Kā optimizēt SaaS lietojumprogrammu portfeli?

Ievads

Mūsdienu konkurētspējīgajā tirgū organizācijas lielā mērā paļaujas uz SaaS lietojumprogrammām, lai racionalizētu darbību, palielinātu produktivitāti un uzlabotu klientu pieredzi. Tomēr šo lietojumprogrammu pārvaldība bieži tiek ignorēta.

SaaS lietojumprogrammu izplatība uzņēmumos tagad ir acīmredzama. Saskaņā ar Productiv pētījumu sagaidāms, ka 2023. gadā vidējais uzņēmumā izmantoto SaaS lietojumprogrammu skaits sasniegs 371.

Avots:

Bet jautājums ir, cik labi šīs lietojumprogrammas var pārvaldīt?

Nav svarīgi, cik daudz SaaS lietojumprogrammu organizācija izmanto; svarīgi ir tas, kā šīs lietojumprogrammas ietekmē organizācijas drošību, ieņēmumus un izaugsmi, ja tās netiek pareizi pārvaldītas.

Kā efektīvi pārvaldīt un optimizēt savu SaaS lietojumprogrammu portfeli, lai gūtu lielākus biznesa panākumus? Šajā emuārā jūs iepazīstināsim ar soļiem, kā panākt šo optimizāciju, sākot ar neapsaimniekoto SaaS lietojumprogrammu negatīvo ietekmi uz jūsu uzņēmumu.

Nepārvaldītas SaaS lietojumprogrammas: Kā tas ietekmē jūsu uzņēmumu?

Nepārvaldītas SaaS lietojumprogrammas var radīt drošības un finansiālas problēmas, kaitējot jūsu uzņēmuma peļņas rādītājiem un izaugsmei. Nepārvaldītas SaaS lietojumprogrammas rodas, ja uzņēmumiem nav konsekventas pieejas vai platformas SaaS lietojumprogrammu pārvaldībai.

Tas notiek, ja lietojumprogrammas iegādājas un izmanto iekšējā komanda vai viens lietotājs bez IT vai finanšu komandu uzraudzības.

Bieži vien šīs neapsaimniekotās lietojumprogrammas tiek izsekotas, izmantojot uz kļūdām tendētas izklājlapas. Šāda manuāla pieeja SaaS pārvaldībai nav ne efektīva, ne produktīva. Tā rada sarežģījumus, piemēram, lielākus izdevumus, neatbilstību un SaaS izplešanos.

Manuāla SaaS lietotņu pārvaldība bija pietiekama, ja runa bija par mazāk nekā 50 lietotnēm, taču tā nav piemērota organizācijām ar vairāk nekā 200 lietotnēm.

Izmantojot manuālo pārvaldību, jūs zaudējat:

• Visaptverošs pārskats par pilnu SaaS portfeli
• Paziņojumi par neapstiprinātu pieteikumu iepirkumiem
• Departamentu SaaS izdevumu ieskats
• Lietošanas modeļa analīze
• Efektīva lietotāju nodrošināšana un atcelšana

Izpratne par riskiem, kas saistīti ar nepārvaldītu SaaS

1. Palielināti izdevumi ēnu IT dēļ

Neautorizētas SaaS lietojumprogrammas, kas iegādātas, izmantojot uzņēmuma kredītkartes, nevar efektīvi izsekot. Tas novedīs pie pārtēriņa un licenču nepietiekamas izmantošanas, ietekmējot uzņēmuma peļņas rādītājus. \

2. Dublējošos un nepietiekami izmantoto lietotņu skaita pieaugums

Nepietiekama SaaS pārvaldība un centralizētas pārskatāmības trūkums palielina dublēto, bezmaksas un lieko lietojumprogrammu skaitu, kā rezultātā rodas zema INI un drošības problēmas. \

3. Datu drošības un atbilstības riski

Nepārvaldītas lietotnes var izraisīt drošības pārkāpumus un sensitīvas informācijas zaudēšanu. Ja lietotne neatbilst normatīvajiem aktiem, tas ietekmēs arī jūsu uzņēmuma darbību. \

4. Automātiski pagarinājumi

Tā kā finanšu vai IT komandas neseko līdzi nepārvaldītai SaaS, līgumi var tikt automātiski pagarināti, tādējādi palielinot izdevumus. \

5. Efektivitātes un produktivitātes problēmas

Nepārvaldītas lietojumprogrammas radīs komunikācijas "silosus", novedīs pie sliktas sadarbības un kavēs komandas produktivitāti, galu galā ietekmējot uzņēmuma darbību.

Tagad, kad zināt, kādas sekas un riskus rada nepārvaldītas SaaS, apspriedīsim vienkāršus veidus, kā efektīvi pārvaldīt un izmantot SaaS lietojumprogrammas.

Avots:

5 veidi, kā optimizēt SaaS lietojumprogrammu portfeli

Straujā SaaS ieviešana ir radījusi papildu pārvaldības grūtības un ierobežojumus. Lai atrisinātu šīs problēmas, šeit ir sniegti pieci veidi, kā palīdzēt uzņēmumiem optimizēt SaaS lietojumprogrammu portfeļus un gūt maksimālu labumu no SaaS lietojumprogrammām:

Iegūstiet pilnīgu lietojumprogrammas redzamību

"MADX pētījums liecina, ka lietojumprogrammu redzamības trūkums SaaS organizācijās noved pie nepietiekami izmantotām vai neizmantotām SaaS lietojumprogrammu licencēm. Gandrīz 1/3 no jūsu SaaS var tikt izniekota; atkarībā no uzņēmuma lieluma tas var nozīmēt simtiem, tūkstošiem vai pat miljoniem dolāru."

Lai efektīvi pārvaldītu SaaS lietojumprogrammas, organizācijām ir jāiegūst visaptveroša redzamība par savu lietojumprogrammu kaudzi. Šī pārredzamība palīdz IT un finanšu komandām noteikt, kuras lietotnes tiek izmantotas, kas tās izmanto un kam tās tiek izmantotas.

Uzņēmumi ar šādu pārredzamību var izvairīties no negatīvām sekām, ko rada lietotņu dublēšanās, nesankcionēta programmatūras izmantošana un slikta resursu sadale.

Lēmumu pieņēmēji varēs optimizēt lietojumprogrammu kopumu, novēršot lieko darbu, veicot konsolidāciju un racionalizējot lietojumprogrammas. Rezultātā SaaS pakete tiks optimizēta, palielinot uzņēmējdarbības produktivitāti un darbības efektivitāti.

Ēnu IT novēršana

Saskaņā ar Gartner ziņojumu 2022. gadā 41% darbinieku iegādājās, pārveidoja vai radīja tehnoloģijas ārpus IT redzamības, un Gartner paredz, ka līdz 2027. gadam šis rādītājs pieaugs līdz 75%.

SaaS lietotņu iegādi un lietošanu bez IT nodaļas ziņas sauc par ēnu IT. Izmantojot ēnu IT, iegādātās lietojumprogrammas var apdraudēt datu drošību, kavēt atbilstības nodrošināšanu un radīt sadrumstalotas darba plūsmas.

100% redzamība ir vienkāršākais risinājums ēnu IT apkarošanai. Uzņēmumi var novērst neapstiprinātu vai nesankcionētu lietojumprogrammu iekļūšanu savā SaaS portfelī, proaktīvi uzraugot tās un centralizējot iepirkuma procesu.

Tādi rīki kā CloudEagle var nekavējoties sūtīt brīdinājumus, ja tiek pamanītas neautorizētas lietotnes, kas iekļūst jūsu sistēmā, tādējādi piedāvājot proaktīvu pieeju SaaS pārvaldībai.

Analizēt lietojumprogrammu lietojumu

Flexera norādīja, ka aptuveni 33 % no SaaS programmatūras izdevumiem komanda nepietiekami izmanto, kā rezultātā INI ir zema.

Analizējot, kā SaaS lietojumprogrammas tiek izmantotas organizācijā, var gūt nozīmīgu optimizācijas ieskatu. Mērot lietotāju aktivitāti un iesaistīšanos, lēmumu pieņēmēji var noteikt, kuras lietotnes sniedz vislielāko vērtību un kuras tiek izmantotas nepietiekami.

Šī uz datiem balstītā metode ļauj IT un finanšu komandām pieņemt pamatotus lēmumus par licenču piešķiršanu, tādējādi ļaujot efektīvāk pārdalīt resursus.

Analizējot lietotnes lietojumu, varēsiet noteikt, vai lietotne patiešām palīdz veikt vajadzīgo uzdevumu. Ja nē, atbrīvojieties no tās un atrodiet jaunu lietotni, kas jūsu komandai būs noderīga.

Turklāt tas sniedz iespēju apmācīt darbiniekus vai uzlabot procesus, lai maksimāli izmantotu jau esošo lietotņu potenciālu.

Neizmantoto licenču vai lietojumprogrammu likvidēšana

Licenču nepilnīga izmantošana uzņēmumiem rada lielus sarežģījumus, kā rezultātā rodas nelietderīgi izdevumi. Uzņēmumi var risināt sarunas ar piegādātājiem, izmantojot lietojumprogrammu redzamības un izmantošanas izpētes datus.

Zinot faktiskos izmantošanas modeļus, uzņēmumi var vienoties par licences noteikumiem, kas nodrošina, ka licenču skaits atbilst faktiskajam pieprasījumam. Licences iegādājieties tikai atkarībā no pieprasījuma; pārmērīga iepirkšana novedīs pie nelietderīga ieguldījuma un zemas INI.

Vēl viens gudrs veids, kā optimizēt savu kaudzi, ir divu vai vairāku lietojumprogrammu apvienošana vienā. Piemēram, ja jūsu mārketinga komanda izmanto OptinMonster uznirstošajiem logiem, bet pārdošanas komanda e-pastiem izmanto Mailchimp, varat šīs funkcijas apvienot HubSpot, kas var veikt abus uzdevumus.

Tā vietā, lai izmantotu divas dažādas lietojumprogrammas dažādiem lietošanas gadījumiem, varat izmantot tikai vienu, tādējādi atvieglojot programmatūras izdevumu izsekošanu un samazināšanu.

Šī procedūra samazina izšķērdēšanu un veicina rentablāku un stratēģiskāku pieeju programmatūras iegādei.

SaaS pārvaldības platformas izmantošana

Lai veiktu visas iepriekš minētās stratēģijas, jums būs nepieciešama uzticama SaaS pārvaldības programmatūra ar atbilstošām funkcijām. Šīs platformas nodrošina 100% pārskatāmību un centralizētu lietojumprogrammu pārvaldības kontroli, atvieglojot tādus procesus kā līgumu pārvaldība, licenču izplatīšana un atjaunošanas izsekošana.

SaaS pārvaldības platformas var integrēties ar jūsu iekšējām SSO, HRIS un finanšu sistēmām. Šīs integrācijas ļauj platformai redzēt visu jūsu SaaS kopumu un organizēt to kopā ar jūsu izdevumiem vienuviet.

Kāpēc lietojumprogrammu izsekošanai izmantot izklājlapas, ja ir pieejami mūsdienīgi rīki, ar kuriem var pamanīt IT, kad tas notiek? Šie rīki var arī palīdzēt optimizēt jūsu SaaS lietojumprogrammas, neprasot daudz manuāla darba.

Tas ne tikai nodrošinās pārskatāmību, bet arī izmaksu optimizācijas iespējas, atklājot dublējošās un liekās lietotnes. Varat analizēt lietojumu, novērst to izmantošanu un optimizēt savu portfeli.

Secinājums

SaaS lietojumprogrammu portfeļa optimizācija ir būtiska organizācijām, kas izmanto dažādas SaaS lietojumprogrammas, jo tā var palielināt jūsu programmatūras izdevumus.

EfektīvaiSaaS lietojumprogrammu portfeļa pārvaldībai ir izšķiroša nozīme, lai palielinātu izaugsmi, samazinātu riskus un nodrošinātu darbības izcilību. Atbilstošas pārvaldības neievērošana var novest pie resursu izšķērdēšanas, drošības problēmām, izdevumu eskalācijas un sadrumstalotas darba plūsmas.

Šajā rakstā tika aplūkoti pieci vienkārši veidi, kā optimizēt lietojumprogrammu portfeli: no lietojumprogrammu redzamības līdz ēnu IT novēršanai, patēriņa uzraudzībai, licencēšanas optimizēšanai un SaaS pārvaldības platformas izvēlei. Šīs ir pārbaudītas un uzticamas pieejas, ko organizācijas izmanto, lai optimizētu savu portfeli.

Labi optimizēts SaaS lietojumprogrammu portfelis ir uzņēmuma izaugsmes, inovāciju un ilgtermiņa panākumu virzītājspēks.