Cruciale documentatie voor bedrijfseigenaren: 11 soorten bedrijfsdocumenten die je altijd moet bewaren

Intro

Weinig bedrijfseigenaren houden van papierwerk en nog minder willen alle documentatie bijhouden die over hun bureau komt. Helaas zijn bedrijfsdocumenten van vitaal belang voor de gezondheid van je organisatie, want zonder deze documenten riskeer je verlegenheid, verstoringen van je activiteiten en zelfs juridische problemen.

Gelukkig geldt dit slechts voor een beperkt aantal soorten zakelijke documenten. Daarom leren we je in dit artikel hoe je onderscheid kunt maken tussen wat belangrijk is en wat niet, leggen we uit welke 11 soorten cruciale bedrijfsdocumenten je altijd moet bewaren en welke voordelen ze je bedrijf kunnen bieden.

Wat zijn bedrijfsdocumenten?

Over het algemeen kan een zakelijk document elk stuk papier (of het digitale equivalent ervan) zijn dat ook maar enigszins verband houdt met de activiteiten van je bedrijf. Maar om specifieker te zijn, je kunt aan bedrijfsdocumenten denken als documenten die worden gebruikt om informatie binnen een organisatie te communiceren, op te slaan of te organiseren.

Waarom zijn zakelijke documenten belangrijk?

Zoals je snel zult zien, zijn zakelijke documenten er in vele soorten, maten en vooral gebruikssituaties. Maar waarom zijn ze eigenlijk belangrijk en welke voordelen kunnen ze uw bedrijf bieden? Laten we daar eens antwoord op geven.

• Organisatie en efficiëntie: Bedrijfsdocumenten bieden structuur en duidelijkheid in uw activiteiten, waardoor u efficiënter en minder fouten maakt en alles beter op elkaar aansluit.
• Communicatie en samenwerking: Documenten vergemakkelijken ook effectieve interne en externe communicatie, waardoor een betere werkomgeving ontstaat en werknemers en belanghebbenden de best mogelijke resultaten kunnen behalen.
• Delen en beheren van kennis: Wanneer werknemers uw bedrijf verlaten, nemen ze al hun kennis met zich mee, wat inefficiëntie veroorzaakt. Met bedrijfsdocumenten kunt u al deze informatie bewaren en toekomstige personeelsinspanningen ondersteunen.
• Juridische bescherming: Helaas zijn geschillen, rechtszaken en inspecties een onvermijdelijk onderdeel van het runnen van een bedrijf. Maar door relevante bedrijfsdocumenten te bewaren, kun je je volledig indekken en de negatieve gevolgen van juridische incidenten beperken.
• Planning en besluitvorming: Bedrijfsdocumenten bieden onschatbare inzichten in uw activiteiten, zodat u kunt leren van het verleden en u kunt aanpassen aan de toekomst. Hierdoor kunt u altijd effectieve, op gegevens gebaseerde beslissingen nemen.
• Prestatiemonitoring & Evaluatie: Hoe kun je je bedrijf effectief runnen als je niet begrijpt wat er binnen het bedrijf gebeurt? Simpel - dat kan niet. Gelukkig kunt u met bedrijfsdocumenten alle belangrijke statistieken in (bijna) real-time volgen.
• Reputatie en merkimago: Hier is de waarde van bedrijfsdocumenten tweeledig. Ten eerste kun je met merkdocumentatie je ideale klanten consequent aanspreken met een herkenbare tone of voice (in tekst, media, ontwerp, enz.). Maar ten tweede zorgt effectief documentbeheer er ook voor dat je efficiënter kunt werken en een betrouwbaardere reputatie rond je merk kunt creëren.

11 Soorten cruciale zakelijke documenten die je altijd moet bewaren

Zoals hierboven getoond, is de standaardmanier om bedrijfsdocumenten te classificeren op basis van hun gebruiksdoel binnen het bedrijf. Maar om de uiteindelijke bestemming van een document te bepalen (de prullenbak of de bureaulade op kantoor), moeten we kijken naar veroudering.

Toegegeven, dit is een beetje lastig omdat het concept gebruikssituaties, inhoud en zelfs doelafdelingen overstijgt. Over het algemeen vallen de belangrijkste zakelijke documenten onder de financiële, juridische en marketingcategorieën, maar niet allemaal.

En zelfs als je alle documentatie in deze categorieën zou bewaren, zou je merken dat je kantoor en computers al snel vollopen met (digitaal) papierafval. De meest effectieve manier om je te helpen bepalen welke documenten je moet bewaren, is je er alles over te vertellen.

#1 Inkomstenoverzichten

Deze documenten, ook bekend als winst- en verliesrekeningen of winstoverzichten, geven een samenvatting van de inkomsten, uitgaven en het nettoresultaat van je bedrijf over een bepaalde periode. Ze zijn belangrijk voor interne doeleinden, zoals benchmarking, planning en besluitvorming.

Hun echte waarde komt echter naar voren als het aankomt op externe verslaglegging, meer specifiek de analyse van investeerders/crediteuren tijdens overnames of het zoeken naar investeringen, en naleving van de belastingwetgeving.

Inkomstenverklaringen zijn van vitaal belang om de prestaties en financiële gezondheid van je bedrijf te beoordelen en het ontbreken ervan kan twijfel zaaien over je gedrag. In het ergste geval kan dit leiden tot het wegvallen van financiering of zelfs tot problemen met de plaatselijke belastingdienst.

(Bron: Zervant)

Balans #2

Net als winst- en verliesrekeningen geven balansen een momentopname van de financiële status van je bedrijf op een bepaald moment en zijn ze belangrijk om de hierboven genoemde redenen. Ze verschillen echter in hun focus op de activa, passiva en aandeelhoudersaandelen van je bedrijf.

(Bron: bdc.ca)

Belastingaangiften #3

Zoals de naam al doet vermoeden, zijn belastingaangiften zakelijke documenten die je indient bij je plaatselijke belastingkantoor (IRS in de VS) om je inkomen, aftrekposten en belastingverplichtingen voor een bepaalde periode te rapporteren en die dienen als een verslag van de financiële activiteiten van je bedrijf.

Zoals je je kunt voorstellen, zijn ze het belangrijkst om ervoor te zorgen dat je de lokale wetten naleeft, want als je deze overtreedt, kun je in het rood komen te staan door boetes in het beste geval en een rechtszaak of cel in het slechtste geval.

(Bron: AbbyMarketplace)

#4 Facturen en ontvangstbewijzen

Je bent ongetwijfeld perfect op de hoogte van facturen en bonnetjes, maar om niemand in de steek te laten, bevestigen deze documenten je zakelijke transacties. Dat maakt ze zeer belangrijk voor verschillende redenen, waaronder boekhouding, geschillen met klanten en belastingen. De inzet van factureringssoftware is een optimale oplossing voor het genereren en beheren van facturen.

(Bron: Billdu)

#5 Bankafschriften

Bankafschriften, uitgegeven door een bank of andere financiële organisatie, geven een overzicht van de transacties van je bedrijf in een bepaalde periode, inclusief stortingen, opnames, overschrijvingen en meer. Net als de andere financiële documenten spelen deze ook een belangrijke rol in de interne boekhouding, budgettering en naleving van de belastingwetgeving.

Ze helpen je bedrijf echter ook om fraude op te sporen en zijn van vitaal belang bij **het aanvragen van leningen **of **het zoeken naar financiering **van andere bedrijven. Daarom zijn ze meer dan de moeite waard om in uw lade te bewaren.

(Bron: Patriot Software)

#6 Loonadministratie

Salarisadministraties worden voornamelijk gebruikt voor het bijhouden van interne gegevens, zoals de beloning van werknemers, inhoudingen en andere gerelateerde informatie. Ze zijn van vitaal belang voor het controleren van je uitgaven, het naleven van de arbeids- en belastingwetgeving, het oplossen van loongeschillen en het bewijzen van je onschuld bij controles.

(Bron: Uurlijk)

#7 Bedrijfsvergunningen

Na de financiën is het tijd om de juridische bedrijfsdocumenten te bespreken. Licenties en vergunningen dienen verschillende voor de hand liggende doelen, zoals het verlenen van toegang tot unieke industrieën, je toelaten tot specifieke overheidsprogramma's en het tonen van je **expertise ** en betrouwbaarheid.

Alleen daarom al zijn je vergunningen en licenties het waard om te bewaren. De belangrijkste reden is echter dat je vanwege hun aard en de activiteiten waarbij ze betrokken zijn, vaak moet aantonen dat je in aanmerking komt voor bepaalde juridische en zakelijke handelingen.

(Bron: SignNow)

#8 Contracten & Overeenkomsten

Ongeacht of je een B2B- of B2C-bedrijf hebt, zijn contracten en overeenkomsten je broodwinning. Hieronder vallen ook overeenkomsten met externe entiteiten zoals software outsourcingbedrijven, die vooral cruciaal zijn voor bedrijven die zich richten op technologie. Ze beschrijven de **juridisch bindende voorwaarden van uw relaties **(met klanten, partners, vertrouwenspersonen, enz.) en helpen u te beschermen tegen mogelijke rechtszaken. Bovendien kunt u hiermee uw contractuele verplichtingen bijhouden om er zeker van te zijn dat u al uw verantwoordelijkheden nakomt.

(Bron: Jotform)

#9 Documentatie intellectueel eigendom

IE is een overkoepelende term voor bedrijfsdocumenten die de intellectuele eigendomsrechten van je bedrijf vastleggen en beschermen, waaronder documenten, registraties en patenten. In de praktijk biedt het bewaren van deze documenten vele voordelen, zoals het bewijzen van je eigendom van de immateriële activa van je bedrijf, het afschrikken van mogelijke diefstal of misbruik, geld verdienen, licenties en merkherkenning.

(Bron: Signaturely)

#10 Verzekeringsgegevens

Een ander type bedrijfsdocument dat je altijd moet bijhouden zijn verzekeringsdossiers, omdat ze de verzekeringsdekking van je bedrijf bijhouden, alle relevante informatie gedetailleerd beschrijven en als bewijs dienen bij schadeclaims. Ze zijn van vitaal belang voor een goed risicobeheer en een succesvolle bedrijfscontinuïteit en noodherstel. Bovendien beschermen ze je bedrijf en werknemers tegen eventuele ongevallen op de werkplek.

(Bron: SampleForms)

#11 Marketing Records

Tot slot hebben marketingrecords betrekking op documentatie en gegevens over de marketingactiviteiten en -strategieën van je bedrijf. Ze omvatten marktonderzoek, reclamecampagnes, klantgegevens, analyses, marketingplannen en promotiemateriaal.

Deze zijn om verschillende redenen van vitaal belang, maar het is de moeite waard om ze te bewaren, vooral voor het bijhouden van effectieve prestaties en concurrentieanalyses, het bijhouden van klantinzichten en targeting, het waarborgen van consistentie in merkmarketing en het mogelijk maken van langetermijnplanning.

(Bron: SlideTeam)

Hoe worden zakelijke documenten geclassificeerd?

Door het brede bereik van hun definitie is het geen verrassing dat de categorisering van zakelijke documenten nogal gevarieerd is. Doorgaans worden ze op basis van hun inhoud en functie ingedeeld in de volgende types:

• Administratief: Deze documenten worden gebruikt voor interne administratieve doeleinden en vergemakkelijken de communicatie, coördinatie en organisatie binnen een bedrijf. Ze omvatten memo's, interne e-mails, vergaderagenda's, roosters voor werknemers, enz.
• Wettelijk & regelgevend: Deze documenten zijn nodig om te voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen en zorgen ervoor dat het bedrijf binnen het wettelijke kader opereert om de rechten en belangen te beschermen. Ze omvatten contracten, overeenkomsten, licenties, vergunningen, servicevoorwaarden, privacybeleid en meer.
• Financieel: Deze documenten hebben betrekking op transacties en andere financiële activiteiten en zijn nodig voor effectieve boekhouding, belasting en financiële analyse. Ze omvatten financiële overzichten, facturen, ontvangstbewijzen, inkooporders, onkostendeclaraties en meer.
• Marketing en verkoop: Deze documenten worden gebruikt om leads aan te trekken en om te zetten in klanten en om de producten en diensten van het bedrijf te promoten. Ze omvatten brochures, flyers, advertenties, product-/dienstbeschrijvingen, marketingplannen, getuigenissen van klanten, enz.
• Personeelszaken: HR-documenten zorgen voor goed personeelsbeheer, naleving van de arbeidswetgeving en effectieve communicatie tussen het bedrijf en het personeel. Ze omvatten arbeidscontracten, functiebeschrijvingen, prestatie-evaluaties, trainingsmateriaal, disciplinaire dossiers, HR-softwareontwikkeling om HR-processen te stroomlijnen en nog veel meer.
• Operationeel: Deze documenten worden gebruikt om de dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen en bieden richtlijnen en instructies voor werknemers om efficiëntie, consistentie en kwaliteit te garanderen. Hieronder vallen Standard Operating Procedures (SOP's), stroomschema's van processen, inventarislijsten, onderhoudslogboeken, enz.
• Project: Specifiek voor projectmanagement helpen deze documenten bij het bijhouden van mijlpalen, toewijzen van middelen en zorgen voor een succesvolle projectafronding door zorgvuldige planning, bewaking en uitvoering. Ze omvatten projectplannen, planningen, Work Breakdown Structures (WBS), voortgangsrapporten, risicobeoordelingen en meer.
• Externe correspondentie: Deze documenten, die betrokken zijn bij de communicatie met externe belanghebbenden zoals klanten, leveranciers en partners, helpen bij het tot stand brengen van zakelijke relaties en zorgen voor soepele interacties en samenwerkingen. Hieronder vallen brieven, e-mails, voorstellen, offertes, inkooporders, contracten, enz.

Een beter idee krijgen van deze categorisering is belangrijk om het belang en het gebruik van zakelijke documenten in je bedrijf te begrijpen. Het zal je echter niet helpen om de vraag te beantwoorden die je hier in de eerste plaats bracht - welke papieren kun je veilig weggooien en welke moet je bewaren. Laten we die vraag nu beantwoorden.

Wat is de beste manier om zakelijke documenten te beheren?

Tegenwoordig hoeven we gelukkig niet meer te vertrouwen op uitpuilende mappen en overvolle bureaulades om al onze belangrijke zakelijke documentatie te bewaren. Document Management Software (DMS) is een van de beste tools om in je bedrijf te gebruiken, omdat het niet alleen de impact van papierwerk op je zenuwen vermindert, maar ook het milieu.

Met DMS kun je bronnen opslaan, organiseren en delen vanuit één handige interface, waardoor het veruit de beste manier is om bedrijfsdocumenten te beheren. Dat betekent echter niet dat het volledig probleemloos werkt. Als je wilt genieten van de meest gestroomlijnde ervaring en je efficiëntie wilt maximaliseren, moet je nog steeds een paar strategieën toepassen om de werking ervan te versterken.

Deze omvatten:

• Duidelijk beleid voor naamgeving en etikettering opstellen
• Centraliseren van documentopslag
• Een toegangshiërarchie maken
• Back-up en noodherstel implementeren
• Documentworkflow en samenwerking mogelijk maken

Samengevat

Zoals we hebben laten zien, zijn bedrijfsdocumenten van vitaal belang voor je bedrijf en alle activiteiten op alle afdelingen, waaronder juridische, financiële en marketingafdelingen. De eerste sleutel tot het optimaal benutten van deze documenten is het kunnen onderscheiden van de documenten die op lange termijn waardevol zijn en de documenten die dat niet zijn.

In dit artikel heb je gezien welke 11 zakelijke documenten je altijd moet bewaren en waarom dat zo is. Je werk is echter nog lang niet gedaan. Nu moet je je huidige beleid voor intern documentbeheer opnieuw evalueren en bepalen of het de inspanningen van je teams mogelijk maakt of juist belemmert.

Ongeacht je eindconclusie moet je onthouden dat er altijd ruimte is voor verbetering. En het zou zomaar de ruimte kunnen zijn die je kunt vrijmaken in de bureaulade van je kantoor door al je documentatie over te zetten naar de cloud.