7 Beste SaaS Spend Management platform in 2023

Intro

Wist je dat software-uitgaven de op twee na grootste uitgavenpost van een organisatie zijn, naast uitgaven voor personeel en kantoorhuur?

Ja, SaaS-applicaties zijn, in tegenstelling tot legacy-apps, gemakkelijker aan te schaffen. Iedereen met toegang tot een zakelijke creditcard kan een SaaS-applicatie aanschaffen zonder de goedkeuring van de IT- of financiële teams.

Deze ongecontroleerde uitgaven, technisch "schaduw-IT" genoemd, vergroten het aantal gratis en niet-goedgekeurde apps binnen je SaaS-portfolio. Verborgen voor IT- en financiële teams kunnen deze apps leiden tot gemiste vernieuwingen en in het ergste geval ook tot gegevenslekken.

Dit is waar SaaS-platforms voor uitgavenbeheer om de hoek komen kijken. In deze blogpost bespreken we de zeven beste platforms die momenteel beschikbaar zijn en bespreken we de voordelen van het gebruik van dergelijke software.

Wat is een SaaS-platform voor uitgavenbeheer?

Een SaaS-uitgavenbeheerplatform is een softwareoplossing die is ontworpen om de inkoop-, uitgaven- en uitgavenbeheerprocessen van SaaS-apps te optimaliseren en te stroomlijnen.

Het kan integreren met je financiële, SSO- en HRIS-systemen om bedrijven uitgebreid inzicht te geven in hun SaaS-uitgaven en schaduw-IT, en je te helpen de kosten effectief te beheersen.

IT- en HR-teams kunnen de zichtbaarheid van een SaaS-uitgavenbeheerplatform gebruiken om schaduw-IT te identificeren en dubbele apps te elimineren. Deze tools hebben ook realtime herinneringen en workflows om automatische verlengingen te voorkomen en je team te helpen het SaaS-contract op tijd te verlengen.

Verhoogde SaaS-uitgaven als gevolg van gemiste verlengingen, schaduw-IT, enz. zullen invloed hebben op je budgetteringsbeslissingen en inkomsten als er niets wordt gedaan. Laten we eens kijken naar de beste SaaS-uitgavenbeheerprogramma's die kunnen helpen bij het optimaliseren van je SaaS-uitgaven.

Top 7 SaaS-platforms voor uitgavenbeheer

CloudEagle

CloudEagle neemt de leiding omdat het een van de meest uitgebreide uitgavenbeheerplatforms op deze lijst is. De uitgebreide functies voor app-beheer, kostenoptimalisatie, inkoop, leveranciersbeheer en de gebruiksvriendelijke interface hebben het tot het go-to platform voor MKB's en bedrijven gemaakt.

CloudEagle kan integreren met uw interne SSO-, financiële en HRIS-systemen. Hierdoor krijgt u 100% zichtbaarheid in uw SaaS-stack, kunt u inzichten in app-gebruik bijhouden, onderbenutte en dubbele apps identificeren en schaduw-IT onder controle houden.

Het platform biedt ook geautomatiseerde workflows om je inkoopproces en verlengingen te stroomlijnen, waardoor je team kostbare tijd en moeite bespaart. Met CloudEagle wordt het beheren van contracten en facturen een fluitje van een cent, omdat je ze op één plek kunt opslaan en eenvoudig kunt volgen.

De SaaS-inkoopexperts van CloudEagle helpen u de juiste software te vinden en onderhandelen namens u om de juiste software tegen de juiste prijs aan te schaffen. Bovendien blinkt CloudEagle uit in het monitoren van vernieuwingen. Het stuurt herinneringen via Slack en e-mail 90 dagen voor de deadline voor verlenging en escaleert deze naar verschillende belanghebbenden totdat het contract is verlengd.

Kenmerken

• Zichtbaarheid van applicaties en nauwkeurige inzichten in gebruik
• Geautomatiseerde provisioning en deprovisioning van gebruikers
• Workflows voor inkoop en vernieuwingen
• Slack meldingen voor inkoop en vernieuwingen
• Begeleide aankoopdiensten
• AI-gestuurde engine voor aanbeveling van leveranciers
• Licentie- en contractbeheer
• Aangepaste rapporten.

Prijzen

Het startersplan kost $1000 per maand.

Finly

Finly is een geavanceerde cloud-gebaseerde oplossing voor financieel beheer die is gebouwd om de uitgaven en kosten van gebruikers en activiteiten binnen een organisatie bij te houden en te beheren. Het coole aan Finly is dat het alle uitgaven kan bijhouden en verwerken, of het nu gaat om papieren bonnetjes of digitale records.

Finly is uitgerust met OCR-technologie (Optical Character Recognition), waardoor de tool relevante informatie van bonnetjes haalt, zoals de datum, gegevens van de leverancier en het uitgegeven bedrag. Deze informatie wordt vervolgens verwerkt om automatisch uitgebreide onkostendeclaraties te genereren.

Deze rapporten worden vervolgens ter controle en goedkeuring naar managers gestuurd. Na goedkeuring gaan ze naar het financiële team voor terugbetaling, zodat personeelskosten tijdig en nauwkeurig worden verwerkt.

Als je SaaS-stack dubbele applicaties heeft als gevolg van schaduw-IT, kan Finly je helpen te achterhalen wie de applicatie heeft aangeschaft door de bonnetjes of facturen te analyseren. Door finance management tools zoals Finly te gebruiken, kunnen organisaties de verantwoordelijkheid voor schaduwaankopen verbeteren en maatregelen implementeren om herhaling te voorkomen.

Kenmerken

• Geautomatiseerde workflows
• Activiteiten en uitgaven bijhouden
• Beheer van vergoedingen
• Contractbetalingen automatiseren
• Inkooporderbetalingen beheren
• Budgetcontrolesysteem
• Beheer van zakelijke creditcardbetalingen

Prijzen

Er zijn drie prijsniveaus beschikbaar: Kleine bedrijven, Snelle groei en Enterprise. Wat voor soort bedrijf heb je? Ben je een snelgroeiende startup? Je kunt contact opnemen met het Finly-team voor meer informatie over de prijzen.

Ramp

In tegenstelling tot de andere platforms op deze lijst biedt Ramp een unieke oplossing die voorkomt dat werknemers SaaS-applicaties aanschaffen zonder toestemming van IT: Een Ramp-bedrijfskaart.

Hoe kan een zakelijke kaart voorkomen dat werknemers schaduwaankopen doen?

Deze kaarten kunnen op verschillende manieren worden geconfigureerd. Je kunt bijvoorbeeld een specifiek budget aan de kaart toewijzen om te voorkomen dat de teams te veel uitgeven, en je kunt ook de uitgaven op deze kaarten beperken om de uitgaven te optimaliseren.

Met Ramp-visitekaartjes wordt SaaS-budgettering een fluitje van een cent omdat elke afdeling een eigen bedrijfskaart kan krijgen met een vooraf bepaald budget dat is afgestemd op hun behoeften. Deze aanpak verhoogt de verantwoordelijkheid en voorkomt schaduwaankopen.

Naast visitekaartjes is Ramp ook een robuust platform voor uitgavenbeheer en leveranciersbeheer. Het vereenvoudigt betalingsprocessen door het nauwkeurig verzamelen en verifiëren van ontvangstbewijzen, wat zorgt voor een naadloze ervaring voor gebruikers.

Kenmerken

• Beheer van leveranciers en uitgaven
• Stel bestedingslimieten in voor visitekaartjes
• Verkopers op een zwarte lijst zetten om ongewenste aankopen te voorkomen
• Voorkom dat leveranciers meer in rekening brengen bij automatische verlengingen
• Transacties in kaart brengen bij de juiste leverancier
• Vooraf gedefinieerde goedkeuringsworkflows voor inkoop
• Centraliseer alle personeels- en SaaS-uitgaven voor eenvoudig beheer.

Prijzen

Er is een gratis proefversie beschikbaar. Je moet contact opnemen met het team voor meer informatie over de prijzen.

Spendesk

Spendesk is een intuïtieve oplossing voor uitgavenbeheer waarmee bedrijven hun uitgaven aan gebruikers en applicaties efficiënt kunnen beheren. Het biedt verschillende dynamische functies zoals onkostenautomatisering, virtuele kaarten, factuurmatching met OCR, enz. om het uitgavenbeheer te stroomlijnen.

Het stelt bedrijven in staat om repetitieve uitgaven te automatiseren, waardoor handmatige inspanningen worden verminderd, tijd wordt bespaard en de productiviteit van het team toeneemt. Deze automatiseringsfunctie stroomlijnt het onkostenbeheerproces en zorgt voor consistentie.

Met de OCR-software (Optical Character Recognition) kan Spendesk facturen automatisch matchen met onkostendeclaraties. Dit helpt uitgaven nauwkeurig te relateren aan relevante facturen en vereenvoudigt het reconciliatieproces.

Net als Ramp biedt Spendesk ook virtuele creditcards voor eenmalig gebruik, die gebruikt kunnen worden voor beveiligde online aankopen binnen een organisatie. Deze kaarten kunnen worden geconfigureerd met uitgavenlimieten en vooraf gedefinieerde budgetten om te voorkomen dat gebruikers te veel uitgeven aan producten en diensten.

Kenmerken

• Virtuele kaarten en debetkaarten voor klanten
• Budgetcontrole op kaarten
• Financiële en boekhoudkundige transacties in realtime volgen
• Vooraf gedefinieerde uitgavenregels maken
• Eenvoudig app-abonnementen beheren
• Onkostenvergoedingen.

Prijzen

Je kunt van het team een offerte op maat krijgen op basis van je vereisten.

Payhawk

De volgende op onze lijst van de beste SaaS-software voor uitgavenbeheer is Payhawk, dat zakelijke kaarten, multi-entiteitenbeheer, uitgavenbeheer en crediteurenadministratie combineert in één platform.

Deze gebundelde oplossing verbetert het inzicht in de cashflow, optimaliseert de uitgaven en vereenvoudigt de groepsbrede planning, waardoor bedrijven hun financiële processen efficiënt en gestroomlijnd kunnen beheren.

Zakelijke kaarten hebben functies voor uitgavenbeheer zoals uitgavenlimieten, beleidsregels en regels om budgetten in te stellen en individuele en teamgebaseerde uitgaven te controleren. Je kunt het gebruik in realtime volgen en de kaart en verdere transacties bevriezen als gebruikers betrokken zijn bij schaduwaankopen.

Het beste aspect van Payhawk-kaarten is dat je geen afzonderlijke kaarten hoeft te beheren. Met de accountautomatiseringsfunctie kun je kaarten in bulk bijhouden en beheren. Je kunt budget- en uitgavenregels instellen en deze met één klik toepassen op de hele afdeling.

Kenmerken

• Proactieve controle van budgetten en uitgaven
• Beheer van Bulkkaarten
• Kaarten aanmaken met gedeelde, vooraf gedefinieerde budgetten
• Beheer van uitgaven
• Goedkeuringsworkflows zijn beschikbaar
• Payhawk mobiele app is beschikbaar

Prijzen

• Premium kaarten - €199/mo
• Alles-in-één uitgaven - €299/mo
• Enterprise - Offerte op maat op basis van vereisten

Expensify

Expensify is een cloudgebaseerd onkostenbeheersysteem voor bedrijven dat onkosten en transacties beheert door middel van real-time gegevensverwerking.

Het biedt een reeks functies om het bijhouden van uitgaven te stroomlijnen, uitgavenpatronen van gebruikers te analyseren, relaties met leveranciers te beheren, een robuust budgetplan op te stellen, bonnetjes te beheren en terugbetalingsprocessen te beheren.

Expensify biedt ook zakelijke creditcards om financiële teams te helpen hun uitgaven effectief te controleren en beheren. Je kunt slimme limieten instellen voor elke kaart om uitgaven te controleren. Zodra de limiet is bereikt, wordt de kaart uitgeschakeld totdat de vorige uitgaven zijn goedgekeurd.

Je kunt slimme, uitgebreide onkostendeclaraties maken door individuele en groepsuitgaven samen te voegen met aanpasbare opmaak. Je kunt deze rapporten delen met collega's, managers of boekhoudafdelingen voor samenwerking en om slimme beslissingen te vergemakkelijken.

Kenmerken

• Rogue agent-detectiesysteem voor naleving
• Beheer van uitgaven en facturen
• Gecentraliseerde reisarrangementen en persoonlijke betalingen
• Geavanceerde geautomatiseerde workflows en integraties
• Prioriteit ondersteuning
• App voor het scannen van ontvangstbewijzen.

Prijzen

• Er is een gratis versie beschikbaar met beperkte functies
• Collect plan kost $5/gebruiker/maand met Expensify-kaart
• Het controleplan kost $9/gebruiker/maand met Expensify-kaart.

Spendflo

Spendflo is een end-to-end SaaS-beheer- en uitgavenbeheerplatform met veel functies om je hele SaaS-levenscyclus te beheren, van app-beheer tot inkoop- en uitgavenbeheer.

Versnel het SaaS aankoopproces door de goedkeuringsworkflows te automatiseren. Besteed minder handmatige uren en laat je team zich richten op meer strategische taken om je SaaS-uitgaven te beheren.

Spendflo kan naadloos integreren met je interne SSO en financiële systemen om uitgavengegevens bij te houden. Je kunt een 360-graden overzicht krijgen van hoeveel je team uitgeeft aan elke applicatie. Vergelijk de geplande uitgaven met de werkelijke uitgaven en bereken waar je te weinig of te veel hebt uitgegeven. Dit helpt je om je budget effectief te plannen.

Analyseer de gebruiksgegevens van elke applicatie, identificeer onderbenutte licenties en pas de grootte aan om je SaaS-besparingen te verhogen, wat je bedrijfsresultaat aanzienlijk zal beïnvloeden.

Kenmerken

• Applicaties en contracten beheren vanaf één plek
• Analyse van uitgaven en nauwkeurig bijhouden van gebruik
• Geautomatiseerde goedkeuringsworkflows en geassisteerde inkoop
• Risicobeoordeling van leveranciers
• Gevoeligheidsonderzoek uitvoeren
• Beheer portfolio, uitgaven en beveiliging vanaf één platform.

Prijzen

Het startersplan kost $2500 per maand (jaarlijks gefactureerd) en de prijzen stijgen op basis van je jaarlijkse uitgaven.

Voordelen van het gebruik van software voor uitgavenbeheer

Het implementeren van een SaaS-platform voor uitgavenbeheer kan je bedrijf veel voordelen opleveren. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

Kostenoptimalisatie

Een uitgavenbeheerplatform helpt je om inzicht te krijgen in je SaaS-uitgaven via SSO en financiële integraties, zodat je onnodige licenties kunt identificeren en overbodige diensten kunt elimineren, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen.

Zichtbaarheid en gecentraliseerde tracering

Met een uitgavenbeheerplatform krijg je een overzicht van je hele SaaS-stapel en kun je al je SaaS-applicaties op één plek consolideren, zodat je ze gemakkelijk kunt volgen, monitoren en beheren. Volledige zichtbaarheid voorkomt schaduw-IT, duplicaten en overbodige apps en zorgt ervoor dat het bedrijfsbeleid wordt nageleefd.

Gestroomlijnde workflows

Software voor uitgavenbeheer kan terugkerende taken automatiseren, zoals factuurverwerking, het bijhouden van onkosten en goedkeuringsworkflows, waardoor de handmatige inspanning afneemt en de productiviteit toeneemt.

Gebruik bijhouden

Dankzij de integratiemogelijkheden van software voor uitgavenbeheer kunt u het gebruik van applicaties in realtime volgen. Identificeer de ongebruikte en onderbenutte apps en voer de nodige optimalisaties door om uw uitgaven onder controle te houden.

Beheer van contracten en verlengingen

Deze platforms bieden uitgebreide mogelijkheden voor activabeheer, waardoor je contractvoorwaarden kunt volgen, verlengingen kunt automatiseren en betere deals kunt sluiten met leveranciers met de hulp van geassisteerde inkopers.

Conclusie

Alsjeblieft, de zeven beste SaaS-uitgavenbeheerplatforms om naar uit te kijken in 2023. Software-uitgaven zijn een oncontroleerbare last geworden voor financiële teams door het ontbreken van een geavanceerd systeem om het hele SaaS-portfolio te beheren.

Je kunt platforms zoals CloudEagle en Spendflo gebruiken voor beter SaaS-beheer en uitgavenbeheerprocessen. Krijg volledig inzicht in wat je teams gebruiken en waar ze uitgeven, en neem de nodige optimalisatiebeslissingen om SaaS-besparingen te verhogen.

Platformen zoals Ramp en Expensify bieden virtuele creditcards voor bedrijven, die kunnen worden gebruikt om de uitgavenpatronen van je team te controleren en de uitgaven ruim binnen je budget te houden.

Dus, wat is de keuze voor jou?