Samarbeid med eksterne utviklere: 14 viktige tips

Intro

Å ansette og jobbe sammen med eksterne utviklere kan være et godt trekk, spesielt for små og mellomstore bedrifter. Eksterne utviklere er et budsjettvennlig alternativ til å ansette hele team av utviklere eller interne fagfolk, noe som kan være kostbart.

Men, lurer du kanskje på, hva er ulempene? Hvordan kan jeg få mest mulig ut av mine eksterne utviklere? Hvor effektivt er det å jobbe eksternt i vår moderne tidsalder? Hvilke tekniske, logistiske, språklige og kulturelle hindringer må jeg overvinne? I denne artikkelen skal vi ta for oss disse problemstillingene og forklare hvordan du mest effektivt kan jobbe sammen med eksterne utviklere.

Ulike typer ekstern utvikling

Det finnes to hovedtyper av ekstern programvareutvikling, og det er nyttig å forstå forskjellen, spesielt hvis du vurderer å sette i gang et prosjekt med eksterne utviklere.

Begge deler krever en viss grad av tillit; utviklerne som utfører hoveddelen av arbeidet, vil tross alt ikke være i direkte kontakt med deg. Hvilket alternativ som passer best for din bedrift, avhenger av prosjektet dere skal gjennomføre, virksomhetens art og medarbeidernes kompetanse.

Ende-til-ende

En totalleverandør er en leverandør som tar seg av alt, og som i bunn og grunn bygger løsningen din fra bunnen av. Som regel trenger du bare å gi dem konseptet, forklare hva du trenger fra produktet og gi dem noen tilbakemeldinger underveis.

End-to-end-leverandørene vil som regel tildele prosjektet en egen prosjektleder, som du kan ha kontakt med når det gjelder leveringsdatoer, prosjektets tidslinjer, prosjektfunksjoner og alt annet du måtte ha behov for. Det er deres ansvar å holde deg informert hele veien, og sørge for at alt går som smurt fra start til slutt.

Utvidelse av teamet

Som et alternativ til helhetlige tjenester er det mulig å velge en tilnærming med teamforsterkning. Dette innebærer et tettere samarbeid med de eksterne utviklerne, og du kan til og med utnevne en prosjektleder fra ditt eget interne team. Denne hybridtilnærmingen gjør at hovedkoordineringen kan foregå internt, mens spesifikke oppgaver settes ut til spesialiserte utviklere.

Viktige tips for å jobbe med eksterne utviklere

1. Sett kommunikasjon først

Ingen fjernutviklingsprosjekter kan lykkes hvis kommunikasjonskanalene er mangelfulle. Det er avgjørende at du etablerer og opprettholder kontakten mellom de eksterne utviklerne, prosjektlederen (enten de er interne eller en del av det eksterne teamet) og din egen bedrift.

Kommunikasjonen bør være åpen, tydelig og hyppig. Tonen skal være vennlig og lett, men produktiv og effektiv. Sørg for å skape et passende rammeverk for at dette skal kunne blomstre, og du vil snart oppleve at alle på begge sider av skillet jobber etter beste evne.

Det finnes mange tilgjengelige verktøy som kan gjøre kommunikasjonen mellom teammedlemmene enklere, og vi skal se nærmere på noen av disse nedenfor.

2. Lag tidsplaner som fungerer for alle

Det kan være at dine eksterne medarbeidere befinner seg i en annen del av verden, noe som kan innebære betydelige tidssoneforskjeller, men alt dette er en del av det å jobbe med eksterne medarbeidere.

En mindre tidsforskjell er som regel å foretrekke, men hvis du bruker en totalleverandør i stedet for teamforsterkning, kan det hende at denne typen avvik er akseptabelt. Hvis du skal være i kontakt med de eksterne utviklerne, noe som ofte er tilfellet når du bruker teamforsterkning, er det nødvendig med en mindre tidsforskjell for at alt skal gå som smurt og med minimale forsinkelser.

Fjernarbeidere jobber ofte på sin egen tid, akkurat som frilansere, så sørg for å ta høyde for dette. Sett faste tidsfrister, men vær klar over at korrespondansen din ikke alltid vil bli besvart samme dag. Sørg også for at alle i teamet vet når du er tilgjengelig, slik at møtene kan koordineres på en effektiv måte. Teamadministrasjonsprogramvare kan hjelpe deg med dette.

3. Hold kommunikasjonen regelmessig

Dette gjelder hvor ofte teammedlemmene utveksler meldinger, men det er også viktig å avholde regelmessige møter. Mellommenneskelig kommunikasjon er en god måte å holde prosjektet i gang på, men teammøter er avgjørende for å holde alle på samme side og oppdatert.

Enkelte kommunikasjonsprogrammer kan være til god hjelp i dette arbeidet. Noen populære eksempler er Monday, Slack, ClickUp og Discord. Med disse kan du fordele oppgaver og følge med på fremdriften for hvert enkelt element i et prosjekt. De legger også til rette for rask og enkel kommunikasjon, slik at tungvinte e-poststrenger hører fortiden til.

Det kan være nødvendig å lære opp medarbeiderne i bruken av disse plattformene, men denne innsatsen vil som regel vise seg å lønne seg i det lange løp. Det er også verdt å merke seg at slike plattformer ikke alltid kan erstatte ansikt-til-ansikt-kommunikasjon, som er mye mer nyansert. Ofte er en videokonferanse en god mellomting.

4. Bruk mer enn én kanal

I tilfelle systemfeil, serverbrudd eller andre teknologiske problemer, vil du ikke at all kommunikasjon mellom teammedlemmene dine skal stoppe opp. Derfor er det best å etablere flere kommunikasjonskanaler. Ulykker skjer, men du vil ikke at de skal stoppe hele prosjektet, så vurder å introdusere teamene dine for to eller flere av de følgende eksemplene:

• Zoom
• Skype
• Uenighet
• Slakk

5. Øk effektiviteten med prosjektstyringsverktøy

Vi har nevnt et par av disse ovenfor i forbindelse med kommunikasjon, men de gir også innsikt i det større bildet. Betydningen av å ha en bredere oversikt over fremdriften i et prosjekt kan ikke overvurderes.

Verktøy som Monday, Trello, Asana, Jira, Basecamp og mange flere er gode måter å holde alle på oppgaven og fokusert på. De gjør det mulig for deg, eller prosjektlederen, å tildele, fordele og delegere ulike oppgaver til forskjellige personer, slik at alle jobber mot et felles mål og sikrer at arbeidsflyten forblir effektiv.

Mange moderne bedrifter har allerede tatt i bruk slike teknologier for å holde den daglige driften så effektiv som mulig, og det er ikke vanskelig å forstå hvorfor - prosjektstyringsverktøy kan øke effektiviteten i betydelig grad.

6. Definer målene klart og tydelig

Det er umulig å måle fremdriften hvis du ikke vet hva målene dine er. Når du leder eksterne utviklere og prosjektledere, må du sørge for at alle er på samme side ved å kommunisere tydelig hva hvert teammedlem forventes å oppnå innen en gitt tidsramme.

Ved å ha klart definerte mål kan alle forstå hvor de passer inn i den overordnede utviklingsprosessen, samtidig som man unngår forvirring, konflikter og ineffektiv bruk av tid. Uansett hva løsningen går ut på, hvem kunden er eller hva slags ansettelsesmodell dere bruker, må teamets mål være basert på intensjonene med den endelige løsningen.

7. Bygg tillit

Ingen team kan fungere optimalt uten tillit, og det er opp til alle teammedlemmer og ledere å bidra til å skape tillit. Dette gjelder spesielt i eksterne team, der utviklerne kanskje ikke er i nærheten av hverandre fysisk.

Å skape et eksternt miljø som er støttende, åpent og empatisk, er sentralt for å bygge tillit, men det er også avgjørende at lederne gir utviklerne nok rom til å jobbe. Utviklerne må vite at de kan komme til lederne sine med eventuelle problemer eller feil, så det er viktig å være tilgjengelig.

8. Gjør de riktige prioriteringene

Hvis du ikke aktivt styrer et skip, kan det begynne å drive, og du kan fort komme ut av kurs! Du må ha en praktisk tilnærming når det gjelder å lede utviklerne dine mot deres neste mål. Hvis du ikke klarer å holde dem fokusert på én prioritet, og hvis du ikke erstatter denne prioriteten når den er oppnådd, kan prosjektet komme på avveie.

9. Motstå trangen til å detaljstyre

Det er forståelig at man har en trang til å prøve å kontrollere hvert eneste element i et prosjekt, uansett hvor lite det er. Det er imidlertid viktig at du delegerer og lar kommandokjeden gjøre jobben sin.

Hovedgrunnen til dette - selv om det finnes flere - er at det har vist seg å være en svært ineffektiv ledelsesmetode. Å blande seg inn i andres arbeid fører ofte til at de blir holdt tilbake, at fremdriften stopper opp og at motivasjonen svekkes.

Når du jobber med eksterne utviklere, er det lettere å holde avstand, men du må være komfortabel med å ta et skritt tilbake og la folk gjøre jobben sin. Dette kan være vanskelig i begynnelsen, men i et tillitsfullt miljø vil du oppdage at det blir lettere med tiden.

10. Gi rom for kulturelle forskjeller

Når du jobber med personer som er spredt over ulike tidssoner, er det sannsynlig at du kommer til å ansette utviklere fra en rekke forskjellige kulturer. Denne variasjonen kan være en stor fordel for virksomheten og prosjektene dine, men du bør alltid være oppmerksom på det.

I noen land begynner arbeidsukene på forskjellige dager, og i andre land er det nødvendig å ta fri i forbindelse med visse religiøse begivenheter og høytider. Det kan være nyttig å informere seg om hva dette kan være, og prøve å være overbærende hvis noen trenger bestemte perioder borte fra jobben. Når det er sagt, er det ikke noe galt i å spørre på forhånd om hva disse datoene kan være, slik at du kan planlegge effektivt. Alt dette er bare en del av fjernarbeidsprosessen.

11. Vær en fleksibel leder

Enten du leder prosjektledere eller utviklere direkte, lønner det seg å være fleksibel i din ledelsestilnærming. Hvis du gir dine eksterne utviklere fleksibilitet og tilpasningsevne, kan du hjelpe dem med å fullføre oppgavene i tide.

Fleksibilitet og ettergivenhet er viktig, men det betyr ikke at tidsfrister kan ignoreres. Mål og tidsrammer bør være faste og overholdes. Hvis en utvikler forklarer at han eller hun trenger noe for å fullføre oppgaven sin, er det samtidig best å ha en positiv tilnærming til løsningen.

12. Lytt til utviklerne dine

Hvis noe ikke stemmer, vil det første tegnet på dette sannsynligvis være en utvikler som snakker med deg. Når du får tilbakemeldinger, bør du ta dem på alvor, enten det er noe som ikke fungerer i prosjektet, eller om det er noe ved dine lederegenskaper som må forbedres. Å lytte til teamet ditt er et viktig tegn på respekt, så sørg for å ikke ignorere dem.

Dette gjelder begge veier, så du bør også gjerne dele tilbakemeldinger med teamet ditt. Å få dem til å føle seg verdsatt og som en viktig del av prosessen er avgjørende for at utviklingsprosessen skal gå så smidig som mulig.

13. Ta NDA-er og sikkerhetsklarering på alvor

Taushetserklæringer er en standardavtale mellom partene som fastslår at ingen av dem vil dele konfidensiell eller sensitiv informasjon. Slike avtaler brukes av selskaper i alle størrelser, og de kan være svært verdifulle når man jobber med visse typer data. Det er helt rimelig å be eksterne utviklere om å signere en slik avtale før du begynner å jobbe med dem. På den måten kan dere beskytte dere selv i tilfelle det skulle oppstå juridiske problemer.

14. Husk at alle har mål

Sist, men ikke minst, husk at utviklerne dine har sine egne mål. Det beste arbeidsforholdet er et harmonisk og gjensidig fordelaktig forhold, som gjør at begge parter når sine personlige mål. Ta til deg alle forslag om ting som teknisk gjeld og endringer i arkitekturen, og ikke vær for tilbakeholden med å gratulere utviklerne med godt utført arbeid. Et enkelt "takk" eller "bra jobbet med denne oppgaven" kan gjøre mye for å holde medarbeiderne fornøyde og motiverte.

Konklusjon

Det er mange ting du bør tenke på når du jobber med eksterne utviklere, men vi har dekket noen av de viktigste punktene her. Fjernarbeid passer ikke for alle prosjektledere eller alle virksomheter, men det er den perfekte løsningen for andre. Når du skal avgjøre om det passer for ditt prosjekt, bør du ta hensyn til tipsene vi har gjennomgått ovenfor.