5 iepirkuma pasūtījumu veidi, kas jums jāzina 2023. gadā

Ievads

Labi strukturēts iepirkuma process ir ļoti svarīgs, lai nodrošinātu nepārtrauktu uzņēmuma darbību. Katra pirkumu posma dokumentēšana palielina pārredzamību un ir ļoti svarīga, lai saglabātu rezerves un optimizētu lēmumu pieņemšanu.

Mūsdienu digitālajā uzņēmējdarbības vidē iepirkuma pasūtījumi ir ieguvuši jaunu nozīmi. Tiem ir būtiska nozīme, lai kontrolētu piedāvājumu un pieprasījumu, sekotu līdzi rēķiniem un saskaņotu visus datus, nodrošinot, ka viss norit raiti.

Ņemot vērā šo situāciju, ir svarīgi padarīt iepirkuma pasūtījumu procesu pēc iespējas efektīvāku. Tas ne tikai uzlabo darbības efektivitāti un samazina apstrādes laiku, bet arī palielina darbinieku apmierinātību.

Šis emuārs tika izveidots, lai jums sniegtu informāciju par pieciem biežāk sastopamajiem iepirkuma pasūtījumu veidiem. Mēs jums parādīsim, kā katrs no šiem veidiem var padarīt jūsu iepirkumu procesu vienmērīgu un veiksmīgu.

Kas ir iepirkuma pasūtījums?

Pirkuma pasūtījums ir juridisks dokuments, ko pircējs izsniedz piegādātājam, lai veiktu pirkumu. Tajā detalizēti aprakstīts viss darījums, ietverot preču aprakstus, daudzumus, cenas, maksāšanas noteikumus, piegādes termiņus un citu būtisku informāciju.

Tas ir juridiski saistošs līgums, kurā ir fiksēti saskaņotie noteikumi un kurš kalpo kā atsauce abām pusēm iepirkuma procesa laikā.

Tas palīdz nodrošināt, ka jūs saņemat pareizos produktus, un savlaicīga piegāde vienkāršo iepirkšanu, ieviešot skaidrību un atbildību jūsu uzņēmuma darbībā.

Avots:

Iepirkuma pasūtījumu pārvaldība: Īss pārskats

Uzņēmuma iepirkumu pasūtījumu procesa organizētu administrēšanu sauc par iepirkumu pasūtījumu pārvaldību. Tā ir noteiktu principu un procedūru kopums, kas garantē pilnīgas un aktuālas informācijas pieejamību par vienu vai vairākiem iepirkuma pasūtījumiem.

Tas ietver iepirkuma pasūtījumu izveidi, pārskatīšanu, autorizēšanu un izsekošanu no sākuma līdz beigām.

Šī iekšējā iepirkuma procedūra garantē visu iepirkumu pienācīgu pārredzamību un dokumentāciju, tādējādi atvieglojot turpmāko revīziju veikšanu.

Iepirkuma pasūtījumu pārvaldība kalpo kā ceļvedis iepirkuma ceļam. Tā sniedz visu svarīgo informāciju par to, kas, kur un cik daudz jāpērk. Šis process palīdz lietām noritēt raiti un nodrošina precīzu darījumu uzskaiti, kas ir nenovērtējama, lai pieņemtu pamatotus lēmumus.

Kāds ir pirkuma pasūtījuma mērķis?

Nepārslogosim jūs ar informāciju. Pirkuma pasūtījuma neatņemams mērķis ir kalpot kā oficiālam dokumentam starp pircēju un pārdevēju. Tajā ir izklāstīta visa svarīgākā informācija par pirkumu, kas ir noderīga turpmākai revīzijai un uzskaitei.

Sākotnēji iepirkuma pasūtījums nav juridiski saistošs. Tomēr, tiklīdz pārdevējs piekrīt noteikumiem un nosacījumiem, tas kļūst juridiski saistošs dokuments gan pircējam, gan pārdevējam.

Pirkuma pasūtījumu veidi, kas jāzina SaaS pircējiem

Attiecībā uz iepirkuma pasūtījumiem viens izmērs nav piemērots visiem. Lai gan jūs, iespējams, domājat, ka visi iepirkuma pasūtījumi ir vienādi, tas nav taisnība. Patiesībā ir pieci iepirkuma pasūtījumu veidi, un katram no tiem ir atšķirīgs informācijas līmenis.

Tātad, ja esat gatavs par tiem uzzināt, ļaujiet mums apskatīt;

1. Standarta iepirkuma pasūtījums

Lielākā daļa pircēju visvairāk paļaujas uz standarta iepirkuma pasūtījumu. Tas parāda nodomu veikt vienu darījumu ar noteiktiem preču veidiem, kvalitāti un daudzumu. Iepirkuma pasūtījumā ir iekļauta visa informācija, kas nepieciešama darījuma veikšanai.

Iepirkuma pasūtījuma piemērs 1:

Avots:

Standarta iepirkuma pasūtījums ir vienkāršs un izplatīts risinājums vienreizējiem pirkumiem. Tas ir piemērots situācijās, kad pircējs saprot pirkuma detaļas un var identificēt preci vai pakalpojumu, summu, piegādes grafiku un maksāšanas noteikumus.

Piemēram, SaaS uzņēmumam var būt nepieciešams jauns printeris darba vietai. Viņi izveido standarta iepirkuma pasūtījumu, kurā norāda nepieciešamā printera daudzumu un specifikācijas, kā arī piegādes datumu un saskaņoto cenu._.

Standarta iepirkuma pasūtījumā jāiekļauj:

• Pārdevēja informācija un preces apraksts
• Paredzamais piegādes datums un vieta
• Sankcijas par nolīgto maksājumu, samaksas termiņu un kavējuma naudu.
• Informācija par katra produkta cenām.

2. Plānotais iepirkuma pasūtījums

Plānotais iepirkuma pasūtījums (PPO) ļauj pircējiem plānot nākotnes vajadzības, iepriekš iesniedzot iepirkuma pasūtījumu. Lai gan prece, cena un maksāšanas noteikumi ir zināmi, daudzums un piegādes datums ir balstīti uz aplēsēm. PPO ir piemēroti daļēji regulāriem izdevumiem, piemēram, biroja precēm.

Iepirkuma pasūtījuma piemērs 2:

Avots:

Piemēram, organizācija regulāri pasūta biroja preces, piemēram, printeru papīru un kancelejas preces. Iepirkumu departaments izvērtē iepriekšējos patēriņa modeļus, pirms izveido iepirkuma pasūtījumu ar paredzamajiem daudzumiem un mainīgajiem piegādes datumiem. Viņi izsniedz PPO piegādātājiem pēc vajadzības, lai izpildītu prasības.

Plānotie iepirkuma pasūtījumi ietver plašāku informāciju nekā standarta pasūtījumi, tādējādi nodrošinot efektīvāku iepirkumu paredzamajām vajadzībām. Uzņēmumi var optimizēt krājumu pārvaldību un uzturēt pastāvīgu nepieciešamo preču piegādi, piedāvājot detalizētu pārskatu par paredzamajiem iepirkumiem.

Plānotajā iepirkuma pasūtījumā jāiekļauj;

• Skaidra un konkrēta informācija par precēm vai pakalpojumiem
• Piegāde un nodokļu informācija
• Piegādes norādījumi un cenu noteikumi
• Katras preces cena.

3. Vienreizējs iepirkuma pasūtījums

Komplektā iepirkuma pasūtījums (BPO) ir gadījums, kad pircējs vienlaicīgi veic vairākus pasūtījumus, lai ar pārdevēju vienotos par cenu atlaidi. Interesants aspekts ir tas, ka pārdevēji ir atvērtāki piedāvāt atlaides par liela apjoma pasūtījumiem. Izmantojot BPO, uzņēmumi var efektīvāk iegādāties produktus, līdz minimumam samazinot lieko darbu un racionalizējot iepirkumus.

Iepirkuma pasūtījuma piemērs 3:

Avots:

Piemēram, uzņēmumam ir regulāri jāpērk printeru kārtridži un papīrs. Tā vietā, lai veiktu atsevišķus pasūtījumus, tas vienojas ar vienu pārdevēju par liela apjoma pirkumiem noteiktā laika posmā. BPO norāda katras preces daudzumu, izmaksas un saskaņotās atlaides, tādējādi nodrošinot, ka iepirkums ir par pieņemamu cenu.

Runājot par uzņēmumu iepirkuma pasūtījumiem (BPO), tie ir kā ļoti skaidri redzams logs par produktu un pakalpojumu apriti. Tie palīdz organizācijām padarīt iepirkumus efektīvus un naudas makam draudzīgus.

Izmantojot BPO, pircēji var nodrošināt, ka viņiem ir pietiekami daudz krājumu, un izvairīties no neērtiem brīžiem, kad krājumi beidzas. Viss, kas viņiem jādara, ir jānorāda, cik daudz viņi vēlas, un jāizmanto atlaides.

Vienotā iepirkuma pasūtījumā jāiekļauj:

• Norādiet laika gaitā piegādājamo produktu daudzumu.
• Aprakstiet vienības cenas, par kurām panākta vienošanās, jebkādas papildu atlaides vai korekcijas.
• Ietveriet maksāšanas noteikumus, kvalitātes standartus, atgriešanas politiku vai sodus.
• Apstiprināta cenu informācija par katru preci

4. Līgumiskā iepirkuma pasūtījums

Līgumā paredzētais iepirkuma pasūtījums (LPI) ir oficiālākais un juridiski izpildāmākais iepirkuma pasūtījums. Tas nozīmē, ka pircējs un pārdevējs pirms pirkuma pasūtījuma izdošanas noslēdz līgumu, kurā aprakstīti pirkuma noteikumi. Šis līgums juridiski aizsargā abas puses.

Iepirkuma pasūtījuma piemērs 4:

Avots:

Līgumā paredzētais iepirkuma pasūtījums (LPI) ir elastīgāks un ietver detalizētākas specifikācijas nekā standarta iepirkuma pasūtījums (SPO). Tas nosaka vadlīnijas iepirkuma pasūtījumu izsniegšanai piegādātājiem, papildu izmaksu pārvaldībai, kļūdu novēršanai un citiem būtiskiem uzņēmējdarbības partnerības aspektiem.

Līgumiskie iepirkuma pasūtījumi nodrošina drošu un efektīvu sistēmu uzņēmējdarbības darījumiem, jo īpaši, strādājot ar tālākpārdevējiem vai sarežģītos iepirkuma gadījumos.

Līguma iepirkuma pasūtījumā jāiekļauj:

• Līguma atsauce, par kuru panākta vienošanās
• Līguma darbības joma un grozījumi
• Līguma izbeigšanas un izstāšanās klauzulas

5. Digitālais pirkuma pasūtījums

Digitālais iepirkuma pasūtījums ir mūsdienīga un racionalizēta metode elektroniskai iepirkuma pasūtījumu pārvaldībai, kas uzlabo iepirkuma procesa produktivitāti un komandas darbu. Digitalizējot iepirkuma pasūtījuma procedūru, uzņēmumi var ietaupīt laiku, līdz minimumam samazināt dokumentu apjomu un nodrošināt precīzu uzskaiti.

Iepirkuma pasūtījuma piemērs 5:

Avots:

Viens no vienkāršiem veidiem, kā izveidot un kopīgot digitālo iepirkuma pasūtījumu, ir izmantot Microsoft Excel vai Open Office. Šajās sistēmās ir jau esošas veidnes, kuras var viegli pārveidot, lai ietvertu konkrētus elementus, kas nepieciešami katram iepirkuma pasūtījumam.

Piemēram, uzņēmums, kas iepērk biroja preces, var izmantot Excel digitālo iepirkuma pasūtījuma veidni, lai norādītu daudzumu, preces aprakstu un saskaņoto cenu.

Apmainoties ar digitālo pirkuma pasūtījumu ar pārdevēju, abas puses var iegūt skaidru priekšstatu par pirkuma informāciju, tādējādi nodrošinot labāku saziņu un ātrāku piegādi.

Digitālie iepirkuma pasūtījumi nodrošina arī plašākas izsekošanas un pārskatu sniegšanas iespējas, ļaujot uzņēmumiem labāk pārvaldīt budžetu un novērtēt iepirkumu modeļus. Pārredzamība ir izdevīga gan pircējiem, gan piegādātājiem, nodrošinot abpusēji izdevīgu un efektīvu iepirkuma procesu.

Kā darbojas iepirkuma pasūtījums?

Organizācijām, kas vēlas optimizēt savus procesus, ir ļoti svarīgi izprast, kā darbojas iepirkuma pasūtījums.

Izpratne par produktu nepieciešamību

Process sākas, kad pircējs apzinās, ka viņam ir nepieciešams konkrēts produkts vai pakalpojums, ko pārdevējs var sniegt. Pircējs norāda preci, nepieciešamo daudzumu un vēlamo piegādes datumu.

Piemēram, ražošanas uzņēmumam brīvdienās var būt nepieciešams milzīgs izejvielu daudzums, lai apmierinātu paaugstināto pieprasījumu pēc tā produktiem. Pircējam ir precīzi jādefinē nepieciešamo materiālu veidi un daudzumi, kā arī piegādes termiņi, lai nodrošinātu, ka viņam ir pietiekams izejvielu daudzums ražošanas mērķu sasniegšanai.

Pircējs izveido pirkuma pasūtījumu

Pamatojoties uz definētajām vajadzībām, pircējs izveido pirkuma pasūtījumu, kurā iekļauj visus attiecīgos faktus, piemēram, produkta aprakstu, daudzumu, cenu, piegādes datumu un papildu noteikumus un nosacījumus. Pirkuma pasūtījums tiek nosūtīts kā oficiāls pieprasījums pārdevējam par noteiktajiem produktiem vai pakalpojumiem.

Lai izvairītos no pārkāpumiem vai kavējumiem iepirkuma procesā, pircējam ir jānodrošina, lai iepirkuma pasūtījuma informācija būtu precīza un izsmeļoša pārdevējam.

Piemēram, pircējs var norādīt konkrētu nepieciešamo izejvielu veidu un daudzumu, vienības izmaksas, par kurām panākta vienošanās, un piegādes datumu.

Pārdevējs pārbauda pirkuma pasūtījumu

Kad pirkuma pasūtījums ir nosūtīts pārdevējam, tas to rūpīgi pārbaudīs, lai pārliecinātos, ka tas atbilst tā krājumiem un iespējām izpildīt pircēja pieprasījumu.

Piemēram, pārdevējam ir jānodrošina, ka viņam ir vajadzīgās preces noliktavā un ka viņš var tās piegādāt līdz saskaņotajam datumam. Ja neņemsiet vērā krājumu pārbaudes, radīsies problēmas ar produktu piegādi; jums kā pircējam ir iepriekš jāpārliecinās par produkta pieejamību.

Pārdevējs analizē pirkuma pasūtījumu un apstiprina to.

Pēc pārbaudes pārdevējs apstiprinās pirkuma pasūtījumu, ja tas atbilst pircēja specifikācijām. Pirkuma pasūtījuma apstiprināšana apliecina pārdevēja solījumu bez kavēšanās piegādāt pasūtījumā minēto konkrēto produktu.

Iepirkuma pasūtījumu izpilde

Ar apstiprinātu pirkuma pasūtījumu pārdevējs izpilda pasūtījumu, piegādājot klientam norādītos produktus vai pakalpojumus. Šis posms ietver produktu piegādi vai saskaņoto pakalpojumu sniegšanu.

Rēķins ir apmaksāts

Šajā pēdējā posmā pircējs ir atbildīgs par rēķina apmaksu saskaņā ar pārdevēja maksājumu noteikumiem. Maksājums tiek apstiprināts par saņemtajiem produktiem vai pakalpojumiem, kā norādīts rēķinā.

Piemēram, pircējs apmaksā rēķinu par piegādātajām izejvielām noteiktajos termiņos.

Šādi darbojas tipisks iepirkuma pasūtījuma process. Tas sākas ar pasūtījuma izveidi un beidzas ar rēķina apstiprināšanu no pircēja un pārdevēja puses.

Katrai organizācijai ir savi iepirkuma pasūtījumu iestatījumi; daži no tiem ietver kvalitātes kontroli pirms rēķina izrakstīšanas procesa, taču augsta līmeņa aspekts paliek nemainīgs.

Kā SaaS pārvaldības platforma var racionalizēt pasūtījumu pārvaldību?

Iepirkuma darba plūsma

Jūs varat vienkāršot iepirkuma pasūtījuma izveidi, izmantojot SaaS pārvaldības platformu, piemēram, CloudEagle, iepirkuma darbplūsmas. Darba plūsma tiks iedarbināta, tiklīdz lietotājs iesniegs iepirkuma pieprasījumu, un attiecīgās ieinteresētās personas tiks brīdinātas pa e-pastu un Slack, lai paātrinātu apstiprināšanas procesu.

Kad pirkuma pieprasījums ir apstiprināts, varat izveidot pirkuma pasūtījumu un iekļaut cenu noteikšanas nosacījumus.

Pirkšana ar palīglīdzekļiem

Ja to darāt viens pats, sarunas ar pārdevējiem par pareiziem cenu noteikšanas nosacījumiem var būt ļoti sarežģītas. Tādā gadījumā jūs varat uzticēt šo smago darbu SaaS iepirkšanas ekspertiem. Viņi jūsu vārdā prasmīgi risina sarunas par cenu noteikšanas nosacījumiem, SLA un citām būtiskām klauzulām, nodrošinot, ka jūs iegādājaties pareizos produktus par pareizo cenu.

Līgumu pārvaldība

Kad produkts ir piegādāts, pabeidziet rēķina sagatavošanas procesu un izmantojiet SaaS pārvaldības platformas līgumu pārvaldības moduli, lai visus būtiskos dokumentus uzglabātu vienuviet. Tādējādi nākamreiz, kad vēlēsieties pārskatīt pirkumu vai līgumu, ar dažiem klikšķiem varēsiet viegli piekļūt attiecīgajiem dokumentiem.

Secinājums

Lūk, šie ir parastie pirkuma pasūtījuma veidi, ko pircēji un pārdevēji izmanto, lai iegādātos jebkura veida produktu vai pakalpojumu.

Katram iepirkuma pasūtījumam ir konkrēts mērķis, un tam ir savi plusi un mīnusi. Galu galā tas ir SaaS pircēja pienākums izlemt, kāda veida iepirkuma pasūtījumu viņš vēlas nosūtīt.

Iesaistiet ieinteresētās personas no finanšu un iepirkumu komandām, lai pārskatītu iepirkuma pasūtījumus pirms to nosūtīšanas, tādējādi nodrošinot, ka visi ir vienisprātis un ka lēmums tiek pieņemts, pamatojoties uz informāciju.

Iedvesmojieties no mūsu pievienotajiem piemēriem, izmantojiet SaaS iepirkumu programmatūru un sāciet veidot iepirkumu pasūtījumus, lai nodrošinātu netraucētu iepirkumu veikšanu.

Veiksmi.

Biežāk uzdotie jautājumi

1. Kāda ir atšķirība starp pirkuma pasūtījumu un rēķinu?

Pirkuma pasūtījumus pircēji izsniedz pārdevējiem, lai uzraudzītu un izsekotu iepirkšanas procesu, savukārt rēķinus pārdevēji izsniedz klientiem pēc tam, kad pasūtījums ir izpildīts.

2. Vai iepirkuma pasūtījums tiek uzskatīts par līgumu?

Iepirkuma pasūtījumā ir norādīta piegāde, rēķins, konkrēti iegādātie produkti vai pakalpojumi, juridiskie noteikumi un apmaksa. Kad pārdevējs pieņem pirkuma pasūtījumu, tas kļūst par juridiski saistošu līgumu starp klientu un piegādātāju.

3. Kādas ir iepirkuma pasūtījumu priekšrocības?

Iepirkuma pasūtījumu izmantošanas priekšrocības

• Ievadiet ienākošo pasūtījumu uzskaiti.
• Izvairieties no dublēšanās
• Samaziniet pasūtījuma kļūdu skaitu.
• Juridiskie dokumenti
• Palielināt efektivitāti
• Palīglīdzekļu mērogošanas palīdzība