5 typer innkjøpsordrer du bør kjenne til i 2023

Introduksjon

En godt strukturert innkjøpsprosess er avgjørende for en uavbrutt forretningsdrift. Å dokumentere alle trinn i innkjøpsprosessen øker synligheten og er avgjørende for å opprettholde buffere og optimalisere beslutningsprosessen.

I dagens digitale forretningslandskap har innkjøpsordrer fått en helt ny betydning. De spiller en nøkkelrolle når det gjelder å holde kontroll på tilbud og etterspørsel, spore fakturaer og avstemme alt, slik at alt går som smurt.

I denne situasjonen er det viktig å gjøre innkjøpsordreprosessen så effektiv som mulig. Ikke bare forbedrer det effektiviteten og reduserer behandlingstiden, men det øker også medarbeidernes tilfredshet.

Denne bloggen er laget for å gi deg en oversikt over fem vanlige innkjøpsordrer. Vi viser deg hvordan hver enkelt type kan gjøre innkjøpsprosessen smidig og vellykket.

Hva er en innkjøpsordre?

En innkjøpsordre er et juridisk dokument som en innkjøper utsteder til en leverandør. Den beskriver hele transaksjonen i detalj og inneholder varebeskrivelser, mengder, priser, betalingsbetingelser, leveringsdatoer og annen relevant informasjon.

Det er en juridisk bindende kontrakt som dokumenterer de avtalte vilkårene og fungerer som en referanse for begge parter under anskaffelsesprosessen.

Det bidrar til å sikre at du får de riktige produktene, og levering til rett tid forenkler innkjøpsarbeidet og gir klarhet og ansvarlighet i forretningsdriften.

Kilde

Håndtering av innkjøpsordrer: En rask oversikt

Den organiserte administrasjonen av en virksomhets innkjøpsordreprosess kalles innkjøpsordrehåndtering. Det er en samling etablerte prinsipper og prosedyrer som sikrer at det finnes fullstendig og oppdatert informasjon om en eller flere innkjøpsordrer.

Det innebærer å opprette, gjennomgå, godkjenne og spore innkjøpsordrer fra begynnelse til slutt.

Denne interne innkjøpsprosedyren sikrer god oversikt og dokumentasjon av alle innkjøp, noe som gjør fremtidige revisjoner enklere.

Innkjøpsordrer fungerer som et veikart for innkjøpsreisen. Den inneholder alle viktige detaljer om hva, hvor og hvor mye som skal kjøpes inn. Denne prosessen bidrar til en smidig prosess og gir en nøyaktig oversikt over transaksjonene, noe som er uvurderlig for å kunne ta informerte beslutninger.

Hva er hensikten med en innkjøpsordre?

La oss ikke overøse deg med informasjon. Innkjøpsordrens viktigste formål er å fungere som et formelt dokument mellom kjøper og selger. Den inneholder alle viktige opplysninger om kjøpet, noe som er nyttig ved fremtidige revisjoner og ved journalføring.

I utgangspunktet er en innkjøpsordre ikke juridisk bindende. Når leverandøren godtar vilkårene og betingelsene, blir den imidlertid et juridisk bindende dokument for både kjøperen og leverandøren.

Typer innkjøpsordrer som SaaS-innkjøpere bør kjenne til

Når det gjelder innkjøpsordrer, finnes det ikke én størrelse som passer alle. Du har kanskje trodd at alle innkjøpsordrer er identiske, men det stemmer ikke. I virkeligheten finnes det fem typer innkjøpsordrer, og hver av dem inneholder ulike typer informasjon.

Så hvis du er klar til å vite mer om dem, la oss ta en titt på dem;

1. Standard innkjøpsordre

Standard innkjøpsordre er den bestillingen som de fleste innkjøpere stoler mest på. Den viser intensjonen om å gjennomføre en enkelt transaksjon med spesifiserte produkttyper, varekvalitet og kvantitet. Innkjøpsordren inneholder all informasjon som kreves for å fullføre transaksjonen.

Eksempel på innkjøpsordre 1:

Kilde

En standard innkjøpsordre er en enkel og vanlig løsning for engangskjøp. Den egner seg i situasjoner der innkjøperen forstår kjøpsdetaljene og kan identifisere varen eller tjenesten, beløpet, leveringsplanen og betalingsbetingelsene.

Et_ SaaS-selskap kan foreksempel ha behov for en ny skriver til arbeidsplassen. De oppretter en standard innkjøpsordre som spesifiserer mengden og spesifikasjonene til skriveren som trengs, samt leveringsdato og avtalt pris.

En standard innkjøpsordre må inneholde følgende:

• Leverandørinformasjon og varebeskrivelse
• Forventet leveringsdato og -sted
• Avtalt betaling, forfallsdato og forsinkelsesgebyrer.
• Prisinformasjon for hvert produkt.

2. Planlagt innkjøpsordre

En planlagt innkjøpsordre (PPO) gjør det mulig for innkjøpere å planlegge fremtidige behov ved å sende inn en innkjøpsordre på forhånd. Varen, prisen og betalingsbetingelsene er alle kjent, mens antall og leveringsdato er basert på kvalifiserte estimater. Planlagte innkjøpsordrer egner seg for semi-regelmessige utgifter, for eksempel kontorrekvisita.

Eksempel på innkjøpsordre 2:

Kilde

En organisasjon bestiller for eksempel jevnlig kontorrekvisita som skriverpapir og skrivesaker. Innkjøpsavdelingen evaluerer tidligere forbruksmønstre før de oppretter en innkjøpsordre med forventede mengder og variable leveringsdatoer. Innkjøpsordrene sendes til leverandørene etter behov for å oppfylle kravene.

Planlagte innkjøpsordrer inneholder mer omfattende informasjon enn standardordrer, noe som gir mer effektive innkjøp for forventede behov. Bedrifter kan optimalisere lagerstyringen og opprettholde en jevn forsyning av viktige varer ved å tilby en detaljert oversikt over forventede innkjøp.

En planlagt innkjøpsordre må inneholde følgende;

• Tydelig og spesifikk informasjon om varene eller tjenestene
• Frakt- og avgiftsinformasjon
• Leveringsinstruksjoner og prisbetingelser
• Prisen på hver enkelt vare.

3. Blankettinnkjøpsordre

En rammeinnkjøpsordre (Blanket Purchase Order, BPO) innebærer at innkjøperen legger inn flere bestillinger samtidig for å forhandle med leverandøren om rabatterte priser. Det interessante med BPO er at leverandørene er mer åpne for å gi rabatter ved store bestillinger. Bedrifter kan kjøpe inn produkter mer effektivt ved hjelp av BPO, noe som minimerer dobbeltarbeid og effektiviserer innkjøpene.

Eksempel på innkjøpsordre 3:

Kilde

En bedrift har foreksempel behov for å kjøpe skriverkassetter og papir med jevne mellomrom. I stedet for å legge inn enkeltbestillinger, inngår de en avtale med en enkelt leverandør om massekjøp over en periode. BPO spesifiserer antall, kostnader og avtalte rabatter for hver enkelt vare, slik at innkjøpene blir rimelige.

Når det gjelder innkjøpsordrer (BPO), er de som et superklart vindu inn i hvordan produkter og tjenester omsettes. De hjelper organisasjoner med å gjøre innkjøpene effektive og lommebokvennlige.

Med BPO kan innkjøperne sikre at de har nok varer og unngå de vanskelige øyeblikkene når lagrene tar slutt. Alt de trenger å gjøre, er å oppgi hvor mye de vil ha og dra nytte av rabatter.

Rammeinnkjøpsordren må inneholde følgende:

• Spesifiser mengden produkter som skal leveres over tid.
• Skissere fremforhandlede enhetspriser, eventuelle tilleggsrabatter eller justeringer.
• Inkludere betalingsbetingelser, kvalitetsstandarder, retningslinjer for returnering eller straffegebyrer.
• Bekreftet prisinformasjon for hver enkelt vare

4. Kontraktsinnkjøpsordre

En Contract Purchase Order (CPO) er den mest offisielle og juridisk bindende innkjøpsordren. Den innebærer at kjøperen og selgeren inngår en kontrakt som beskriver kjøpsvilkårene før det utstedes en innkjøpsordre. Denne avtalen beskytter begge parter juridisk.

Eksempel på innkjøpsordre 4:

Kilde

En innkjøpsordre (Contract Purchase Order, CPO) gir større fleksibilitet og mer detaljerte spesifikasjoner enn en standard innkjøpsordre (Standard Purchase Order, SPO). Den inneholder retningslinjer for utstedelse av innkjøpsordrer til leverandørene, håndtering av ekstrakostnader, håndtering av feil og andre viktige aspekter ved forretningssamarbeidet.

Kontraktsinnkjøpsordrer er et sikkert og effektivt rammeverk for forretningstransaksjoner, spesielt når du arbeider med forhandlere eller i kompliserte innkjøpssituasjoner.

Innkjøpsordren må inneholde følgende:

• Den avtalte kontraktens referanse
• Kontraktens omfang og endringer
• Oppsigelses- og uttredenklausuler

5. Digital innkjøpsordre

En digital innkjøpsordre er en moderne og strømlinjeformet teknikk for elektronisk håndtering av innkjøpsordrer som forbedrer produktiviteten og samarbeidet i innkjøpsprosessen. Bedrifter kan spare tid, minimere papirarbeidet og sikre nøyaktig registrering ved å digitalisere innkjøpsordreprosedyren.

Eksempel på innkjøpsordre 5:

Kilde

En enkel måte å lage og dele en digital innkjøpsordre på er å bruke Microsoft Excel eller Open Office. Disse systemene inneholder allerede eksisterende maler som enkelt kan endres til å inneholde spesifikke elementer som trengs for hver enkelt innkjøpsordre.

En_ bedrift som kjøper inn kontorrekvisita, kan foreksempel bruke en digital innkjøpsordremal i Excel til å formidle antall, varebeskrivelse og avtalt pris.

Ved å utveksle den digitale innkjøpsordren med leverandøren får begge parter en klar oversikt over innkjøpsinformasjonen, noe som resulterer i bedre kommunikasjon og raskere levering.

Digitale innkjøpsordrer gir også bedre muligheter for sporing og rapportering, noe som gjør det mulig for bedrifter å styre budsjettene sine og evaluere innkjøpsmønstrene. Åpenhet er til fordel for både innkjøpere og leverandører, noe som muliggjør en gjensidig fordelaktig og effektiv innkjøpsprosess.

Hvordan fungerer en innkjøpsordre?

For organisasjoner som ønsker å optimalisere prosessene sine, er det avgjørende å forstå kompleksiteten i hvordan en innkjøpsordre fungerer.

Forståelse av behovet for produkter

Prosessen begynner når innkjøperen ser et behov for et bestemt produkt eller en bestemt tjeneste som leverandøren kan levere. Innkjøperen spesifiserer varen, det nødvendige antallet og ønsket leveringsdato.

En produksjonsbedrift kan for eksempel ha behov for enorme mengder råvarer i høytidene for å dekke den økte etterspørselen etter produktene. Innkjøperen må definere nøyaktig hvilke typer og mengder materialer som kreves, og tidsrammen for levering, for å sikre at de har nok råvarer til å nå produksjonsmålene.

Kjøperen oppretter en innkjøpsordre

Basert på de definerte behovene oppretter innkjøperen en innkjøpsordre som inneholder alle relevante fakta, for eksempel produktbeskrivelse, antall, pris, leveringsdato og tilleggsvilkår. Innkjøpsordren sendes som en formell forespørsel til leverandøren om de spesifiserte produktene eller tjenestene.

For å unngå uregelmessigheter eller forsinkelser i anskaffelsesprosessen må innkjøperen sørge for at innkjøpsordrens detaljer er presise og omfattende for leverandøren.

Kjøperen kan for eksempel spesifisere hvilke typer og mengder råvarer som trengs, de avtalte enhetskostnadene og leveringsdatoen.

En innkjøpsordre gjennomgås av selgeren

Når innkjøpsordren er sendt til leverandøren, undersøker de den nøye for å sikre at den stemmer overens med deres lagerbeholdning og evne til å oppfylle innkjøperens forespørsel.

Leverandøren må for eksempel forsikre seg om at de har de ønskede varene på lager og kan levere dem innen avtalt dato. Hvis du ikke sjekker lagerbeholdningen, kan det føre til problemer med leveringen. Som innkjøper må du derfor sjekke at produktet er tilgjengelig på forhånd.

Selgeren analyserer innkjøpsordren og godkjenner den.

Etter gjennomgangen godkjenner selgeren innkjøpsordren hvis den oppfyller kjøperens spesifikasjoner. Godkjenningen av innkjøpsordren viser at selgeren lover å levere det spesifikke produktet som er nevnt i ordren, uten forsinkelser.

Oppfyllelse av innkjøpsordrer

Når innkjøpsordren er godkjent, fullfører selgeren bestillingen ved å levere de spesifiserte produktene eller tjenestene til kunden. Denne fasen innebærer å levere produktene eller yte de avtalte tjenestene.

Fakturaen er betalt

I denne siste fasen er kjøperen ansvarlig for å betale fakturaen i henhold til selgerens betalingsbetingelser. Betaling godkjennes for de produktene eller tjenestene som er mottatt, slik det fremgår av fakturaen.

Kjøperen betaler for eksempel fakturaen for de leverte råvarene innenfor de avtalte betalingsbetingelsene.

Slik fungerer en typisk innkjøpsordreprosess. Den starter med opprettelse av bestillingen og avsluttes med fakturagodkjenning fra innkjøperen og leverandøren.

Hver organisasjon har sine egne innstillinger for innkjøpsordrer; noen inkluderer kvalitetskontroller før faktureringsprosessen, men det overordnede aspektet er det samme.

Hvordan kan SaaS-styringsplattformen effektivisere innkjøpsordrestyringen?

Arbeidsflyt for anskaffelser

Du kan forenkle opprettelsen av en innkjøpsordre ved hjelp av arbeidsflyter for innkjøp fra SaaS-administrasjonsplattformer som CloudEagle. Arbeidsflyten utløses når brukeren sender inn innkjøpsforespørselen, og relevante interessenter varsles via e-post og Slack for å fremskynde godkjenningsprosessen.

Når innkjøpsforespørselen er godkjent, kan du opprette innkjøpsordren og inkludere prisvilkårene.

Assistert kjøp

Å forhandle frem de riktige prisbetingelsene med leverandørene kan være overveldende hvis du gjør det alene. I så fall kan du overlate det tunge arbeidet til SaaS-innkjøpseksperter. De er dyktige til å forhandle prisvilkår, SLA-er og andre viktige klausuler på dine vegne, slik at du får de riktige produktene til riktig pris.

Kontraktsadministrasjon

Når produktet er levert, fullfører du faktureringsprosessen og bruker SaaS-plattformens modul for kontraktsadministrasjon til å lagre alle viktige dokumenter på ett sted. Neste gang du vil gå gjennom kjøpet eller kontrakten, får du enkelt tilgang til de relevante dokumentene med noen få klikk.

Konklusjon

Dette er de vanligste bestillingstypene som brukes mellom innkjøpere og leverandører ved kjøp av alle typer produkter og tjenester.

Hver innkjøpsordre tjener et bestemt formål og har sine fordeler og ulemper. Til syvende og sist er det SaaS-innkjøperens ansvar å bestemme hvilken type innkjøpsordre han eller hun ønsker å sende.

Involver interessenter fra økonomi- og innkjøpsteamene til å gjennomgå innkjøpsordrene før de sendes ut, for å sikre at alle er enige og at du tar en informert beslutning.

La deg inspirere av eksemplene vi har lagt til, bruk SaaS-innkjøpsprogramvare og begynn å opprette innkjøpsordrer for sømløse innkjøpsoperasjoner.

Lykke til.

Ofte stilte spørsmål

1. Hva er forskjellen mellom en innkjøpsordre og en faktura?

Innkjøpsordrer utstedes av innkjøpere til leverandører for å overvåke og spore innkjøpsprosessen, mens fakturaer utstedes av leverandører til kunder når ordren er oppfylt.

2. Behandles en innkjøpsordre som en kontrakt?

En innkjøpsordre spesifiserer levering, fakturering, de spesifikke produktene eller tjenestene som kjøpes, juridiske vilkår og betaling. Når en innkjøpsordre aksepteres av leverandøren, blir den en juridisk bindende kontrakt mellom kunden og leverandøren.

3. Hva er fordelene med innkjøpsordrer?

Fordelene ved å bruke innkjøpsordrer

• Hold oversikt over innkommende bestillinger.
• Unngå dobbeltarbeid
• Minimere antall bestillingsfeil.
• Juridisk papirarbeid
• Øke effektiviteten
• Bistand til skalering