Kā nodrošināt uzņēmējdarbības atbilstību 2024. gadā: Rīki, kas palīdzēs jums būt soli priekšā

Ievads

Atzīsim - uzņēmējdarbības noteikumu ievērošana var šķist kā žonglēšana. Starp mainīgajiem nodokļu noteikumiem, datu privātuma likumiem un nozarei specifiskām vadlīnijām ir viegli apjukt.

Taču ir tā, ka atbilstības nodrošināšana nav saistīta tikai ar to, lai jūsu uzņēmumā tiktu atzīmēti iedomātā kontrolsaraksta lodziņi. Tas nozīmē pasargāt uzņēmumu no sodanaudām, saglabāt klientu uzticību un nodrošināt vienmērīgu darbību.

Mūsdienās uzņēmumi nevar atļauties paļauties uz manuāliem procesiem. Atbilstības rīki ir ceļš uz priekšu. Ņemot vērā to, ka mūsdienās daudzas lietas ir kļuvušas atkarīgas no mākslīgā intelekta, uzņēmumiem nevajadzētu atpalikt.

Jums jāpārliecinās, ka jūsu uzņēmums atbilst spēles noteikumiem. Šajā rakstā mēs aplūkosim, ko nozīmē atbilstība, kāpēc tā ir ļoti svarīga, kādi ir tās ignorēšanas riski un kādi rīki var palīdzēt jums saglabāt atbilstību.

Kas ir uzņēmējdarbības atbilstība?

Domājiet par uzņēmējdarbības atbilstību kā par drošības margām, kas nodrošina jūsu darbības drošību un likumību. Tas nozīmē ievērot noteikumus un normas, kas attiecas uz jūsu uzņēmumu - vai tie būtu darba likumi, datu konfidencialitātes prasības vai finanšu pārskatu sniegšanas pienākumi. Sarežģītākais ir sekot līdzi noteikumiem, jo tie nav akmenī iecirsti.

Atbilstība nozīmē sekot līdzi šīm izmaiņām un pārliecināties, ka jūsu uzņēmums vienmēr ir informēts par tām. Jūsu mērķis ir izvairīties no sodanaudas, saglabāt klientu uzticību un vadīt uzņēmumu, kas darbojas likumīgi un pareizi.

Kāpēc jūsu uzņēmumam ir nepieciešami automatizēti atbilstības rīki?

Mēģināt nodrošināt atbilstību bez pareizajiem rīkiem ir tas pats, kas mēģināt pabeigt maratonu ar čībiņām. Maratonu ir iespējams pabeigt, bet neceriet, ka tiksiet rangā. Iespējams, pa ceļam jūs arī sagādāsiet sev nevajadzīgas sāpes.

Kāpēc jūs vēlaties šādas sāpes, vai ne? Tāpēc, lai tiktu uz priekšu, jums ir nepieciešami automatizēti atbilstības rīki. Šie rīki novērš daudz galvassāpju, kas saistītas ar noteikumu pārvaldību. Lūk, kāpēc tie ir būtiski:

Noteikumu sarežģītība

Noteikumi ātri mainās. Tikai pagājušajā gadā vairāk nekā puse uzņēmumu atzina, ka tiem ir grūti sekot līdzi mainīgajiem noteikumiem, jo īpaši tādiem datu privātuma tiesību aktiem kā Vispārīgā datu aizsardzības regula (GDPR). Automatizētie rīki tiek atjaunināti reāllaikā, tāpēc jums nav jāuztraucas, ka varat palaist garām būtiskas izmaiņas.

Integrācija starp departamentiem

Atbilstība nav tikai viena nodaļa. Personāla, finanšu, IT - visi ir iesaistīti. Automatizētas sistēmas nodrošina, ka visas jūsu uzņēmuma daļas ir sinhronizētas. Tas palīdz jums izpildīt prasības visās jomās, neradot sarežģījumus.

Reāllaika uzraudzība

Vai nebūtu jauki saņemt brīdinājumu par to, ka tūlīt kaut kas var notikt nepareizi? Automatizētie atbilstības rīki tieši to dara. Tie nodrošina reāllaika brīdinājumus, ja esat tuvu noteikuma pārkāpumam, lai jūs varētu to novērst, pirms tas kļūst par problēmu.

Konkurences priekšrocības

Klienti pievērš lielāku uzmanību tam, kuri uzņēmumi ievēro noteikumus. Saskaņā ar 2022. gada NielsenIQ ziņojumu vairāk nekā 80 % patērētāju dod priekšroku sadarbībai ar uzņēmumiem, kas ir pārredzami attiecībā uz saviem procesiem. Automatizēti rīki palīdz jums veidot šo uzticēšanos - un uzticēšanās pārvēršas lojalitātē un ilgtermiņa panākumos.

Neatbilstības riski: Naudas sodi, reputācijas zaudējumi un darbības traucējumi

Neatbilstība ir ne tikai riskanta, bet arī dārga. Atbilstības neievērošana var ietekmēt jūs no visām pusēm, un sekas var būt dažādas - no finansiāliem sodiem līdz iedragātai klientu uzticībai.

GlobalScape un Ponemon Institute 2017. gadā veiktajā pētījumā " Datu aizsardzības noteikumu ievērošanas patiesās izmaksas" ( True Cost of Compliance with Data Protection Regulations) tika konstatēts, ka vidējās gada izmaksas, ko uzņēmumiem rada noteikumu neievērošana, ir 14,8 miljoni ASV dolāru. Tas ir par 45 % vairāk nekā 2011. gadā un ievērojami dārgāk nekā vidējās atbilstības nodrošināšanas izmaksas - 5,5 miljoni ASV dolāru.

Šis scenārijs tikai parāda, cik rentabla var būt uzņēmējdarbības atbilstība. Tas palīdz jums izvairīties no šiem trim galvenajiem riskiem:

Naudas sodi un juridiskas problēmas

Naudas sodi un juridiskās problēmas nav tikai pāri plaukstai. Tās ir nopietnas problēmas, kas potenciāli var izmaksāt miljoniem. Piemēram, GDPR (Vispārīgā datu aizsardzības regula) Eiropā. Ja kļūdīsieties, jums var draudēt sods GDPR līdz pat 20 miljoniem eiro vai 4 % no jūsu globālajiem ieņēmumiem, atkarībā no tā, kura summa ir lielāka.

Reputācijas kaitējums

Mūsdienu pasaulē jūsu zīmols ir viss. Viens atbilstības pārkāpums var apdraudēt jūsu uzņēmuma reputāciju.

Paturiet prātā, ka klienti mūsdienās vairāk nekā jebkad agrāk novērtē savu privātumu. Viņi vēlas zināt, vai viņu dati pie jums ir drošībā. Ja uzzināsiet, ka esat pārāk pavirši aizsargājis viņu personisko informāciju, viņi var sākt iepirkties pie jūsu konkurentiem.

Darbības galvassāpes

Ja tiek atzīmēta neatbilstība, tā var apturēt darbību. Piemēram, jūs esat gatavs laist tirgū jaunu produktu. Mārketinga komanda ir sajūsmā, un visi ir gatavi sākt darbu. Tomēr pēkšņi parādās problēmas ar atbilstību. Pēkšņi viss apstājas. Jums, jūsu darbiniekiem un klientiem tas sagādātu lielu vilšanos.

Kādas ir galvenās uzņēmējdarbības atbilstības jomas?

Atbilstība nav universāls risinājums. Tā aptver vairākas jomas atkarībā no jūsu nozares. Šeit ir uzskaitītas galvenās jomas, kurās uzņēmumiem ir jāseko līdzi:

Datu aizsardzība

Tādi datu privātuma noteikumi kā GDPR (Vispārīgā datu aizsardzības regula) un Kalifornijas patērētāju privātuma likums (California Consumer Privacy Act (CCPA)) pieprasa uzņēmumiem atbildīgi rīkoties ar klientu informāciju. Tas ietver šādu darbību veikšanu:

1. Saņemiet klientu piekrišanu datu vākšanai.
2. Aizsargājiet savāktos datus ar šifrēšanu.
3. Klientu informēšana pārkāpuma gadījumā.

Vides noteikumi

Ja jūsu uzņēmumam ir kāda ietekme uz vidi (un vairumā gadījumu tā ir), jums būs jāievēro tādi noteikumi kā oglekļa emisijas, atkritumu apsaimniekošana un videi draudzīga prakse. Ilgtspēja ir ne tikai izdevīga planētai - tā kļūst par obligātu prasību, kas jāievēro saskaņā ar tiesību aktiem.

Patiesībā saskaņā ar PwC 2024. gada patērētāju balss aptaujas datiem 9,7 % patērētāju maksās augstākas cenas par ilgtspējīgiem produktiem un precēm. Tas atbilst pagājušā gada aptaujas rezultātiem, kas liecināja, ka 9,8 % aptaujāto ir gatavi maksāt augstākas cenas par ilgtspēju.

Finanšu pārskati un revīzija

Uzturēt grāmatvedību kārtībā ir ne tikai gudri - tas ir juridiski obligāti. Valdības sagaida precīzus finanšu pārskatus, un daudziem uzņēmumiem ir jāgatavojas revīzijai. Automatizējot finanšu atbilstības nodrošināšanu, var izvairīties no pēdējā brīža uzdevumiem un problēmām.

Nozarei specifiski noteikumi

Dažās nozarēs ir jāievēro papildu noteikumi. Piemēram, lai aizsargātu pacientu datus, veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējiem jāievēro Veselības apdrošināšanas pārvedamības un atbildības likums (HIPAA ). Tāpat finanšu iestādēm ir jāievēro noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas (AML) prasības, lai novērstu krāpšanu.

Kā personāla programmatūra var racionalizēt normatīvo aktu ievērošanu

Ja domājat, ka atbilstība ir tikai finanšu vai juridiskā joma, padomājiet vēlreiz. Liela nozīme ir arī cilvēkresursiem. Par laimi, personāla programmatūra var ievērojami atvieglot atbilstības pārvaldību.

Dokumentācijas un pārskatu sniegšanas automatizēšana

Personāla rīki var automātiski ģenerēt pārskatus un atjaunināt jūsu dokumentāciju, lai jūs vienmēr būtu gatavs revīzijām un pārbaudēm.

Darba tiesību ievērošana ir vienkārša

Personāla rīki palīdz nodrošināt atbilstību darba tiesību aktiem - no darba stundu uzskaites līdz vienādas samaksas garantēšanai. Sistēmas ar iebūvētām pārbaudēm ļauj viegli pamanīt iespējamos pārkāpumus, pirms tie kļūst par problēmu.

Atbilstības rīki finanšu pārskatu sagatavošanai

Finanšu atbilstība ir viena no jomām, kurā automatizācija ir patiešām izcila. Apskatīsim, kā finanšu rīki var palīdzēt jums sekot līdzi:

Atjauniniet informāciju par nodokļu likumu izmaiņām

Nodokļu likumi var strauji mainīties, jo īpaši tādos štatos kā Kalifornija, kur noteikumi tiek bieži atjaunināti. Kalifornijas uzņēmumiem paredzētās algu uzskaites sistēmas, piemēram, EarnPayroll, palīdz jums būt soli priekšā, automātiski nodrošinot atjauninājumus par jaunajiem nodokļu noteikumiem. Tas nodrošina, ka jūsu iesniegtie dokumenti vienmēr ir precīzi, nodrošinot atbilstību jaunākajām Kalifornijas tiesiskajām prasībām.

Kļūdu novēršana, pirms tās kļūst par problēmām

Kļūdas gadās, taču tām nav jānoved pie naudas sodiem. Automatizētie finanšu rīki izmanto algoritmus, lai atklātu kļūdas. Šie algoritmi var pamanīt kļūdas, ko cilvēka acs var nepamanīt. Jebkuru kļūdu var labot uzreiz pirms ziņojuma iesniegšanas.

Uz revīziju sagatavota mākoņdatošana mākoņos

Uzglabājot finanšu dokumentus mākonī, viss ir sakārtots un pieejams revīzijām. Mākoņglabāšana ne tikai garantē atbilstību, bet arī aizsargā jūsu dokumentus ar augstākās klases drošību. Jūs varat droši piekļūt saviem dokumentiem jebkurā laikā un jebkurā vietā.

Datu konfidencialitātes un drošības atbilstības nodrošināšanas rīki

Tā kā datu aizsardzības pārkāpumu skaits pieaug, uzņēmumi nevar atļauties taupīt drošības jomā. Lūk, daži obligāti nepieciešamie rīki datu konfidencialitātes atbilstības nodrošināšanai:

Kiberdrošības rīki atbilstības nodrošināšanai

Atbilstība datu aizsardzības likumiem nozīmē vairāk nekā tikai datu bloķēšanu - tā prasa pastāvīgu uzraudzību. Kiberdrošības rīki palīdz atklāt reāllaika draudus un apsteigt kiberdrošības riskus. Jūs varat novērst iespējamās identitātes zādzības un citas problēmas, kas var rasties kiberuzbrukumu rezultātā.

Ir pieejami rīki, kas jums palīdzēs ievērot Likumu par godīgu ziņošanu par kredītiem (FCRA), pārvaldot klientu kredītinformāciju. Atbilstība FCRA ir ļoti svarīga, lai likumīgi sniegtu precīzu kredītinformāciju.

Atbilstība, iespējams, nav visaizraujošākā uzņēmuma darbības daļa, taču tā noteikti ir viena no vissvarīgākajām. Labā ziņa ir tā, ka jums nav ar to jānodarbojas vienatnē. Automatizēti rīki var atvieglot atbilstības nodrošināšanu.

Izmantojot pareizos rīkus, varat izvairīties no dārgām kļūdām. Jūs varat koncentrēties uz klientu uzticības veidošanu un biznesa izaugsmi. Mūsdienās atbilstības nodrošināšana nenozīmē tikai izvairīšanos no nepatikšanām. Tas nozīmē nodrošināt sev ilgtermiņa panākumus.