscategorieën om te voorkomen dat ze marketingmateriaal ontvangen dat ze niet willen ontvangen.

Overweeg het automatiseren van het opschonen van e-mailmarketinglijsten om te voldoen aan GDPR in marketing, tijd te besparen en de gebruikerservaring te verbeteren met meer gepersonaliseerde e-mails.

Stel een datamanagementteam samen

Moderne organisaties, zelfs kleinere, verzamelen, bewaren en verwerken terabytes aan gegevens voor marketing- en andere doeleinden. Met een team voor gegevensbeheer aan boord kunt u de gegevens categoriseren, prioriteiten geven voor gebruik en ze beheren volgens de wettelijke vereisten voor gegevensbescherming. Gekwalificeerde deskundigen op het gebied van datamanagement kunnen u helpen een hoger niveau van beveiliging van klantgegevens te garanderen en kosten en tijd te besparen op opslag, zoeken en beschermingsworkflows.

Herzie de manier waarop u persoonlijke gegevens verzamelt

Dit omvat in ieder geval de workflow voor het verzamelen van gegevens en het pad dat de gegevens doorlopen voordat ze worden opgeslagen. Denk aan het controleren van het formulier op de landingspagina die je gebruikt om klanten te vragen de vereiste gegevens te verstrekken. De GDPR wil ook dat organisaties informatieve pop-ups toevoegen voor websitebezoekers over het verzamelen van gegevens, en nogmaals, om hun expliciete toestemming te krijgen voor het verzamelen van persoonlijke gegevens.

De volgende belangrijke stap hier is het controleren van andere bronnen van gevoelige gegevens (als je organisatie deze heeft als gegevensverzamelaar of -verwerker volgens de contractvereisten). Tot slot moet je begrijpen welke derde partijen onderweg toegang hebben tot die gegevens. Vergeet niet dat de GDPR vereist dat er wettelijke contracten worden opgesteld tussen verschillende entiteiten die werken met gevoelige klantgegevens, en overweeg om derden zonder contractverantwoordelijkheid uit te sluiten van je gegevensleveringsketens.

Toegang tot gegevens beperken en controleren

Net als bij externe aannemers is het beschermen van klantgegevens binnen een organisatie een kwestie van toegangscontrole. Analyseer welke gegevens en toegang nodig zijn voor welke afdelingen en teamleden om hun taken uit te voeren. Geef deze afdelingen en teamleden vervolgens alleen de toegangsniveaus en machtigingen die ze nodig hebben. Houd het principe van de laagste privileges (PoLP) aan en integreer RBAC-oplossingen (role-based access control) om de gegevenstoegangsrechten voor teams effectief en snel te beheren.

Uw personeel opleiden

Nogmaals, de GDPR is een complexe wet die verplicht is voor elke organisatie die persoonlijke gegevens van inwoners van de EU verzamelt. De juridische gevolgen en boetes onder deze wet zijn ernstig en zelfs een kleine fout van een medewerker kan het juridische proces in gang zetten. Medewerkers en managers moeten dus op de hoogte zijn van de vereisten en nuances van de GDPR-wet om de kans op menselijke fouten te verkleinen. Overweeg een compliancetraining voor elke nieuwkomer en introduceer bijvoorbeeld één keer per jaar een actuele toets om de GDPR-kwalificatie van medewerkers op peil te houden, niet alleen in je marketingteam maar ook op andere afdelingen.

Uw gegevens- en beveiligingsbenaderingen herzien

Cyberbeveiligingsbedreigingen veranderen voortdurend omdat cybercriminelen nieuwe manieren bedenken om beschermde systemen te infiltreren en toegang te krijgen tot gevoelige gegevens. Wat je beveiligingsmaatregelen ook zijn, als marketeer moet je er altijd naar streven om de bescherming van marketinggegevens te verbeteren. Om dat effectief te doen, moet je IT-beveiligingsrevisieworkflows opzetten waarmee je op de hoogte blijft van de nieuwste trends op het gebied van cyberbeveiliging.

Overweeg om regelmatig volledige penetratietests uit te voeren waarbij een beveiligingsprofessional door de beveiliging van de organisatie probeert te komen. Zo kunt u kwetsbaarheden in uw beveiligingslagen ontdekken en vervolgens oplossingen introduceren voordat hackers deze kunnen gebruiken om een daadwerkelijke aanval uit te voeren. De complexiteit van moderne infrastructuren en de evolutie van cyberaanvalstools maken het bijna onmogelijk om een onoverwinnelijke beschermingsperimeter te creëren.

Daarnaast moet je de gegevens die je opslaat opnieuw bekijken. Als er gegevens zijn die je niet gebruikt voor marketingdoeleinden (en die je in de toekomst niet zult gebruiken), overweeg dan om die gegevens te verwijderen. Door dit te doen, vermindert u de potentiële kwetsbaarheid van uw organisatie en verlaagt u ook de kans op het lekken van gevoelige gegevens, zelfs na een succesvolle inbreuk.

Regelmatig back-ups maken

Wat is een van de grootste risico's van een organisatie bij het opslaan van klantgegevens? Normaal gesproken zou je zeggen dat dat diefstal of lekken van gegevens is. De GDPR stelt echter straffen voor een ander veelvoorkomend gevolg van een inbreuk op de beveiliging: gegevensverlies. Daarnaast kan het verlies van gevoelige gegevens, zoals het klantenbestand, na bijvoorbeeld een succesvolle ransomware-aanval, de activiteiten en winstgevendheid van een organisatie in de toekomst flink in de problemen brengen.

Ongeacht de beveiligingsmaatregelen die worden toegepast op de infrastructuur van uw organisatie, aanvallers zijn elke verdediging altijd een stap voor. Dat betekent dat uw beveiliging vroeg of laat zal falen, waardoor uw gegevens in gevaar komen.

Back-up, wat een zelfstandige herstelbare gegevenskopie is die is opgeslagen in een andere opslag, is de enige

betrouwbare manier om controle te houden over de benodigde gegevens na rampen met groot gegevensverlies. Overweeg het gebruik van NAKIVO Backup & Replication als je Microsoft-producten gebruikt om gegevensuitwisseling en -beheer in je organisatie te organiseren. Wat de IT-infrastructuur ook is, streef ernaar de back-up van gevoelige gegevens te automatiseren en snel herstel te garanderen om op elk moment te voldoen aan de GDPR-nalevingsvereisten.

Conclusie

De wet Algemene Verordening Gegevensbescherming is verplicht voor organisaties die persoonlijke gegevens van inwoners van de EU verzamelen. Om GDPR-naleving te garanderen en de bescherming van klantgegevens bij marketingactiviteiten te verbeteren, moet je:

• Minimaliseer het verzamelen van gegevens: verzamel en sla alleen op wat je nodig hebt;
• Voer regelmatig mailingcontroles uit;
• Stel een datamanagementteam samen om het verzamelen, gebruiken en beschermen van gevoelige gegevens te optimaliseren;
• Weet hoe en waar je je gegevens vandaan haalt;
• Beperk de toegang tot gegevens met het RBAC-model en houd het principe van de laagste privileges aan;
• Zorg ervoor dat werknemers de GDPR-vereisten kennen en naleven;
• Werk je aanpak voor gegevensbescherming regelmatig bij;
• Integreer back-upworkflows in de IT-omgeving van je organisatie.