Slik sikrer du at virksomheten overholder kravene i 2024: Verktøy som hjelper deg å ligge i forkant

Intro

Det er bare å innse at det kan føles som en sjongleringsøvelse å holde seg oppdatert på regelverket. Det er lett å bli overveldet av skiftende skatteregler, personvernlover og bransjespesifikke retningslinjer.

Men her er greia: Å overholde regelverket handler ikke bare om å krysse av på en imaginær sjekkliste for virksomheten din. Det handler om å beskytte virksomheten mot bøter, opprettholde tilliten hos kundene og sørge for at driften går som smurt.

I dag har ikke bedrifter råd til å basere seg på manuelle prosesser. Compliance-verktøy er veien å gå. Med tanke på hvor mye som i dag er AI-drevet, bør ikke virksomheter bli hengende etter.

Du bør sørge for at virksomheten din er i samsvar med regelverket. I denne artikkelen går vi gjennom hva compliance betyr, hvorfor det er viktig, risikoen ved å ignorere det, og hvilke verktøy som kan hjelpe deg med å holde deg på topp.

Hva er Business Compliance?

Tenk på compliance i virksomheten som et rekkverk som sørger for at driften din er trygg og lovlig. Det handler om å følge de reglene og forskriftene som gjelder for virksomheten din - enten det dreier seg om arbeidslover, personvernkrav eller finansielle rapporteringsforpliktelser. Det vanskelige er å holde seg oppdatert på reglene, ettersom de ikke er hugget i stein.

Compliance betyr at du må holde deg oppdatert på disse endringene og sørge for at virksomheten din alltid har rent mel i posen. Målet ditt er å unngå bøter, bevare kundenes tillit og drive en virksomhet som opererer lovlig og korrekt.

Hvorfor trenger virksomheten din automatiserte compliance-verktøy?

Å forsøke å overholde kravene uten de riktige verktøyene er som å forsøke å fullføre et maratonløp i flip-flops. Det er mulig å fullføre maratonet, men ikke forvent å være med i toppen. Du vil sannsynligvis også påføre deg selv unødvendig smerte underveis.

Hvorfor skulle du ønske å ha det så vondt? Så for å komme videre trenger du automatiserte compliance-verktøy. Disse verktøyene tar mye av hodepinen ut av håndteringen av regelverk. Her er hvorfor de er så viktige:

Kompleksiteten i regelverket

Regelverket endres raskt. Bare i fjor sa mer enn halvparten av virksomhetene at de slet med å holde tritt med nye regler - særlig når det gjelder personvernlover som personvernforordningen (GDPR). Automatiserte verktøy oppdateres i sanntid, slik at du ikke trenger å bekymre deg for å gå glipp av viktige endringer.

Integrasjon på tvers av avdelinger

Compliance er ikke noe som bare ivaretas av én avdeling. HR, økonomi, IT - alle er involvert. Automatiserte systemer sørger for at alle deler av virksomheten er synkronisert. Dette hjelper deg med å oppfylle kravene på alle områder, uten at du trenger å bry deg.

Overvåking i sanntid

Hadde det ikke vært fint å få en advarsel når noe er i ferd med å gå galt? Automatiserte compliance-verktøy gjør akkurat det. De gir deg varsler i sanntid hvis du er i ferd med å bryte en regel, slik at du kan fikse det før det blir et problem.

Konkurransefortrinn

Kundene legger stadig større vekt på hvilke virksomheter som følger reglene. Ifølge en NielsenIQ-rapport fra 2022 foretrekker faktisk over 80 % av forbrukerne å jobbe med bedrifter som er åpne om prosessene sine. Automatiserte verktøy hjelper deg med å bygge opp denne tilliten - og tillit betyr lojalitet og langsiktig suksess.

Risikoen ved manglende etterlevelse: Bøter, omdømmetap og driftsforstyrrelser

Det er ikke bare risikabelt å ikke overholde kravene - det er også dyrt. Manglende overholdelse kan ramme deg fra alle kanter, med konsekvenser som spenner fra økonomiske bøter til svekket tillit hos kundene.

En studie fra 2017, True Cost of Compliance with Data Protection Regulations, utført av GlobalScape og Ponemon Institute, viser at den gjennomsnittlige årlige kostnaden for virksomheter som ikke overholder regelverket, er på 14,8 millioner dollar. Dette er 45 % høyere enn i 2011 og betydelig dyrere enn den gjennomsnittlige kostnaden for etterlevelse på 5,5 millioner dollar.

Dette scenariet viser hvor kostnadseffektivt det kan være å etterleve lover og regler. Det hjelper deg med å unngå disse tre største risikoene:

Bøter og juridiske problemer

Bøter og juridiske problemer er ikke bare smekk på fingrene. De er alvorlige problemer som potensielt kan koste deg millioner. Ta for eksempel GDPR (General Data Protection Regulation) i Europa. Hvis du gjør en feil, kan du risikere bøter på opptil 20 millioner euro eller 4 % av den globale omsetningen din, avhengig av hva som er høyest.

Skader på omdømmet

I dagens verden betyr merkevaren din alt. Ett eneste problem med etterlevelsen, og du kan sette virksomhetens omdømme på spill.

Husk at kundene i dag verdsetter personvernet sitt høyere enn noen gang før. De vil vite om opplysningene deres er trygge hos deg. Hvis det blir kjent at du har vært for slapp når det gjelder å beskytte personopplysningene deres, kan det hende at de begynner å handle hos konkurrentene dine.

Operasjonell hodepine

Når manglende samsvar blir flagget, kan det føre til at driften stopper opp. Du er for eksempel klar til å lansere et nytt produkt. Markedsføringsteamet er begeistret, og alle er klare til å sette i gang. Men så dukker det plutselig opp problemer med samsvar. Plutselig stopper alt opp. Det ville vært en stor skuffelse for deg, dine ansatte og dine kunder.

Hva er de viktigste områdene for etterlevelse av lover og regler?

Compliance er ikke noe som passer for alle. Det dekker flere områder, avhengig av bransjen. Her er de viktigste områdene bedrifter må holde seg oppdatert på:

Beskyttelse av personopplysninger

Personvernregler som GDPR (General Data Protection Regulation) og California Consumer Privacy Act (CCPA) krever at selskaper håndterer kundeinformasjon på en ansvarlig måte. Dette innebærer blant annet å gjøre følgende:

1. Få kundenes samtykke til datainnsamling.
2. Beskytt dataene som samles inn, med kryptering.
3. Varsle kundene i tilfelle brudd.

Miljøforskrifter

Hvis virksomheten din har en miljøpåvirkning (og det har de fleste), må du følge regler for ting som karbonutslipp, avfallshåndtering og miljøvennlig praksis. Bærekraft er ikke bare bra for planeten - det er i ferd med å bli et lovpålagt must.

Ifølge PwCs Voice of the Consumer Survey 2024 er 9,7 % av forbrukerne villige til å betale høyere priser for bærekraftige produkter og varer. Dette stemmer overens med fjorårets undersøkelse, som viste at 9,8 % var villige til å betale mer for bærekraft.

Finansiell rapportering og revisjon

Det er ikke bare smart å ha orden i regnskapet - det er også lovpålagt. Myndighetene forventer nøyaktig finansiell rapportering, og mange bedrifter må forberede seg på revisjoner. Ved å automatisere den finansielle overholdelsen kan du unngå oppgaver og problemer i siste liten.

Bransjespesifikke forskrifter

Enkelte bransjer har ekstra regler å følge. For eksempel må leverandører av helsetjenester overholde Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) for å beskytte pasientdata. På samme måte må finansinstitusjoner oppfylle kravene i Anti-Money Laundering (AML) for å forhindre svindel.

Hvordan HR-programvare kan effektivisere etterlevelse av lover og regler

Hvis du tror at compliance bare handler om økonomi eller juss, må du tro om igjen. HR spiller også en stor rolle. Heldigvis kan HR-programvare gjøre det mye enklere å håndtere compliance.

Automatisering av dokumentasjon og rapportering

HR-verktøy kan automatisk generere rapporter og holde dokumentasjonen oppdatert, slik at du alltid er forberedt på revisjoner og inspeksjoner.

Arbeidsrettslig etterlevelse gjort enkelt

HR-verktøy hjelper deg med å overholde arbeidslovene, fra sporing av arbeidstid til sikring av likelønn. Systemer med innebygde kontroller gjør det enkelt å oppdage potensielle brudd før de blir et problem.

Compliance-verktøy for finansiell rapportering

Etterlevelse av økonomistyring er et område der automatisering virkelig briljerer. La oss se på hvordan økonomiske verktøy kan holde deg på rett spor:

Hold deg oppdatert om endringer i skatteloven

Skattelovgivningen kan endre seg raskt, spesielt i stater som California, der regelverket oppdateres ofte. Lønnssystemer som er utviklet for bedrifter i California, for eksempel EarnPayroll, hjelper deg med å ligge i forkant ved å automatisk oppdatere deg om nye skatteregler. Dette sikrer at innrapporteringene dine alltid er korrekte, slik at du overholder de nyeste lovkravene som gjelder i California.

Fang opp feil før de blir til problemer

Feil skjer - men de trenger ikke å føre til bøter. Automatiserte finansverktøy bruker algoritmer for å oppdage feil. Disse algoritmene kan oppdage problemer som det menneskelige øyet kanskje overser. Du kan rette opp eventuelle feil umiddelbart før du sender inn rapporten.

Revisjonssikker lagring i skyen

Ved å lagre økonomiske dokumenter i skyen holder du alt organisert og tilgjengelig for revisjoner. Skylagring garanterer ikke bare samsvar, men beskytter også dokumentene dine med førsteklasses sikkerhet. Du kan få tilgang til dokumentene dine når som helst og hvor som helst.

Verktøy for overholdelse av personvern og datasikkerhet

Med stadig flere datainnbrudd har bedrifter ikke råd til å slurve med sikkerheten. Her er noen verktøy du må ha for å overholde personvernreglene:

Cybersikkerhetsverktøy for å overholde kravene

Overholdelse av datalovgivningen betyr mer enn bare å låse inn data - det krever konstant overvåking. Cybersikkerhetsverktøy hjelper deg med å oppdage trusler i sanntid og ligge i forkant av cyberrisikoer. Du kan forhindre potensielle identitetstyverier og andre problemer som kan oppstå som følge av dataangrep.

Det finnes verktøy som kan hjelpe deg med å overholde Fair Credit Reporting Act (FCRA) når du håndterer kredittinformasjon om kunder. FCRA er avgjørende for å kunne rapportere korrekt kredittinformasjon på lovlig vis.

Compliance er kanskje ikke den mest spennende delen av det å drive en bedrift, men det er definitivt en av de viktigste. Den gode nyheten er at du ikke trenger å takle det alene. Automatiserte verktøy kan gjøre compliance enklere.

Med de riktige verktøyene på plass kan du unngå kostbare feil. Du kan fokusere på å bygge tillit hos kundene dine og få virksomheten til å vokse. I dag handler det ikke bare om å unngå problemer. Det handler om å legge til rette for langsiktig suksess.