Viktig dokumentasjon for bedriftseiere: 11 typer forretningsdokumenter du alltid bør oppbevare

Introduksjon

De færreste bedriftseiere liker papirarbeid, og enda færre ønsker å holde styr på all dokumentasjonen som passerer over skrivebordet. Dessverre er forretningsdokumenter livsviktige for bedriften din, for uten dem risikerer du forlegenhet, driftsforstyrrelser og til og med juridiske problemer.

Heldigvis gjelder dette bare noen få utvalgte typer forretningsdokumenter. I denne artikkelen lærer vi deg hvordan du skiller mellom hva som er viktig og hva som ikke er det, forklarer hvilke 11 typer viktige forretningsdokumenter du alltid bør ta vare på, og hvilke fordeler de kan gi bedriften din.

Hva er forretningsdokumenter?

Generelt sett kan et forretningsdokument være et hvilket som helst stykke papir (eller en digital ekvivalent) som har en viss tilknytning til bedriftens virksomhet. Men for å være mer spesifikk kan du tenke på forretningsdokumenter som dokumenter som brukes til å kommunisere, lagre eller organisere informasjon i en organisasjon.

Hvorfor er forretningsdokumenter viktige?

Som du snart vil se, kommer forretningsdokumenter i mange former, størrelser og ikke minst bruksområder. Men hvorfor er de i det hele tatt viktige, og hvilke fordeler kan de gi virksomheten din? La oss svare på det.

• Organisering og effektivitet: Forretningsdokumenter gir struktur og klarhet i virksomheten, noe som bidrar til økt effektivitet, færre feil og bedre konsistens.
• Kommunikasjon og samarbeid: Dokumenter legger også til rette for effektiv intern og ekstern kommunikasjon, noe som skaper et bedre arbeidsmiljø og gjør det mulig for ansatte og interessenter å oppnå best mulig resultater.
• Kunnskapsdeling og -forvaltning: Når ansatte forlater bedriften, tar de med seg all kunnskapen sin, noe som fører til ineffektivitet. Med forretningsdokumenter kan du ta vare på all denne informasjonen og styrke fremtidige medarbeideres innsats.
• Juridisk beskyttelse: Tvister, søksmål og inspeksjoner er dessverre en uunngåelig del av det å drive en bedrift. Men ved å ta vare på relevante forretningsdokumenter kan du dekke alle baser og redusere de negative konsekvensene av juridiske hendelser.
• Planlegging og beslutningstaking: Forretningsmessige dokumenter gir deg uvurderlig innsikt i virksomheten, slik at du kan lære av fortiden og tilpasse deg fremtiden. Takket være dette kan du alltid ta effektive, databaserte beslutninger.
• Resultatovervåking og evaluering: Hvordan kan du drive virksomheten din effektivt hvis du ikke forstår hva som foregår i den? Enkelt - det kan du ikke. Heldigvis gir forretningsdokumenter deg mulighet til å spore alle viktige beregninger i (nesten) sanntid.
• Omdømme og merkevareimage: Her er verdien av forretningsdokumenter todelt. For det første gir merkevaredokumentasjon deg mulighet til å nå ut til dine ideelle kunder med en gjenkjennelig tone of voice (i tekst, media, design osv.). For det andre gir effektiv dokumenthåndtering deg også mulighet til å jobbe mer effektivt og skape et mer pålitelig omdømme rundt merkevaren din.

11 typer viktige forretningsdokumenter du alltid bør oppbevare

Som vist ovenfor er standardmetoden for å klassifisere forretningsdokumenter etter bruksområde i bedriften. Men for å identifisere hvor et dokument havner (i papirkurven eller skrivebordsskuffen på kontoret), må vi se på foreldelse.

Dette er riktignok litt vanskelig, fordi konseptet går på tvers av bruksområder, innhold og til og med målavdelinger. Generelt sett faller de viktigste forretningsdokumentene inn under kategoriene økonomi, jus og markedsføring, men ikke alle.

Og selv om du skulle ta vare på all dokumentasjonen i disse kategoriene, ville kontoret og datamaskinene dine snart flyte over av (digitalt) papiravfall. Den mest effektive måten å hjelpe deg med å finne ut hvilke dokumenter du bør beholde, er derfor å fortelle deg alt om dem.

#1 Resultatregnskap

Disse dokumentene, som også kalles resultatregnskap, oppsummerer selskapets inntekter, utgifter og nettoinntekt eller -tap over en bestemt periode. De er viktige av interne årsaker, blant annet for benchmarking, planlegging og beslutningstaking.

Deres sanne verdi kommer imidlertid til syne når det gjelder ekstern rapportering, nærmere bestemt investor- og kreditoranalyser i forbindelse med oppkjøp eller investeringssøk, samt overholdelse av skattereglene.

Resultatregnskapet er avgjørende for å kunne vurdere virksomhetens resultater og økonomiske helse, og fraværet av et slikt regnskap kan skape tvil om din opptreden. I verste fall kan det føre til at du ikke får finansiering, eller at du havner i klammeri med det lokale skattekontoret.

(Kilde: Zervant)

#2 Balanseregnskap

I likhet med resultatregnskapet gir balansen et øyeblikksbilde av bedriftens økonomiske status på et bestemt tidspunkt, og er viktig av de ovennevnte grunnene. De skiller seg imidlertid ut ved at de fokuserer på virksomhetens eiendeler, gjeld og aksjonærenes egenkapital.

(Kilde: bdc.ca)

#3 Selvangivelse

Som navnet antyder, er selvangivelsen et forretningsdokument som du sender inn til det lokale skattekontoret (IRS i USA) for å rapportere inntekter, fradrag og skatteforpliktelser for en gitt periode, og som fungerer som en oversikt over bedriftens økonomiske aktiviteter.

Som du kanskje kan tenke deg, er de viktigst for å sikre at lokale lover overholdes, ettersom brudd på dem i beste fall kan føre til bøter og i verste fall til rettssal eller fengsel.

(Kilde: AbbyMarketplace)

#4 Fakturaer og kvitteringer

Vi er ikke i tvil om at du kjenner til fakturaer og kvitteringer, men for at ingen skal bli glemt, må disse dokumentene bekrefte forretningstransaksjonene dine. Det gjør dem svært viktige av flere grunner, blant annet i forbindelse med regnskap, kundetvister og beskatning. Bruk av faktureringsprogramvare er en optimal løsning for å generere og administrere fakturaer.

(Kilde: Billdu)

#5 Kontoutskrifter

Kontoutskrifter utstedes av en bank eller en annen finansiell organisasjon og oppsummerer bedriftens transaksjoner i en bestemt periode, inkludert innskudd, uttak, overføringer med mer. I likhet med andre finansielle dokumenter spiller disse også en viktig rolle i intern bokføring, budsjettering og overholdelse av skattereglene.

Men de hjelper også bedriften din med å oppdage svindel og er avgjørende når du **søker om lån ** eller **søker om finansiering ** fra andre forretningsenheter. Derfor er de mer enn verdt å ha i skuffen for sikkerhets skyld.

(Kilde: Patriot Software)

#6 Lønnslister

Lønningslistene brukes først og fremst til intern regnskapsføring og holder oversikt over de ansattes lønninger, fradrag og annen relatert informasjon. De er avgjørende for å overvåke utgiftene, sikre at arbeids- og skattelovgivningen overholdes, løse lønnskonflikter og bevise at du er uskyldig i revisjonssaker.

(Kilde: Hourly)

#7 Virksomhetslisenser og -tillatelser

Når vi nå går videre fra økonomi, er det på tide å diskutere juridiske forretningsdokumenter. Lisenser og tillatelser har flere åpenbare bruksområder, blant annet å gi deg tilgang til unike bransjer, klarere deg for spesifikke offentlige programmer og vise frem din **ekspertise ** og pålitelighet.

Bare av den grunn er tillatelsene og lisensene verdt å ta vare på. Den viktigste grunnen er imidlertid at du ofte må vise at du er kvalifisert for visse juridiske og forretningsmessige handlinger på grunn av tillatelsenes art og de aktivitetene de omfatter.

(Kilde: SignNow)

#8 Kontrakter og avtaler

Uavhengig av om du er en B2B- eller B2C-virksomhet, er kontrakter og avtaler en viktig del av virksomheten din, inkludert avtaler med eksterne enheter som programvareoutsourcingsselskaper, noe som er spesielt viktig for teknologibedrifter. De beskriver de **juridisk bindende vilkårene for dine relasjoner ** (med kunder, partnere, tillitsmenn osv.) og bidrar til å beskytte deg mot potensielle søksmål. I tillegg kan du følge opp kontraktsforpliktelsene dine for å sikre at du oppfyller alle dine forpliktelser.

(Kilde: Jotform)

#9 Dokumentasjon av immaterielle rettigheter

IP er en samlebetegnelse for forretningsdokumenter som etablerer og beskytter virksomhetens immaterielle rettigheter, inkludert registre, registreringer og patenter. I praksis gir det en rekke fordeler å holde på disse rettighetene, først og fremst ved å bevise at du eier virksomhetens immaterielle eiendeler, avskrekke potensielt tyveri eller misbruk, tjene penger på dem, lisensiere dem og skape merkevarekjennskap.

(Kilde: Signaturely)

#10 Forsikringsopplysninger

En annen type forretningsdokumenter som alltid bør oppbevares, er forsikringsdokumenter, ettersom de holder oversikt over bedriftens forsikringsdekning, inneholder all relevant informasjon og fungerer som bevis i skadesaker. De er avgjørende for å opprettholde god risikostyring og sikre god kontinuitet og gjenoppretting etter en katastrofe. I tillegg beskytter de bedriften og de ansatte mot eventuelle ulykker på arbeidsplassen.

(Kilde: SampleForms)

#11 Markedsføringsposter

Markedsføringsdokumentasjon er dokumentasjon og data knyttet til virksomhetens markedsføringsaktiviteter og -strategier. Dette omfatter markedsundersøkelser, reklamekampanjer, kundedata, analyser, markedsføringsplaner og reklamemateriell.

Disse er viktige av ulike grunner, men det er verdt å beholde dem, særlig for å opprettholde effektiv resultat- og konkurrentanalyse, spore kundeinnsikt og målretting, sikre konsekvent merkevaremarkedsføring og muliggjøre langsiktig planlegging.

(Kilde: SlideTeam)

Hvordan klassifiseres forretningsdokumenter?

På grunn av den brede definisjonen er det ikke overraskende at kategoriseringen av forretningsdokumenter er ganske variert. Vanligvis klassifiseres de etter innhold og funksjon i følgende typer:

• Administrative: Disse dokumentene brukes til interne administrative formål og legger til rette for kommunikasjon, koordinering og organisering i en virksomhet. Det kan være notater, interne e-poster, møteagendaer, arbeidsplaner osv.
• Juridisk og regulatorisk: Disse dokumentene er nødvendige for å overholde juridiske og regulatoriske forpliktelser, og bidrar til å sikre at virksomheten opererer innenfor det juridiske rammeverket for å beskytte sine rettigheter og interesser. De omfatter blant annet kontrakter, avtaler, lisenser, tillatelser, tjenestevilkår og personvernerklæringer.
• Finansielle: Disse dokumentene er knyttet til transaksjoner og andre økonomiske aktiviteter, og er nødvendige for effektiv regnskapsføring, beskatning og økonomisk analyse. De omfatter blant annet regnskap, fakturaer, kvitteringer, innkjøpsordrer og utgiftsrapporter.
• Markedsføring og salg: Disse dokumentene brukes til å tiltrekke seg og konvertere potensielle kunder til kunder og markedsføre virksomhetens produkter og tjenester. De omfatter brosjyrer, flygeblad, annonser, produkt-/tjenestebeskrivelser, markedsføringsplaner, kundeuttalelser osv.
• Human Resources: HR-dokumenter bidrar til å sikre god personalforvaltning, overholdelse av arbeidslover og effektiv kommunikasjon mellom bedriften og de ansatte. De omfatter blant annet ansettelseskontrakter, stillingsbeskrivelser, prestasjonsevalueringer, opplæringsmateriell, disiplinærsaker og utvikling av HR-programvare for å effektivisere HR-prosesser.
• Operasjonell: Disse dokumentene brukes til å støtte den daglige driften og gir retningslinjer og instruksjoner til de ansatte for å sikre effektivitet, konsistens og kvalitet. De omfatter standard driftsprosedyrer (SOP-er), prosessflytskjemaer, lagerlister, vedlikeholdslogger osv.
• Prosjekt: Disse dokumentene er spesifikke for prosjektledelse og bidrar til å spore milepæler, allokere ressurser og sikre vellykket prosjektgjennomføring gjennom nøye planlegging, overvåking og gjennomføring. De omfatter blant annet prosjektplaner, tidsplaner, arbeidsfordelingsstrukturer (WBS), fremdriftsrapporter og risikovurderinger.
• Ekstern korrespondanse: Disse dokumentene brukes i kommunikasjonen med eksterne interessenter som kunder, leverandører og partnere, og bidrar til å etablere forretningsforbindelser og legge til rette for smidig samhandling og samarbeid. De omfatter brev, e-poster, tilbud, tilbud, innkjøpsordrer, kontrakter osv.

Det er viktig å ha en bedre oversikt over denne kategoriseringen for å forstå viktigheten og bruken av forretningsdokumenter i bedriften. Det hjelper deg imidlertid ikke med å svare på spørsmålet som førte deg hit i utgangspunktet - hvilke papirer du trygt kan kaste og hvilke du bør beholde. La oss svare på det med en gang.

Hva er den beste måten å håndtere forretningsdokumenter på?

I dag er vi så heldige at vi ikke er avhengige av overfylte mapper og overfylte skrivebordsskuffer for å oppbevare all viktig forretningsdokumentasjon. Programvare for dokumenthåndtering (DMS) er et av de beste verktøyene du kan ta i bruk i bedriften din, siden det ikke bare reduserer papirarbeidets belastning på slitne nerver, men også på miljøet.

Med DMS kan du lagre, organisere og dele ressurser fra ett og samme grensesnitt, noe som gjør det til den klart beste måten å håndtere forretningsdokumenter på. Det betyr imidlertid ikke at det er helt problemfritt. Hvis du vil ha den mest strømlinjeformede opplevelsen og maksimere effektiviteten, må du likevel ta i bruk noen utvalgte strategier for å styrke driften.

Disse omfatter blant annet

• Etablering av klare retningslinjer for navngivning og merking
• Sentralisering av dokumentlagring
• Opprette et tilgangshierarki
• Implementering av sikkerhetskopiering og katastrofegjenoppretting
• Muliggjør dokumentflyt og samarbeid

Oppsummering

Som vi har vist, er forretningsdokumenter viktige ressurser for virksomheten og alle dens avdelinger, inkludert juridiske, økonomiske, markedsføringsmessige og andre avdelinger. Og den første nøkkelen til å få mest mulig ut av dem er å kunne skille mellom de som har langsiktig verdi, og de som ikke har det.

I denne artikkelen har du sett hvilke 11 forretningsdokumenter du alltid bør oppbevare, og hvorfor det er viktig. Arbeidet ditt er imidlertid langt fra over. Nå må du revurdere de gjeldende retningslinjene for intern dokumenthåndtering og finne ut om de fremmer eller hemmer teamets arbeid.

Uansett hva du konkluderer med, bør du huske at det alltid er rom for forbedringer. Og det kan være plassen du kan frigjøre i skrivebordsskuffen ved å flytte all dokumentasjonen til skyen.