12 manieren om uw SEO-bureau op te schalen (Actionable Guide)

Intro

Het runnen van een SEO bureau is hard werken. En het opschalen ervan is nog moeilijker. Zonder de juiste mindset riskeer je stagnatie (of erger).

Het is ook moeilijk om uw agentschap te verbeteren als de marges en de klantenbinding laag zijn.

Het is een perfecte storm waardoor je vast blijft zitten in je bedrijf, overwerkt aan accounts terwijl je worstelt om je agentschap te laten groeien.

Het hoeft niet zo te zijn.

Als freelancer en nu eigenaar van een bureau heb ik met verschillende bureaus en klanten in de marketingruimte gewerkt. Sommige deden het erg goed, andere hadden moeite om te groeien.

Wat is de sleutel tot succes?

Het gaat erom de juiste aanpak te hebben (en te weten wat je wel en niet moet doen). Hier zijn 12 uitvoerbare stappen die u vandaag kunt nemen om uw SEO-bureau te schalen.

1. Stop met onderbelasting

Het is de onbereikbare driehoek: Snelheid, Kwaliteit en Prijs.

Je kunt er twee kiezen.

De enige manier om SEO effectief te doen met een budget is om de resultaten uit te splitsen. Hoogwaardige inhoud, strategie en implementatie vereisen middelen. Dus je moet snelheid inruilen.

Helaas kost SEO tijd, en de meeste bedrijven hebben dringend resultaten nodig.

Dat betekent dat het meer kost als je de naald sneller wilt laten bewegen.

Dit gaat niet over hebzucht. Een budget geeft uw team meer tijd om zich op elke account te concentreren terwijl uw marges behouden blijven.

Als je niet genoeg vraagt, moet je meer klanten krijgen. Meer klanten betekent meer werk. En als je een klein bureau bent, betekent dat dat je meer uit je team moet persen.

Maar uit steen kun je geen bloed halen. Uw team kan maar zoveel doen. En proberen om hen harder te pushen zal alleen eindigen in het opbranden van uw mensen, waardoor elke potentiële winst van nieuwe klanten verloren gaat.

Wiltu betere resultaten, blijere medewerkers en meer tevreden klanten?

Verhoog uw tarieven.

2. Neem geld vooraf

Je moet vooraf geld aannemen voordat je aan het werk gaat. Dit geldt vooral als je een klein bedrijf bent.

Onbetaalde en te late facturen zetten u als ondernemer onnodig onder druk. Ze kunnen ook de relatie met leveranciers schaden. En als die betalingen bij incasso's terechtkomen, kan dat een eventuele winstdelingsbonus voor uw team verpesten en het moreel ondermijnen.

De gemakkelijkste manier voor SEO-bureaus om vooraf geld te innen is door het aanbieden van een productized service (in plaats van retainers).

Op deze manier betaalt uw klant vooraf voor een vast bedrag aan deliverables. Daarna maakt uw team die onderdelen af en levert ze op tijd. Er is geen onduidelijkheid over het project en geen openstaande facturen die u moet opvolgen.

Stuur de factuur aan het begin van de opdracht. Begin niet te werken aan een project voordat uw klant de factuur heeft betaald. Dit beschermt uw cashflow.

En het beschermen van uw cashflow is essentieel. Lage omzet en slechte cashflow zijn de belangrijkste redenen waarom bedrijven failliet gaan.

3. Zeg niet "Ja" op elk verzoek van de klant

De beste relaties met klanten zijn die waarbij ze u zien als partner, niet als verkoper. In wezen hebt u een plaats aan tafel. En u bent er om uw klanten te helpen kritieke beslissingen te nemen die de groei van hun bedrijf stimuleren.

Dat is waar SEO over gaat.

Helaas is het nadeel dat klanten je gemakkelijker als een werknemer zien naarmate je langer aan die tafel zit. En dat leidt tot scope creep...

Relaties tussen klanten en agentschappen zijn verschillend.

Klanten weten het niet altijd het beste. Ze kunnen beperkte of gedateerde SEO-kennis hebben. Of ze missen algemene marketingkennis.

Het is uw taak om werk dat buiten de scope valt terug te dringen. Niet alleen omdat het een extra kost is voor uw bedrijf, maar omdat het waarschijnlijk niet de naald zal verplaatsen.

Als u uw due diligence hebt gedaan en een solide SEO-strategie hebt uitgewerkt, hebt u een duidelijk stappenplan voor het werk dat u moet doen.

Het aanpakken van willekeurige taken voorkomt dat u zich op die strategie concentreert. Erger nog, uw klant verwacht nog steeds dat u vooruitgang boekt in de richting van de kerndoelstellingen.

Dit rekt je team uit.

Leg eventuele extra taken van klanten op tafel totdat u de huidige omvang van uw project hebt voltooid. En laat ze weten dat je ze daarna zult aanpakken. (Zo voelen ze zich niet genegeerd.)

Als uw klant erop staat, kan het zinvoller zijn om een ticketsysteem te creëren dat zij kunnen gebruiken voor toekomstige taken. Dit erkent hun behoeften, maar houdt u toch gefocust op wat belangrijk is.

4. Reflecteren na campagnes

Je kunt niet verbeteren als je niet reflecteert.

Neem de tijd om post-mortems uit te voeren op accounts die u verliest. Probeer vast te stellen waar het fout ging en wat u kunt doen om het te verbeteren.

Wij verdelen onze campagnes in stukjes. Aan het einde van elk deel moet het teamlid dat dat deel van de campagne heeft beheerd, nadenken over het proces.

Ze moeten het vragen:

• Wat ging er goed?
• Wat werkte niet?
• Wat kunnen we verbeteren?
• Wat hebben we geleerd?
• Welke uitdagingen waren er?

Zonder een cultuur van continue procesverbetering zal uw bedrijf stagneren. Procesverbetering houdt uw werkstromen slank en helpt u groei te schalen.

Als eigenaar moet u uw team aanmoedigen en belonen voor het helpen verbeteren van de werking van uw bedrijf. Werk samen met uw team om het werk gemakkelijk, snel en plezierig te houden.

5. Kies een niche

In het begin van je carrière heb je inkomsten nodig. Dus zeg je bijna overal "ja" tegen. De uitdaging is om te leren wanneer je "nee" moet zeggen.

Op een gegeven moment moet je je beperken tot een niche. Anders val je niet op.

Er zijn genoeg SEO-bureaus die "alles doen". Het probleem hiermee is dat het niet schaalbaar is.

SEO-strategieën verschillen voor B2B, Local, E-Commerce, D2C, enz. Er zijn ook veel verschillende markten: SaaS, Productie, Huidverzorging, Gezondheidszorg, enz.

Succes in beide gevallen vereist de juiste processen, instrumenten, relaties en ervaring.

Je hebt kwalitatieve, niche-schrijvers (materiedeskundigen) nodig om ervoor te zorgen dat je nuttige inhoud van hoge kwaliteit levert. Je moet weten welke sleutelwoorden je moet aanpakken en vermijden. En je moet weten waar je terecht kunt voor linkplaatsing.

Vaak is veel van wat u bouwt voor een niche niet te vertalen naar een andere. Daarom begint u bij elke nieuwe klant opnieuw.

Dat is 10x zoveel werk.

Zo kost het opbouwen van relaties met mensen die je kunt benaderen met linkverzoeken tijd, moeite en energie. En elke keer dat u een klant in een nieuwe niche aanwerft, zullen die bestaande relaties waarschijnlijk niet werken omdat ze niet gerelateerd zijn.

Dus moet je die relaties weer opbouwen.

Uit het niets.

Zonder een niche zul je ook moeite hebben om een expert in een bepaalde branche te worden. En dat beperkt het soort resultaten dat u uw klanten kunt bieden. Immers, de grote winsten die u kunt behalen voor een klant komen voort uit het echt kennen van hun industrie.

6. Focus op ROI (geen SEO jargon)

Verkeer, impressies, bounce rate en al het andere marketingjargon dat we gebruiken om succes te communiceren, betekenen niet veel voor bedrijfseigenaren en leidinggevenden. Zij willen geld verdienen.

Voor hen is SEO een investering.

Leidinggevenden willen weten wat voor rendement ze kunnen verwachten. U moet hun huidige conversiecijfers kennen, de staat van hun trechter en hoeveel organisch verkeer zij krijgen. U moet ook weten hoeveel verkeer hun concurrenten krijgen.

Met die gegevens kunt u een verkeersprojectieanalyse uitvoeren die een geschatte ROI op hun investering in SEO kan voorspellen.

Ja. SEO kan op veel verschillende manieren waarde genereren. Het gaat niet alleen om conversies. Het gaat om het ondersteunen van het verkoopteam, het uitbreiden van de naamsbekendheid en het creëren van vertrouwen.

Toch zullen de meeste klanten naar de ROI kijken om hun reclamebudget te rechtvaardigen.

7. Vanaf de eerste dag doelen volgen

Voordat u een campagne begint, moet u een basislijn van gegevens hebben. Hopelijk heeft uw klant een vorm van analytics op zijn site. Zo niet, dan moet u die zo snel mogelijk aan de praat krijgen.

U wilt ook de juiste doelen en gebeurtenissen volgen.

Het beste is een gesprek met de klant, de beslisser en (bij voorkeur) een lid van het verkoopteam.

Tijdens het gesprek moet u de maatstaven aangeven die uw klant zal gebruiken om het succes te meten. Na het gesprek moet u ervoor zorgen dat u de doelen volgt die precies die gegevens meten.

Het helpt ook om het gesprek op te nemen. Uw team kan het in de toekomst als referentie gebruiken. En u kunt er later naar verwijzen als er meningsverschillen zijn.

8. Gebruik sjablonen en SOP's

U kunt niet uw beste beentje voorzetten bij uw klanten als uw bedrijf zeer inefficiënt is.

Als eigenaar van een agentschap zijn sjablonen en standaardwerkwijzen (SOP's) uw beste vriend. Hiermee kunt u snel en zonder veel tijd hoogwaardige middelen voor uw klanten opbouwen.

Ons bureau heeft alles ingebouwd in ons project management systeem.

We starten gewoon een nieuw project vanuit een sjabloon dat al volledige workflows bevat. Daarna wijzen we taken toe aan teamleden.

Elke taak heeft video's, schermafbeeldingen en begeleiding om hen te helpen snel knock-out werk te leveren.

SOP's bieden verdere begeleiding en training voor complexere taken. Wij gebruiken ook SOP's voor het inwerken van contractanten, verkoopgesprekken, inhoudelijke briefings, het schrijven van blogs en meer.

Zonder sjablonen en SOP's verliest uw team veel tijd met uitzoeken hoe het aan de slag moet. Met sjablonen en SOP's zullen ze de basistaken snel kunnen uitvoeren en hebben ze meer tijd om strategisch na te denken over accounts. Bovendien hebben ze meer bandbreedte, zodat u uw organisatie kunt uitbreiden.

9. Geef prioriteit aan teamcommunicatie

Communicatie kan een agentschap maken of breken.

Zonder duidelijke richtlijnen over taken kunnen uw teamleden uiteindelijk uren verspillen aan het verkeerd uitvoeren van een taak. Erger nog, ze kunnen zich geïsoleerd en gefrustreerd voelen.

Aan de andere kant van het spectrum is er een dunne lijn tussen overcommunicatie en micromanagement.

Val niet op de andere kant van het paard.

Als agentschap dat op afstand werkt, doen we extra moeite om duidelijk te communiceren. Elke taak die iemand toewijst, moet vooraf alle informatie bevatten (vervaldatum, specificaties, te leveren prestaties, locatie van bestanden, enz.

Maar nietmicromanagen.

Vertrouw je team. Verspil geen tijd met vragen of ze al bezig zijn met opdrachten of met het vertellen van dingen die ze al weten.

En als je je zorgen maakt over deadlines, vul ze dan aan. Plan dingen een dag of twee eerder in. Dit geeft je een buffer en vermindert de stress.

Je moet ook responsief zijn.

Als uw teamleden u rechtstreeks contacteren, moet u hen snel terugbellen. Hoe langer ze wachten, hoe minder ze zich gesteund voelen. En dat kan uw werkcultuur schaden.

10. Niet overdrijven op één cliënt

Eieren. Hou ze niet in één mand.

U moet inkomsten halen uit verschillende klanten. Er is sprake van klantenconcentratie wanneer een klant 10% tot 20% van uw inkomsten vertegenwoordigt, afhankelijk van uw sector.

Dit brengt je in gevaar.

Klantenconcentratie kan de waarde van uw bedrijf verminderen, u in gevaar brengen voor verwoestende cashflowproblemen, en uw hefboomwerking bij het onderhandelen over tarieven wegnemen.

Bovendien is het moeilijker om tegen een meerderheidscliënt "nee" te zeggen omdat hij zoveel van uw inkomsten vertegenwoordigt. Deze scope creep kan middelen weghalen bij uw andere klanten, waardoor die relaties en uw marges worden beschadigd.

In plaats daarvan moet u zich sterker positioneren op basis van een gevarieerde verzameling klanten. Dit stelt u in staat om bij uw standpunt te blijven en de beste service te bieden die u kunt bieden (en die in overeenstemming is met uw doelstellingen, missie en visie).

Anders blijf je "ja" zeggen tegen willekeurige verzoeken totdat je bedrijf in wezen een uitbestede marketingafdeling voor je klant is.

11. Ontsla klanten als het nodig is

Je moet weten wanneer het tijd is om weg te lopen van een klant.

Als een prospect of huidige klant een van de volgende dingen vertoont, moet u hem ontslaan:

• Slecht product of slechte dienst: Geen enkele hoeveelheid SEO kan een slecht product of dienst repareren.
• Geen vertrouwen: Klanten die terugkomen op elke post die je maakt, te veel kritiek hebben op je schrijvers en je strategie voortdurend in twijfel trekken, maken het onmogelijk om resultaten te boeken.
• Slechte Culture Fit: Vermijd klanten die niet aansluiten bij uw bedrijfsdoelstellingen, missies of bedrijfscultuur. U kunt maar zo lang doen alsof. En iedereen zal u dat kwalijk nemen.

Het kan moeilijk zijn om geld af te slaan (vooral als je begonnen bent als freelancer en gewend bent aan de "feast-or-famine"-mentaliteit).

Toch is het beter om de integriteit van uw bedrijf en team te beschermen dan klanten de basis van uw bedrijf te laten beschadigen. En het is het niet waard uw personeel op te branden of andere klantrelaties in gevaar te brengen om een slechte klant vast te houden.

12. Drink de Kool-Aid

Als je een digitale marketeer bent, heb je een geweldige website en ongelooflijke inhoud nodig. Als je dat niet hebt, hoe kun je dan verwachten dat je klanten investeren in SEO?

Er zijn veel goede SEO bureaus die verschrikkelijk zijn in de marketing van zichzelf.

Hun websites zijn niet meer dan een digitaal visitekaartje. Ze hebben misschien een paar mislukte pogingen tot inhoud. Maar dat is het wel zo'n beetje.

Wees niet dat SEO bureau.

Inhoud creëren die opvalt in de SEO-niche is moeilijk omdat onze markt oververzadigd is. Er zijn veel geweldige marketeers en bedrijven die de ruimte bezitten.

Daardoor kan het gemakkelijk zijn om het op te geven en te denken dat je je inspanningen ergens anders op moet richten.

Niet doen.

Maak in plaats daarvan inhoud die specifiek bij uw niche past. U zult misschien niet scoren voor die grote zoekwoorden met tonnen volume, maar u maakt wel de inhoud die uw prospects en klanten nodig hebben.

U kunt nieuwe strategieën testen waarvan uw klanten kunnen profiteren. Of u kunt teamleden trainen in processen en hen zelfs een platform geven om thought leadership te creëren.

Hoe organisatorische verandering doorvoeren

Verandering is moeilijk. Maar het is noodzakelijk als u uw marges wilt vergroten, het verloop wilt verminderen en uw SEO-bureau wilt laten groeien.

Je mentaliteit aanpassen kost tijd en middelen.

Als u het budget hebt, kunt u de uren van uw team uitbreiden om u te helpen bij deze taken of een aannemer inschakelen om ondersteuning te bieden. Een andere mogelijkheid is dat u een paar nachten en weekenden moet spenderen om uw agentschap weer op de rails te krijgen.

Toch zal de investering lonen zolang u doorzet en werkt aan een slanker, schaalbaarder agentschap. Uiteindelijk zullen uw team en uw klanten u dankbaar zijn.