Slik øker du teamets produktivitet eksternt

Introduksjon

Til tross for all fanfaren fjernarbeid hadde fått før koronapandemien, hadde kontorarbeid flere fordeler som det eksterne motstykket ikke kunne bestride.

En av de mest oversette fordelene med hjemmekontor er at det gir bedriftene mulighet til å påvirke de ansattes prestasjoner. Enten det betyr at en leder kan diskutere de ansattes problemer eller gi dem insentiver til å øke prestasjonene sine personlig, skaper fjernarbeid nye utfordringer for bedrifter som ønsker å øke teamets produktivitet.

Det nylige skiftet til fjernarbeid kan ha endret måten selskaper nærmer seg produktivitet på, men det er ikke en slutt. Når det er sagt, er det mange produktivitets- og tidsstyringshacks som du kan bruke for å øke teamets produktivitet eksternt. Slik kan du gjøre det.

Definer produktivitet for dine ansatte

Produktivitet definerer evnen en arbeidstaker har til å fullføre en gitt oppgave på en vellykket måte. Det er med andre ord arbeidseffektivitet; jo bedre en ansatt kan oppfylle sine ansvarsområder, jo mer produktiv vil vedkommende være.

Siden produktivitet er et så generisk og overbrukt ord, må du definere hva det betyr for dine ansatte for deres respektive arbeidsoppgaver. Å dykke dypt ned i produktivitetsstatistikk og fakta kan hjelpe deg og teamet ditt med å få en bedre forståelse av hvordan dere kan være produktive. De ansatte bør vite hvordan arbeidet deres spores og bedømmes, slik at dere kan diskutere potensielle forbedringer i etterkant.

Måleenhetene du bruker for å spore resultatene deres, bør komme fra ansvarsområdene som ble definert da du ansatte dem, samt fra forretningsmålene dine.

I vid forstand vil produktivitetsmålingene dine være basert på noen av de følgende aspektene ved den ansattes arbeid:

• Hvor raskt en gitt oppgave fullføres i tide.
• Antall oppgaver som er fullført i en gitt tidsperiode.
• Kapasiteten til å fullføre en gitt oppgave som forklart i en standard operasjonsprosedyre (SOP).
• Tilbakemeldinger fra ledere, medarbeidere og/eller kunder
• Tilgjengelighet i arbeidstiden

Hver av disse egenskapene bør tilpasses den enkelte ansattes arbeidsoppgaver.

For en kundeservicemedarbeider kan produktivitetsmålingene være kundetilfredshet, gjennomsnittlig samtaletid og antall løste saker. For en utvikler kan beregningene være levert kode, kodefrafall og tiden det tok å fullføre et prosjekt. For en markedsfører kan du bruke kostnad per kundeemne, kostnad per anskaffelse og antall genererte kundeemner.

Uansett hvilke beregninger du bruker, må du kommunisere produktivitetsmålingene før du setter deg ned for å diskutere resultatene.

Utvikle en klar policy for hjemmekontor

Å jobbe hjemmefra kan virke som et universalmiddel for noen, men virkeligheten har vist at denne arbeidsordningen har sine ulemper. Buffer's 2019 State of Remote Work-rapport fant at de vanligste problemene med fjernarbeid var å koble av fra jobben etter arbeidstid (22 %), ensomhet (19 %) og kommunikasjon (17 %).

I stedet for å overse disse utfordringene må du takle dem ved å utvikle en policy for hjemmekontor. Selv om hjemmekontor har blitt vanlig på grunn av pandemien, vil du beholde en policy for hjemmekontor som definerer fjernarbeidernes forventninger.

Retningslinjene bør blant annet omfatte hvilke verktøy de ansatte skal bruke - programvare eller maskinvare - hvilke tider de skal være tilgjengelige for kommunikasjon, hvordan de skal beskytte seg selv og bedriften.

Med tanke på utfordringene fjernarbeid påfører de ansatte, bør retningslinjene dine ta dem opp proaktivt. For eksempel kan retningslinjene for hjemmekontor angi når en dag er ferdig, eller dele offentlige nettbaserte arrangementer der de ansatte kan mingle og få kontakt.

Retningslinjene bør vise de ulike kommunikasjonskanalene, hvordan de skal brukes og under hvilke omstendigheter. Du kan for eksempel ha Slack for personlig og bedriftsomfattende kommunikasjon, e-post for mer spesifikk kommunikasjon, Zoom for samtaler og Asana for prosjektstyring.

Som en policy bør bedriften din også betale bonuser til ansatte som trenger nye datamaskiner, raskere internettforbindelser og kontorrelatert utstyr (f.eks. bord, stoler osv.).

Utvikle et program for medarbeiderengasjement

På grunn av den brå innføringen av fjernarbeid som standard - om enn midlertidig - arbeidsordning, vil mange ansatte føle utfordringene det skaper mer dyptgripende. Som en motvekt ønsker du å utvikle et program for medarbeiderengasjement for å holde de ansatte fornøyde med arbeidet sitt.

En nylig Gallup-undersøkelse viste at 32 % av de spurte følte seg engasjert i jobben sin, mens de andre 50 % og 17 % oppga at de ikke var engasjert eller uengasjert.

Et engasjementsprogram tar sikte på å knytte de ansatte til organisasjonen din og øke deres nåværende engasjement til det ønskede, optimale nivået. Høyt medarbeiderengasjement har vist seg å fremme fastholdelse, lojalitet og produktivitet på samme tid.

Til å begynne med må du gjennomføre undersøkelser som avdekker det nåværende nivået av opplevd engasjement. Spør de ansatte:

• Hva synes du om din nåværende rolle?
• Hva er den ene tingen du ønsker å endre ved jobben din?
• Hvor fornøyd er du med balansen mellom arbeid og fritid?

Bygg engasjementsprogrammet ditt basert på en blanding av beste praksis og løsninger for å løse problemene som er funnet i undersøkelsene dine. Vanlige eksempler på beste praksis er å utvikle poengbaserte belønningsprogrammer, tilby velværeprogrammer og fremme nettverksbygging i hele bedriften.

Programmet bør også ta hensyn til de ansattes tilbakemeldinger og vise at bedriften bryr seg om deres emosjonelle og profesjonelle velvære. Del dette programmet åpent med eksisterende og nyansatte ansatte for å skape de riktige forventningene fra starten av.

Oppmuntre til balanse mellom arbeid og fritid

Buffers undersøkelse viser at balansen mellom arbeid og privatliv er et problem for fjernarbeidere. En separat undersøkelse blant 1004 heltidsansatte i USA viste at 29 % av de fjernarbeidende sa at de sliter med balansen mellom arbeid og privatliv, mens 31 % sa at de har hatt behov for å ta en fridag på grunn av sin mentale helse.

Selv om de ansatte i teorien kan lukke datamaskinene sine når som helst, er de fleste ansvarlige mennesker som tar jobben sin på alvor. For bedriften din kan dette høres ut som gode nyheter, men for de ansatte går denne holdningen ut over produktiviteten.

Bedriften din må proaktivt oppmuntre til balanse mellom arbeid og privatliv ved å forklare - eller tvinge, hvis det er nødvendig - når de ansatte skal slutte å jobbe, under hvilke omstendigheter og når de skal være tilgjengelige.

Den beste måten å gjøre fjernarbeidere fornøyde på er å la dem definere arbeidstiden selv. Med mindre de må møte kunder i bestemte tidssoner - tenk på en kundeservicemedarbeider eller en selger - kan de fleste ansatte utføre de fleste, om ikke alle, oppgavene sine til enhver tid.

Alternativt kan du fortelle dem at de må jobbe et visst antall timer samtidig som de fleste jobber, og la dem fylle de andre arbeidstimene som de ønsker.

Vurder å dele produktivitetsteknikker som oppmuntrer til å koble av fra arbeidet, som Pomodoro-teknikken. De kan også bruke tidsregistreringsapper som varsler dem når de har jobbet et visst antall timer sammenhengende.

En studie fra det globale bemanningsselskapet Robert Half viste at arbeidstakere som opplever balanse mellom arbeid og privatliv, er dobbelt så lykkelige, mer produktive og viser større lojalitet til arbeidsgiverne sine enn de som sliter med å finne balansen.

Mål teamets produktivitet

Målingene du bruker for å spore de ansattes arbeidseffektivitet, er grunnlaget du baserer dine produktivitetsfremmende taktikker på. Dette er spesielt viktig for fjernarbeidere som mangler direkte tilbakemeldingsmekanismer slik stedsbaserte kontorarbeidere bruker.

Ansatte liker å få tilbakemeldinger så lenge de kommer fra en objektiv, transparent analyse, og ikke personlige preferanser. De ansatte kan bruke disse tilbakemeldingene til å forbedre sin arbeidseffektivitet, noe som igjen påvirker deres arbeidsglede og engasjement.

Ta utgangspunkt i beregningene du har definert, som forklart tidligere i artikkelen, og angi et mål som de ansatte skal nå. Dette målet kan være basert på tidligere data, bransjestandarder eller interne diskusjoner mellom ledere og ansatte.

Definer en tidslinje for kontroll av hver enkelt ansattes måltall - minst én gang i kvartalet. Del også opp hvert mål i månedlige og ukentlige mål, og be lederne dine om å følge med på resultatene.

Analyser hvordan hver enkelt ansatt oppfyller målene sine, og gi relevant tilbakemelding fra dataene. Utvikle en plan for å forbedre seg hvis en ansatt eller et team ikke når målene sine, og tilby offentlig støtte når de overskrider dem.