De 7 beste SaaS Spend Management-plattformene i 2023

Introduksjon

Visste du at utgifter til programvare er den tredje største utgiftsposten i en organisasjon, nest etter utgifter til ansatte og kontorleie?

Ja, SaaS-applikasjoner er, i motsetning til eldre applikasjoner, enklere å kjøpe. Alle som har tilgang til bedriftens kredittkort, kan kjøpe en SaaS-applikasjon uten godkjenning fra IT- eller finansavdelingen.

Dette ukontrollerte forbruket, som teknisk sett kalles "skygge-IT", øker antallet gratis og ikke-godkjente apper i SaaS-porteføljen. Disse appene er skjult for IT- og økonomiteamene og kan føre til manglende fornyelser og i verste fall også datainnbrudd.

Det er her SaaS-plattformene for kostnadsstyring kommer inn i bildet. Dette blogginnlegget tar for seg de sju beste plattformene som er tilgjengelige i dag, og diskuterer fordelene ved å bruke slik programvare.

Hva er en SaaS-plattform for kostnadsstyring?

En SaaS spend management-plattform er en programvareløsning som er utviklet for å optimalisere og effektivisere SaaS-applikasjonenes prosesser for innkjøp, utgifter og utgiftsstyring.

Den kan integreres med økonomi-, SSO- og HRIS-systemene for å gi virksomheten omfattende innsyn i SaaS-utgiftene og skygge-IT og bidra til effektiv kostnadskontroll.

IT- og HR-teamene kan bruke synligheten som en SaaS-plattform gir, til å identifisere skygge-IT og eliminere dupliserte apper. Disse verktøyene har også sanntidspåminnelser og arbeidsflyter som forhindrer automatiske fornyelser og hjelper teamet med å fornye SaaS-kontrakten i tide.

Økte SaaS-utgifter på grunn av manglende fornyelser, skygge-IT osv. vil påvirke budsjetteringsbeslutningene og inntektene dine hvis de ikke kontrolleres. La oss ta en titt på de beste verktøyene for styring av SaaS-kostnader som kan bidra til å optimalisere SaaS-kostnadene.

De 7 beste SaaS-plattformene for utgiftsstyring

CloudEagle

CloudEagle er en av de mest omfattende plattformene for spend management på denne listen. Det omfattende utvalget av funksjoner for appadministrasjon, kostnadsoptimalisering, innkjøp og leverandøradministrasjon samt det brukervennlige grensesnittet har gjort den til den foretrukne plattformen for små og mellomstore bedrifter.

CloudEagle kan integreres med dine interne SSO-, økonomi- og HRIS-systemer. Dette gir deg 100 % innsyn i SaaS-stakken, oversikt over appbruken, identifiserer underutnyttede og dupliserte apper og holder skygge-IT i sjakk.

Plattformen tilbyr også automatiserte arbeidsflyter for å effektivisere innkjøpsprosessen og fornyelser, noe som sparer teamet ditt for verdifull tid og krefter. Med CloudEagle blir det enkelt å administrere kontrakter og fakturaer, siden du kan lagre dem på ett sted og enkelt spore dem.

CloudEagles SaaS-kjøpseksperter hjelper deg med å finne riktig programvare og forhandler på dine vegne for å kjøpe riktig programvare til riktig pris. CloudEagle utmerker seg dessuten når det gjelder overvåking av fornyelser. CloudEagle sender påminnelser via Slack og e-post 90 dager før fornyelsesfristen og eskalerer dem til ulike interessenter helt til kontrakten er fornyet.

Funksjoner

• Applikasjonssynlighet og nøyaktig innsikt i bruken
• Automatisert klargjøring og fjerning av brukere
• Arbeidsflyt for anskaffelser og fornyelser
• Slack-varsler for anskaffelser og fornyelser
• Assisterte kjøpstjenester
• AI-drevet motor for leverandøranbefalinger
• Lisens- og kontraktsadministrasjon
• Egendefinerte rapporter.

Priser

Startabonnementet koster 1000 dollar per måned.

Finly

Finly er en avansert skybasert økonomistyringsløsning som er utviklet for å spore og administrere utgiftene til brukere og virksomheter i en organisasjon. Det smarte med Finly er at den kan spore og behandle alle utgifter, enten det er på papirkvitteringer eller digitale poster.

Finly er utstyrt med OCR-teknologi (Optical Character Recognition), som gjør at verktøyet kan hente ut relevant informasjon fra kvitteringer, inkludert dato, leverandøropplysninger og beløp. Denne informasjonen behandles deretter for automatisk å generere omfattende utleggsrapporter.

Rapportene sendes deretter til lederne for gjennomgang og godkjenning. Når de er godkjent, går de videre til økonomiteamet for refusjon, noe som sikrer at de ansattes utlegg blir behandlet nøyaktig og til rett tid.

Hvis SaaS-stakken din har dupliserte applikasjoner på grunn av skygge-IT, kan Finly hjelpe deg med å finne ut hvem som har kjøpt applikasjonen ved å analysere kvitteringer eller fakturaer. Ved å bruke økonomistyringsverktøy som Finly kan organisasjoner øke ansvaret for skyggekjøp og iverksette tiltak for å forhindre at de gjentar seg.

Funksjoner

• Automatiserte arbeidsflyter
• Aktivitets- og utgiftssporing
• Håndtering av refusjoner
• Automatiser kontraktsbetalinger
• Administrere betalinger av innkjøpsordrer
• Budsjettkontrollsystem
• Administrasjon av kredittkortbetalinger for bedrifter

Priser

Tre prisnivåer er tilgjengelige: Små bedrifter, bedrifter i rask vekst og store bedrifter. Hvilken type virksomhet er du i? Er du en oppstartsbedrift i rask vekst? Du kan kontakte Finlys team for mer informasjon om priser.

Rampe

I motsetning til de andre plattformene på denne listen tilbyr Ramp en unik løsning som hindrer ansatte i å kjøpe SaaS-applikasjoner uten godkjenning fra IT-avdelingen: Et Ramp-bedriftskort.

Hvordan kan et firmakort forhindre at ansatte foretar skyggekjøp?

Disse kortene kan konfigureres på ulike måter. Du kan for eksempel tilordne et spesifikt budsjett til kortet for å forhindre at teamene bruker for mye penger, og du kan også begrense utgiftene på disse kortene for å optimalisere forbruket.

Med Ramp-visittkort blir SaaS-budsjettering enkelt, ettersom hver avdeling kan tildeles et eget firmakort med et forhåndsdefinert budsjett som er skreddersydd for deres behov. Denne tilnærmingen gir økt ansvarlighet og forhindrer skyggekjøp.

I tillegg til visittkort er Ramp også en robust plattform for utleggshåndtering og leverandøradministrasjon. Den forenkler betalingsprosessene ved å samle inn og verifisere kvitteringer på en nøyaktig måte, noe som gir brukerne en sømløs opplevelse.

Funksjoner

• Leverandør- og kostnadshåndtering
• Fastsette utgiftsgrenser for visittkort
• Svarteliste leverandører for å forhindre uønskede kjøp
• Forhindre at leverandører tar mer betalt ved automatiske fornyelser.
• Tilordne transaksjoner til riktig leverandør
• Forhåndsdefinerte arbeidsflyter for godkjenning av anskaffelser
• Sentraliser alle utgifter til ansatte og SaaS for enkel administrasjon.

Priser

En gratis prøveperiode er tilgjengelig. Du må kontakte teamet for å få vite mer om prisene.

Spendesk

Spendesk er en intuitiv utgiftshåndteringsløsning som hjelper bedrifter med å administrere bruker- og applikasjonsutgifter på en effektiv måte. Spendesk tilbyr en rekke dynamiske funksjoner som utleggsautomatisering, virtuelle kort, fakturamatching med OCR osv. for å effektivisere utgiftshåndteringen.

Det gjør det mulig for bedrifter å automatisere gjentagende utgifter, redusere manuelt arbeid, spare tid og øke produktiviteten i teamet. Denne automatiseringsfunksjonen effektiviserer utleggshåndteringsprosessen og sikrer konsistens.

Programvaren for optisk tegngjenkjenning (OCR) gjør det mulig for Spendesk å matche fakturaer med utgiftskrav automatisk. Dette bidrar til å knytte utgiftene til relevante fakturaer og forenkler avstemmingsprosessen.

I likhet med Ramp tilbyr Spendesk også virtuelle engangskredittkort som kan brukes til sikre nettkjøp i organisasjonen. Disse kortene kan konfigureres med forbruksgrenser og forhåndsdefinerte budsjetter for å hindre at brukerne bruker for mye penger på produkter og tjenester.

Funksjoner

• Virtuelle kort og debetkort for kunder
• Budsjettkontroll på kort
• Spor finans- og regnskapstransaksjoner i sanntid
• Opprett forhåndsdefinerte utgiftsregler
• Administrer app-abonnementer på en enkel måte
• Refusjon av utlegg.

Priser

Du kan få et tilpasset tilbud fra teamet basert på dine behov.

Payhawk

Neste på listen over de beste SaaS-programmene for utgiftsstyring er Payhawk, som kombinerer bedriftskort, administrasjon av flere enheter, utleggshåndtering og leverandørgjeld i én plattform.

Denne enhetlige løsningen gir bedre oversikt over kontantstrømmen, optimaliserer utgiftene og forenkler planleggingen for hele konsernet, slik at virksomhetene kan håndtere sine finansielle prosesser på en effektiv og strømlinjeformet måte.

Bedriftskort har funksjoner for utgiftsstyring, som for eksempel forbruksgrenser, retningslinjer og regler for å konfigurere budsjetter og kontrollere individuelle og teambaserte utgifter. Du kan spore bruken i sanntid og fryse kortet og videre transaksjoner når brukere er involvert i skyggekjøp.

Det beste med Payhawk-kort er at du ikke trenger å administrere individuelle kort. Kontoautomatiseringsfunksjonen gjør det mulig for deg å spore og administrere kort i bulk. Du kan sette budsjett- og forbruksregler og bruke dem på hele avdelingen med et enkelt klikk.

Funksjoner

• Proaktiv budsjett- og utgiftskontroll
• Håndtering av massekort
• Opprett kort med delte, forhåndsdefinerte budsjetter
• Håndtering av utgifter
• Arbeidsflyter for godkjenning er tilgjengelige
• Payhawks mobilapp er tilgjengelig

Priser

• Premium-kort - 199 €/måned
• Alt-i-ett-forbruk - €299/måned
• Enterprise - Tilpasset tilbud basert på behov

Expensify

Expensify er et skybasert utleggshåndteringssystem som håndterer utlegg og transaksjoner gjennom databehandling i sanntid.

Det tilbyr en rekke funksjoner for å effektivisere utgiftssporing, analysere brukernes utgiftsmønstre, administrere leverandørrelasjoner, lage en robust budsjettplan, administrere kvitteringer og håndtere refusjonsprosesser.

Expensify tilbyr også firmakredittkort som hjelper økonomiteamene med å kontrollere og administrere utgiftene sine på en effektiv måte. Du kan sette smarte grenser for hvert kort for å kontrollere utgiftene. Når grensen er nådd, vil kortet bli sperret inntil forrige forbruk er godkjent.

Du kan lage smarte, omfattende utleggsrapporter ved å sammenstille individuelle og kollektive utlegg med tilpassbar formatering. Du kan dele disse rapportene med kolleger, ledere eller regnskapsavdelinger, slik at de kan samarbeide og ta smarte beslutninger.

Funksjoner

• System for deteksjon av useriøse agenter for overholdelse av lover og regler
• Utgifts- og fakturahåndtering
• Sentraliserte reisearrangementer og personlige betalinger
• Avanserte automatiserte arbeidsflyter og integrasjoner
• Prioritert støtte
• App for skanning av kvitteringer.

Priser

• En gratisversjon er tilgjengelig med begrensede funksjoner
• Collect-abonnementet koster 5 USD/bruker/måned med Expensify-kortet.
• Control-abonnementet koster $9/bruker/måned med Expensify-kort.

Spendflo

Spendflo er en komplett plattform for SaaS-administrasjon og kostnadsstyring med mange funksjoner som gjør det mulig å administrere hele SaaS-livssyklusen, fra appadministrasjon til innkjøp og kostnadsstyring.

Få fart på SaaS-kjøpsprosessen ved å automatisere arbeidsflyten for godkjenning. Bruk færre manuelle timer, og la teamet fokusere på mer strategiske oppgaver for å administrere SaaS-kjøpene.

Spendflo kan integreres sømløst med interne SSO- og økonomisystemer for å spore utgiftsdata. Du kan få en 360-graders oversikt over hvor mye teamet ditt bruker på hver enkelt applikasjon. Sammenlign det planlagte forbruket med det faktiske forbruket, og beregn hvor du har brukt for lite eller for mye. Dette hjelper deg med å planlegge budsjettet på en effektiv måte.

Analyser bruksdataene for hver enkelt applikasjon, identifiser underutnyttede lisenser og velg riktig størrelse på dem for å øke SaaS-besparelsene, noe som vil ha en betydelig innvirkning på bunnlinjen.

Funksjoner

• Administrer søknader og kontrakter fra ett sted
• Utgiftsanalyse og nøyaktig sporing av bruk
• Automatiserte arbeidsflyter for godkjenning og innkjøpsassistanse
• Risikovurdering av leverandører
• Gjennomføre en stemningsundersøkelse
• Administrer portefølje, forbruk og sikkerhet fra én plattform.

Priser

Startabonnementet koster 2 500 USD per måned (faktureres årlig), og prisen øker med det årlige forbruket.

Fordeler ved å bruke programvare for utgiftsstyring

Implementering av en SaaS-plattform for kostnadsstyring kan gi virksomheten din mange fordeler. Her er noen av de viktigste fordelene:

Kostnadsoptimalisering

En plattform for kostnadsstyring hjelper deg med å få oversikt over SaaS-utgiftene dine gjennom SSO og finansintegrasjoner, slik at du kan identifisere unødvendige lisenser og eliminere overflødige tjenester, noe som resulterer i betydelige kostnadsbesparelser.

Synlighet og sentralisert sporing

Med en plattform for spend management får du oversikt over hele SaaS-stakken og kan samle alle SaaS-applikasjonene på ett sted, noe som gjør det enkelt å spore, overvåke og administrere dem. Fullstendig oversikt forhindrer skygge-IT, duplikater og overflødige apper og sikrer at bedriftens retningslinjer overholdes.

Strømlinjeformede arbeidsflyter

Programvare for utgiftsstyring kan automatisere repetitive oppgaver som fakturabehandling, utgiftssporing og godkjenningsflyt, noe som reduserer manuelt arbeid og øker produktiviteten.

Sporing av bruk

Takket være integrasjonsmulighetene i programvaren for spend management kan du spore applikasjonsbruken i sanntid. Identifiser ubrukte og underutnyttede apper, og foreta de nødvendige optimaliseringene for å få kontroll over utgiftene.

Håndtering av kontrakter og fornyelser

Disse plattformene tilbyr omfattende kapitalforvaltningsfunksjoner som gjør det mulig å spore kontraktsvilkår, automatisere fornyelser og forhandle frem bedre avtaler med leverandører ved hjelp av assisterte innkjøpere.

Konklusjon

Her er de syv beste SaaS-plattformene for utgiftsstyring i 2023. Programvareutgifter har blitt en ukontrollerbar byrde for økonomiteamene på grunn av mangelen på et sofistikert system for å administrere hele SaaS-porteføljen.

Du kan bruke plattformer som CloudEagle og Spendflo til å forbedre SaaS-administrasjonen og prosessene for utgiftsstyring. Få full oversikt over hva teamene bruker og hvor de bruker penger, og ta de nødvendige optimaliseringsbeslutningene for å øke SaaS-besparelsene.

Plattformer som Ramp og Expensify tilbyr virtuelle firmakredittkort som kan brukes til å kontrollere teamets forbruksmønster og holde utgiftene innenfor budsjettet.

Hva er det beste valget for deg?