Viktigheten av fakturaer i en e-handelsbutikk

Introduksjon

Alle e-handelsentreprenører vet hvor viktig det er å holde kundene fornøyde og virksomheten organisert - og fakturaer er en sikker måte å treffe begge målene med én pil.

For de som ikke vet det, er en faktura et juridisk dokument som selgeren utsteder til kjøperen for å dokumentere den økonomiske transaksjonen. Fakturaen har mange formål, blant annet som regnskapsbilag, kjøpsbevis og skattemessig dokumentasjon.

Men fakturaer er så mye mer enn det - spesielt i en e-handelsbransje som omsetter for 16,6 billioner dollar.

I denne veiledningen hjelper vi deg med å forstå de viktigste rollene og fordelene med dette viktige økonomiske dokumentet for nettbutikken din (pluss fem gode rutiner for fakturahåndtering til slutt).

Fakturaens rolle i e-handelsbutikker

Virksomheter bygger på penger, og fakturaer gjør pengevilkårene tydelige. Men i tillegg til den bekvemmeligheten og betalingsfleksibiliteten fakturaer gir, spiller de en avgjørende rolle på to viktige områder for e-handelsbedrifter:

Tilrettelegging av transaksjoner

Fakturaer gjør betalingsprosessen til en lek for deg og dine kunder. Ved å gjøre fakturering til en standard del av kjøpsprosessen kan du spore betalinger og skille betalte fakturaer fra utestående regninger.

Den bidrar til sømløse transaksjoner ved å fungere som:

• Formell bekreftelse på kjøpet (inkludert detaljer som produktnavn, priser og forsendelsesdetaljer).
• Medium for å kommunisere betalingsinstruksjoner til kundene, for eksempel betalingsportaler og forfallsdato.
• Ordresporingsverktøy som gjør det mulig for kundene å følge oppdateringer av forsendelsen i sanntid.

Juridisk og økonomisk betydning

Alle land krever en eller annen form for omsetningsavgift for e-handel på avgiftspliktige varer og tjenester - moms, GST, delstats- eller provinsskatt, for å nevne noen.

Her vil en faktura være det juridiske dokumentet som splitter ut og identifiserer merverdiavgiften. Skattemyndighetene kan også be om fakturaer som en del av skatterapporteringsplikten.

Husk at fakturaer kan beskytte deg mot eventuelle søksmål. Hvis svindlere prøver å lure deg - for eksempel ved å nekte å betale etter å ha mottatt bestillingen - vil en faktura bevise at den økonomiske transaksjonen virkelig har funnet sted.

Fordelene ved å bruke fakturaer i en e-handelsbutikk

Fordelene med fakturaer oppveier alle argumenter mot fakturering i e-handel. Her er de to viktigste som vi mener er nok til å overbevise enhver ambisiøs nettbutikkeier:

Profesjonalitet og kundenes tillit

Fakturaer er ikke bare til for å få betalt. De er også en viktig del av kundens opplevelse etter kjøpet. Smarte bedrifter bruker fakturaer som en ekstra mulighet for merkevarebygging. For eksempel med en CTA til å bruke en kampanjekode eller bli med i et kundelojalitetsprogram.

Hvis du bruker det med omhu, kan det påvirke kundene dine - og resultere i flere tilbakevendende kunder og bedre muntlig markedsføring.

Bruk av fakturaer er dessuten en fin måte å unngå unødvendig frem og tilbake-kommunikasjon mellom kunder og support i etterkant av kjøpet.

Når du utformer fakturamalen, bør du tenke på følgende:

• Merkevareimage
• Tonefall
• Typografi
• Logo

Når du har tatt beslutningene dine, må du sørge for at de flyter på tvers av alle kundekontaktpunkter, inkludert nettstedet, bannere, sosiale medier og fakturaer.

Registrering og organisering

Nettfakturaer er en problemfri måte å effektivisere betalingsprosessen på. Å gå over til e-fakturaer er nøkkelen til å opprettholde et nøyaktig regnskap for e-handelsbedriftene dine.

Det hjelper deg med å spore og overvåke ikke bare salget, men også utgiftene og inntektene dine, og støtter deg i økonomiske analyser, beregning av e-handelsfortjeneste og fremtidsplanlegging.

Ved å bruke en fakturamal kan du dessuten standardisere fakturaene. Det betyr at du med noen få klikk kan få oversikt over alle betalingsopplysningene dine på en mest mulig organisert måte.

Sørg imidlertid for å inkludere all relevant informasjon på fakturaene, for eksempel kundens navn, kontaktinformasjon og produktbeskrivelse. Ved å oppgi disse opplysningene får både du og kundene dine en fullstendig oversikt over transaksjonene.

Bruk et fakturanummersystem for enda bedre organisering. Tildel hver faktura et unikt nummer slik at du enkelt kan avstemme betalinger og overvåke utestående saldoer.

Profftips: Det finnes mange kompetente selskaper som ønsker å gjøre jobben for deg. Disse selskapene er bokførings- og regnskapsfirmaer, leverandører av tjenester til småbedrifter og profesjonelle nettverksgrupper, og de lurer alle på hvordan de kan få bokføringskunder som deg. De er villige til å hjelpe deg. Så ta den ekstra byrden av skuldrene dine og outsource dagligdagse oppgaver som bokføring og fakturering ved behov.

Innsikt i annonseytelsen

Som en detaljert oversikt over e-handelsutgiftene dine gir fakturaer deg en detaljert oversikt over det økonomiske aspektet ved markedsføringskampanjene dine - spesielt annonseytelsen. Fakturaene gir deg verdifull innsikt i annonseytelsen, for eksempel:

• Kostnadsfordeling (annonseplassering, kreativ produksjon, byråhonorarer osv.)
• Ytelsesanalyse (korrelering av fakturadata med annonsemålinger som visninger og konverteringer)
• Budsjettplanlegging
• ROI-vurdering (Sammenligning av kostnader i fakturaen med inntekter fra annonsedrevet salg)

Ved å utnytte fakturadataene kan du derfor optimalisere annonsestrategiene dine. En god måte å oppnå dette på er å integrere annonsesporingsverktøyet med faktureringssystemet for e-handel, slik at salget knyttes direkte til målrettede annonsekampanjer.

Integrasjonen vil hjelpe deg med å gjøre bedre annonseinvesteringer, måle avkastningen på annonseutgifter og evaluere leverandører.

5 beste fremgangsmåter for fakturahåndtering i e-handel

La oss ta en prat om de beste metodene for fakturahåndtering i e-handel som kan gi deg et forsprang på konkurrentene. Ta disse i bruk, og hold forretningstransaksjoner, merkevarebygging og -styring på rett spor:

Automatisering av faktureringssystemer

De fleste e-handelsbedrifter har begrenset antall ansatte, og det er begrenset hva kreditoravdelingen kan gjøre. Overarbeidede medarbeidere skaper dessuten feil og forsinkelser som øker kostnadene og i verste fall påvirker varemerkets image.

Det er her automatisering er lovende. Automatisering av faktureringssystemer gir deg følgende muligheter:

• Godkjenning av fakturaer i Quicken
• Eliminer manuell dataregistrering
• Redusere muligheten for svindel
• Redusere kostnadene for fakturabehandling
• Enkel lagring av finansielle dokumenter på nettet

Fokuser spesielt på å automatisere fakturagenerering, levering og betalingspåminnelser.

Juksekode: Fakturaautomatiseringssystemet ditt vil være en gullgruve av verdifulle data om kundeatferd og kjøpsmønster. Ved å integrere systemet med Google Ads for eCommerce-kampanjer kan du skreddersy annonser og målretting med laserpresisjon.

Hvis fakturasystemene dine for eksempel viser en kraftig økning i bestillingen av et bestemt produkt, kan du enkelt sette i gang en målrettet annonsekampanje for å utnytte denne trenden. Hvis fakturaene derimot viser en nedgang i salget av enkelte varer, kan du tilpasse annonsestrategien for å stimulere etterspørselen.

Lever spesifisert faktura

Sørg for at alle produkter/tjenester og leveringstider fremgår av e-handelsfakturaen. Det er en viktig del av en presentabel og lesbar faktura, som forteller kundene _nøyaktig _hva de betaler for.

Gi en tydelig beskrivelse av hvert enkelt produkt for å få bedre innsikt. Del opp større prosjekter i mindre milepæler med tilhørende kostnader for kundene. Du kan også tilpasse fakturaene ved å legge til lenker til flipbooks for å gjøre produktpresentasjonen enda bedre.

Når kundene forstår fakturaen, betaler de raskt uten ytterligere avklaringer eller forsinkelser. Og jo raskere betaling, desto bedre er kontantstrømmen for bedriften din.

Integrer med regnskapsprogramvare

Ifølge AIA Tech Culture Report bruker 59 % av bedriftene kun regnskapsprogramvare til kundefakturering. Vi håper du er blant disse 59 %. Hvis ikke, bør du begynne å lete etter en programvareløsning som gjør det mulig å håndtere fakturaene sømløst.

Her er noen av de viktigste funksjonene du bør se etter når du skal velge riktig programvare for e-handel:

• Plattformintegrasjon (f.eks. lagernivåer, innsamlede betalinger, skatter og avgifter m.m.)
• Konfigurasjon av merverdiavgift
• Omfattende rapporter
• Sikkerhet for finansielle data
• Tilleggsfunksjon for å tilpasse tjenesten til din virksomhet
• Support og oppgraderinger

Programvaren må også gjøre det mulig for deg og kundene å spore fakturaer og betalinger. Dette vil forbedre brukernes opplevelse etter kjøpet (og dermed skape kundelojalitet) og gjøre det enklere for deg å følge opp fakturaene.

Når du har bestemt deg, kan du integrere fakturaautomatisering og få virksomheten til å vokse. Husk at et godt regnskapsprogram er en investering i bedriftens økonomistyring, effektivitet og skalerbarhet.

Velg riktig programvare, automatiser prosessen og få bedriften til å vokse uten regnskapsbegrensninger.

Profftips: CDN-er er best egnet til å forbedre nettstedshastigheten i e-handelsbutikker på organisk vis, og de kan være et verdifullt verktøy for å forbedre ytelsessikkerheten og brukeropplevelsen i fakturahåndteringen. Sørg derfor for å integrere CDN i regnskapsprogrammet ditt.

Oppfølging av ubetalte fakturaer

Av og til hender det at kundene glemmer å betale fakturaen, eller at det oppstår komplikasjoner i forbindelse med betalingen. I slike tilfeller kan en høflig og betimelig oppfølging minne kunden på at fakturaen har forfalt.

Du kan legge inn automatiske e-poster for betalingspåminnelser i regnskapsprogrammet for å sende profesjonelle og kundevennlige påminnelser. I tillegg må du tilby kundene flere betalingsalternativer, for eksempel bankoverføring, kredittkort eller PayPal, for å øke sannsynligheten for rask betaling.

Respektfull og effektiv kommunikasjon bør være kjernen i fakturauppfølgingen. Oppretthold en åpen kommunikasjonskanal for å ta opp eventuelle bekymringer eller problemer som kan hindre kundene i å fullføre betalingen.

Prioriter sikkerhet og personvern.

Den mest kritiske delen er sikkerhet og personvern. Kundene dine har betrodd deg sine økonomiske data, og det bør være din høyeste prioritet å beskytte dem.

Sørg derfor for å velge programvare med høy sikkerhet og autentisering på flere nivåer for å hindre uautorisert tilgang.

Avsluttende tanker

Fakturering kan føles som en dagligdags oppgave, men det er en viktig oppgave.

Et godt fakturabehandlingssystem kan endre måten fakturaer opprettes og behandles på - og dermed øke effektiviteten og produktiviteten.

Så bruk tipsene ovenfor til å lage effektive og kompatible fakturaer til den blomstrende nettbutikken din. Bruk avansert programvare, og fortsett å oppdatere fakturahåndteringssystemet for å gi ansatte og kunder en best mulig opplevelse - for de fortjener intet mindre!