Hvorfor prosessforbedring er avgjørende for byråenes vekst

Introduksjon

Å utvide et SEO-byrå er ikke lett. Men hvis du mangler strømlinjeformede arbeidsflyter i virksomheten din, svømmer du ikke bare oppstrøms, du har blyvekter festet til deg.

Prosessforbedring er avgjørende for enhver virksomhets vekst. Det er imidlertid enda viktigere for SEO.

Teamet ditt er din største ressurs (og utgift) som en profesjonell tjenesteorganisasjon. Og hvis du ikke har systemene for å effektivisere SEO-arbeidsflytene dine, vil du brenne gjennom bunnlinjen når du prøver å produsere eiendeler for kundene.

Dette innlegget vil dekke de reelle kostnadene ved ineffektive prosesser i SEO-byrået ditt og hva du kan gjøre for å effektivisere arbeidsflyten i dag.

De sanne kostnadene ved ineffektive prosesser hos SEO-byrået ditt

Kostnadene ved ineffektive prosesser kommer snikende.

I gjennomsnitt bruker ansatte:

• 1,8 timer om dagen på å lete etter dokumenter
• 30 timer per måned i møter (eller 1,2 timer per dag).
• 4,1 timer hver dag i innboksen.

Uff da.

Så det burde ikke være et sjokk at den gjennomsnittlige kontorarbeideren har rundt 2 timer og 53 minutters produktivitet daglig.

Det er på tide å regne litt på baksiden av servietten for å se hvor mye dette koster byrået ditt.

Ifølge Indeed er gjennomsnittslønnen til en SEO-spesialist 54 579 dollar. Forutsatt at de bare er produktive i 3 av 8 timer hver dag (37,5%), mister du rundt $ 34 111,87 årlig i produktivitet per ansatt.

Arbeide med entreprenører i stedet for ansatte?

La oss si at entreprenørene dine jobber 30 timer i uken til $ 50 per time (den nedre enden for SEO-priser). Men de er bare produktive 37,5 % av tiden.

Da taper du 45 000 dollar i året (30 timer i uken x 50 dollar i timen x 48 uker gir deg 72 000 dollar x 0,625 for prosentandelen av bortkastet tid).

Dette er riktignok grove estimater.

Dette viser likevel hvor mye tid og penger som går med til administrativt arbeid og andre oppgaver som ikke direkte gir resultater for kundene. Med andre ord, arbeid som er utenfor omfanget.

Ineffektive prosesser brenner ut de ansatte

Kostnadene er også høyere på andre måter. Som et resultat av ineffektive prosesser er de ansatte mindre produktive og mer stresset.

Dette påvirker virksomheten din negativt. Stressede ansatte begravd under et fjell av administrative oppgaver har ikke tid til å fokusere på å skape resultater for kundene sine.

Verre er det at teamet ditt vanligvis vil jobbe utenfor den avtalte arbeidstiden for å administrere oppgaver og ta igjen det tapte.

Selv om du kan tjene tilbake noen av pengene du taper på ineffektive prosesser på denne måten, vil det koste deg mer i det lange løp. De ansatte vil mislike deg. Kvaliteten på arbeidet deres vil gå ned. Og de vil bli mindre begeistret for å jobbe i byrået ditt.

Etter hvert vil de forlate organisasjonen din til fordel for et mer effektivt byrå.

Dette skader kulturen på arbeidsplassen. Utbrente ansatte har en tendens til å trekke andre ansatte ned rundt seg. Som et resultat kan arbeidsplassen din bli giftig.

Det er også svært kostbart å håndtere gjennomtrekk av ansatte. Vanligvis koster det rundt 1,5 - 2 ganger den ansattes lønn å erstatte en ansatt.

Husk at dette ikke tar hensyn til kostnadene ved den negative innvirkningen på arbeidsplasskulturen, eksisterende kunder og den generelle merkevaren.

Den virkelige grunnen til at byrået ditt har høy gjennomtrekk av ansatte

Med "den store oppsigelsen", "inflasjon" og "stille oppsigelse" som overskrifter i nyhetene, kan du lett konkludere med at alle er misfornøyde med jobbene sine overalt.

Det er imidlertid ikke helt tilfelle.

Det finnes mange måter å forbedre kulturen på arbeidsplassen på (bedre kommunikasjon, mer ros, høyere lønn, bedre goder), men alle disse ignorerer den virkelige årsaken til misnøye. Folk forlater unødvendig stressende jobber der mangel på struktur og veiledning gjør enkelt arbeid mye mer komplisert.

SEO krever tid.

Du trenger tid til å undersøke, opprette og optimalisere ressurser. Det er også ekstremt enkelt å koble resultater til teamets innsats ved hjelp av analyser. Dette presset for å skape resultater gjennom en hinderløype av ineffektivitet kan raskt brenne ut teamet ditt.

Derfor er arbeidsflytene dine grunnlaget for at virksomheten din skal lykkes.

Uten klart definerte prosesser som støttes av maler, verktøy og standard operasjonsprosedyrer (SOP-er), vil teamet ditt slite med å levere resultater raskt.

I stedet blir de fanget i et kaleidoskop av trivielle oppgaver som spiser opp dagene deres mens tidsfrister og behovet for å skape resultater stresser dem.

Til slutt får de nok og drar.

Hvordan forbedre prosessene i SEO-byrået ditt (5 trinn)

Hvis ineffektive prosesser er problemet, er prosessforbedring løsningen.

Vær forberedt. Forandring er vanskelig.

Og som eier av et SEO-byrå må du legge inn ekstra tid og arbeid på forhånd. Det vil ikke være lett. Men det vil være verdt det.

Følg disse fem trinnene for å effektivisere prosessene i byrået ditt.

1. Kartlegg arbeidsflyten din

Du kan ikke fikse prosesser før du skisserer hvilke prosesser du allerede har.

Du kan bruke en tavle, post-it-lapper, notatpapir eller apper som LucidChart eller Creately. Du trenger ikke fancy teknologi. Men apper er bedre for eksterne byråer fordi de gjør samarbeidet enklere.

Eksempel på arbeidsflyt for onboarding av kunder kartlagt i Lucid Charts

Velg et problemområde i virksomheten din og begynn å kartlegge arbeidsflyten. Vær så detaljert som mulig.

Det kan være noe lite, som å finne feil i prosessen din for å optimalisere eksisterende stillinger. Eller det kan være en mer kompleks arbeidsflyt, som å prøve å optimalisere onboarding-prosessen for nye kunder.

Når du har markert trinnene i hver prosess, inviterer du teamet ditt til å samarbeide og gjennomgå dem. De vil sørge for at du ikke går glipp av noe.

2. Identifisere ineffektivitet

Det er veldig lett å se problemer når du først har kartlagt alt.

Du vil legge merke til flaskehalser, redundans og andre forsinkelser. Uthev disse områdene og diskuter om de er nødvendige for teamet ditt.

3. Finn løsninger

Du har tre veier du kan gå for å forbedre arbeidsflyten:

• Eliminere: Fjern alle unødvendige prosesser.
• Konsolidere: Kombinere overflødige prosesser.
• Forbedre: Bruk verktøy, opplæring og maler for å effektivisere prosessene.

Du vil bruke mesteparten av tiden din på å forbedre prosessene. Men det er et par viktige punkter du må være oppmerksom på før du velger en løsning.

Til å begynne med bør du snakke med teamet ditt før du tar i bruk nye verktøy. De kan ha andre anbefalinger. Eller det kan hende de ikke liker verktøyet du velger. Du vil at de skal investere i nye plattformer. Ellers kaster du bort penger på verktøy som ingen bruker.

Dessuten tar det tid og ressurser å lage opplæring og maler. Men utbetalingen er verdt det til slutt. I stedet for å starte fra bunnen av hver gang, kan teamet ditt utføre arbeidet med noen få klikk.

Det viktigste er å lage videogjennomganger for komplekse prosesser. Nedskrevne standardprosedyrer er nyttige, men videoer skisserer tydelig trinnene teamet ditt må ta. Dette vil spare alle for tid og frustrasjon.

4. Oppgrader prosessene dine

Begynn med den mest problematiske (ineffektive) arbeidsflyten først. Bruk dataene fra de første trinnene til å forbedre prosessene dine.

SEO innebærer en rekke prosesser med detaljerte instruksjoner for hvert trinn. Du vil ha klart definerte standardprosedyrer og videogjennomganger for komplekse trinn. For enkle oppgaver trenger du detaljerte instruksjoner.

Alle mennesker behandler informasjon forskjellig. Jo mer detaljer, kommunikasjon og veiledning du gir, jo lettere er det for teamet ditt å løse oppgavene raskt og nøyaktig.

Og hvis du tar i bruk nye plattformer, må du også opprette prosesser for opplæring av teamet ditt i disse verktøyene.

For å oppnå best mulig resultat er det viktig å ha noen som er direkte koblet til arbeidsflyten for å fylle ut prosessene. Dette maksimerer effektiviteten og sikrer at teamet ditt følger prosessen.

Dette er en tids- og ressurskrevende prosess. Det kan være frustrerende og litt av en hodepine. Men du investerer i virksomhetens fremtidige suksess. Det er verdt det.

5. Spore resultater og reflektere

Når den nye prosessen er på plass, må du spore resultatene og reflektere over arbeidsflyten. Etter at oppgaven er fullført, må du be hvert teammedlem om å reflektere over arbeidsflyten.

Still teamet ditt disse spørsmålene om prosessforbedring:

• Hva fungerte?
• Hva fungerte ikke?
• Hva kan forbedres?
• Og vil du forbedre den?
• Er det noe annet du vil dele om denne prosessen?

Hvis du ikke allerede gjør det, bør du spore teamets tid på oppgaver.

Du må være forsiktig med dette, slik at det ikke oppfattes som detaljstyring. Forklar i stedet teamet ditt at tidssporing er en måte for deg å identifisere hvor "tiden suger". På denne måten kan du prioritere hvilke arbeidsflyter som bør optimaliseres neste gang.

Uten tidsregistrering kan du ikke være sikker på om endringene dine forbedrer arbeidsflyten.

Til slutt bør du sette opp regelmessige møter for å gjennomgå prosesser og implementere nye forslag fra teamet ditt. Dette vil sikre at SEO-byrået ditt forblir strømlinjeformet.

Ikke glem denne kritiske prosessforbedringsoppgaven

Du kan ikke forbedre noe i SEO-byrået ditt uten støtte fra ledelsen. Det er viktig å se prosessforbedring som en investering i organisasjonen din.

Du utvikler smartere måter å jobbe på for å levere bedre resultater til kundene dine, redusere stress for teamet ditt og kompensere alle mer. Når alt kommer til alt, kan du ikke ta inn nye kunder og øke marginene dine hvis du drukner i administrativt arbeid.

Likevel vil det falle fra hverandre uten oppfølging fra ledelsen.

Du må støtte og drive frem endringen. Lytt til teamets og kundens frustrasjon. Få alle til å bli entusiastiske. Legg vekt på hvordan disse prosessforbedringene vil gjøre arbeidet mindre stressende og morsommere.

Med riktig tankegang, tilnærming og oppfølging kan du skape en morsommere arbeidsplass og et strømlinjeformet, mer lønnsomt SEO-byrå.