5 tips for å bygge et robust eksternt team

Intro

Antallet globale ansatte som jobber eksternt, har økt betydelig de siste årene, og vil stige til 28 % i 2023. Økningen skyldes flere faktorer, blant annet covid-19-pandemien og millenniumsgenerasjonens ønske om en bedre balanse mellom arbeid og fritid.

Uansett årsak understreker det økende antallet fjernarbeidere hvor viktig det er å bygge opp et robust fjernteam. Faktisk er 3M, Twitter og HubSpot blant de store selskapene som allerede har gått over til fjernarbeid.

En modell for fjernarbeid har vist seg å være svært vellykket når det gjelder å øke produktiviteten. Det tar imidlertid tid og krever nøye implementering for å oppnå et godt strukturert fjernteam. I denne artikkelen får du fem tips til hvordan du kan bygge et robust fjernteam.

Rekrutter forsiktig

For å bygge et robust fjernteam må du anerkjenne de medarbeiderne som har disiplin, drivkraft og ferdigheter til å jobbe hjemmefra, siden du ikke vil være der for å overvåke dem.

Gi deg selv mer tid i rekrutteringsprosessen, og velg kandidater med gode kommunikasjonsevner, rask responstid og kompetanse innen sitt felt. I tillegg bør du sørge for at kandidatene stemmer godt overens med bedriftens kultur og mål.

(Bildekilde: Statista)

Heldigvis er det et økende antall ansatte som nå etterspør fleksibiliteten ved fjernarbeid, noe som gjør rekrutteringsprosessen litt enklere for bedrifter som ønsker å ansette de beste talentene.

Vær tydelig på forventningene til arbeidet

Eksterne team må forstå forventningene fra første dag. Start med å etablere klare forventninger til fjernarbeid, for eksempel når det gjelder kommunikasjon, tidsfrister for oppgaver og arbeidstid. Her er noen tips for å sikre at teamet ditt er på samme side:

• Bruk et rammeverk for målsetting for å sikre at målene til eksterne medarbeidere samsvarer med selskapets mål.
• Etabler tydelige kommunikasjonsmetoder, for eksempel e-post eller programvare for direktemeldinger.
• Gi regelmessige tilbakemeldinger på prestasjoner og ta opp forbedringsområder.
• Fastsett arbeidsforpliktelser, for eksempel forventede arbeidsdager, tillatte pauser og årlig ferie.

Når du har etablert disse klare retningslinjene og forventningene, vet teamet ditt hva du krever av dem, og de har ingen unnskyldninger for ikke å innfri forventningene dine.

Engasjer deg med eksterne medarbeidere

Husk at det er mange viktige forskjeller mellom å lede fjernarbeidere og personlige ansatte, og den viktigste av dem er kommunikasjon.

Bruk pålitelige kommunikasjonsverktøy for å holde jevnlig kontakt med det eksterne teamet ditt. Frakoblede og uengasjerte medarbeidere vil ikke være like fornøyde eller produktive.

Bruk kommunikasjonsverktøy som Microsoft Teams, Slack eller Zoom til å jevnlig sjekke inn med eksterne medarbeidere, holde teammøter og arrangere virtuelle teambuilding-aktiviteter. Videokonferanser har blitt avgjørende, og 90 % av alle fjernarbeidere er avhengige av det.

I tillegg til kommunikasjon er teamsamarbeid spesielt viktig når man prøver å engasjere eksterne medarbeidere. Prosjektstyringsverktøy som Zoho, Monday og Trello kan hjelpe deg med å samarbeide effektivt om prosjekter.

Bruk tidsregistrering

Du har kanskje ikke mulighet til å overvåke eksterne ansatte personlig, men du må likevel sørge for at produktiviteten deres i arbeidstiden oppfyller forventningene.

Bruk tidsregistreringsprogramvare for å sikre at de jobber når de skal. I tillegg kan tidsregistreringsprogramvare hjelpe deg med å finne ut hvor arbeidsflyten kan bli mer effektiv, og hvilke teammedlemmer som trenger mer opplæring eller struktur.

Det finnes mange gratis og betalte tidsregistreringsapper og programvare på nettet, blant annet TSheets, Zoho Projects, Hubstaff, VeriClock og Clockify. Disse verktøyene kan sende tidsbaserte påminnelser via de kommunikasjonsplattformene du har valgt, eller sørge for automatisk tidsregistrering.

Sørg for riktig utstyr og tilgang til programvare

Avhengig av hva teamet ditt jobber med, kan de trenge tilgang til en datamaskin eller bærbar PC, en mus og et tastatur, en skriver, en smarttelefon eller mer.

Noen bedrifter ber de ansatte om å bruke sine egne datamaskiner og andre enheter. Det er imidlertid ikke alle som har råd til teknologi av god kvalitet, så det er bedre å forsyne det eksterne teamet med det utstyret de trenger for å øke sjansene for at det eksterne teamet skal lykkes.

I tillegg må du gi de eksterne medarbeiderne tilgang til programvaren de trenger for å gjøre jobben sin effektivt. Dette kan omfatte kommunikasjonsprogramvare som Slack, redigeringsprogramvare som Adobe, et innholdshåndteringssystem, en bildekonto og en bedriftsmail.

Klar til å bygge et robust eksternt team?

Forskning viser at fjernarbeidere er mellom 35 og 40 % mer produktive enn kontorarbeidere.

Vi forstår imidlertid at det ikke er enkelt å bygge opp et team av engasjerte og samarbeidsvillige medarbeidere som er spredt over hele landet eller til og med over hele kloden. Ved å følge de fem tipsene i denne artikkelen kan du høste fordelene av å bygge et eksternt team.