Attālās sociālo plašsaziņas līdzekļu komandas: Kā efektīvi sazināties

Ievads

2023. gadā daudzas sociālo plašsaziņas līdzekļu komandas strādās attālināti, nepilnu vai pilnu darba laiku. Ne tikai daudzi uzņēmumi pēc pandēmijas saglabāja hibrīda vai WFH politiku. Pilnībā attālināta darba piedāvāšana ļauj komandām piesaistīt arī vislielākos talantus, kādus darba tirgus var piedāvāt.

Tomēr tālvadības sociālo plašsaziņas līdzekļu komandas koordinēšana var būt sarežģīts uzdevums. Īpaši, kad runa ir par saziņu.

Kā jūs varat pārliecināties, ka visi ir vienisprātis? Vai darba plūsmas norit vienmērīgi? Kā jūs varat samazināt berzes zudumus un pārpratumus?

Šeit ir septiņi rīki un stratēģijas, ko varat izmantot, lai efektīvi sazinātos ar savu attālināto sociālo plašsaziņas līdzekļu komandu.

Izvēlēties vienotu dokumentu sadarbības sistēmu

(Avots: Freepik)

Vispirms jums jāizvēlas viena dokumentu sadarbības platforma, pie kuras visi varētu pieturēties. Jā, tas ir pamatnoteikums. Tomēr daudzas komandas joprojām zaudē pārāk daudz laika, nosūtot dokumentus turp un atpakaļ un nevajadzīgi konvertējot tos starp failu formātiem.

Izvēlieties vienotu mākoņdatošanas dokumentu sadarbības sistēmu, kas ļauj kopīgot, kopīgi veidot un rediģēt teksta dokumentus, izklājlapas un prezentācijas. Neatkarīgi no tā, vai tas ir 2. ceturkšņa kopsavilkums, stratēģijas prezentācija vai gada pārskats, tikai vienas centrālās sistēmas esamība ļauj daudz vieglāk izveidot saskaņotu dokumentu ar minimālu neapmierinātību.

Pašlaik izplatītākie mākoņrisinājumi ir Google Workspace un Microsoft 365. Abi piedāvā dažādus failu veidus un ir integrējami ar daudzām citām biznesa lietotnēm.

Prioritāte mākoņrisinājumiem

Runājot par mākoņrisinājumiem, prioritāte jāpiešķir pēc iespējas vairāk darba plūsmām, ne tikai dokumentu kopīgošanai.

Failu glabāšana, grafiskais dizains, video montāža. Visiem šiem mērķiem ir pieejami sarežģīti mākoņtehnoloģiju rīki. Un tie ievērojami atvieglo attālināto komandu dzīvi.

Piemēram, teiksim, kāds no jūsu komandas biedriem veido grafiku Instagram rullītim vai ziņu par jūsu jaunākā produkta atsauksmi. Ja viņi to veic Photoshop programmā savā personīgajā klēpjdatorā, tikai viņi var strādāt ar to. Un, ja viņš saslimst vai citādi nav pieejams, jūs paliekat bez darba.

Efektīvāks risinājums ir izmantot mākoņdatošanas rīku, piemēram, Canva. Visai jūsu komandai ir piekļuve visiem dizainparaugiem. Un, ja vien jūs pareizi nosaucat failus un projektus, ikviens var atrast un rediģēt visu, kas viņam nepieciešams.

Izmēģiniet asinhronās sanāksmes

Tālāk apsveriet iespēju pāriet uz asinhroniem videozvakariem, īpaši, ja jūsu komandas locekļi ir dažādās laika joslās.

Videozvani ir lielisks veids, kā komandas locekļi var mijiedarboties, dalīties ar idejām, parādīt jaunākos dizainus, saņemt atsauksmes par sarežģītām koncepcijām un veidot saikni. Tomēr tie aizņem arī ļoti daudz laika. Turklāt tos var būt grūti organizēt, jo īpaši, ja jūsu komanda ir starptautiska.

Savukārt asinhronās sanāksmēs varat ierakstīt savu ieguldījumu videoklipā - ieskaitot ekrāna koplietošanu - un pēc tam kopīgot to, izmantojot vienkāršu saiti. Pārējie jūsu komandas locekļi to var noskatīties, kad viņiem ir laiks. Turklāt viņi var pārbaudīt automātisko stenogrammu, lai atrastu interesantākos informācijas fragmentus, paātrināt vai palēnināt jūsu klipu, kā arī reaģēt, izmantojot komentārus vai savu video.

Tas ļauj efektīvi paziņot daudz vairāk un sarežģītākas informācijas nekā e-pasts, bet novērš nepieciešamību atrast visiem piemērotu laiku, lai izveidotu videozvanu.

Uzņēmuma telefonijas centralizācija

Vēl viens lielisks veids, kā palielināt saziņas efektivitāti, ir iegūt centrālo uzņēmuma tālruņa pakalpojumu.

Tāpat kā daudzi citi šajā sarakstā minētie rīki, arī mūsdienu biznesa tālruņu pakalpojumi parasti ir mākoņpakalpojumi. Tas nozīmē, ka jūsu komanda var tiem piekļūt no jebkuras vietas neatkarīgi no atrašanās vietas.

Turklāt tiem ir daudz vairāk kanālu nekā tikai balss zvaniem. Bieži vien ir iekļauti arī videozvani, tūlītēja ziņapmaiņa, tērzēšana tiešraidē un e-pasts.

Turklāt daudzi pakalpojumu sniedzēji piedāvā arī noderīgas papildu funkcijas, kas bieži vien ir balstītas uz mākslīgo intelektu, lai atvieglotu jūsu dzīvi. Piemēram, daži pakalpojumi piedāvā automātisku zvanu transkripciju un zvanu kopsavilkumus. Tas atvieglo sanāksmju protokolēšanu.

Uz ziņojumiem balstīta komandas sadarbība

(Avots: Freepik)

Vai esat noguris no nebeidzamām e-pastu ķēdēm? Un izlaižat svarīgus ziņojumus, jo kāds aizmirsis nospiest "atbildēt visiem"?

Tad, iespējams, vēlaties pāriet uz komandu sadarbības rīkiem, kas balstīti uz ziņojumiem. Pēdējo gadu laikā šajā jomā par spēcīgiem konkurentiem ir kļuvuši Slack un Discord. Un tam ir pamatots iemesls.

Šie rīki ļauj efektīvi strukturēt saziņu starp komandas locekļiem. Lai gan varat nosūtīt tiešo ziņu, vairums saziņas kanālu ir strukturēti.

Piemēram, teiksim, jūsu komandā ir izveidota darba grupa, kuras uzdevums ir izstrādāt jaunu īsformāta video satura stratēģiju, reaģējot uz iespējamo TikTok aizliegumu ASV. Tā vietā, lai šīs darba grupas locekļi cits citam sūtītu e-pasta vēstules, varat izveidot Slack kanālu, lai viņi varētu apmainīties ar ziņojumiem un kopīgot dokumentus. Tādējādi nevienam nebūs jāuztraucas par svarīgas informācijas palaišanu garām.

Izmantojiet projektu vadības rīkus

Ja strādājat pie lielākiem vai sarežģītākiem projektiem vai jums ir jākoordinē lielāka komanda, apsveriet iespēju izmantot projektu pārvaldības rīku.

Tiem ir sarežģītākas funkcijas nekā iepriekš minētajiem sadarbības rīkiem. Tie ļauj jums piešķirt lomas, noteikt termiņus, iestatīt atkarības starp uzdevumiem un precizēt darba plūsmas.

Katrs komandas dalībnieks redzēs viņam uzticētos uzdevumus un datumu, līdz kuram tie ir jāizpilda. Turklāt, ja vēlaties pārbaudīt projekta statusu, varat to viegli vizualizēt kā Kanban dēli vai Ganta diagrammu.

Izvēlēties labāko attālinātās sociālo mediju pārvaldības rīku

Visbeidzot, ir arī jūsu izmantotais sociālo mediju pārvaldības rīks. Attālā komandā jūsu vajadzībām vispiemērotākā rīka izvēle var būt nedaudz sarežģīta. Ir dažādas prioritātes.

Apsveriet, cik daudz lietotāju dažādos plānos ļauj izmantot dažādi rīki. Vai varat norādīt darba plūsmas un dažādas atļaujas dažādām lomām. Vai ir iespējams saglabāt un rediģēt melnrakstus un atstāt komentārus un ieteikumus.

Tas var izklausīties vienkārši, taču daudzi lieliski sociālo mediju pārvaldības rīki patiesībā neietver šīs funkcijas un tāpēc ir mazāk piemēroti attālinātām komandām.

Secinājums

Darbs attālinātā komandā var būt lieliska pieredze motivētiem sociālo mediju ekspertiem. Jūs varat izveidot fantastisku, mērķtiecīgu un produktīvu komandu, kas pacels jūsu uzņēmuma sociālo mediju spēli jaunā līmenī.

Ja vien saziņa notiek bez traucējumiem.

Integrējot iepriekš minētos rīkus un stratēģijas savās darba plūsmās, jūs varēsiet to nodrošināt. Tas palīdzēs jums samazināt neapmierinātību, nesaprašanos un berzes zudumus. Un pārliecinieties, ka visa jūsu komanda var sinhronizēti strādāt, lai sasniegtu kopīgos mērķus.