7 Labākā SaaS izdevumu pārvaldības platforma 2023. gadā

Ievads

Vai zinājāt, ka programmatūras izdevumi ir trešie lielākie izdevumi organizācijā līdzās izdevumiem par darbiniekiem un biroja nomu?

Jā, SaaS lietojumprogrammas atšķirībā no mantotajām lietojumprogrammām ir vieglāk iegādāties. Ikviens, kam ir piekļuve uzņēmuma kredītkartei, var iegādāties SaaS lietojumprogrammu bez IT vai finanšu komandas apstiprinājuma.

Šie nekontrolētie izdevumi, ko tehniski dēvē par "ēnu IT", palielina bezmaksas un nesankcionēto lietotņu skaitu jūsu SaaS portfelī. Slēptas no IT un finanšu komandām, šīs lietojumprogrammas var novest pie neizpildītiem atjaunošanas līgumiem un, sliktākajā gadījumā, arī pie datu aizsardzības pārkāpumiem.

Tieši šeit ir SaaS izdevumu pārvaldības platformas. Šajā bloga ierakstā tiks apskatītas septiņas populārākās platformas, kas pieejamas šobrīd, un tiks apspriestas šādas programmatūras izmantošanas priekšrocības.

Kas ir SaaS izdevumu pārvaldības platforma?

SaaS izdevumu pārvaldības platforma ir programmatūras risinājums, kas izstrādāts, lai optimizētu un racionalizētu SaaS lietojumprogrammu iepirkumu, izdevumu un izdevumu pārvaldības procesus.

To var integrēt ar jūsu finanšu, SSO un HRIS sistēmām, lai sniegtu uzņēmumiem visaptverošu pārskatāmību par SaaS izdevumiem, ēnu IT un palīdzētu efektīvi kontrolēt izmaksas.

IT un HR komandas var izmantot SaaS izdevumu pārvaldības platformas sniegto pārredzamību, lai identificētu ēnu IT un novērstu dublējošās lietotnes. Šajos rīkos ir arī reāllaika atgādinājumi un darba plūsmas, kas novērš automātisku atjaunošanu un palīdz jūsu komandai laikus atjaunot SaaS līgumu.

Palielināti izdevumi par SaaS, kas radušies saistībā ar neizpildītiem pagarinājumiem, ēnu IT u. c., ietekmēs jūsu budžeta veidošanas lēmumus un ieņēmumus, ja tie netiks kontrolēti. Tāpēc aplūkosim labākos SaaS izdevumu pārvaldības rīkus, kas var palīdzēt optimizēt jūsu SaaS izdevumus.

7 labākās SaaS izdevumu pārvaldības platformas

CloudEagle

CloudEagle ieņem vadošo vietu, jo tā ir viena no visaptverošākajām izdevumu pārvaldības platformām šajā sarakstā. Tās plašās lietotņu pārvaldības, izmaksu optimizācijas, iepirkumu, piegādātāju pārvaldības funkcijas un lietotājam draudzīgā saskarne ir padarījušas to par platformu maziem un vidējiem uzņēmumiem un uzņēmumiem.

CloudEagle var integrēties ar jūsu iekšējām SSO, finanšu un HRIS sistēmām. Tas ļauj jums iegūt 100 % pārredzamību par savu SaaS kaudzi, izsekot lietotņu izmantošanas ieskatu, identificēt nepietiekami izmantotās un dublētās lietotnes un kontrolēt ēnu IT.

Platforma piedāvā arī automatizētas darba plūsmas , lai racionalizētu iepirkuma procesu un atjaunošanu, ietaupot jūsu komandai vērtīgu laiku un pūles. Izmantojot CloudEagle, līgumu un rēķinu pārvaldība kļūst pavisam vienkārša, jo varat tos glabāt vienuviet un viegli izsekot.

CloudEagle SaaS iegādes eksperti palīdzēs jums atrast pareizo programmatūru un jūsu vārdā risinās sarunas, lai iegādātos pareizo programmatūru par pareizo cenu. Turklāt CloudEagle ir izcils atjaunošanas uzraudzības jomā. Tas nosūtīs atgādinājumus, izmantojot Slack un e-pastu, 90 dienas pirms atjaunošanas termiņa beigām un eskalēs tos dažādām ieinteresētajām personām, līdz līgums tiks atjaunots.

Funkcijas

• Lietojumprogrammu redzamība un precīzs ieskats to izmantošanā
• Automatizēta lietotāju nodrošināšana un atbrīvošana no nodrošinājuma
• Iepirkuma un atjaunošanas darba plūsmas
• Slack paziņojumi par iepirkumu un atjaunošanu
• Asistētās pirkšanas pakalpojumi
• Ar mākslīgo intelektu darbināms pārdevēju ieteikumu dzinējs
• Licenču un līgumu pārvaldība
• Pielāgotie pārskati.

Cenu noteikšana

Sākuma plāna cena ir 1000 ASV dolāru mēnesī.

Finly

Finly ir mūsdienīgs mākoņdatošanas finanšu pārvaldības risinājums, kas izveidots, lai sekotu līdzi un pārvaldītu izdevumus un izmaksas, kas rodas lietotājiem un darbībām organizācijā. Finly lieliskais aspekts ir tas, ka tas var izsekot un apstrādāt visus izdevumus, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra kvītis vai digitāli ieraksti.

Finly ir aprīkots ar optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) tehnoloģiju, kas ļauj iegūt attiecīgo informāciju no kvītīm, tostarp datumu, informāciju par pārdevēju un iztērēto summu. Pēc tam šī informācija tiek apstrādāta, lai automātiski ģenerētu visaptverošus izdevumu pārskatus.

Pēc tam šie ziņojumi tiek nosūtīti vadītājiem pārskatīšanai un apstiprināšanai. Pēc apstiprināšanas tie tiek nodoti finanšu nodaļai, lai saņemtu atlīdzību, tādējādi nodrošinot savlaicīgu un precīzu darbinieku izdevumu apstrādi.

Ja jūsu SaaS paketei ir dublējušās lietojumprogrammas ēnu IT dēļ, Finly var palīdzēt jums atrast, kas iegādājās lietojumprogrammu, analizējot kvītis vai rēķinus. Izmantojot tādus finanšu pārvaldības rīkus kā Finly, organizācijas var uzlabot atbildību par ēnu iepirkumiem un īstenot pasākumus, lai novērstu to atkārtošanos.

Funkcijas

• Automatizētas darba plūsmas
• Darbību un izdevumu izsekošana
• Atmaksājumu pārvaldība
• Automatizēt līguma maksājumus
• Iepirkuma pasūtījumu maksājumu pārvaldība
• Budžeta kontroles sistēma
• Uzņēmumu kredītkaršu maksājumu pārvaldība

Cenu noteikšana

Ir pieejami trīs cenu līmeņi: Mazie uzņēmumi, Ātra izaugsme un Uzņēmumi. Kāda veida uzņēmējdarbībā darbojaties? Vai esat strauji augošs jaunuzņēmums? Lai iegūtu sīkāku informāciju par cenām, varat sazināties ar Finly komandu.

Rampas

Atšķirībā no citām šajā sarakstā minētajām platformām Ramp piedāvā unikālu risinājumu, kas neļautu darbiniekiem iegādāties SaaS lietojumprogrammas bez IT apstiprinājuma: Ramp uzņēmuma karte.

Kā uzņēmuma karte var novērst darbinieku ēnu pirkumu veikšanu?

Šīs kartes var konfigurēt dažādos veidos. Piemēram, kartēm var piešķirt konkrētu budžetu, kas neļautu komandām pārtērēt, kā arī var ierobežot šo karšu izdevumus, lai optimizētu tēriņus.

Izmantojot Ramp vizītkartes, SaaS budžeta plānošana kļūst vienkārša, jo katrai nodaļai var piešķirt īpašu uzņēmuma karti ar iepriekš noteiktu budžetu, kas pielāgots tās vajadzībām. Šāda pieeja palielina pārskatatbildību un novērš ēnu pirkumus.

Papildus vizītkartēm Ramp ir arī spēcīga izdevumu pārvaldības un pārdevēju pārvaldības platforma. Tā vienkāršo maksājumu procesus, precīzi apkopojot un pārbaudot kvītis, nodrošinot lietotājiem vienotu pieredzi.

Funkcijas

• Pārdevēju un izdevumu pārvaldība
• Nosakiet izdevumu limitus uzņēmuma kartēm
• Pārdevēju melnais saraksts, lai novērstu nevēlamus pirkumus
• Neļaujiet pārdevējiem iekasēt lielāku maksu automātiskās atjaunošanas laikā.
• Darījumu kartēšana ar pareizo pārdevēju
• Iepriekš definētas apstiprināšanas darba plūsmas iepirkumam
• Centralizējiet visus darbinieku un SaaS izdevumus, lai atvieglotu pārvaldību.

Cenu noteikšana

Ir pieejama bezmaksas izmēģinājuma versija. Lai uzzinātu vairāk par cenām, sazinieties ar komandu.

Spendesk

Spendesk ir intuitīvs izdevumu pārvaldības risinājums, kas palīdz uzņēmumiem efektīvi pārvaldīt lietotāju un lietojumprogrammu izdevumus. Tas piedāvā dažādas dinamiskas funkcijas, piemēram, izdevumu automatizāciju, virtuālās kartes, rēķinu saskaņošanu ar OCR u. c., lai racionalizētu izdevumu pārvaldību.

Tas ļauj uzņēmumiem automatizēt atkārtotus izdevumus, samazinot manuālo darbu, ietaupot laiku un palielinot komandas produktivitāti. Šī automatizācijas funkcija racionalizē izdevumu pārvaldības procesu un nodrošina konsekvenci.

Optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) programmatūra ļauj Spendesk automātiski saskaņot rēķinus ar izdevumu pieprasījumiem. Tas palīdz precīzi sasaistīt izdevumus ar attiecīgajiem rēķiniem un vienkāršo saskaņošanas procesu.

Tāpat kā Ramp, arī Spendesk nodrošina vienreizējas lietošanas virtuālās kredītkartes, ko var izmantot drošiem tiešsaistes pirkumiem organizācijā. Šīm kartēm var konfigurēt tēriņu limitus un iepriekš noteiktus budžetus, lai novērstu lietotāju pārmērīgus tēriņus par produktiem un pakalpojumiem.

Funkcijas

• Virtuālās kartes un klientu debetkartes
• Budžeta kontrole kartēs
• Reāllaika finanšu un grāmatvedības darījumu izsekošana
• Izveidot iepriekš definētus izdevumu noteikumus
• Viegli pārvaldiet lietotņu abonementus
• Izdevumu atlīdzināšana.

Cenu noteikšana

Jūs varat saņemt pielāgotu piedāvājumu no komandas, pamatojoties uz jūsu prasībām.

Payhawk

Nākamais mūsu labāko SaaS izdevumu pārvaldības programmatūru sarakstā ir Payhawk, kas apvieno uzņēmuma kartes, vairāku uzņēmumu pārvaldību, izdevumu pārvaldību un kreditoru parādus vienā platformā.

Šis vienotais risinājums uzlabo naudas plūsmas pārredzamību, optimizē izdevumus un vienkāršo plānošanu grupas mērogā, ļaujot uzņēmumiem izmantot efektīvu un racionalizētu pieeju finanšu procesu pārvaldībai.

Korporatīvajām kartēm ir tēriņu pārvaldības funkcijas, piemēram, tēriņu limiti, politikas un noteikumi, lai konfigurētu budžetus un kontrolētu individuālos un komandas izdevumus. Varat izsekot izlietojumu reāllaikā un iesaldēt karti un turpmākos darījumus, ja lietotāji ir iesaistīti ēnu pirkumos.

Labākais Payhawk karšu aspekts ir tas, ka jums nav jāpārvalda atsevišķas kartes. Konta automatizācijas funkcija ļaus jums izsekot un pārvaldīt kartes masveidā. Jūs varat iestatīt budžeta un izdevumu noteikumus un piemērot tos visam departamentam ar vienu klikšķi.

Funkcijas

• Proaktīva budžeta un izdevumu kontrole
• Kartes masveida pārvaldība
• Izveidojiet kartes ar koplietojamiem, iepriekš definētiem budžetiem.
• Izdevumu pārvaldība
• Ir pieejamas apstiprināšanas darbplūsmas
• Payhawk mobilā lietotne ir pieejama

Cenu noteikšana

• Premium kartes - €199/mēnesī
• Izdevumi "viss vienā" - €299/mēnesī
• Uzņēmums - pielāgots piedāvājums, pamatojoties uz prasībām

Expensify

Expensify ir uz mākoņa balstīta biznesa izdevumu pārvaldības sistēma, kas nodrošina izdevumu un darījumu pārvaldību, izmantojot reālā laika datu apstrādi.

Tā piedāvā virkni funkciju, lai racionalizētu izdevumu uzskaiti, analizētu lietotāju izdevumu modeļus, pārvaldītu attiecības ar piegādātājiem, izveidotu stabilu budžeta plānu, pārvaldītu kvītis un pārvaldītu atlīdzināšanas procesus.

Expensify piedāvā arī uzņēmuma kredītkartes, lai palīdzētu finanšu komandām efektīvi kontrolēt un pārvaldīt izdevumus. Katrai kartei varat iestatīt viedus limitus, lai kontrolētu tēriņus. Sasniedzot limitu, karte tiks izslēgta līdz iepriekšējo izdevumu apstiprināšanai.

Varat izveidot gudrus, visaptverošus izdevumu pārskatus, apkopojot individuālos un grupas izdevumus ar pielāgojamu formatējumu. Šos pārskatus varat kopīgot ar kolēģiem, vadītājiem vai grāmatvedības nodaļām, lai sadarbotos un veicinātu gudru lēmumu pieņemšanu.

Funkcijas

• Kļūdu aģentu atklāšanas sistēma atbilstības nodrošināšanai
• Izdevumu un rēķinu pārvaldība
• Centralizēta ceļojumu organizēšana un personīgie maksājumi
• Uzlabotas automatizētas darba plūsmas un integrācijas
• Prioritārais atbalsts
• Kvīšu skenēšanas lietotne.

Cenu noteikšana

• Pieejama bezmaksas versija ar ierobežotām funkcijām
• Collect plāna cena ir 5 ASV dolāri par lietotāju mēnesī ar Expensify karti.
• Kontroles plāns ar Expensify karti maksā 9 $/lietotājam mēnesī.

Spendflo

Spendflo ir visaptveroša SaaS pārvaldības un izdevumu pārvaldības platforma ar daudzām funkcijām, lai pārvaldītu visu SaaS dzīves ciklu, sākot no lietotņu pārvaldības līdz iepirkumu un izdevumu pārvaldībai.

Paātriniet SaaS pirkšanas procesu, automatizējot apstiprināšanas darba plūsmas. Pavadiet mazāk manuālo stundu un ļaujiet savai komandai koncentrēties uz stratēģiskākiem uzdevumiem, lai pārvaldītu savus SaaS izdevumus.

Spendflo var viegli integrēties ar jūsu iekšējām SSO un finanšu sistēmām, lai izsekotu izdevumu datus. Jūs varat iegūt 360 grādu pārskatu par to, cik daudz jūsu komanda tērē katrai lietojumprogrammai. Salīdziniet plānotos izdevumus ar faktiskajiem un aprēķiniet, kur esat iztērējuši pārāk maz un kur pārāk daudz līdzekļu. Tas palīdzēs jums efektīvi plānot budžetu.

Analizējiet katras lietojumprogrammas lietošanas datus, identificējiet nepietiekami izmantotās licences un mainiet to lielumu, lai palielinātu SaaS ietaupījumus, kas būtiski ietekmēs jūsu peļņu.

Funkcijas

• Pieteikumu un līgumu pārvaldība no vienas vietas
• Izdevumu analīze un precīza lietošanas izsekošana
• Automatizētas apstiprināšanas darbplūsmas un automatizēta iepirkšana.
• Pārdevēja riska novērtējums
• Veikt noskaņojuma aptauju
• Pārvaldiet portfeli, izdevumus un drošību no vienas platformas.

Cenu noteikšana

Sākuma plāna cena ir 2500 ASV dolāru mēnesī (rēķins tiek izrakstīts reizi gadā), un cena palielinās atkarībā no jūsu gada izdevumiem.

Izdevumu pārvaldības programmatūras izmantošanas priekšrocības

SaaS izdevumu pārvaldības platformas ieviešana jūsu uzņēmumam var sniegt daudz priekšrocību. Lūk, dažas no galvenajām priekšrocībām:

Izmaksu optimizācija

Izdevumu pārvaldības platforma palīdz iegūt pārskatāmību par jūsu SaaS izdevumiem, izmantojot SSO un finanšu integrāciju, ļaujot jums identificēt nevajadzīgas licences un novērst liekos pakalpojumus, tādējādi ievērojami ietaupot izmaksas.

Redzamība un centralizēta izsekošana

Izmantojot izdevumu pārvaldības platformu, varat iegūt pārskatu par visu savu SaaS kopumu no putna lidojuma un konsolidēt visas SaaS lietojumprogrammas vienuviet, ļaujot viegli izsekot, uzraudzīt un pārvaldīt. Pilnīga pārredzamība novērš ēnu IT, dublēšanos un lieko lietojumprogrammu izmantošanu un nodrošina atbilstību uzņēmuma politikai.

Racionalizētas darba plūsmas

Izdevumu pārvaldības programmatūra var automatizēt atkārtotus uzdevumus, piemēram, rēķinu apstrādi, izdevumu izsekošanu un apstiprināšanas darbplūsmas, tādējādi samazinot manuālo darbu un palielinot produktivitāti.

Lietošanas izsekošana

Pateicoties izdevumu pārvaldības programmatūras integrācijas iespējām, varat reāllaikā sekot līdzi lietojumprogrammu izmantošanai. Identificējiet neizmantotās un nepietiekami izmantotās lietojumprogrammas un veiciet nepieciešamo optimizāciju, lai kontrolētu savus izdevumus.

Līgumu un atjaunošanas pārvaldība

Šīs platformas nodrošina visaptverošas aktīvu pārvaldības iespējas, ļaujot jums sekot līdzi līgumu nosacījumiem, automatizēt līgumu atjaunošanu un risināt sarunas ar piegādātājiem par izdevīgākiem darījumiem, izmantojot asistējošo pircēju palīdzību.

Secinājums

Lūk, septiņas labākās SaaS izdevumu pārvaldības platformas, kas jāmeklē 2023. gadā. Programmatūras izdevumi ir kļuvuši par nekontrolējamu slogu finanšu komandām, jo trūkst sarežģītas sistēmas visa SaaS portfeļa pārvaldībai.

Labākai SaaS pārvaldībai un izdevumu pārvaldības procesiem varat izmantot tādas platformas kā CloudEagle un Spendflo. Iegūstiet pilnīgu pārskatāmību par to, ko jūsu komandas izmanto un kur tās tērē, un pieņemiet nepieciešamos optimizācijas lēmumus, lai palielinātu SaaS ietaupījumus.

Tādas platformas kā Ramp un Expensify piedāvā korporatīvās virtuālās kredītkartes, kuras var izmantot, lai kontrolētu komandas tēriņus un nepārsniegtu jūsu budžetu.

Kāda ir jūsu izvēle?