8 geweldige strategieën om het klantenserviceteam van uw bedrijf op te bouwen

Intro

Een tevreden klant is de brandstof voor de groei van elk bedrijf. Om het succes van je merk te garanderen en je klanten tevreden te houden, heb je een geweldig klantenserviceteam nodig dat uitdagingen van klanten effectief aanpakt en oplost.

Een professioneel supportteam van hoge kwaliteit zorgt ervoor dat klanten terugkomen voor terugkerende aankopen en zorgt voor meer inkomsten voor het bedrijf. Ze begrijpen en weten hoe ze zich moeten verhouden tot de behoeften van de klant en hoe ze deze effectief kunnen oplossen.

Dit artikel laat zien hoe merken geweldige klantenserviceteams kunnen bouwen, vertrouwen bij de klant kunnen wekken terwijl ze omgaan met de pijnpunten van klanten en hen laten zien hoe ze waarde uit het bedrijf kunnen halen.

1. Gebruik kanalen die klanten het meest gebruiken.

De communicatiekanalen van je klantenvoorkeur zijn verschillend en je supportteam moet over verschillende kanalen beschikken om met de beoogde klanten te communiceren. Deze kanalen omvatten

• Sociale media-accounts
• Live chat. Onze live chatbot op de website richt zich bijvoorbeeld op klanten om hulp te krijgen van het supportteam om meer te weten te komen over het bedrijf.

Bron: Ranktracker

• Forums
• Telefoongesprek
• Kennisbank
• E-mails

Maximaliseer de kanalen die klanten gebruiken om contact op te nemen met uw bedrijf. Meet de prestaties van de verschillende kanalen en investeer meer in de kanalen met de hoogste tracking om de beste klantenservice te leveren.

2. Gebruik het juiste gereedschap

Klantenservice moet alle andere afdelingen in een organisatie omvatten. Het is essentieel om een tool te hebben die kan integreren met alle andere afdelingen in het bedrijf.

Geïntegreerde communicatiekanalen helpen de communicatie tussen de verschillende teams te verbeteren en weloverwogen beslissingen te nemen om de behoeften van de klant met gemak op te lossen.

Zorg ervoor dat de tools de juiste functies hebben en kosteneffectief zijn en dat het supportteam en andere afdelingen weten hoe ze ze gemakkelijk kunnen gebruiken wanneer ze zich bezighouden met de behoeften van klanten.

Met de juiste tools kun je repetitieve taken binnen het supportteam automatiseren en het gemakkelijk maken om aan de vraag van de consument te voldoen.

De juiste live chat software kan bijvoorbeeld helpen bij het beantwoorden van vragen van klanten wanneer ze op de website op zoek zijn naar meer informatie en hulp met betrekking tot hun pijnpunten. Het gebruik van een efficiënt ticketsysteem verbetert de efficiëntie om de reactietijd voor klantbehoeften te verbeteren.

3. Feedback krijgen van klanten

De feedback helpt het supportteam om efficiënter om te gaan met de uitdagingen van de klant. Het team kan ook feedback verzamelen onder elkaar en binnen de andere afdelingen in het bedrijf, zoals verkoop en marketing, om meer te weten te komen over de behoeften van de consument.

Laat een klantvertegenwoordiger dieper graven in de klantervaring en uit de eerste hand ervaring en feedback krijgen. De vertegenwoordiger krijgt dieper inzicht in de pijnpunten van de klant, de uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd bij het oplossen van hun pijnpunten en de kansen om de dienstverlening te verbeteren.

Werken aan diepere inzichten van de klant kan een diepere relatie met het merk bevorderen, meer vertrouwen en positieve klanttevredenheid opbouwen en klanten voor langere tijd behouden.

Je kunt ook een proactieve strategie gebruiken en klanten benaderen om hun feedback te krijgen. Met de feedback kun je de strategie en de communicatiepatronen naar klanten en prospects aanpassen om uitstekende klantenservice aan klanten te leveren. Bouw die klantgerichte cultuur op met je supportteam om de beste supportdiensten te leveren aan je klanten.

Met de feedback van klanten weet je wat het beste werkt voor je supportteam en wat voor soort services en ervaringen klanten leuk vinden aan je merk, zodat je hen de beste waarde kunt bieden bij het oplossen van hun uitdagingen.

4. Huur een geweldig team in voor klantenondersteuning.

Stel onder andere deze vragen wanneer je adverteert en op zoek gaat naar kandidaten voor de klantenservice van je bedrijf.

• Hoe ga je om met klachten van klanten?
• Hoe snel reageer je op de behoeften van de klant?
• Hoe gedragen ze zich in de omgang met klanten? Hun taal, toon, enz.
• Welke vaardigheden moet je supportteam hebben?

Kies werknemers met empathie en uitstekende communicatieve vaardigheden om de behoeften van uw klanten te behandelen. De antwoorden die de kandidaten geven op de bovenstaande en andere aanwervingsvragen zullen helpen om hun ervaring en expertise op het gebied van klantenservice te peilen.

Zorg ervoor dat alle afdelingen binnen het customer support team goed georganiseerd zijn. Hier is de structuur van het customer support team voor merken.

Bron

Je moet ondersteunend personeel inhuren dat gepassioneerd is over de producten of diensten van je bedrijf, omdat ze zelf gemotiveerd zijn om meer te weten te komen over het product en de behoeften van klanten met betrekking tot hun pijnpunten.

5. Training aanbieden aan het klantenserviceteam

Om waarde te leveren aan klanten en hen effectief van dienst te zijn, moeten merken hun ondersteunend personeel trainen in de werking van het bedrijf en de teamwaarden versterken door coaching en training.

De trainings- en mentorsessies moeten uitgebreid zijn en betrekking hebben op alle gebieden van de behoeften en zorgen van de klant, zoals de kennis van de producten of diensten, conflictoplossingen en de beste effectieve communicatiestrategieën met de klanten.

Onze klantenservice heeft bijvoorbeeld uitgebreide kennis over de onderstaande services die we onze klanten bieden.

Bron: Ranktracker

De training stelt het klantenserviceteam in staat om te gaan met de uitdagingen waarmee klanten worden geconfronteerd. Het vergroot ook hun vertrouwen en toewijding om hun taken effectief uit te voeren. Het supportteam kan onafhankelijke beslissingen nemen om de klanttevredenheid te beïnvloeden.

Met goede training en geavanceerde vaardigheden kan het supportteam vragen en problemen van klanten professioneel afhandelen, vertrouwen opbouwen met het merk en meer conversies genereren. Het team moet over de volgende geweldige vaardigheden beschikken

• Communicatie
• Empathie
• Positieve houding
• Sterke organisatorische vaardigheden
• Luistervaardigheden
• Geduld en vriendelijkheid
• Tijdmanagement

Naast de training moet het team een gedegen basiskennis hebben van de producten en diensten van het bedrijf om aan de behoeften van de klant te voldoen en de waarde van hun bedrijf aan hen te laten zien.

6. Meet de juiste meetgegevens voor klantondersteuning

Het bijhouden van de juiste statistieken voor de omzet en omzetgroei van je bedrijf is een goede indicator voor de gezondheid van je klantenservice. Onderzoek toont aan dat ontevreden klanten een bedrijf verlaten en op zoek gaan naar een ander. Ze laten ook negatieve beoordelingen achter die het bedrijfsimago kunnen schaden.

De statistieken onthullen meer dan alleen cijfers van klanten. Ze tonen de gedragspatronen en feedback van klanten over wat je aanbiedt. Enkele van deze statistieken die je kunt bijhouden zijn:

• Klanttevredenheidsscore
• Net promoter score meet de loyaliteit en tevredenheid van klanten. Hier is een voorbeeld

Bron: ProProfs

• Oplossing bij eerste contact
• Klantverloop
• Score klantinspanning
• Gezondheidsscore van de klant

Terwijl je de statistieken meet, neem je contact op met regelmatige prestatie-evaluaties op basis van de gegevens over de statistieken die je volgt en verbeter je de gebieden die voor meer tevredenheid bij de klant zorgen.

7. Stel doelen voor je ondersteuningsteam

Om ervoor te zorgen dat het supportteam effectief functioneert, moet je doelen stellen voor het team. Deze doelen kunnen zijn om de reactietijd van klanten te verkorten, uitdagingen van klanten professioneel af te handelen en de klanttevredenheid te verhogen.

Je moet weten wat de verwachtingen van je klanten zijn voor je merk, zoals duidelijke communicatie, en deze als doel hebben om zo veel mogelijk vertrouwen op te bouwen bij de klanten en ze lang aan je te binden.

Wees duidelijk over wat je wilt dat je supportteam bereikt voor de groei van je bedrijf binnen de specifieke tijdspanne. Stel doelen die in lijn liggen met de bedrijfsvisie en die ook klantgericht zijn om het succes van de klant en het bedrijf in het algemeen te garanderen.

Je kunt ook beloningsprogramma's instellen voor het klantenserviceteam dat een extra inspanning levert om uitstekende diensten te leveren aan de klanten en voor de groei van het merk.

Stimuleert samenwerking en teamwerk binnen het supportteam voor een effectieve klantafhandeling. Kan gebruikmaken van teambordvergaderingen en brainstormsessies over uitdagingen van klanten en hoe deze op te lossen.

Houd rekening met het welzijn van werknemers bij het stellen van doelen en push ze niet te hard, want dat kan hun professionele ondersteuning aan klanten in gevaar brengen. Geef een redelijke werkdruk en zorg voor flexibele werkschema's en ondersteuning.

8. Gebruik gedragsanalyse om klantondersteuning te personaliseren

Met behulp van analytics kun je het gedrag van gebruikers kennen als ze interactie hebben met je bedrijf. Het is gemakkelijk om het gedrag van klanten te voorspellen en een strategie te hebben om ze te helpen zodra ze problemen naar voren brengen die moeten worden opgelost.

Met behulp van gedragsanalyses van uw klanten kan uw supportteam goed worden uitgerust om problemen van klanten aan te pakken en op te lossen, omdat ze deze kunnen voorspellen op basis van hun gedrag tijdens hun interactie met de producten of diensten van het merk of op de verschillende communicatiekanalen.

Als klanten persoonlijke ondersteuning krijgen voor hun uitdagingen, bouwen ze meer vertrouwen op in het merk en doen ze herhaalaankopen. Je kunt ook je concurrenten bespioneren en zien hoe hun klantenserviceteam van verschillende kanalen met hun klanten omgaat.

Conclusie

Een supportteam hebben dat weet hoe het moet omgaan met de behoeften van klanten en oplossingen kan bieden voor hun problemen. Een tevreden klant is een drijvende kracht achter de groei van elk bedrijf. Een goed klantenserviceteam bouwt de merkreputatie op en verbetert het merkimago bij klanten en prospects. Bouw meer loyaliteit en vertrouwen op bij klanten, wat leidt tot herhalingsaankopen en meer verkoop en inkomsten.

Gebruik deze strategieën om een geweldig klantenserviceteam op te bouwen dat meer omzet genereert door klanten professionele hulp te bieden en ervoor te zorgen dat ze de diensten of producten van het bedrijf gebruiken.

Zorg ervoor dat je op de hoogte blijft van de nieuwste trends in consumentenbehoeften en de markt om de beste klantenservice te kunnen bieden.