Rēķinu nozīme e-komercijas veikalā

Ievads

Ikviens e-komercijas uzņēmējs saprot, cik svarīgi ir saglabāt apmierinātus klientus un organizēt uzņēmējdarbību, un rēķini ir viens no drošiem un īsiem veidiem, kā sasniegt abus mērķus ar vienu bultiņu.

Tiem, kas vēl nezina, rēķins ir juridisks dokuments, ko pārdevējs izsniedz pircējam, lai reģistrētu pārdošanas finanšu darījumu. Tas kalpo daudziem mērķiem, tostarp finanšu uzskaitei, pirkuma apliecinājumam un nodokļu atbilstības nodrošināšanai.

Taču rēķini ir daudz vairāk nekā tas - īpaši 16,6 triljonu ASV dolāru vērtajā e-komercijas nozarē.

Šajā rokasgrāmatā mēs palīdzēsim jums izprast šī e-komercijas veikalam svarīgā finanšu dokumenta galvenās lomas un priekšrocības (un piecas labākās rēķinu pārvaldības prakses piemēri beigās).

Rēķinu loma e-komercijas veikalos

Uzņēmumi balstās uz naudu, un rēķini skaidri norāda naudas nosacījumus. Taču rēķiniem ir ne tikai ērtības un maksājumu elastīguma priekšrocība, bet arī būtiska nozīme divās galvenajās e-komercijas uzņēmumu jomās:

Darījumu atvieglošana

Rēķini atvieglo maksājumu procesu jums un jūsu klientiem. Ja rēķinu izrakstīšana ir standarta pirkšanas procesa daļa, varat izsekot maksājumiem un atšķirt apmaksātos rēķinus no neapmaksātajiem.

Tas veicina netraucētus darījumus, jo kalpo kā:

• Oficiāls pirkuma apstiprinājums (tostarp tādi dati kā produkta nosaukums, cenas un piegādes informācija).
• maksāšanas norādījumu paziņošana klientiem, piemēram, par maksājumu vārtejām un maksāšanas termiņu.
• Pasūtījumu izsekošanas rīks, kas ļauj klientiem reāllaikā sekot līdzi sūtījuma atjauninājumiem.

Juridiskā un finansiālā nozīme

Katrā valstī ar nodokli apliekamajām precēm un pakalpojumiem tiek piemērots kāds no e-komercijas tirdzniecības nodokļiem - PVN, GST, valsts vai provinces nodoklis - un šie ir tikai daži no tiem.

Šajā gadījumā rēķins ir juridiskais dokuments, kurā ir sadalīts un identificēts tirdzniecības nodoklis. Nodokļu iestādes var arī pieprasīt rēķinus, lai jūs iesniegtu nodokļu pārskatu sniegšanas pienākumu.

Atcerieties, ka rēķini var pasargāt jūs no iespējamām tiesas prāvām. Ja krāpnieki mēģina jūs pārvilināt, piemēram, atsakoties maksāt pēc pasūtījuma saņemšanas, rēķins pierādīs, ka finanšu darījums patiešām ir noticis.

Priekšrocības rēķinu izmantošanai e-komercijas veikalā

Rēķinu priekšrocības atsver visus argumentus pret rēķinu izrakstīšanu e-komercijā. Lūk, divi galvenie, kas, mūsuprāt, ir pietiekami, lai pārliecinātu jebkuru ambiciozu interneta veikala īpašnieku:

Profesionālisms un klientu uzticēšanās

Rēķini nav paredzēti tikai apmaksas saņemšanai. Tie ir arī būtiska daļa no jūsu klientu pieredzes pēc pirkuma. Gudri uzņēmumi izmanto rēķinus kā papildu zīmola veidošanas iespēju. Piemēram, ar CTA, lai izmantotu akcijas kodu vai pievienotos klientu lojalitātes programmai.

Tās gudra izmantošana var ietekmēt jūsu klientus - tā var palielināt atkārtotu klientu skaitu un uzlabot mārketingu no mutes mutē.

Turklāt rēķinu izmantošana ir lielisks veids, kā novērst nevajadzīgu atgriezenisko saziņu starp klientiem un atbalsta dienestiem pēc iegādes.

Tāpēc, izstrādājot rēķina veidni, padomājiet par šādiem aspektiem:

• Zīmola tēls
• Balss tonis
• Tipogrāfija
• Logotips

Kad esat pieņēmis lēmumus, nodrošiniet, lai tie tiktu izmantoti visos klientu saskarsmes punktos, tostarp tīmekļa vietnē, baneros, sociālajos tīklos un rēķinos.

Lietvedība un organizācija

Tiešsaistes rēķini ir ērts veids, kā racionalizēt maksājumu procesu. Pāreja uz šiem e-rēķiniem ir atslēga, lai uzturētu precīzu e-komercijas uzņēmumu finanšu uzskaiti.

Tas palīdz jums rūpīgi izsekot un uzraudzīt ne tikai pārdošanas apjomus, bet arī izdevumus un ieņēmumus, palīdzot jums veikt finanšu analīzi, aprēķināt e-komercijas peļņu un plānot nākotni.

Turklāt, izmantojot rēķina veidni, tiks standartizēti rēķini. Tas nozīmē tikai dažus klikšķus, un visi jūsu maksājumu ieraksti ir visorganizētākajā iespējamajā veidā.

Tomēr pārliecinieties, ka rēķinos ir iekļauta visa attiecīgā informācija, piemēram, klienta vārds, kontaktinformācija un produkta apraksts. To norādīšana palīdzēs gan jums, gan jūsu klientiem iegūt visaptverošu darījumu uzskaiti.

Izmantojiet rēķinu numerācijas sistēmu vēl labākai organizācijai. Piešķiriet katram rēķinam unikālu numuru, lai varētu viegli saskaņot maksājumus un uzraudzīt nesamaksāto summu atlikumus.

Profesionāļu padoms: Daudz kompetentu uzņēmumu vēlas veikt šo darbu jūsu vietā. Šie uzņēmumi ir grāmatvedības un grāmatvedības uzņēmumi, mazo uzņēmumu pakalpojumu sniedzēji un profesionālo tīklu grupas, un tie visi domā, kā iegūt tādus grāmatvedības klientus kā jūs. Viņi ir gatavi palīdzēt. Tāpēc noņemiet no saviem pleciem papildu slogu un, ja nepieciešams, uzticiet tādus ikdienišķus uzdevumus kā lietvedība un rēķinu sagatavošana ārpakalpojumu sniedzējiem.

Ieskats reklāmu sniegumā

Rēķini ir detalizēts e-komercijas izdevumu reģistrs, un tie sniedz detalizētu pārskatu par jūsu mārketinga kampaņu finansiālo aspektu, jo īpaši par reklāmas sniegumu. Šie rēķini sniegs jums vērtīgu ieskatu par reklāmas sniegumu, piemēram:

• Izmaksu sadalījums (reklāmas izvietošana, radošā produkcija, aģentūras maksa u. c.)
• Veiktspējas analīze (rēķinu datu sasaiste ar reklāmu veiktspējas rādītājiem, piemēram, rādījumiem un reklāmu konvertācijām).
• Budžeta plānošana
• ROI novērtējums (rēķinā norādīto izmaksu salīdzinājums ar ieņēmumiem, kas gūti no pārdošanas, kuru virza reklāma).

Tāpēc, izmantojot rēķinu datus, varat optimizēt reklāmas snieguma stratēģijas. Lielisks veids, kā to panākt, ir integrēt reklāmas izsekošanas rīku ar e-komercijas rēķinu izrakstīšanas sistēmu, sasaistot pārdošanas datus tieši ar mērķtiecīgām reklāmas kampaņām.

Integrācija palīdzēs jums veikt labākus reklāmas ieguldījumus, novērtēt reklāmas izdevumu atdevi un novērtēt pārdevējus.

5 labākās prakses piemēri rēķinu pārvaldībai e-komercijā

Apspriedīsim mūsu paraugpraksi rēķinu pārvaldībai e-komercijā, kas var sniegt jums priekšrocības salīdzinājumā ar konkurentiem. Piemērojiet tās un saglabājiet savu uzņēmuma darījumu, zīmola un pārvaldības pareizo virzību:

Automatizēt rēķinu sagatavošanas sistēmas

Lielākajai daļai e-komercijas uzņēmumu ir ierobežots darbinieku skaits, un debitoru grāmatvedība var paveikt tikai tik daudz. Pārgurušie darbinieki arī rada kļūdas un kavējumus, kas palielina izdevumus un, kas ir sliktākais, ietekmē jūsu zīmola tēlu.

Tieši šajā jomā automatizācija ir daudzsološa. Automatizētas rēķinu sagatavošanas sistēmas ļauj:

• Quicken rēķinu apstiprināšana
• Novērst manuālu datu ievadīšanu
• Samazināt krāpšanas iespēju
• Samazināt rēķinu apstrādes izmaksas
• Viegli uzglabāt finanšu dokumentus tiešsaistē

Īpašu uzmanību pievērsiet rēķinu sagatavošanas, piegādes un maksājumu atgādinājumu automatizācijai.

Krāpnieka kods: Jūsu rēķinu automatizācijas sistēma būs vērtīgu klientu uzvedības un pirkumu modeļu datu zelta raktuve. Tādējādi, integrējot sistēmu ar Google reklāmu e-komercijas kampaņām, varat pielāgot reklāmas un mērķēšanu ar lāzera precizitāti.

Piemēram, ja jūsu rēķinu sistēmās ir novērots konkrēta produkta pasūtījumu pieaugums, varat viegli uzsākt mērķtiecīgu reklāmas kampaņu, lai izmantotu šo tendenci. Un otrādi, ja rēķini liecina par dažu preču pārdošanas apjoma kritumu, varat veidot reklāmas stratēģiju, lai stimulētu pieprasījumu.

Iesniedziet detalizētu rēķinu

Pārliecinieties, ka e-komercijas rēķinos ir norādīti visi produkti/pakalpojumi un piegādes laiki. Tas ir būtisks reprezentatīva un saprotama rēķina elements, kas klientiem _precīzi _pasaka, par ko viņi maksā.

Skaidri izklāstiet katra produkta aprakstu, lai gūtu labāku ieskatu. Sadaliet lielākus projektus mazākos starpposmos, norādot to izmaksas klientiem. Vēl labāk varat pielāgot rēķinus, pievienojot saites uz flipbookiem, lai vēl vairāk uzlabotu produktu prezentāciju.

Kad klienti saprot rēķinu, viņi ātri veiks maksājumu bez papildu skaidrojumiem vai kavēšanās. Un, jo ātrāks maksājums, jo labāka naudas plūsma jūsu uzņēmumam.

Integrēt ar grāmatvedības programmatūru

Saskaņā ar AIA Tech Culture Report datiem 59% uzņēmumu klientu rēķinu izrakstīšanai izmanto tikai grāmatvedības programmatūru. Mēs ceram, ka jūs esat starp šiem 59%. Ja nē, sāciet meklēt programmatūras risinājumu, kas ļauj jums bez problēmām pārvaldīt rēķinus.

Šeit ir dažas svarīgākās funkcijas, kas jāņem vērā, izvēloties pareizo programmatūru savai e-komercijai:

• Platformas integrācija (piemēram, krājumu līmeņi, iekasētie maksājumi, nodokļi un citi dati).
• Pārdošanas nodokļa konfigurācija
• Visaptveroši ziņojumi
• Finanšu datu drošība
• Papildināšanas funkcija, lai pielāgotu pakalpojumu jūsu uzņēmumam
• Atbalsts un atjauninājumi

Turklāt programmatūrai ir jāļauj jums un klientiem izsekot rēķiniem un maksājumiem. Tas uzlabos lietotāju pieredzi pēc pirkuma (tādējādi veidojot klientu lojalitāti) un atvieglos jums rēķinu uzraudzību.

Kad esat pieņēmis lēmumu, integrējiet rēķinu automatizāciju un attīstiet savu uzņēmumu. Atcerieties, ka laba grāmatvedības programmatūra ir ieguldījums jūsu uzņēmuma finanšu pārvaldībā, efektivitātē un mērogojamībā.

Izvēlieties pareizo programmatūru, automatizējiet procesu un attīstiet savu uzņēmumu bez grāmatvedības ierobežojumiem.

Profesionāļu padoms: CDN vislabāk palīdz organiski uzlabot vietnes ātrumu e-komercijas veikalos, un tie var būt vērtīgs rīks, lai uzlabotu rēķinu pārvaldības veiktspējas drošību un lietotāju pieredzi. Tāpēc pārliecinieties, ka CDN ir integrēti jūsu grāmatvedības programmatūrā.

Neapmaksāto rēķinu kontrole

Reizēm klienti var aizmirst apmaksāt rēķinu vai pat saskarties ar sarežģījumiem, to darot. Šajā gadījumā pieklājīga un savlaicīga turpmāka rīcība var viegli atgādināt klientiem par rēķinu apmaksas termiņu.

Grāmatvedības programmatūrā varat iestatīt automatizētus e-pasta ziņojumus maksājumu atgādinājumiem, lai nosūtītu profesionālus un klientiem draudzīgus turpmākos pasākumus. Turklāt, lai palielinātu ātras samaksas iespējamību, jums jānodrošina klientiem vairākas maksājumu iespējas, piemēram, bankas pārskaitījums, kredītkarte vai PayPal.

Faktūru pēcpārbaudes pamatā jābūt cieņpilnai un efektīvai saziņai. Uzturiet atvērtu saziņas kanālu, lai risinātu jebkādas bažas vai jautājumus, kas varētu kavēt klientus pabeigt maksājumu.

Drošības un datu konfidencialitātes prioritāte.

Tagad vissvarīgākā daļa ir drošība un konfidencialitāte. Jūsu klienti uztic jums savus finanšu datus; to drošībai ir jābūt jūsu galvenajai prioritātei.

Tāpēc izvēlieties augstas drošības programmatūru ar vairāku līmeņu autentifikāciju, lai novērstu nesankcionētu piekļuvi.

Nobeiguma domas

Rēķinu izrakstīšana var šķist ikdienišķs uzdevums, taču, patīk jums tas vai nē, tas ir ļoti svarīgs.

Droša rēķinu apstrādes sistēma var mainīt rēķinu sagatavošanas un apstrādes veidu, tādējādi palielinot efektivitāti, lietderību un produktivitāti.

Tāpēc, izmantojot iepriekš minētos padomus, izveidojiet iespaidīgus un atbilstošus rēķinus savam plaukstošajam interneta veikalam. Izmantojiet augstas klases programmatūru un pastāvīgi atjauniniet rēķinu pārvaldības sistēmu, lai nodrošinātu saviem darbiniekiem un klientiem vislabāko iespējamo pieredzi - jo viņi nav pelnījuši neko citu!