Effektiv kommunikasjon er nøkkelen til suksess for din virksomhet

Introduksjon

Jeg vet at vi hører dette ofte: "Kommunikasjon er nøkkelen." Men er det virkelig det? Selvfølgelig er det det! Kommunikasjon er viktig i alle aspekter av livene våre. Enten det er dine personlige eller profesjonelle relasjoner, forretningsstrategiene dine eller til og med emojien som brukes til å myke opp den harde teksten - det er forresten ikke-verbal kommunikasjon.

Vi tenker vanligvis at når noe defineres som utveksling av informasjon mellom to eller flere personer, gjelder det bare skriftlig og muntlig kommunikasjon.

Kommunikasjon er imidlertid mer enn bare å bruke ord. Det kan også involvere kroppsspråk, ansiktsuttrykk og tonefall; hver av disse tingene sender et budskap til personen du snakker med.

I et forretningsmiljø bruker du mye tid på å kommunisere. Det være seg internt, ved å skissere målene dine, gjenta prinsippene dine, delta i diskusjoner og følge opp kolleger. Eller eksternt, ved å koordinere med andre parter, snakke med kunder eller markedsføre varene eller tjenestene dine.

Jeg tror en vellykket form for kommunikasjon er når budskapet blir forstått slik det var ment å bli kommunisert. Uten denne forståelsen kan et budskap misforstås eller formidles feil, noe som kan føre til feil eller frustrasjon.

Enhver virksomhet trenger effektiv organisasjonskommunikasjon, for uten den kan ikke oppgavene og prosedyrene som må fullføres for at virksomheten skal fungere, fullføres. Når det er sagt, la oss først se nærmere på hvorfor effektiv kommunikasjon er viktig.

Betydningen av effektiv kommunikasjon

(Kilde)

Kommunikasjon har en betydelig innvirkning på produktiviteten, kulturen og entusiasmen i en organisasjon. Å bygge opp effektive kommunikasjonsferdigheter som leder gir bedriften betydelige fordeler på kort og lang sikt. En god kommunikator kan inspirere teamet sitt til å jobbe hardere, gi bedre resultater og unngå misforståelser.

Alle disse faktorene kan bidra til bedriftens suksess - i tillegg til din egen. Det bidrar til å skape en følelse av å bidra til organisasjonens fremtid når de ansatte er direkte involvert i arbeidsprodukter og prosjekter. Det motiverer dem også til å jobbe for å forbedre lønnsomheten, kundetilfredsheten og merkevarebevisstheten. Ansatte som er personlig investert i bedriftens mål, er mer opptatt av andre aspekter. Hvis merkevaren for eksempel har et positivt omdømme som et utmerket sted å jobbe, kan dette påvirke evnen til å tiltrekke seg og beholde topptalenter på lang sikt.

Elleve grunner til at effektiv forretningskommunikasjon er nøkkelen til suksess

(Kilde)

1. Bygger en bedre bedriftskultur

En god bedriftskommunikasjonsstrategi er avgjørende for å bygge en positiv teamkultur og et positivt arbeidsmiljø. Bedrifter som kommuniserer på en transparent og åpen måte, har et mye sunnere arbeidsklima og høyere motivasjon og tilfredshet blant de ansatte.

På den annen side lider organisasjoner som forsømmer forretningskommunikasjon som et middel til å forbedre arbeidsplasskulturen, under lavt engasjement, lav medarbeidertilfredshet, lav kundetilfredshet og høy turnover.

2. Forbedrer innsatsen for kunnskapsdeling

Et av hovedmålene bedrifter prøver å oppnå ved å investere i intern kommunikasjon, er å forbedre praksis for kunnskapsdeling. I en verden der ansatte stadig utvikler seg og lærer nye ting, må arbeidsgivere legge til rette for enkel kunnskapsdeling i organisasjonen. Uten en gjennomtenkt intern kommunikasjonsstrategi vil kunnskapsdeling og organisasjonskunnskap bli skadelidende.

3. Forbedrer de ansattes engasjement

Ifølge Ragans studie av medarbeiderengasjement er lederkommunikasjon det viktigste interne kommunikasjonsaspektet som statistisk sett korrelerer med medarbeiderengasjement. Interne kommunikasjonsteam spiller en viktig rolle når det gjelder å bistå, lære opp og utdanne ledere om verdien av kommunikasjon.

4. Forbedrer samarbeidet mellom avdelinger

Det er ekstremt vanskelig å opprettholde effektiv kommunikasjon mellom avdelinger i bedrifter uten en sterk kommunikasjonsplan. Ansatte må kunne samhandle og samarbeide uanstrengt for å bli mer produktive. For eksempel må forsknings- og markedsføringsavdelingene være på samme side, og forretningskontoret og IT-avdelingen må være synkronisert.

5. Forbedrer kundetilfredshet og lojalitet

Bedre forretningskommunikasjon betyr også bedre kundetilfredshet. Hvis det er dårlig kommunikasjon i en organisasjon, skjer det to ting når det gjelder kundeservice og kundetilfredshet: For det første vil ansatte i kundeorienterte roller ikke ha den informasjonen de trenger. For det andre vil kundene merke den lave arbeidsmoralen og få en negativ opplevelse.

En studie viste faktisk at de ansattes holdning har en betydelig innvirkning på kundetilfredsheten, noe som igjen fører til økte inntekter.

6. Eliminering av overbelastning av e-post

Fra fremdriftsoppdateringer til dataforespørsler, arbeidsoppgaver, interaksjoner og tilbakemeldinger fra ansatte, møteinnkallinger, kommunikasjon med kunder og leverandører, levering av dokumenter og bursdagshilsener - alt dette håndteres vanligvis via e-post i bedrifter.

Ifølge Radicati bruker den gjennomsnittlige forretningsarbeideren 25 % av arbeidsdagen sin på e-postrelaterte rutiner. Det er imidlertid bare noen få som er verdt vår umiddelbare hjelp. Mange av e-postene vi mottar er helt irrelevante for oss. Overbelastning av e-post har blitt redusert i intern virksomhetskommunikasjon som bruker effektive plattformer for ansattes engasjement og samarbeid.

7. Reduserer utskifting av ansatte

Bedrifter med mer engasjerte og fornøyde ansatte har mye lavere turnover. For å tiltrekke seg og beholde millenniumsgenerasjonen og yngre generasjoner på arbeidsplassen, må arbeidsgivere sørge for å holde de ansatte informert om hva som er relevant for jobben deres.

På den annen side fører for mye irrelevant informasjon ofte til stress, uengasjement og frustrasjon, og dermed til at de ansatte ikke blir værende.

8. Bedre kommunikasjon for fjernarbeidere

Fjernteam er fremtiden. Ifølge statistikken vil 73 % av alle forretningsavdelinger ansette fjernarbeidere innen 2028. I velstående land som USA kan tallene etter hvert overstige 75 %.

Dette krever en ny tilnærming til kommunikasjon, ledelse og styring. Fjernteam støter på en rekke kommunikasjonsproblemer, blant annet koordinering på tvers av tidssoner, overvinning av informasjonsbarrierer og språklige og kulturelle hindringer. Dessuten gjør avstanden det vanskelig for teammedlemmene å føle at de hører sammen. Forbedret intern bedriftskommunikasjon kan imidlertid utgjøre en stor forskjell i hvordan fjernteam samarbeider og samhandler.

9. Eliminering av kommunikasjonsbarrierer

Informasjonsbarrierer er vanlige når det er for mye irrelevant informasjon. Derfor kan viktig informasjon for en ansatt fort komme på avveie. Effektiv bedriftsintern kommunikasjon og bruk av egnede kommunikasjonsverktøy er avgjørende for å overvinne dette problemet.

10. Øker de ansattes innflytelse

Når arbeidsgivere vet hvordan de skal kommunisere effektivt med de ansatte, lykkes de mye bedre med å gjøre de ansatte til merkevareambassadører. Merkevareambassadørskap er ikke så vanskelig å oppnå som mange bedrifter tror. Faktisk vil fornøyde ansatte gjerne bidra til merkevareambassadørprogrammer.

Det er fire hovedmåter merkevareambassadørskap og de ansattes engasjement kan hjelpe en bedrifts virksomhet på:

• Øke merkevarebevisstheten
• Forbedre merkevaren som arbeidsgiver og tiltrekke deg kandidater av høy kvalitet
• Øke markedsføringsinnsatsen
• Øke salget

Hvordan kan virksomheter arbeide med effektive kommunikasjonsprosesser?

(Kilde)

1. Bruk de riktige kommunikasjonsverktøyene

Verktøyene du bruker for å kommunisere i teamet ditt, kan ha stor innvirkning på effektiviteten i kommunikasjonsprosessen. Hvis du bruker verktøy som er trege, lite brukervennlige eller krever mye opplæring for at de ansatte skal bli vant til dem, kan det bli frustrerende for de ansatte.

Denne frustrasjonen kan føre til misforståelser og tap av produktivitet og tid. Som et resultat kan reelle budskap bli uklare i prosessen. Sørg derfor for å gjøre undersøkelser om de riktige teamkommunikasjonsverktøyene og velg deretter med omhu.

Ta hensyn til virksomhetens behov. Kontortelefonsystemer for små bedrifter kan passe perfekt for din virksomhet, men større organisasjoner kan ha andre krav.

2. Å vite hva du snakker om

Vismenn snakker fordi de har noe å si; dårer snakker fordi de må si noe. - Platon

Enten du snakker med en kunde, kollega eller forretningspartner i profesjonell sammenheng, snakker du alltid på vegne av noen andre enn deg selv. Du kan presentere organisasjonen din, en tjeneste eller en avdeling.

Du bør alltid være klar over hvem du snakker for og hvorfor du kommuniserer. Tenk over følgende før du tar ordet:

1. Hvem snakker jeg på vegne av?
2. Hvorfor snakker jeg?

3. Unngå å fornærme folk

Ikke fornærm andre på samme måte som får deg til å miste besinnelsen. Som en god kommunikator i næringslivet må du huske på at målet ditt er å få tilhørerne til å slutte opp om målene dine. Folk er langt mindre tilbøyelige til å ville lytte, samarbeide eller samarbeide med deg hvis du ikke respekterer dem på noen måte.

I tillegg gir det å fornærme noen andre et nytt forsvar som de tidligere manglet. Holdningen din er nå det viktigste oppmerksomhetspunktet, og budskapet du virkelig prøver å formidle, går tapt i bakgrunnen.

4. Lytt nøye og oppmerksomt

Du lytter egentlig ikke når du har en diskusjon, og oppmerksomheten din er på hva du skal si neste gang i stedet for hva den andre personen sier. Du kan feiltolke eller overse viktige deler av budskapet, noe som kan føre til ufruktbare beslutninger. Å gi dem hele din oppmerksomhet er det første trinnet i effektiv kommunikasjon.

5. Ha et positivt kroppsspråk

Evnen til å kontrollere kroppsspråket ditt er helt nødvendig for kommunikasjon. Ved å visualisere en linje som går fra brystet til taket eller himmelen og forsiktig trekker deg høyere, kan du øve deg på å stå oppreist. Vær forsiktig så du ikke går over bord. Du vil se så naturlig ut som mulig.

6. Hold utkikk etter vanskelige følelser

Noen ganger forårsaker vanskelige forhold mange sterke følelser. Vi må være i stand til å identifisere og håndtere våre egne følelser hvis vi ønsker å forbedre kommunikasjonen. Vi må også være i stand til å reagere hensiktsmessig på andres uttrykk for sinne eller misnøye.

Selv om vi snakker med andre hver dag, er det ikke alle som har lært eller fått mulighet til å praktisere egnede kommunikasjonsteknikker.

Begynn å kommunisere bedre i dag

Hvert år topper kommunikasjonsferdigheter listen over ferdigheter som arbeidsgivere etterspør. Årsaken til dette er at kommunikasjon er det som holder våre profesjonelle og personlige relasjoner i gang. Det er slik vi viser omsorg, katalyserer endringer og får ting gjort. Det er grunn nok til å forbedre og fortsette å forbedre disse viktige ferdighetene. Heldigvis kan vi alle lære å kommunisere bedre.

Å forstå mer om kommunikasjonsstiler vil hjelpe deg med å bli hørt, uansett hvem du snakker med. Og det er en viktig del av det å lede andre og hjelpe dem til å se ditt synspunkt.

Husk at de fleste mennesker har en blanding av kommunikasjonsstiler og kan variere avhengig av humør og situasjon. Det er din jobb som kommunikator - og leder - å sørge for at alle forstår deg, uansett hvem du har med å gjøre. Uansett hvilken stil du har, hvis du utvikler en måte å kommunisere med teamet ditt på som fungerer for deg, er du på vei mot suksess for virksomheten din.