Kā izveidot iekļaujošu sanāksmju vidi, kas iesaista ikvienu

Ievads

Ir ļoti vērtīgi izmantot visus komandas talantus. Tomēr, lai to panāktu, ir jārada tāda sanāksmju vide, kas mudina piedalīties ikvienu komandas locekli. To var izdarīt, veicinot sanāksmju iekļaujošumu.

Šajā rakstā mēs apspriedīsim, kā izveidot iekļaujošu sanāksmju vidi, kas veicina visas jūsu komandas līdzdalību. Mēs aplūkosim iekļaujošu sanāksmju pamatus un iemeslus, kāpēc jūs vēlētos izveidot iekļaujošu telpu. Turpinājumā pievērsīsimies dažiem praktiskiem padomiem, kā veicināt iekļaujošu attieksmi jūsu darbavietā.

Iekļaujoša sanāksmju vide: Pamati

Iekļaujoša sanāksmju vide ir ļoti svarīga, lai iesaistītu ikvienu komandas locekli un veicinātu praktisku līdzdalību.

Visai komandai ir jājūtas ērti un jāmudina piedalīties iekļaujošā sanāksmju vidē. Jāapsver jaunas idejas, un cilvēkiem jādod iespēja domāt neordināri. Idejas nedrīkst noraidīt, pat ja tās ir netradicionālas.

Turklāt iekļaujošai sanāksmju videi ir jājūtas kā drošai vietai ikvienam iesaistītajam. Vismaz tiek respektēti cilvēku iecienītie vietniekvārdi un nav pieļaujama diskriminējoša uzvedība. Visiem jūsu komandas locekļiem ir jājūtas ērti neatkarīgi no tā, kā viņi sevi identificē.

Iekļaujošas sanāksmes ir arī tādas, kurās tiek piedāvāti pielāgojumi, lai padarītu vidi piemērotu cilvēkiem ar invaliditāti vai traucējumiem.

Kāpēc izmantot iekļaujošu sanāksmju vidi

Varat uzlabot savas organizācijas rezultātus un produktivitāti, ļaujot visai komandai izcelties ar iekļaujošu sanāksmju vidi. Izmantojot katra stiprās puses, jūs varēsiet labāk strādāt kā komanda.

Turklāt iekļaujošas sanāksmju vides radīšana palīdz veidot darba vietas kultūru, kas kopumā ir iekļaujošāka un pozitīvāka. Tas ir lieliski piemērots, lai uzturētu augstu morāli un jūsu komandas motivāciju.

Kā izveidot iekļaujošu sanāksmju vidi

Tagad, kad esat sapratuši, cik vērtīga ir iekļaujošas sanāksmes organizēšana, aplūkosim dažus veidus, kā to īstenot praksē.

1. Noteikt pamatnoteikumus

Sēdes ir svarīgi veidot tā, lai cilvēki varētu dot savu ieguldījumu. Lai to panāktu, ir jānosaka daži pamatnoteikumi, kas nodrošina psiholoģisko drošību.

Būtisks pamatnoteikums pozitīvas sanāksmju kultūras veidošanā ir prasīt cieņu pret katru komandas locekli. Izstrādājiet nulles tolerances politiku pret diskrimināciju vai uzmākšanos. Izveidojiet pārbaužu un līdzsvara sistēmu, kas liek vadītājiem un visiem pārējiem komandas locekļiem atskaitīties par savu rīcību, lai nodrošinātu, ka jūsu darbavietā par kultūras normu kļūst tikai un vienīgi cieņpilna saskarsme.

Nosakot pamatnoteikumus, ir jānosaka arī gaidas. Daudzu veidu sanāksmēs daži cilvēki var dabiski justies kā novērotāji, ja viņiem nav nekā konkrēta, ko prezentēt. Tomēr, ja vēlaties, lai šie cilvēki iesaistās, īpaši norādiet viņiem, ka vēlaties, lai viņi izsaka savu viedokli vai iepazīstina ar rīcības plānu.

2. Piedāvājiet pieejamības palīglīdzekļus

Daudzās komandās ir cilvēki ar invaliditāti un īpašām vajadzībām. Pieejamības palīglīdzekļu piedāvāšana ir ļoti svarīga, lai efektīvi attīstītu šo cilvēku talantus un idejas.

Piemēram, ja kāds jūsu komandas loceklis ir vājdzirdīgs, ir ļoti svarīgi sanāksmēs atvieglot saziņu pieejamā veidā. Daudzos gadījumos to var izdarīt, izmantojot konferenču programmatūru ar tiešraides subtitrēšanu. Šādā veidā vājdzirdīgais komandas loceklis var reālajā laikā izlasīt cilvēku teikto.

Pieņemsim, ka jums ir komandas dalībnieks ar redzes traucējumiem. Tādā gadījumā varat padarīt sanāksmes pieejamākas, rūpīgi izskaidrojot visus grafiskos elementus prezentācijās vai izmantojot kontrastējošus attēlus, kurus viņi varētu saskatīt.

Protams, šie piemēri neattiecas uz katru komandu. Jūsu kā komandas vadītāja ziņā ir novērtēt savas komandas vajadzības un vajadzības gadījumā sniegt palīdzību.

3. Aiciniet cilvēkus dot savu ieguldījumu

Mēs runājām par to, kā noteikt gaidas, kad vēlaties, lai cilvēki sniedz savu ieguldījumu. Paturot to prātā, jums būtu jāturpina, aktīvi radot iespējas cilvēkiem dot savu ieguldījumu sarunā. Dažādos sanāksmju formātos vai diskusijās tas izskatīsies dažādi.

Pieņemsim, ka jūs pieņemat svarīgu lēmumu, kas ietekmē lielu daļu jūsu komandas. Ir vērts apstaigāt telpu un skaidri pajautāt katra cilvēka viedokli. Tas ir tik tieši, cik vien iespējams.

Apspriežot mazāk svarīgus jautājumus, jūs varētu dot iespēju izteikt jautājumus, komentārus un bažas. Šajā gadījumā ir noderīga spēcīga uzņēmuma kultūra, kas dod cilvēkiem iespēju apzināties, ka viņu viedoklis ir svarīgs, tāpēc viņi runās atklātā forumā, piemēram, šādā.

Lai nodrošinātu efektivitāti sanāksmēs ar lielām cilvēku grupām, nav obligāti nepieciešams, lai visi sarunas dalībnieki par kādu jautājumu runātu mutiski. Tā vietā virtuālajā sanāksmē varat lūgt cilvēkus izteikt savas domas tērzēšanas laikā, un tad zvana vadītāji var ātri pārbaudīt atbildes un attiecīgi tās apstiprināt.

4. Ļaujiet runāt tikai vienam cilvēkam vienlaicīgi

Jums ir jārada sanāksmju kultūra, kas neļauj runāt vienam par otru. Ja cilvēkus pārrunā, viņi var justies neapmierināti, zaudēt domu gājienu un atturēties runāt.

Protams, ir viegli kādu nejauši pārrunāt, taču jūsu kā sanāksmes vadītāja uzdevums ir to nepieļaut. Tas izklausās vienkārši, bet, ja kāds jau runā un cits runā pāri viņam, palūdziet otrajam runātājam atturēties, kamēr pirmais nepabeigs savu runu.

Uzmanīgi sekojot līdzi šim jautājumam, varat izveidot kultūru, kurā prioritāte ir ļaut cilvēkiem runāt bez pārtraukuma.

5. Mudiniet cilvēkus "pacelt rokas".

(Attēlu nodrošināja autors)

Dažkārt konferences zvana laikā var būt grūti atrast iespēju parunāties, jo attālinātā saziņā ne vienmēr ir tik pamanāmi signāli, kurus jūs izmantotu, lai uzrunātu klātienes tikšanās laikā. Par laimi, videokonferenču rīkos, piemēram, Zoom, ir iespēja dalībniekiem "pacelt roku", lai norādītu, ka viņiem ir ko teikt.

Lai gan šī funkcija ir pieejama, cilvēki to ne vienmēr izmanto. Tāpēc ir svarīgi atgādināt savai komandai, kur atrast šo pogu, un mudināt viņus to izmantot, kad viņi vēlas iesaistīties sarunā.

6. Sanāksmju protokolu ierakstīšana

Detalizēta sanāksmju protokolēšana ir lieliska taktika, lai saglabātu visu iesaistīto personu līdzdalību un veicinātu iekļaušanos sanāksmēs. Tas palīdz nodrošināt, ka ikvienam ir iespēja izteikties un ka viņa teiktais tiek precīzi fiksēts. Tas veicina sadarbību, uzlabo līdzdalību un atbildību.

Turklāt skaidra sanāksmju protokolu uzskaite ir lielisks veids, kā izsekot, kas parasti piedalās un dod savu ieguldījumu. Tas ļauj arī noteikt, kas sanāksmēs mēdz klusēt, lai varētu noteikt prioritātes, dodot šiem cilvēkiem iespēju izteikties.

Sapulču protokolēšanas lietotnes ir lielisks veids, kā racionalizēt šo procesu. Šī tehnoloģija nodrošina, ka visa informācija ir sakārtota un pieejama visai jūsu komandai.

(Attēlu avots)

7. Gudri rīkojiet hibrīda sanāksmes

Ja piedāvājat hibrīda vai attālinātus darba grafikus, ir svarīgi izveidot hibrīda sanāksmju konfigurāciju, lai veicinātu efektīvu saziņu starp birojā un mājās esošajiem darbiniekiem.

Līdz ar to jums jānodrošina, lai attālinātajiem dalībniekiem būtu iespēja izteikties, jo var būt grūti izteikties, kad runā klātienes komandas daļa.

Tāpēc, ja pašlaik nepiedāvājat hibrīda vai attālinātā darba iespējas, jums vajadzētu par to padomāt. Daudziem cilvēkiem hibrīda darbs ir pieejamāka iespēja, jo tas ļauj strādāt vidē, kas ir ērtāka un piemērotāka viņu vajadzībām.

8. Izmantojiet iespēju veikt individuālus pārraudzības pasākumus

Daži cilvēki ir dabiski kautrīgi, un viņi var būt mazāk noskaņoti izteikt savas domas grupā. Paturot to prātā, varat izmantot individuālas pārraudzības sanāksmes, lai šiem cilvēkiem nodrošinātu ērtāku vidi, kurā viņi var izteikt savu viedokli par kādu tematu.

Tiekoties slēgtākā vidē, atturīgākie cilvēki var justies ērtāk, runājot un daloties savās idejās. Kad viņu idejas ir apstiprinātas vai precizētas individuāli, viņi var justies pietiekami pārliecināti, lai dalītos ar tām plašākā grupā.

9. Darba kārtības izveide

Lai radītu iekļaujošu sanāksmju vidi, ir nepieciešama pārdomāta sagatavošanās un pieejami materiāli, lai katrs dalībnieks justos iesaistīts un novērtēts. Iekļaujošiem vadītājiem ir prātīgi izveidot darba kārtību, lai visi zinātu, ko sagaidīt, un varētu attiecīgi sagatavot savas domas un piezīmes.

Šo mērķi var sasniegt, izmantojot PDF redaktoru no Smallpdf. Piemēram, pirms sanāksmēm vadītāji var izmantot šo rīku, lai pārveidotu PDF failus, pievienojot anotācijas, komentārus vai izceltas piezīmes, lai uzsvērtu galvenos punktus, tādējādi atvieglojot sanāksmes dalībniekiem sekot līdzi.

(Attēlu avots)

Turklāt, ja dalībniekiem tiek nodrošināti aizpildāmi PDF formāti vai tiek dota iespēja pievienot piezīmes tieši dokumentā, tas veicina aktīvu iesaistīšanos, jo īpaši tiem, kuri informāciju labāk apstrādā vizuāli vai dod priekšroku interaktīviem formātiem.

Pieņemsim, ka kādam komandas loceklim ir redzes traucējumi. Jūs varētu izmantot šo rīku, lai palielinātu tekstu, pielāgotu kontrastu vai pievienotu aprakstus, kas atbilst pieejamības vadlīnijām, tādējādi radot iekļaujošāku pieredzi.

Secinājums

Var izmantot dažādas pieejas, lai radītu iekļaujošu vidi komandas sanāksmēs. Šādi rīkojoties, jūs varat vairāk iesaistīt darbiniekus un uzlabot savu darbību. Turklāt tas palīdz veicināt iekļaujošu kultūru visā organizācijā.

Kā jūs nodrošināsiet, lai jūsu sanāksmes būtu iekļaujošas?