Automatisering av UC Provisioning: Hva du trenger å vite

Introduksjon

På tvers av ulike bransjer er bedrifter avhengige av plattformer for enhetlig kommunikasjon (UC) med ulike funksjoner. Disse inkluderer telefonsamtaler, videokonferanser og direktemeldinger for sømløst samarbeid. Det bidrar også til å øke arbeidskraftens produktivitet og drive virksomheten gjennom et strømlinjeformet grensesnitt.

For de ansatte er opplevelsen uanstrengt fordi de har de riktige verktøyene og enhetene. Alt faller på plass for dem, men du kan ikke si det samme for UC-teamet. UC-teamet er ansvarlig for manuell klargjøring og overvåking av disse verktøyene.

Manuell klargjøring av UC er alt annet enn uanstrengt, og IT-personell bruker utallige timer på det. De må også deprovisionere og overvåke eldre UC-verktøy og -tjenester hver gang en ansatt begynner. De gjør det når den ansatte bytter rolle, forlater selskapet eller har et støtteproblem.

For ikke å nevne at siden implementeringen av hybride arbeidsmodeller har det vært en ekstra belastning på UC-teamene. Derfor har store virksomheter gått over til automatiseringsplattformer for å gi fordeler også for UC-teamene sine. La oss gå gjennom hvordan UC ble til og hvordan automatiseringen gir fordeler for alle involverte parter.

Hva er Unified Communications (UC) Provisioning?

UC-levering og sporing er en prosess som sikrer at UC-verktøyene fungerer med optimal kapasitet. Overvåking av bruken utføres ofte av IT-personell eller UC-tjenesteleverandører. De bidrar til å sikre at UC-appene alltid er tilgjengelige og i toppform. Med tanke på hvor mange selskaper som bruker det, kan du forestille deg hvor travelt IT-ansatte har det i hybride arbeidsmiljøer.

Programvare for brukertildeling hjelper bedrifter med å administrere og spore brukerkontoer i UC-administrasjon. Brukt sammen med annen programvare inkluderer den identitetsadministrasjon og tilgangskontrollsystemer. Programvaren kan hjelpe bedrifter med å automatisere prosessen med å revidere brukerkontoer.

Denne prosessen hjelper IT-personalet med å spare tid og krefter, og øker produktiviteten og oppetiden. Derfor kalles det automatisert brukertilgang fordi de ikke trenger å sjekke individuelle kontoer manuelt. IT-personalet får nøyaktige data om hva de trenger for å feilsøke, slik at de bare trenger å hjelpe med hastesaker.

Programvaren hjelper også bedrifter med å forbedre sikkerheten og feilsøke brukerrelaterte problemer. Bedriftene kan dermed få verdifull innsikt i brukeraktiviteten, noe som er til hjelp i markedsføringsstrategier.

Hva er historien til Unified Communications?

(Kilde: Pexels)

Å forstå historien vil hjelpe deg å finne ut mer om dens betydning og etymologi. Selv verktøy har sin opprinnelse og hvordan de bidro til at en bransje lyktes. Det sies at ord oppstår vilkårlig, så hvordan ble begrepet "unified communications" til?

På 1980-tallet fantes det et PBX-telefonsystem (Private Branch Exchange) som de fleste bedrifter brukte. Lokale telefonselskaper tilbød og administrerte de med analoge linjer som rutet samtaler fra sentralen til kunden.

På 1990-tallet ble e-post mer utbredt, og bedrifter valgte IP-baserte nettverk (Internet Protocol). Det skjedde også en utvikling innen taleteknologi kjent som VoIP-telefonsystemer (Voice over IP). De er kjent for å overføre taletrafikk over datanettverk. Deres popularitet og kostnadseffektivitet førte til nedgangen for tradisjonelle PBX-systemer.

Utviklingen av IP-telefoni gjorde det mulig å bruke telefoner på samme nettverk som datamaskiner, noe som åpnet for flere muligheter. Tanken om avansert integrasjon mellom datamaskiner og telefoner førte til ideen om "Unified Messaging". Dette omfatter strømlinjeformet telefonsvarer, e-post og andre tekstbaserte meldingssystemer.

På 2000-tallet førte etterspørselen etter IP-telefoni til modifisering av tradisjonelle PBX-telefonsystemer. De laget kretspakker som kunne koble telefonsystemet til et IP-nettverk. Andre laget utstyr som gjorde det mulig å koble telefonsamtaler i bedriftsnettverk til flere steder. På et tidspunkt utviklet UC-løsninger seg med integrering av sanntidskommunikasjonstjenester.

På 2010-tallet lanserte Microsoft den største aktøren innen forretningskommunikasjon, Lync. Det fantes mange alternativer, men Lync integrerte best med miljøet som de fleste bedrifter brukte.

Skyteknologiene utviklet seg, og en ny modell kalt Unified Communications as a Service (UCaaS) dukket opp. UCaaS ble mer vanlig, og levering av UC-tjenester ble flyttet til skyen. Skybasert UCaaS reduserer kapitalutgiftene forbundet med å ta i bruk tradisjonelle VoIP-systemer.

På dette tidspunktet har UC-systemer blitt automatisert, noe som betyr at IT-personalet ikke trenger å administrere alt manuelt. Systemet kan ta seg av de fleste kjerneoppgavene og sørge for at de ansatte som jobber hjemmefra, får en problemfri opplevelse. Og IT-personalet er bare nødvendig for å feilsøke eventuelle problemer som dukker opp i systemet.

6 Fordeler med automatisert enhetlig kommunikasjon

(Kilde: Pexels)

1. Automatisering er kostnadseffektivt

En bedrift vil alltid finne måter og gripe sjanser til å redusere kostnadene sine. Et av disse områdene er automatisering av UC-systemene. Ved å automatisere klargjøring og sporing av UC-systemene kan de spare mer penger. Det vil fjerne muligheten for menneskelige feil og behovet for manuelle prosesser.

Tidligere nevnte vi hvordan IT-ansatte ble overarbeidet med å administrere UC-systemer siden skiftet i arbeidsmiljøer. Som bedrift må du betale IT-personalet og øke fordelene deres. På den måten blir de ordentlig kompensert for alle problemene de administrerer for deg. Automatisering av UC-leveransen letter imidlertid arbeidsmengden deres, noe som sparer deg for kostnader.

2. Det forbedrer selskapets effektivitet og produktivitet.

Automatisering har vært et hett tema for ulike bransjer den siste tiden, ledsaget av flere spørsmål. Vil automatisering erstatte arbeidstakere, eller vil det bare gjøre arbeidsmengden lettere? Når det gjelder SEO, finnes det søkeordsøkere og SERP-sjekkere som hjelper dem i jobben. Og når de har å gjøre med tilbakekoblinger, har de tilbakekoblingskontroller og skjermer.

En ting er sikkert, verktøy og automatisering vil forbedre effektiviteten og produktiviteten på arbeidsplassen. I hovedsak er automatisering tiltalende fordi det hjelper bedrifter med å øke bunnlinjen.

Ved å automatisere prosesser kan bedrifter frigjøre verdifulle ressurser som kan brukes andre steder. På den måten kan du fokusere på å forbedre bedriftens produkter og tjenester. Fordi de ansatte har mer tid, kan de for eksempel møtes og foreslå forbedringer. Og du kan innpasse prosessen inntil den er fullført i timeplanene dine.

Uansett er automatisering en velprøvd løsning som kan hjelpe bedriften din med å spare og konkurrere i markedet. Det har blitt gjort av selskaper i forskjellige bransjer, så det skader ikke å prøve det også.

3. Du får større synlighet i nettverket ditt

Tradisjonell UC-overvåking gir silooversikt over applikasjoner, men moderne overvåking er annerledes. Plattformene gjør det mulig for IT-ansatte å ha en helhetlig oversikt over UC-miljøet. På den måten får de en bedre forståelse av den generelle helsen til systemene sine. Hvis du trenger å sjekke inn på bedriftens SEO-helse, har Ranktracker verktøyet for å hjelpe deg.

Deretter kan de dykke ned i de ulike applikasjonene, kontorlokasjonene og spesifikke ansatte. Deretter kan de automatisere rapporteringen og identifisere trender basert på disse dataene. Denne muligheten er nyttig ved kapasitetsplanlegging og riktig dimensjonering av programvarelisenser.

Bedriften din har for eksempel funnet ut at den kan redusere antallet telekommunikasjonslinjer på kontorene sine. Det er fordi flere ansatte valgte å jobbe hjemmefra, men det betyr at du må øke lisensieringen. Du må også øke kapasiteten for ekstern tilgang i dette oppsettet.

4. Automatisering kan hjelpe deg med å skalere

Å kunne skalere er avgjørende for vekst i næringslivet. Og automatisering er en av de mest effektive måtene å gjøre det på. Som nevnt tidligere hjelper automatisering av prosesser bedrifter med å frigjøre ressurser. Og det gir dem mulighet til å bruke disse ressursene andre steder, noe som gir rom for forbedringer.

Automatisering hjelper også bedrifter med å oppgradere prosesser som er best egnet for virksomheten. Det kan være alt fra enkle jobber til komplekse prosesser, som dataregistrering og markedsføring. Det spiller nesten ingen rolle hvilken bransje det dreier seg om, for nesten alt kan automatiseres nå. Og det betyr at det finnes flere måter å nå målene dine på.

5. Automatisering reduserer risiko og minimerer feil

Med tradisjonell klargjøring er det stor sjanse for at IT-ansatte gjør manuelle konfigurasjonsfeil. De kan også ved et uhell velge feil innstillinger når det er mange trinn i komplekse plattformer.

Men UC-team kan forenkle denne opplevelsen og lage standardiserte retningslinjer ved å automatisere UC. Disse retningslinjene bidrar til å forhindre menneskelige feil og skape konsistens på tvers av ansattes roller. De sikrer også at enhetene er riktig utstyrt med de riktige applikasjonene og verktøyene.

Å kunne redusere risiko er viktig i offentlig sektor og andre sterkt regulerte bransjer. For eksempel må finansielle tjenester og helsetjenester oppfylle strenge samsvarsstandarder. Å gi feil tilgang til en ansatt eller tidligere ansatt i disse bransjene kan tross alt være katastrofalt.

6. Automatisering forbedrer medarbeideropplevelsen

Fremveksten av hybridarbeid betyr at flere ansatte jobber utenfor kontoret, noe som krever UC-verktøy. Ellers vil ikke det eksterne samarbeidet være sømløst, og de ansatte vil få en opplevelse av lav kvalitet. Men med økt synlighet og automatisert rapportering kan IT-personalet overvåke disse verktøyene.

De kan holde et øye med maskinvare og hypervisorer for å sikre at kvaliteten på tale- og videosamtaler er konsistent. Dette vil forhindre forstyrrelser i oppgavene og opplevelsen til den digitale medarbeideren. Men hvis noe går galt, gjør moderne UC-overvåkingsplattformer det enklere for teamet å feilsøke.

IT-personalet kan for eksempel gjøre en syntetisk trafikktest for å simulere de ansattes aktivitet. På den måten kan de finne kilden til problemet, enten det dreier seg om båndbredde eller ventetid. Det er mange problemer de kan identifisere i tillegg til de gitte eksemplene.

Konklusjon

Ideen om et enhetlig kommunikasjonssystem går langt tilbake, og det har utviklet seg til det det er i dag. Den teknologiske utviklingen gjør stadig verktøyene bedre og livet enklere for de ansatte. Før hybride arbeidsområder ble en norm, var det ikke noe problem for IT-ansatte å holde UC-bestemmelsene manuelle. Men nå er det ekstremt stressende å administrere alt manuelt, derav begynnelsen på automatisering.

Det er mange fordeler med automatisert brukertilgang og tilgang til programvare som helhet. Det er for eksempel kostnadseffektivt og øker effektiviteten og produktiviteten på jobben. Du får også bedre innsikt i nettverket ditt, noe som bidrar til å redusere risikoen for feil. Og alt dette bidrar til å forbedre de ansattes digitale opplevelse, slik at arbeidet deres går knirkefritt. Samtidig bidrar automatisering til å øke bedriftens vekst, slik at du holder tritt med konkurrentene.