3 padomi, kā padarīt efektīvāku datu ievades ārpakalpojumu izmantošanu

Ievads

Lai gan datu ievadīšana var šķist nenozīmīgs uzdevums, no tā ir atkarīga jūsu organizācijas darbības efektivitāte. Tas palīdz uzturēt informāciju par organizācijas darbību, kas ļauj pieņemt pamatotus lēmumus, plānot stratēģijas un nodrošināt uzņēmuma izaugsmi.

Datu ievadīšana patiesi ir svarīga uzņēmuma panākumiem, un katrai organizācijai ir jākoncentrējas uz precīzu datu ievadīšanu. Tomēr tas ir garlaicīgs un laikietilpīgs uzdevums, un jūsu pašreizējai komandai var nepietikt jaudas, lai to paveiktu. Šādā gadījumā datu pārvaldības ārpakalpojumi var palīdzēt noņemt šo slogu no jūsu pleciem. Taču, ņemot vērā, ka ir tik daudz iespēju, kā izvēlēties pareizo? Šajā rakstā ir aprakstītas trīs stratēģijas, kas datu ievades ārpakalpojumu izmantošanu padarīs efektīvāku.

Kas ir iekļauts ārpakalpojumos datu ievades pakalpojumiem?

Datu ievades uzdevuma nodošana ārpakalpojumu sniedzējam nozīmē trešās puses pakalpojumu sniedzēja nolīgšanu, lai veiktu jūsu organizācijas datu ievades uzdevumus. Šie speciālisti uztur būtisku informāciju par jūsu organizācijas darbību un racionalizē datu pārvaldību.

Lai gan viņi nav daļa no jūsu organizācijas iekšējās komandas, viņi veic visus ar datu ievadīšanu saistītos uzdevumus. Viņu pakalpojumi ietver:

• Organizācijas informācijas ievadīšana datu bāzē, izklājlapās vai CRM sistēmās.
• Audio failu transkribēšana teksta formātos.
• rēķinu, pasūtījumu, veidlapu vai pieprasījumu apstrāde.
• Dažādu dokumentu papīra kopiju pārvēršana mīkstajās kopijās.

Kad jūs vērsīsieties pēc palīdzības pie ārpakalpojumu uzņēmuma, tas jūsu organizācijā nodarbinās datu ievades ekspertu komandu. Šī komanda ir pieredzējusi un aprīkota ar rīkiem, kas ļauj apstrādāt lielu datu apjomu.

Izmantojot ārpakalpojumus datu ievadīšanai, jūs varat apvienot dažādus talantus no visas pasaules, lai veiktu dažas būtiskas darbības jūsu organizācijā, un vislabākā daļa ir tā, ka jums nav viņiem jānodrošina nekādi darbinieku pabalsti.

Stratēģijas, lai datu ievades ārpakalpojumu izmantošana būtu efektīvāka

Datu ievades ārpakalpojumu izmantošana sniedz daudz priekšrocību. Bet kā to padarīt efektīvāku? Uzzināsim to tālāk tekstā:

1. Pārbaudiet datu drošību

Datu drošība ir obligāts priekšnosacījums ikvienai organizācijai. Ja datu ievades uzdevumu uzticat ārpakalpojumu sniedzējam, jūs, visticamāk, esat nobažījies, ka trešā persona piekļūs un apstrādās jūsu privātos un sensitīvos datus. Ja jūs neinteresēsieties par pakalpojumu sniedzēja īpašajām drošības prasībām, jūs varat riskēt ar savu sensitīvo informāciju un datu konfidencialitāti.

Nosakiet, kāds datu drošības līmenis ir nepieciešams jūsu organizācijai, un pārrunājiet to ar pakalpojumu sniedzēju. Analizējiet arī to pašreizējo drošības iestatījumu. Ja plānojat nodrošināt viņiem savus iekšējos rīkus, pārliecinieties, ka ir novērtētas viņu datu pārvaldības prasmes darbā ar sensitīviem datiem un informāciju.

2. Īsteno skaidru līgumu

Īstenojot pārredzamu līgumu ar pakalpojumu sniedzēju, kurā norādīti datu aizsardzības un atbilstības noteikumi, kas tam jāievēro, jūs nodrošināsiet skaidru saziņu par savas organizācijas drošības standartiem.

Lai samazinātu kiberdrošības riskus, līgumā jāiekļauj arī datu aizsardzības klauzula. Līgumam jābūt pēc iespējas visaptverošam, minot procedūras, kas jāievēro, lai nodrošinātu datu drošību un aizsardzību.

3. Rūpīgi aprēķiniet savu ROI

Lielākā daļa organizāciju izvēlas izmantot ārpakalpojumus datu ievades uzdevumu veikšanai, jo vēlas samazināt savas darbības izmaksas. Tāpēc, pieņemot darbā profesionāļu komandu, kvantitatīvi novērtējiet viņu sniegtos ieguvumus. Ieguvumi ietvers gan finansiālas, gan nemonetāras priekšrocības, sākot ar lielāku klientu apmierinātību, uzlabotu naudas plūsmu, samazinātiem ienākumiem un daudz ko citu.

Salīdziniet ieguvumus ar ieguldījumiem, lai noteiktu savu ROI. Ja ārpakalpojumu process nodrošina apmierinošu ROI, jūs esat pareizajā virzienā. Tomēr, ja tas tā nav, jums ir jāveic papildu izpēte, lai atrastu pakalpojumu, kas nodrošinās apmierinošu ieguldījumu atdevi.

Secinājums

Datu ievadīšana ir būtisks uzdevums, kas saistīts ar sensitīvas informācijas apstrādi par jūsu organizācijas darbību un sistemātisku tās organizēšanu. Tomēr tas ir arī garlaicīgs un laikietilpīgs. Tāpēc ārpakalpojumu izmantošana ir labākais veids, ko jūsu uzņēmums var izvēlēties.

Taču atcerieties, ka, ja vēlaties gūt maksimālu labumu no datu ievades ārpakalpojuma, jums ir jāalgo cienījams pakalpojumu sniedzējs, kas ir aprīkots, lai ievērotu jūsu organizācijas drošības noteikumus.