Hvordan konfigurere et CRM-system som driver store digitale markedsføringsbyråer, med HubSpot og Verseo som eksempel

Introduksjon

Enhver bedriftseier må på et eller annet tidspunkt innse den harde sannheten - i dagens verden er CRM ikke bare en mulighet, men snarere en nødvendighet hvis man ønsker å utvide virksomheten. Det gir ikke lenger noen konkurransefordel - i sin enkleste form reduserer det bare det teknologiske gapet mellom hovedfeltet og etternølerne. Ved å velge og etter hvert beherske CRM-funksjonalitetene kan bedriften løfte seg opp i det ledende sjiktet.

Vi eksperimenterte lenge med CRM-programvare før vi til slutt bestemte oss for HubSpot. Takket være disse formative årene visste vi hva en bedrift som vår - et digitalt markedsføringsbyrå i vekst - kunne forvente, hva vi burde lære og i hvilken retning vi burde gå.

La oss vise deg hvordan vi bruker et CRM-system - hvilke funksjoner digitale markedsføringsbyråer som Verseo anser som obligatoriske, valgfrie eller ubrukelige. Og hvordan vi lykkes med å forenkle forretningsprosesser på en effektiv måte. Les videre!

Hva er et CRM-system?

Selv om det kan virke opplagt, bør vi starte med noen definisjoner. CRM står for Customer Relationship Management. I forretningssammenheng refererer det vanligvis til programvare som hjelper deg med å administrere kontakter og - om mulig - markedsførings-, salgs- og serviceaktiviteter. Det digitale markedet blomstrer takket være applikasjoner som Salesforce, HubSpot, Zoho, Bitrix24, Salesmanago, Pipedrive og mange, mange flere. Alle disse har samme kjerne, men helt forskjellig filosofi, logikk, brukeropplevelse (UX) og tilleggsfunksjoner eller integrasjoner med eksterne tjenester.

I Verseo innså vi det ganske tidlig, etter å ha brukt Excel som CRM-verktøy i noen måneder. Dynamiske endringer, markedsføringstillatelser, oversikt over kommunikasjon - alt dette til sammen utgjør en stor utfordring for en bedrift. Og Excel var definitivt ikke "det rette" - i hvert fall ikke når det gjelder å håndtere kontakter.

Effektivisering av salgsprosessen

En av de viktigste grunnene til at Verseo valgte å implementere Hubspot, var å effektivisere salgsprosessen. Ved å bruke Hubspots verktøy for salgsautomatisering kunne Verseo automatisere salgsprosessen fra generering av leads til avslutning av avtaler. Programvaren gjorde det mulig for salgsteamet å spore leads, prioritere leads og sette opp oppfølgingsoppgaver, noe som gjorde hele prosessen mer effektiv. Resultatet var at Verseo økte salgsproduktiviteten og reduserte tiden det tok å inngå avtaler.

Hvilke funksjoner var viktigst på dette tidspunktet?

• Mailsekvenser - grunnleggende automatisering som i kommersiell sammenheng gjør det mulig for salgsspesialister å komme tilbake til potensielle kunder etter en stund og overvåke samarbeidsmuligheter;
• E-postmaler - med det økende antallet e-poster har dette blitt en nødvendighet snarere enn et alternativ;
• Ringing og opptak av samtaler - grunnlaget ikke bare for cold calling, men også for kommersielt arbeid.

I dag bruker vi de aller fleste funksjonene i Sales Hub - deal pipelines, møter, automatisering og mye mer.

Hvilke HubSpot-funksjoner for salg anser vi som mindre viktige?

Prognoser - verktøyet mangler noen alternativer og virker mer som et fyllstoff enn en selvstendig funksjonalitet.

Forbedre markedsføringsinnsatsen

Neste steg var å implementere Marketing Hub, slik at Hubspots automatiseringsverktøy for markedsføring kunne hjelpe Verseo med å forbedre markedsføringsarbeidet. Kort fortalt ga programvaren markedsføringsteamet mulighet til å opprette og administrere målrettede kampanjer og spore kundeengasjement. Ved å bruke Hubspots analyse- og rapporteringsverktøy kunne Verseo få verdifull innsikt i markedsføringens resultater og ta datadrevne beslutninger for å forbedre markedsføringsstrategien.

Se også Ranktrackers 61 Marketing Automation-statistikker for 2023.

Hvilke HubSpot-funksjoner anser vi som nyttige for markedsføring?

Landing page creator - vi har begynt å lage guider knyttet til ulike områder av digital markedsføring (Verseo Academy). Takket være landingssidebyggeren var hele prosessen mye enklere enn tidligere, f.eks. ved hjelp av "tradisjonelle" webutviklingsmetoder. A/B-testing er også en svært nyttig funksjon;

Skjemaer - som en bedrift som tilbyr tjenester, er vårt hovedmål i salgsarbeidet å samle inn leads - HS-skjemaverktøyet er praktisk å bruke, og kontakter med de riktige feltene går rett inn i databasen;

Sosiale medier - vi administrerer publisering av innlegg og overvåker resultatene på LinkedIn, Facebook og Instagram;

Nyhetsbrev - vi sender en rekke ulike typer materiale til våre kunder - nyheter, trivia, tilbud og oppdateringer. HubSpots utsendelsesalternativer gjør det mulig for brukerne å trekke seg fra tjenester som Freshmail eller Mailchimp;

Integrasjon med Google Ads, Facebook Ads og LinkedIn Ads - for et byrå som har PPC-kampanjer som sin sterke side, er det en stor fordel å kunne overvåke kampanjer og fremfor alt eksportere grupper av poster fra HS til de ovennevnte systemene basert på definerte aktiviteter;

Automatisert analyse av leads - dvs. tilordning av kategorier til leads basert på flere forhåndsbestemte faktorer med en bestemt vekt (lead scoring);

Hvilke HubSpot-funksjoner innen markedsføring anser vi som mindre viktige?

SEO-verktøy - anbefalinger om søkemotoroptimalisering og integrering av Google Search Console kan være nyttige, men generelt kan ikke hele modulen erstatte eksterne verktøy som Ahrefs, Semstorm, Senuto og Google PageSpeed Insights.

Forbedre kundeservicen

HubSpots kundeserviceverktøy har også vist seg å være en verdifull ressurs for Verseo. I årevis var Asana den viktigste programvaren for å håndtere serviceoppgaver. Med Hubspot kunne supportteamet spore kundeinteraksjoner, administrere henvendelser og gi personlig tilpasset support. Programvaren gjorde det mulig for teamet å svare raskt på kundehenvendelser, prioritere hastesaker og forbedre den generelle kundeopplevelsen. Dette resulterte i høyere kundetilfredshet og økt kundelojalitet.

Service Hub er utviklet for å håndtere henvendelser fra kunder, men kan også brukes som et internt verktøy for å organisere administrative oppgaver - metaforisk sett kan vi slå to fluer i en smekk med Service Hub.

Hvilke HubSpot-funksjoner anser vi som nyttige når vi betjener kundene våre?

Tickets og pipelines - vi kan identifisere alle servicesaker og se hvem som jobber med dem, hvor mye det haster osv;

NPS (Net Promoter Score ) - ved å automatisere NPS-skjemaer kan vi både spare tid og samle inn viktig informasjon om kundetilfredshet;

Hvilke av HubSpots servicefunksjoner anser vi som mindre viktige?

Kunnskapsbase - men ideen om en såkalt "Wikipedia for våre kunder" virker legitim, og det er vår egen feil at vi ikke setter den ut i livet.

Automatisering er makt

Workflows muliggjør full automatisering basert på felter i kontaktens egenskaper - det kan være en stilling i et selskap, deltakelse i et arrangement, utfylling av et skjema, visning av en underside eller hva som helst annet. I HubSpot avhenger mulighetene for å bruke workflows av modulen - i Sales Hub kan du f.eks. automatisere aspekter knyttet til salg, mens Marketing Hub gjør det samme når det gjelder markedsføring (f.eks. utsendelse av de nevnte nyhetsbrevene) basert på at kontaktene oppfyller visse betingelser eller våre handlinger.

Rapportering

CRM samler inn mye data om kunder, relasjoner og salg, men i dette scenariet sporer det også markedsføringsaktiviteter. Omfattende rapportering gjør det mulig å analysere begge disse grenene som én organisme. Dette gir et helhetlig (eller i det minste tilnærmet) bilde av resultatene av de enkelte aktivitetene i selskapet. Data kan kombineres i stor grad - men det handler først og fremst om forhåndsdefinert rapportering og tilpassede rapporter hvis vi ønsker å måle noe utenfor standardsettet som HubSpot tilbyr.

Integrasjoner

HubSpot kan integreres med mange eksterne verktøy. Plattformen har mange innebygde integrasjoner, som de nevnte Google Ads, Google Search Console, Analytics og Messenger. Hvis det ikke finnes noen offisiell integrasjon, kan en dyktig programmerer lage en tilpasset integrasjon.

Hvilke HubSpot-integrasjoner bruker vi daglig?

• Statistisk sentralbyrås database - HubSpot fyller ut bedriftsdata som adresse, skatteidentifikasjonsnummer eller type bransje;
• Google Chat - kombinert med NPS-automatisering får vi et varsel hver gang en kunde fyller ut en kundetilfredshetsundersøkelse;
• Google Ads og andre PPC-verktøy - som en bedrift som bruker Google Ads og Meta (Facebook) Ads i stor utstrekning, hjelper det oss med å overvåke kampanjeytelsen;
• Search Console & Analytics - svært nyttig for å analysere trafikken på nettstedet;
• Fakturaskaper - Vi har laget en kontinuerlig integrasjon med faktureringssystemet, som basert på transaksjoner og varsler (tickets) i HubSpot som inneholder passende datafelter, sender en pakke med informasjon som trengs for å utstede en faktura via en webhook.

Konklusjon

Implementeringen av Hubspot var et viktig skritt for Verseo når det gjelder å forbedre forretningsdriften i bred forstand. Resultatet var at Verseo ble i stand til å øke salgsproduktiviteten, forbedre kundetilfredsheten og ta datadrevne beslutninger for å forbedre de generelle forretningsresultatene.

Var det vanskelig å implementere HubSpot i et selskap med over 100 medarbeidere (og stadig flere)? Ja, selvfølgelig. Det største hinderet var definitivt å overvinne den menneskelige faktoren - det er virkelig vanskelig å introdusere en så stor plattform, selv i et teknisk kunnskapsrikt selskap. Men nå er oppdraget fullført.