Hvordan administrere markedsføringsprosjekter effektivt?

Introduksjon

Å utvikle effektiv mellommenneskelig kommunikasjon er en viktig nøkkel til suksess for inngående markedsførere. Vellykkede prosjekter innebærer god kommunikasjon med kolleger, sjefer og partnere. De samme ferdighetene er avgjørende for å jobbe effektivt med kunder og potensielle kunder.

Mangel på gode mellommenneskelige kommunikasjonsferdigheter kan føre til frustrasjon, dårlig arbeidsmoral, mislykkede prosjekter og tapte muligheter. I tillegg kan det skade både deg som enkeltperson og bedriften som helhet. Følgende tips vil hjelpe deg til å bli en mer effektiv mellommenneskelig kommunikator:

• Vær oppmerksom på
• Lytt aktivt
• Forstå ikke-verbal kommunikasjon
• Øv på empati
• Vær oppriktig nysgjerrig
• Vær ærlig
• Praktisere fleksibilitet og positivitet

Å øve på disse ferdighetene kan forbedre kommunikasjonen din, og i sin tur forbedre prosjektene, produktiviteten og samarbeidet. Kommunikasjonsferdigheter er avgjørende for effektivt samarbeid. La oss se nærmere på hva som gjør samarbeid vellykket.

Effektivt samarbeid

Det finnes noen samarbeidsferdigheter du kan mestre for å gjøre samarbeidet med kolleger, partnere og kunder enklere og mer produktivt. For det første er det å sette klare mål og forventninger nøkkelen til et samarbeid som fungerer. Deretter er det nyttig å bruke møtetidene effektivt og være respektfull og anerkjennende overfor andre, uansett deres tittel eller stilling i selskapet, for å få et vellykket samarbeid med andre. Vi anbefaler også å stille gode spørsmål, være klar til å hjelpe til med å løse problemer og være disiplinert og organisert er viktige verktøy for å lykkes.

I tillegg er det nyttig å holde andre samarbeidspartnere orientert om tilbakeslag og endrede prioriteringer. Til slutt, og kanskje viktigst av alt, er vennlighet en viktig del av et effektivt samarbeid.

Nå som vi har tatt for oss de mellommenneskelige ferdighetene og kommunikasjonen som er nødvendig for vellykket samarbeid, la oss snakke om tipsene og ferdighetene for å styre prosjekter.

Effektiv styring av markedsføringsprosjekter

Hvis du har jobbet i en organisasjon i en gitt periode, er du sannsynligvis kjent med ideen om prosjektledelse og planlegging, organisering og gjennomføring av et prosjekt, ofte med involvering av mange bidragsytere. Markedsføringsprosjektledelse er mer spesifikt, i og med at det er ledelse av hele prosessen med å utvikle og gjennomføre en markedsføringskampanje.

Det er ikke alltid lett å administrere et markedsføringsprosjekt. Det er ofte mange bevegelige deler som må tas hensyn til, spesielt når du administrerer flere prosjekter og teammedlemmer. Det er mye å holde styr på, og noen ganger går ikke alt som planlagt. Vellykket gjennomføring av et prosjekt kan avhenge av mange ting: støtte fra ledelsen, et stabilt budsjett og realistiske mål. Dessverre er dårlig prosjektstyring vanligere enn du tror - bare 55 % av markedsføringsprosjektene fullføres i tide.

Den gode nyheten er at ved å utvikle en prosess som du og teamet ditt kan følge, vil du kunne holde oversikt over tidslinjer, oppgaver og budsjetter.

Det finnes en rekke prosjektstyringsmodeller der ute, og mange markedsførere har tilpasset produktutviklingsversjoner som Agile og Waterfall for å hjelpe dem med å administrere markedsføringskampanjer. De fleste selskaper velger å bruke et CMS-verktøy, for eksempel HubSpot, for å administrere markedsføringskampanjene sine mer effektivt. Uansett hvilken modell du velger, er det trinn som bidrar til å forme enhver vellykket kampanje:

1. Utforming og igangsetting av prosjekter
2. Planlegging
3. Anvendelsesområde
4. Opprettelse av innhold
5. Forberedelse til lansering
6. Lansering
7. Gjennomgang etter lansering

Utforming og igangsetting av prosjekter

Konseptualisering av et prosjekt og igangsetting av prosjektet omfatter utvikling av et prosjektcharter og et oppstartsmøte, eller materiell, for å informere deltakerne om hvordan prosjektet vil forløpe. Denne malen kan veilede deg gjennom prosjektet ditt når du konseptualiserer prosjektet, oversikten og beskrivelsen, tilgjengelige ressurser og andre viktige elementer du må vurdere når du starter prosjektet.

Planlegging

Planleggingsfasen er uten tvil den viktigste av alle trinnene i markedsføringsprosjektet ditt. I denne fasen definerer du prosjektets omfang og budsjett, lager oppgavelister og tidslinjer, bestemmer måter å redusere risiko på og utvikler en plan for kommunikasjon med interessenter. I tillegg bør du sørge for at du setter S.M.A.R.T.-mål for det overordnede prosjektet. Når du setter spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte mål, øker du sjansene for å lykkes. Du verifiserer at målet er oppnåelig, identifiserer beregningene som definerer suksess, og lager et veikart for å nå disse beregningene.

S.M.A.R.T.-målene er følgende:

• Spesifikke: Arbeid med klare intensjoner, ikke brede eller vage mål.
• Målbare: Sørg for en metode for å måle suksessen ved å sette benchmarks som skal oppfylles.
• Gjennomførbare: Fornuftige mål som er realistiske og mulige å oppnå.
• Relevant: Kutt ut unødvendig eller irrelevant arbeid som kan ta oppmerksomheten bort fra det som er viktig.
• Til rett tid: Fastsett en klar begynnelse og slutt for å nå målene dine.

For å holde fokus og holde deg på sporet bør du sørge for å ha et klart og strukturert rammeverk, at målene dine er spesifikke og ikke abstrakte, og at du har en kort tidsfrist å forholde deg til. Å utvikle disse konkrete målene vil også hjelpe deg med å unngå "scope creep".

Anvendelsesområde

Scope creep er et fenomen i prosjektstyring der et prosjekts omfang vokser - enten kontinuerlig eller tilfeldig - etter hvert som prosjektet skrider frem. Det oppstår vanligvis når et prosjekts omfang ikke er godt definert, redegjort for eller dokumentert. Selv om det ikke alltid er skadelig, har det en tendens til å være skadelig og bør unngås. I planleggingsfasen er det avgjørende å fastslå alle måtene prosjektet ditt kan bomme på målene sine, og bestemme hvordan du skal redusere disse risikoene. Vanlige risikoer inkluderer urealistiske tids- og kostnadsestimater, lange gjennomgangssykluser, budsjettkutt, endrede prioriteringer og mangel på forpliktende ressurser (mennesker, penger, utstyr osv.).

Her er noen flere tips for planleggingsfasen:

• Hold et oppstartsmøte for interessentene. Gå gjennom planen og hva som trengs for at prosjektet skal bli vellykket. Få deres meninger og oppslutning om oppgavene som trengs for å fullføre prosjektet.
• Utvikle en tidsplan for prosjektet. Denne tidslinjen er viktig for at du eller teamet ditt skal kunne overholde tidsfristene. Du kan også vurdere å bruke et prosjektstyringsverktøy som Airtable, Monday.com, CoSchedule, ClickUp, Trello eller Asana.
• Velg kommunikasjonsmåte. Du kan for eksempel bestemme deg for å sende ut en ukentlig e-post med oppdateringer, eller bruke Slack til sanntidskommunikasjon. Sørg for at interessentene vet hvordan de vil motta informasjonen som er viktigst for dem.

Opprettelse av innhold

Å skapeinnhold er kjernen i prosjektet. Du bestemmer de kreative aspektene ved kampanjen, enten det er gjennom video, e-post, blogginnlegg, annonser, sosiale medier, et nettsted, hvitbøker eller andre komponenter.

Sørg for at du har et sentralt sted for lagring av dette materialet, og at det finnes prosesser for å gjennomgå, redigere og godkjenne de ulike delene av kampanjen din.

Underveis i prosessen med å skape innhold, bør du også styre prosessen med regelmessige innsjekkinger. Planlegg strategien for innholdsmarkedsføring. Det er også viktig å dokumentere og spore fremdriften. Det finnes visuelle verktøy du kan bruke, for eksempel Gantt-diagrammer eller Kanban-tavler, for å hjelpe deg med prosjektstyringen. Disse verktøyene gir deg et raskt overblikk over hvordan en oppgave utvikler seg gjennom et prosjekt. Kanban-tavler har flere kolonner som du kan merke for prosjektfaser (f.eks. charter, forskning, skriving, gjennomgang, lansering osv.). Når en oppgave går videre til neste trinn i prosessen, flyttes kortet til den aktuelle kolonnen. Visualisering av et prosjekt gjør det enkelt å forstå hva som må skje fra start til slutt.

Forberedelse til lansering

På dette stadiet kan du være engasjert i kvalitetskontroll, fastsettelse av mål og utvikling av prognoser for suksess og utarbeidelse av kommunikasjonsplaner. Denne fasen av prosjektet kan noen ganger være hektisk, og det er derfor det tidligere forarbeidet er så viktig. Å ha klare mål og forventninger gjennom hele prosessen fram til lanseringen av prosjektet vil bidra til at denne delen av prosessen går lettere.

Lansering

Lanseringen av markedsføringskampanjen. Dette er alt du har jobbet mot, og det er et stort øyeblikk for deg, teamet ditt og bedriften din. Noen ganger vil lanseringen omfatte en stor markedsføringskampanje, for eksempel promotering av lanseringen på sosiale medier eller andre måter, eller det kan være et mindre fokus. Uansett hvilken rute du velger for lanseringen, husk at kommunikasjon er nøkkelen.

Gjennomgang etter lansering

I denne fasen vurderer du resultatene dine opp mot de forventede målene, bestemmer hva som fungerte og hva som ikke fungerte, og deler funnene dine med interessentene. Du bør kontinuerlig optimalisere kampanjene dine basert på resultatene. HubSpot CMS har kontaktattribusjonsrapportering, som lar deg se hvilke markedsføringskanaler som driver flest potensielle kunder.

I alle disse fasene vil det være mye samarbeid og behov for å kommunisere med en rekke personer, potensielt både eksterne og interne. Men med en solid handlingsplan på plass og de riktige verktøyene vil du være på god vei til å utvikle og levere en virkelig vellykket markedsføringskampanje.

Effektiv inngående markedsføring

Alt i alt, med disse tipsene vi har delt om mellommenneskelig kommunikasjon, effektivt samarbeid og styring av markedsføringsprosjekter, kan du bli en effektiv inbound markedsfører. Å være respektfull og vennlig, sammen med å stille gode spørsmål og fleksibilitet, er grunnlaget for god kommunikasjon og vellykkede prosjekter.

Å ha klare mål og forventninger til møtene og markedsføringsprosjektene dine vil sette deg på riktig kurs og føre til suksess. Ta en titt på denne HubSpot-videoen med noen tips om hvordan inngående markedsføring kan hjelpe deg og bedriften din med å vokse. (Og hvis du fortsatt er forvirret over forskjellen mellom inngående og utgående markedsføring, blir det også diskutert).

Hvis alt dette virker overveldende, ikke bekymre deg. Å bygge disse ferdighetene tar tid, og ingenting er en bedre lærer enn øvelse. Øv, øv, øv, og du vil snart bli den beste innkommende markedsføreren!