Hva er en BLUF-metode og hvorfor er den nyttig i kommunikasjon?

Introduksjon

Begrepet ¨BLUF¨ er en forkortelse for ¨Bottom Line Up Front¨. Dette uttrykket betyr at det viktigste på nettsiden eller i teksten er i begynnelsen. Denne strukturen innebærer at den viktigste informasjonen plasseres i begynnelsen av teksten, ikke på slutten. På den måten kan leseren lese raskt og forstå hovedpoenget i budskapet.

Det er interessant å merke seg at en slik informasjonsstruktur er mye brukt i militær kommunikasjon i USA. Hovedformålet er å gjøre budskapet mer presist og forståelig. BLUF-prinsippet skiller seg fra en mer tradisjonell stil der anbefalinger og konklusjoner kommer til slutt etter fakta og argumenter.

La oss modellere situasjonen når en oppdragsgiver gir en oppgave til en designer. I eksemplet til venstre brukes ikke BLUF-prinsippet, mens det brukes i eksemplet til høyre.

Uten BLUF-prinsippet	Med BLUF-prinsippet
¨Om en uke lanserer vi en nettside og planlegger en aksjon for kundene. Så langt har vi tenkt på hvor vi skal plassere relevant informasjon... (her er forklaringene) Vi vil at du skal lage et banner til nettstedet med informasjon om aksjonen i løpet av uken ¨.	¨Vivil at du skal lage et banner til nettstedet med informasjon om en aksjon i løpet av uken. Om en uke lanserer vi en nettside og planlegger å gjennomføre en aksjon for kundene. Så langt har vi tenkt på hvor vi skal plassere den relevante informasjonen... (her er forklaringene). (her er forklaringene).

Dette er et ganske grovt eksempel, men det er veldig illustrerende. Kjenner du forskjellen?

I det første tilfellet gir vi innledende informasjon i begynnelsen. Deretter snakker vi om oppgaven. I det andre tilfellet beskriver vi oppgaven og utdyper deretter detaljene. Her forstår den forestilte designeren hva som forventes av ham eller henne, og han eller hun forstår bedre de følgende dataene. Derfor er det klart for ham eller henne helt fra begynnelsen av hvorfor alt blir fortalt på denne måten, fordi de kjenner hovedoppgaven. Det er logisk, ikke sant?

Hvor brukes BLUF-metoden?

BLUF kan bokstavelig talt brukes på alle områder der det er viktig å formidle hovedideen til publikum raskt og effektivt. Ta en titt på følgende eksempler:

I virksomhet:

• i forretningsbrev og presentasjoner for å gjøre en kunde eller investor interessert;
• i rapporter og analysemateriale for å gi leserne hovedinntrykket av innholdet;
• i reklamemateriell for å tiltrekke seg potensielle kunders oppmerksomhet.

Innen utdanning:

• i forelesninger og seminarer for å hjelpe studentene til å forstå emnet bedre;
• i bøker og håndbøker for å gjøre materialet bedre og mer forståelig;
• i tekster og eksamener for å gi studentene mulighet til å fokusere på viktigere spørsmål.

I journalistikk:

• i nyhetsartikler for å hjelpe leserne med å få en klarere idé om de viktigste hendelsene;
• i analytisk materiale for å finne veien ut av vanskelige situasjoner;
• i intervjuer for å fremheve de mest interessante uttrykkene.

Dessuten brukes BLUF-metoden i markedsføring (inkludert e-postmarkedsføring), sosiale nettverk, annonser, presentasjoner og annet materiale. BLUF-metoden kan også brukes i vanlig korrespondanse for å gi den viktigste informasjonen til en samtalepartner raskere og mer presist. Dermed sparer du mye tid.

Hva er de viktigste fordelene med BLUF-metoden?

Når du plasserer den viktigste informasjonen i begynnelsen av teksten, har både forfatteren og leseren nytte av den:

1. Fordeler for forfatteren: BLUF-metoden hjelper deg med å strukturere tankene dine og konsentrere deg om det viktigste. Takket være denne metoden blir skrivestilen kortere og mer kraftfull, slik at du kan holde på leserens oppmerksomhet. Med BLUF-metoden kan du dessuten uttrykke ditt synspunkt eller din anbefaling helt i begynnelsen. Da er det ikke rom for misforståelser eller tvil.
2. Fordeler for leseren: BLUF-metoden gjør forståelsesprosessen enklere. Den tvinger heller aldri leseren til å lese ekstra stoff eller lete etter svar på slutten av teksten. Dessuten gir BLUF-metoden leseren mulighet til å bestemme om han/hun vil lære mer av stoffet eller ikke. Den tar altså hensyn til leserens mål og interesser.

Hvordan fungerer BLUF-metoden?

1. Du bestemmer målet og målgruppen for budskapet ditt (nøyaktig hva og hvem du vil fortelle det til).
2. Formuler hovedtanken og konklusjonen (det du vil at leseren skal vite og gjøre etter å ha lest budskapet).
3. Plasser denne hovedtanken og konklusjonen i begynnelsen av teksten. Pass på at den ikke er lengre enn 1-2 setninger. Du kan bruke BLUF-merking for å markere denne delen av teksten.
4. Underbygg hovedtanken og konklusjonen med fakta, argumenter og detaljer som bør plasseres i fallende rekkefølge etter viktighet. Unngå ekstra informasjon og gjentakelser.
5. Avslutt teksten med en oppfordring til handling eller et CV hvis det er viktig.

BLUF-metoden går kort sagt ut på å plassere den viktigste tanken i begynnelsen, mens de neste dataene må plasseres i synkende rekkefølge etter viktighet.

I hvilke tilfeller bør du ikke bruke BLUF?

Til tross for fordelene er BLUF-metoden ikke universell. Det er flere tilfeller der den kan være ganske skadelig, for eksempel når:

1. Du må åpne essensen i meldingen trinn for trinn: I slike tilfeller vil leseren ikke få med seg forfatterens direktiver hvis BLUF-metoden brukes.
2. Det er viktig å gjøre leseren interessert. Du blir ikke fascinert av budskapet, og det blir mindre interessant hvis du bruker BLUF-metoden.
3. Budskapet ditt er komplisert og krever klargjøring. Det kan hende at leseren ikke får med seg all informasjonen hvis du bruker BLUF-metoden.

Dette er hovedårsakene til at BLUF-metoden ikke brukes i skjønnlitteratur, vitenskapelige artikler og juridiske dokumenter. Det kan imidlertid finnes unntak. I disse tilfellene er det bedre å legge inn informasjonen trinnvis og systematisk.

Avsluttende tanker

BLUF er et nyttig verktøy som bidrar til å forbedre kommunikasjonen og få frem de viktigste ideene og tankene på en mer effektiv måte. Det gjør budskapene tydeligere, kortere og mer konsistente. Dessuten respekterer og verdsetter den lesernes tid. BLUF brukes dessuten på ulike kommunikasjonsområder der det er viktig at informasjonen er klar og rask.

Til slutt vil vi gjerne gi deg noen grunnleggende råd:

1. Bruk BLUF-metoden bare i de tilfellene der det er nødvendig.
2. Gjør hovedtanken tydelig og forståelig.
3. Ikke glem å oppgi tilleggsopplysninger som er nødvendige for å forstå meldingen.
4. Kontroller om BLUF-metoden er i strid med målet for meldingen eller ikke.

Det er viktig å ta hensyn til konteksten og målet med meldingen før du bestemmer deg for om du skal bruke BLUF-metoden eller ikke. Med litt øvelse vil du imidlertid lett kunne forstå om det er nødvendig.

Takk for oppmerksomheten!