Kā attālināti palielināt komandas produktivitāti

Ievads

Neraugoties uz visām fanfarām, kas pirms koronavīrusa pandēmijas tika veltītas attālinātajam darbam, darbam birojā bija vairākas priekšrocības, ko tā attālinātais kolēģis nevarēja apstrīdēt.

Viena no visvairāk nepamanītajām priekšrocībām, ko sniedz darbs birojā, ir tā, ka tas ļauj uzņēmumiem ietekmēt savu darbinieku darba rezultātus. Neatkarīgi no tā, vai tas nozīmē, ka vadītājs varēja apspriest jebkuru darbinieka problēmu vai personīgi stimulēt viņu, lai uzlabotu viņu sniegumu, attālinātais darbs rada jaunus izaicinājumus uzņēmumiem, kas vēlas palielināt savas komandas produktivitāti.

Nesenā pāreja uz tāldarbu, iespējams, ir mainījusi uzņēmumu pieeju produktivitātei, taču tā nav beigas. Ņemot to vērā, ir daudz produktivitātes un laika vadības hakeru, kurus varat izmantot, lai palielinātu komandas produktivitāti attālināti. Lūk, kā jūs to varat izdarīt.

Noteikt darbinieku produktivitāti

Produktivitāte definē darbinieka spēju veiksmīgi izpildīt noteiktu uzdevumu. Citiem vārdiem sakot, tā ir darba efektivitāte; jo labāk darbinieks spēj izpildīt savus pienākumus, jo produktīvāks viņš būs.

Tā kā produktivitāte ir tik vispārīgs un pārspīlēti lietots vārds, jums ir jādefinē, ko tas nozīmē jūsu darbiniekiem saistībā ar viņu attiecīgajiem darba pienākumiem. Iedziļināšanās produktivitātes statistikā un faktos var palīdzēt jums un jūsu komandai labāk saprast, kā būt produktīviem. Jūsu darbiniekiem jāzina, kā viņu darbs tiek izsekots un novērtēts, lai pēc tam jūs varētu apspriest iespējamos uzlabojumus.

Mērvienībām, ko izmantojat, lai novērtētu viņu sniegumu, ir jābalstās uz pienākumiem, kas noteikti, pieņemot viņus darbā, kā arī uz jūsu uzņēmuma mērķiem.

Plašākā nozīmē jūsu produktivitātes mērījumu pamatā būs kāds no šādiem jūsu darbinieka darba aspektiem:

• Konkrēta uzdevuma izpildes ātrums, kas tiek izpildīts laikā.
• Noteiktā laika periodā izpildīto uzdevumu skaits.
• Spēja izpildīt konkrētu uzdevumu, kā paskaidrots standarta darbības procedūrā (SOP).
• Vadītāju, kolēģu un/vai klientu sniegtās atsauksmes.
• Pieejamība darba laikā

Katrs no šiem raksturlielumiem ir jāpielāgo katra darbinieka darba pienākumiem.

Klientu atbalsta aģenta produktivitātes rādītāji varētu būt klientu apmierinātības rādītāji, vidējais zvana laiks un atrisināto biļešu skaits. Izstrādātāja metrikas varētu būt piegādātais kods, koda mainība un laiks, kas nepieciešams projekta pabeigšanai. Mārketinga speciālistam varētu izmantot izmaksas par vienu piesaistīto klientu, izmaksas par vienu iegūšanu un iegūto klientu skaitu.

Neatkarīgi no jūsu izmantotajiem rādītājiem, paziņojiet par to produktivitātes mērījumiem, pirms sēžaties pie sarunu galda, lai apspriestu viņu sniegumu.

Izstrādājiet skaidru darba no mājām politiku

Darbs no mājām dažiem var šķist kā panaceja, taču realitāte liecina, ka šādam darba režīmam ir arī ēnas puses. Buffer 2019. gada ziņojumā par attālinātā darba stāvokli tika konstatēts, ka visbiežāk minētās problēmas saistībā ar attālinātā darba organizēšanu ir atslēgšanās no darba pēc darba laika (22 %), vientulība (19 %) un komunikācija (17 %).

Tā vietā, lai ignorētu šīs problēmas, jums tās jārisina, izstrādājot darba no mājām politiku. Pat tad, ja mājas biroji ir kļuvuši plaši izplatīti, pateicoties pandēmijai, jūs vēlaties saglabāt darba no mājām politiku, kas definē attālināto darbinieku gaidas.

Politikā jāiekļauj, kādi rīki - programmatūra vai aparatūra - jūsu darbiniekiem būtu jāizmanto, cik ilgi viņiem būtu jābūt pieejamiem saziņai, kā viņiem būtu jāaizsargā sevi un uzņēmumu u. c. jautājumi.

Ņemot vērā problēmas, ko darbiniekiem rada attālinātais darbs, jūsu politikā tās ir aktīvi jārisina. Piemēram, jūsu darba no mājām politikā varētu norādīt, kad beidzas darba diena, vai dalīties ar publiskiem tiešsaistes pasākumiem, kuros jūsu darbinieki var satikties un sazināties.

Jūsu politikā ir jānorāda dažādi saziņas kanāli, kā tos izmantot un kādos gadījumos. Piemēram, personiskai un uzņēmuma mēroga saziņai varat izmantot Slack, specifiskākai saziņai - e-pastu, zvaniem - Zoom, bet projektu pārvaldībai- Asana.

Saskaņā ar politiku jūsu uzņēmumam vajadzētu arī izmaksāt prēmijas tiem darbiniekiem, kuriem nepieciešami jauni datori, ātrāki interneta pieslēgumi un ar biroju saistīts aprīkojums (piemēram, galdi, krēsli utt.).

Izstrādājiet darbinieku iesaistīšanas programmu

Tā kā attālinātais darbs ir strauji kļuvis par standarta, lai gan pagaidu darba režīmu, daudzi darbinieki dziļāk izjutīs ar to saistītās problēmas. Kā pretsvaru tam jūs vēlaties izstrādāt darbinieku iesaistīšanas programmu, lai jūsu darbinieki būtu apmierināti ar savu darbu.

Nesen veiktā Gallup aptauja atklāja, ka 32 % respondentu jūtas iesaistīti savā darbā, bet pārējie 50 % un 17 % respondentu norādīja, ka nav iesaistīti vai nav iesaistīti.

Iesaistīšanās programmas mērķis ir savienot jūsu darbiniekus ar jūsu organizāciju, paaugstinot viņu pašreizējo iesaistīšanās sajūtu līdz vēlamajam, optimālajam līmenim. Ir pierādīts, ka augsts darbinieku iesaistes līmenis vienlaikus veicina darbinieku noturību, lojalitātes sajūtu un produktivitāti.

Lai sāktu, ir jāveic aptaujas, kas atklāj pašreizējo uztverto iesaistīšanās līmeni. Pajautājiet saviem darbiniekiem:

• Kā jūs jūtaties par savu pašreizējo amatu?
• Ko jūs vēlētos mainīt savā darbā?
• Cik apmierināts esat ar savu darba un privātās dzīves līdzsvaru?

Izveidojiet savu iesaistīšanās programmu, pamatojoties uz paraugprakses un risinājumu kombināciju, lai novērstu aptaujās konstatētās problēmas. Bieži izmantotā labākā prakse ietver uz punktiem balstītu atalgojuma programmu izstrādi, labsajūtas programmu piedāvāšanu un uzņēmuma mēroga sadarbības tīklu veicināšanu.

Jūsu programmā jāņem vērā arī darbinieku atsauksmes un jāparāda, ka jūsu uzņēmumam rūp viņu emocionālā un profesionālā labklājība. Atklāti iepazīstiniet ar šo programmu esošos un jaunpieņemtos darbiniekus, lai jau no paša sākuma veidotu pareizās gaidas.

Veicināt darba un privātās dzīves līdzsvaru

Buffer veiktā aptauja liecina, ka attālināti strādājošajiem darba un privātās dzīves līdzsvars ir problēma. Atsevišķā aptaujā, kurā piedalījās 1004 pilna laika ASV strādājošie, tika noskaidrots, ka 29 % attālināto darbinieku apgalvo, ka viņiem ir problēmas ar darba un privātās dzīves līdzsvaru, savukārt 31 % aptaujāto norādīja, ka viņiem ir bijis nepieciešams paņemt brīvdienu garīgās veselības dēļ.

Pat ja jūsu darbinieki teorētiski varētu jebkurā brīdī aizvērt savu datoru, vairums no viņiem ir atbildīgi cilvēki, kuri nopietni izturas pret savu darbu. Jūsu uzņēmumam tas var šķist lieliska ziņa, taču jūsu darbiniekiem šāda attieksme samazina viņu produktivitāti.

Jūsu uzņēmumam ir aktīvi jāveicina darba un privātās dzīves līdzsvars, paskaidrojot - vai, ja nepieciešams, piespiežot, - kad darbiniekiem jāpārtrauc darbs, kādos apstākļos un kad viņiem jābūt pieejamiem.

Labākais veids, kā attālinātos darbiniekus padarīt apmierinātus, ir ļaut viņiem noteikt savu darba laiku. Ja vien viņiem nav jāsaskaras ar klientiem konkrētās laika joslās - iedomājieties klientu atbalsta aģentu vai tirdzniecības pārstāvi -, lielākā daļa darbinieku var veikt lielāko daļu, ja ne visus savus pienākumus jebkurā laikā.

Varētu arī pateikt, ka viņiem ir jābūt noteiktam darba stundu skaitam tajā pašā laikā, kad strādā lielākā daļa darbinieku, un ļaut viņiem aizpildīt pārējās darba stundas pēc saviem ieskatiem.

Apsveriet iespēju dalīties ar produktivitātes metodēm, kas veicina atslēgties no darba, piemēram, Pomodoro tehniku. Viņi varētu arī izmantot laika uzskaites lietotnes, kas informē pēc tam, kad viņi ir nostrādājuši noteiktu stundu skaitu pēc kārtas.

Globālā personāla atlases uzņēmuma Robert Half pētījumā konstatēts, ka darbinieki, kuri nodrošina līdzsvaru starp darbu un privāto dzīvi, ir divreiz laimīgāki, produktīvāki un lojālāki saviem darba devējiem nekā tie, kuri cenšas atrast līdzsvaru.

Komandas produktivitātes mērīšana

Metrikas, ko izmantojat, lai sekotu līdzi darbinieku darba efektivitātei, ir pamats, uz kura balstās jūsu produktivitātes paaugstināšanas taktika. Tas ir īpaši svarīgi attālinātiem darbiniekiem, kuriem nav tiešas atgriezeniskās saites mehānismu, kādus izmanto biroja darbinieki.

Darbiniekiem patīk saņemt atgriezenisko saiti, ja vien tā ir objektīva un pārredzama analīze, nevis personiskās preferences. Jūsu darbinieki var izmantot šo atgriezenisko saiti, lai uzlabotu savu darba efektivitāti, kas savukārt ietekmē viņu apmierinātību ar darbu un iesaistīšanos.

Izmantojiet iepriekš rakstā aprakstītos definētos rādītājus un norādiet mērķi, kas jūsu darbiniekiem būtu jāsasniedz. Šis mērķis var būt balstīts uz iepriekšējiem datiem, nozares etaloniem vai iekšējām diskusijām starp vadītājiem un darbiniekiem.

Nosakiet katra darbinieka rādītāju pārbaudes grafiku - vismaz reizi ceturksnī. Katru mērķi sadaliet arī mēneša un nedēļas mērķos un lūdziet vadītājus sekot līdzi to izpildei.

Analizējiet, kā katrs darbinieks sasniedz savus mērķus, un sniedziet atbilstošu atgriezenisko saiti, pamatojoties uz iegūtajiem datiem. Izstrādājiet uzlabošanas plānu, ja darbinieks vai komanda nav sasnieguši savus mērķus, un piedāvājiet publisku atbalstu, ja tie ir pārsniegti.