Slik optimaliserer du SaaS-utgiftene i 2023

Introduksjon

En fersk studie utført av BetterCloud viser at bruken av SaaS-applikasjoner har økt med 18 %, med et gjennomsnitt på 130 applikasjoner i bruk sammenlignet med 110 i 2022.

Programvareutgifter er blitt den tredje største utgiftsposten i en organisasjon, nest etter utgifter til ansatte og kontorleie. Dette viser at bedrifter tar i bruk SaaS-applikasjoner på grunn av brukervennlighet og tilpasningsdyktighet.

En rapport fra Flexera viser imidlertid at rundt 29 % av utgiftene til SaaS-programvare blir underutnyttet av teamet, noe som fører til dårlig avkastning.

Med tanke på den økonomiske nedgangen i 2023 er det nå på tide å fokusere på optimalisering av SaaS-kostnader før det er for sent.

I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan organisasjoner bruker for mye penger på SaaS, og hvordan de kan optimalisere programvareforbruket og øke avkastningen.

Hva er optimalisering av SaaS-utgifter?

Medoptimalisering av SaaS-kostnader menes de samlede tiltakene en organisasjons IT- og økonomiteam iverksetter for å redusere SaaS-programvarekostnadene. Det er en kontinuerlig prosess med fokus på analyse av applikasjonsbruk, lisensutnyttelse, skygge-IT, sporing av fornyelser osv., med det endelige målet å få maksimal verdi ut av hver enkelt applikasjon.

Men før du diskuterer hvordan du kan redusere programvarekostnadene, må du først identifisere hvor du bruker for mye penger.

Fem måter du bruker for mye penger på SaaS på

Skygge-IT eller innkjøp

Med skygge-IT menes at ansatte kjøper en SaaS-applikasjon med bedriftens kredittkort uten godkjenning fra IT- eller finansavdelingen. Gartners studie viser at 30-40 % av programvarekostnadene i en organisasjon skyldes skygge-IT på grunn av manglende fornyelser og skjulte kostnader.

(Kilde)

Innkjøp utover behovet

Alle organisasjoner har en tendens til å forutse veksten og kjøpe inn flere lisenser enn de har behov for. Til syvende og sist vil de fleste lisensene forbli ubrukte, noe som resulterer i dårlig ROI og bortkastede utgifter.

Mangel på synlighet for applikasjoner og utgifter

Den viktigste grunnen til at bedrifter ender opp med å bruke for mye penger på SaaS, er at de ikke har full oversikt over applikasjonene de bruker og utgiftene til hver enkelt applikasjon. Vi skriver 2023, og noen bruker fortsatt regneark for å administrere SaaS-applikasjoner.

Ubesvarte fornyelser

Manglende oversikt over utgiftene og regnearkbasert sporing fører til manglende fornyelser, og SaaS-leverandørene utnytter denne muligheten til å ta mer betalt. Skygge-IT-applikasjoner fører ofte til automatiske fornyelser, noe som igjen fører til økte utgifter.

Økonomiteamet vil ikke være i stand til å identifisere disse økte utgiftene fordi de ikke vet at appen finnes i SaaS-stakken.

Mangel på prisbenchmarking

Du kan komme til å betale for mye for abonnementer hvis du ikke vet hva dine kolleger betaler for lignende applikasjoner. Hvis du ikke kjenner til de nyeste prisreferansene, vil SaaS-leverandørene utnytte dette og ta mer betalt for applikasjonene, noe som kan føre til at du betaler for mye.

Optimaliser SaaS-utgiftene dine i 2023

Nå vet du hvordan organisasjoner bruker for mye penger på SaaS, men visste du at alt du trenger er én løsning for å optimalisere SaaS-utgiftene?

Ja, du trenger bare en SaaS spend management-plattform for å kutte kostnader på SaaS-applikasjoner og optimalisere SaaS-porteføljen.

Slik går det til:

Få fullstendig SaaS-synlighet

SaaS-plattformene har et omfattende integrasjonsbibliotek som kan kobles til organisasjonens SSO-, økonomi- og HRIS-systemer. Disse integrasjonene gjør det mulig for plattformen å gi 100 % innsyn i SaaS-applikasjonene, leverandørene og de respektive utgiftene for hver bruker, avdeling og kostnadssenter.

Når IT-teamene får sentralisert oversikt over SaaS-porteføljen, blir det enklere å administrere applikasjonene og identifisere skygge-IT-apper og dupliserte apper. Alle uautoriserte apper i stakken kan elimineres, noe som fører til økte besparelser.

Økonomiteamene vil også kunne se hvor mye hver enkelt avdeling bruker på SaaS-applikasjoner. De kan bruke utgiftsdataene, sammenligne dem med bruksdataene og ta de riktige beslutningene om kostnadsoptimalisering.

Profftips: Bruk en SaaS-administrasjonsplattform som dekker hele SaaS-livssyklusen, fra anskaffelser og forhandlinger til levering, administrasjon og fornyelser.

Analyser data om appbruken din

SaaS-administrasjonsplattformer kan integreres direkte med SaaS-apper via API-er og gi nøyaktig innsikt i bruken. Økonomiteamene kan analysere disse bruksdataene for å identifisere underutnyttede applikasjoner og beregne ROI basert på utgiftene.

Innsikt i bruken viser teamets behov, hvordan de bruker appen og hvor mange lisenser som brukes. Du kan utnytte de ubrukte lisensene og omfordele dem til de brukerne som trenger dem, eller du kan tilpasse antallet lisenser under fornyelsesforhandlingene og optimalisere SaaS-utgiftene.

Ved å analysere bruksdataene og tilpasse lisensene kan du få maksimalt utbytte av applikasjonen og øke avkastningen.

Konsolidere applikasjoner eller leverandører

App- eller leverandørkonsolidering er blitt en taktikk som økonomidirektører og innkjøpssjefer bruker for å redusere SaaS-utgiftene. Appkonsolidering er en prosess der du identifiserer overflødige eller kostnadskrevende applikasjoner som tjener lignende formål, og samler dem i én enkelt løsning.

For å illustrere dette kan vi ta utgangspunkt i et scenario der salgsteamet bruker Salesloft til salgsaktivering, markedsføringsteamet bruker Mailchimp til e-postmarkedsføring og kundeteamet bruker Hubspot til CRM-formål.

Konsolidering av leverandører innebærer at Salesloft og Mailchimp slås sammen til Hubspot, som tilbyr omfattende funksjoner for salg, e-postmarkedsføring og CRM.

(Kilde)

Ved å konsolidere disse verktøyene kan organisasjonen effektivisere driften, forenkle SaaS-administrasjonen og øke SaaS-besparelsene.

Profftips: Pass på at du ikke konsoliderer applikasjonene til leverandører som du har stolt på lenge.

Automatiser kontraktsfornyelser

Kvitt deg med regnearkene dine. De sender ikke proaktive varsler om kommende fornyelser. Du trenger et automatisert fornyelsessystem for å ligge i forkant av fornyelsene. Heldigvis kan en SaaS-plattform hjelpe deg med å automatisere kontraktsfornyelser.

Auto-fornyelser kan være et irritasjonsmoment. En plattform for fornyelseshåndtering oppretter en fornyelseskalender basert på kontraktsdatoen og setter i gang arbeidsflyter 90 dager før fristen, slik at du unngår automatiske fornyelser.

SaaS-administrasjonsplattformer som CloudEagle kan integreres med Slack og sende automatiske varsler om fornyelse 90 dager før fornyelsesdatoen inntreffer. Dette gir deg god tid til å analysere appbruken og utarbeide en forhandlingsstrategi for å tilpasse lisensene og optimalisere utgiftene.

Husk at fornyelsesforhandlinger gir deg mulighet til å forhandle med leverandøren om å eliminere ubrukte lisenser, nedgradere prisplaner basert på bruk og konsolidere leverandører, så du må være dyktig i forhandlingene.

Profftips: Hvis du planlegger å reforhandle kontrakten, bør du starte forhandlingene tidlig eller gi leverandøren beskjed om hva du ønsker å gjøre før oppsigelsestiden utløper.

Forhandl med prisreferanser for å vinne frem i forhandlingene

Leverandørforhandlinger spiller en viktig rolle for om du lykkes med å optimalisere SaaS-kostnadene. Dyktige forhandlinger kan føre til større SaaS-kostnadsbesparelser, mens utilstrekkelige forhandlinger kan føre til utilsiktede utgiftsøkninger.

Fornyelsesforhandlinger gjør det mulig for deg å tilpasse lisensene dine, eliminere overflødige applikasjoner basert på omfanget og reforhandle med en leverandør for å få rabatt eller en gunstig prisperiode.

Men før du går inn i forhandlinger med SaaS-leverandører, bør du analysere prisreferanser for å se hva andre aktører betaler for en lignende applikasjon. Bruk sammenligningsgrunnlaget til å forhandle om gunstige priser, rabatter eller tilleggsfunksjoner.

I noen tilfeller kan det hende at innkjøpsteamet er overbelastet med strategiske oppgaver og ikke har tid til å forhandle med leverandørene. Slapp av, du kan outsource forhandlingene til SaaS-innkjøpseksperter .

Disse assisterte innkjøperne fungerer som ditt utvidede innkjøpsteam. De analyserer behovene og appbruken din, gjennomfører markedsundersøkelser, identifiserer de nyeste prisreferansene og forhandler med leverandørene på dine vegne for å sikre deg de beste prisbetingelsene og rabattene.

Profftips: SaaS-leverandører er smarte. Unngå å gå uforberedt inn i forhandlinger, da du lett kan bli overtalt til å betale mer enn nødvendig. Utarbeid en klar forhandlingsstrategi, og gå deretter videre.

Bonus

SaaS-budsjettering

Vi har diskutert fem måter å optimalisere SaaS-kostnadene på. Vi kan gå god for disse taktikkene fordi økonomidirektører, innkjøpssjefer og driftssjefer over hele verden bruker dem.

Men den beste fremgangsmåten er å optimalisere SaaS-stakken og -utgiftene i stedet for å redusere utgiftene i siste liten etter at du har mistet kontrollen over dem.

Profftips: Fokuser på fremragende drift i stedet for kontinuerlig forbedring.

For å oppnå fremragende drift må du legge vekt på SaaS-budsjettering. Skaff deg full oversikt, analyser bruken, forstå kravene og fordel budsjettet deretter til de applikasjonene og teamene som trenger det.

• Fastsett budsjettrammer for hver avdeling.
• Gjennomføre regelmessige budsjettrevisjoner
• Utnytte og omdisponere budsjetter når det er nødvendig.

Du trenger likevel en SaaS-administrasjonsplattform for å analysere bruk, utgifter og budsjetter, så ikke glem å velge riktig plattform.

Profftips: Samle alle interessenter for å forstå kravene før budsjettet fordeles, slik at du unngår ineffektivitet.

Konklusjon

Med tanke på den økonomiske nedgangen i 2023 er det på høy tid at organisasjoner fokuserer på å optimalisere SaaS-utgiftene i stedet for å kjøpe inn overflødige applikasjoner eller lisenser ved å forutse potensiell vekst.

Hvis du vet hvor du bruker for mye penger, blir det enklere å optimalisere SaaS-kostnadene. I denne artikkelen gir vi konkrete tips som økonomi- og IT-avdelingen kan bruke for å få full kontroll over SaaS-kostnadene.

Husk at optimalisering av SaaS-utgifter aldri tar slutt; det er en syklisk prosess, og med den rette SaaS-styringsplattformen, som CloudEagle, kan du oppnå fremragende drift og øke bunnlinjen.