Kodėl turėtumėte įgyvendinti projekto rizikos mažinimo planą?

Įvadas

Ar žinojote, kad iš dešimties įmonių ar startuolių beveik aštuonios nežino, kad projekte būtina turėti specialią komandą, kuri valdytų rizikos mažinimo planą? Ši apakinanti statistika pabrėžia dažnai nepakankamai įvertinamą aktyvaus rizikos valdymo svarbą.

Šiuolaikinėje konkurencingoje verslo geografijoje sėkmę lemia ne tik nepriekaištingas planų vykdymas, bet ir pasiruošimas nenumatytiems atvejams.

Įmonės, įgyvendinusios išsamius rizikos mažinimo planus, sutaupė milijonus, apsaugojo savo reputaciją, sumažino projektų vėlavimą ir užtikrino veiklos tvarumą.

Kita vertus, tie, kurie nekreipia dėmesio į šį esminį projektų valdymo aspektą, rizikuoja patirti didelių finansinių nuostolių, sulaikymų ir galimų nesėkmių, kurių buvo galima išvengti. Taigi, nesvarbu, ar esate senbuvis, ar naujokas savo versle, leiskitės su mumis į šią kelionę ir sužinokite viską apie šį rizikos mažinimą išsamiai.

Kodėl svarbus rizikos mažinimo planas?

Šiais laikais ypač svarbu žinoti apie rizikos valdymą. Tai svarbi projektų valdymo ir organizacijos strategijos sudedamoji dalis, veikianti kaip aktyvi apsauga nuo neapibrėžtumų, keliančių grėsmę projekto sėkmei ir bendram stabilumui. Galimų sunkumų nustatymas, jų poveikio įvertinimas ir veiksmai, kuriais siekiama sumažinti jų tikimybę ir rimtumą, yra šio proceso dalis.

Tai ne tik rizikos vengimas, bet ir saugos tinklo, kuris užtikrina:

• Nepertraukiamos operacijos,
• Užkerta kelią finansiniams nuostoliams,
• Apsaugoma reputacija ir išvengiama projekto vėlavimo.
• Ji skatina saugią darbo aplinką, nes mažina nelaimingų atsitikimų ir trikdžių skaičių.
• Taip užtikrinama, kad projektai būtų užbaigti laiku ir neviršijant biudžeto, o reputacija būtų išsaugota. Ji didina finansinį atsparumą, nes padeda šalinti grėsmes, taupyti pinigus ir mažinti gamybos sustabdymus.

Rizikos mažinimas užtikrina veiklos tęstinumą krizių, pavyzdžiui, stichinių nelaimių ar kibernetinių atakų, metu, o reputacijos valdymas padeda išsaugoti prekės ženklo įvaizdį.

Kodėl turėtumėte įgyvendinti rizikos mažinimo planą?

Pirmiausia rizikos mažinimas apsaugo nuo finansinių nuostolių, o kita vertus, padeda užtikrinti įmonės veiklos rezultatų stabilumą. Kartu jis apsaugo brangų turtą - reputaciją, užkirsdamas kelią žalai net ir susidūrus su netikėtais iššūkiais.

Be to, veiksmingas rizikos valdymas yra kompasas, padedantis nustatyti teisinės moralės laikymosi gaires. Jis taip pat suteikia sprendimų priėmėjams neįkainojamų įžvalgų ir padeda priimti duomenimis pagrįstus sprendimus, kurie nukreipia įmonę į sėkmę.

Iš esmės, tiksliai įgyvendintas rizikos mažinimo planas yra ne tik apsaugos priemonė, bet ir strateginis žingsnis šiuolaikinėje nuolat besikeičiančioje verslo aplinkoje. Jis padeda apsisaugoti nuo galimų pavojų, skatina atsparumą ir nušviečia kelius į pažangą, todėl yra būtina sėkmės priemonė.

Rizikos vertinimo kriterijai: Kaip nustatyti ir sukurti?

Kad išvengtumėte projekto rizikos, galite vadovautis įvairiais rizikos vertinimo kriterijais ir taip išvengti kai kurių galimų rizikų. Šiame vadove pamatysime, kaip sukurti ir naudoti šiuos kriterijus, kad projektai būtų saugesni ir geresni.

Kaip jį atpažinti?

Pirmasis - nustatyti rizikos vertinimo kriterijus; šiuo atveju tereikia sutelkti dėmesį į tai, kas gali nutikti ne taip ir kaip tai gali būti blogai. Pažvelkite į buvusias problemas, numanomus pavojus ir tai, kas svarbiausia jūsų projektui ar situacijai. Pagalvokite, kokia tikimybė, kad šios kliūtys gali įvykti, ir koks jų galimas poveikis. Naudodamiesi šia informacija sudarykite kriterijų sąrašą, kuris padės jums veiksmingai pastebėti ir įvertinti spąstus. Pasistenkite, kad jis būtų paprastas ir taikytinas jūsų konkrečiai situacijai.

Kaip parengti rizikos mažinimo planą projektų valdyme?

Pirmiausia būtina sužinoti, kaip parengti rizikos mažinimo planą projektų valdyme. Projektų valdyme labai svarbu parengti gerą planą, kaip spręsti galimas problemas.

Antra, pasikalbėję su komanda ir tiksliai išnagrinėję projektą, išsiaiškinkite, kas gali nutikti ne taip. Suskirstykite šias problemas pagal eiliškumą ir nuspręskite, kurios iš jų yra labiausiai tikėtinos ir gali sukelti daugiausia problemų.

Tada sugalvokite būdų, kaip užkirsti kelią šioms problemoms arba sumažinti jų poveikį, jei jos iškiltų. Kiekvienam planui įgyvendinti komandos nariams skirkite konkrečius darbus. Vykdydami projektą nuolat tikrinkite ir atnaujinkite savo strategiją.

Pasikalbėkite su savo komanda ir būkite pasirengę prireikus panaudoti savo planus. Lankstumas ir pasirengimas pokyčiams yra labai svarbūs norint apsaugoti projektą nuo spąstų.

Rizikos mažinimo plano pavyzdžiai

1 pavyzdys:

Tarkime, kad pradėjote SEO projektą, kurio metu reikia vykdyti " Duracell" automobilio akumuliatoriaus SEO ir PPC kampaniją. Jūsų prioritetas turėtų būti bendravimas su suinteresuotosiomis šalimis arba investuotojais, kad sužinotumėte, ko jie tikisi, išsiaiškintumėte darbų apimtį ir sužinotumėte jų biudžetą. Užtikrinkite, kad informuosite apie terminus ir aptarsite, kas bus, jei rezultatai nebus pasiekti anksčiau. Ar jie norės pratęsti kampaniją? Ar jie padengs papildomas išlaidas? Ar jie ketina tam skirti papildomą biudžetą?

Kai tik pradėsite uždavinėti klausimus, tikimybė susidurti su rizika bus mažesnė. Visada pradėkite nuo klausimo "Kodėl", o paskui "Kas", "Kaip" ir t. t.

2 pavyzdys:

Pradėjote žiniatinklio kūrimo projektą ir viskas vyko sklandžiai. Klientas užstrigo su kitais projektais ir dabar laiku nepateikia grįžtamojo ryšio. Dėl šios priežasties nebuvo tinkamo bendravimo ir projektas buvo pratęstas. Sutartyje minėjote, kad projektas bus baigtas per 6 mėnesius, tačiau jis buvo pratęstas iki 9 mėnesių. Dabar nežinojote, kad tokia rizika gali kilti. Projekto vykdymo išlaidos dabar eina iš jūsų kišenės, o klientas atsisako mokėti papildomą sumą.

Kad išvengtumėte bet kokių finansinių problemų ir užtikrintumėte, jog projektas bus baigtas laiku, atkreipkite dėmesį į smulkias sutarties detales. Taip galėsite užtikrinti, kad turėsite pakankamai lėšų ir kad klientas bus atsakingas už papildomas išlaidas. Geresnis būdas - tinkamai bendrauti ir pasiekti susitarimą, kurio rezultatas būtų "Win-Win" situacija.

Ekspertų įžvalgos apie rizikos mažinimo planą

Marcjean Yutuc, " Skill Success" SEO turinio vadovas, sakė:

"Rizikos mažinimo plano įgyvendinimas padeda iš anksto nustatyti galimas problemas ir imtis aktyvių veiksmų joms spręsti. Tai būdas padidinti projekto atsparumą ir nepertraukiamai tęsti darbus."

"Mano patirtis kuriant žiniatinklius ir atliekant SEO optimizavimą rodo, kad dažna rizika yra susidurti su techninėmis problemomis, kurios gali turėti įtakos svetainės veikimui ir pozicijoms paieškos sistemose. Siekdami išspręsti šią problemą, sukūrėme rizikos mažinimo planą, kuris apima reguliarius svetainės auditus ir našumo patikrinimus. Toks aktyvus požiūris padeda mums greitai pritaikyti savo strategijas ir išlaikyti optimalų svetainės veikimą bei reitingus."

Er.Ankitas Dhadwalas, " Mount Shine" įkūrėjas ir generalinis direktorius, sakė:

Turėtume mokytis iš didelių įmonių, tokių kaip IBM, "Walmart" ar finansų įstaigos, kurios įgyvendina rizikos mažinimo planus, taiko juos aukšto lygio praktikoje ir yra savo segmento pionieriai.

Jie apskaičiuoja kiekvieną galimybę teikti paslaugas, kad patenkintų savo klientų poreikius ir padėtų jiems 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę.

Paaiškintos trys rizikos kategorijos

Dabar išsamiai aptarsime šias tris rizikos kategorijas, kad galėtumėte jas geriau suprasti.

1. Rizika, kurios galima išvengti

Išvengiama rizika - tai vidinės organizacijos grėsmės, pavyzdžiui, neautorizuoti veiksmai ar procesų klaidos. Įmonės turėtų siekti jas sumažinti, nes jos neduoda jokios strateginės naudos. Norint jas valdyti, reikia nustatyti zoną, kurioje tam tikros klaidos yra leidžiamos, kad būtų išvengta itin didelių išlaidų. Labai svarbi yra vizionieriška prevencija, apimanti procesų stebėseną ir etiško elgesio skatinimą. Nors ir sudėtinga, tačiau yra išteklių, leidžiančių suprasti ir geriau valdyti šiuos pavojus.

2. Strategijos rizika

Įmonės noriai prisiima strateginę riziką, kad gautų didelę naudą. Ši rizika skiriasi nuo tos, kurios dažniausiai stengiamės išvengti. Kad galėtų su jomis susidoroti, bendrovėms reikia pažangios rizikos valdymo sistemos ir puikios komandos, kuri spręstų šias Riziką lemiančias problemas. Ši sistema nesustabdo rizikingų sumanymų, bet padeda kontroliuoti ir sumažinti blogų dalykų tikimybę. Ji taip pat padeda spręsti problemas, jei jos kyla. Toks požiūris leidžia įmonėms prisiimti didesnę riziką ir gauti didesnį atlygį nei konkurentai. Tai tarsi plaukiojimas audringoje jūroje - rizikingas, bet turintis didelį potencialą.

3. Išorės rizika

Išorinė rizika - tai įvykiai, kurių įmonė negali kontroliuoti, pavyzdžiui, stichinės nelaimės, politiniai neramumai ir pelningi pokyčiai. Juos sunku numatyti ir valdyti. Norėdami su jomis susidoroti, pasistenkite:

• Nustatyti: Būkite nuolat informuoti apie savo aplinką stebėdami naujienas ir naudodamiesi oficialiais autentiškų svetainių duomenimis.
• Sumažinti poveikį: Svarbu būti pasirengusiam ir parengti atsarginį planą, kaip elgtis su išorine rizika. Pvz: Pasirinkti AT&T pagalbą kelyje iš anksto yra daug geresnė išeitis nei įstrigti kelyje ir galvoti, kad kas nors atvažiuos jums padėti. Tą patį turinį galima pritaikyti bet kokiam scenarijui bet kurioje srityje.
• Ugdyti gebėjimą prisitaikyti: Būkite pasiruošę ir lankstūs, žinokite apie riziką, investuokite į technologijas ir strategijas, kad galėtumėte prisitaikyti.

Atminkite, kad išorės rizika gali būti sudėtinga, tačiau, pasitelkę valdomą planavimą, protingą komandą ir darbštumą, visi galime su ja susidoroti.

Kuo rizikos valdymas skiriasi nuo rizikos mažinimo?

Jei kalbėtume apie rizikos valdymą, tai būtų tarsi pasirengimas užtikrinti įmonės saugumą. Įsivaizduokite, kad įmonė X galvoja apie didelį sandorį. Ji gali gauti daug pelno, bet gali kilti ir problemų. Todėl jie patikrina viską, kas gali nutikti ne taip, kaip norėtųsi, pavyzdžiui, finansines problemas, vertybinių popierių klausimus ar teisinius dalykus. Jie išsiaiškina, kiek tikėtina, kad šios problemos gali kilti, ir kiek jos gali būti rimtos.

Dabar štai įdomiausia dalis: Rizikos valdymas - tai ne tik "ne" sakymas įvairiems dalykams. Tai - protingų būdų, kaip spręsti iškilusias problemas, paieška. Taigi X įmonė gali ne atsisakyti sudaryti sandorį, bet padaryti jį saugesnį, pakeisdama kai kuriuos būdus ir turėdama atsarginį planą.

Rizikos vengimo ir nenumatytų atvejų planavimo skirtumas

Versle ar vykdant projektą susiduriama su grėsmėmis, tačiau tinkamai planuodami ir imdamiesi atsargumo priemonių, mes visi su jomis susidorojame. Rizika gali būti abiejų formų, pavyzdžiui, ji gali būti ir pavojus, ir galimybė. Tačiau yra dvi pagrindinės strategijos, kurios padeda susidoroti su šiomis grėsmėmis: rizikos vengimas ir nenumatytų atvejų planavimas.

Rizikos vengimas - tai atsargus ir konservatyvus elgesys, leidžiantis visiškai išvengti pavojų. Pavyzdžiui, įmonė gali atidėti naujų darbuotojų įdarbinimą, kol rinka taps stabili. Tačiau pernelyg didelis atsargumas gali stabdyti augimą.

Kita vertus, nenumatytų atvejų planavimas yra pasirengimas nenumatytiems atvejams. Jis apima spąstų nustatymą, jų poveikio įvertinimą ir planų, kaip juos įveikti, jei jie įvyktų, sudarymą. Pavyzdžiui, įmonė gali planuoti, kaip išlaikyti darbuotojus ir klientus.

Abi strategijos yra labai svarbios; norint veiksmingai valdyti riziką, labai svarbu rasti tinkamą pusiausvyrą. Tai reiškia, kad reikia būti konservatyviam, kai to reikalaujama, ir pasiruošusiam reaguoti, kai kyla netikėtų iššūkių.

5 apribojimai, su kuriais susiduria įmonės, norėdamos įgyvendinti rizikos mažinimo planus

Įgyvendinti rizikos mažinimo planus bendrovėms gali būti sudėtinga dėl kelių apribojimų:

1. Finansai

Mes visi žinome, kad tiek naujokams, tiek jau seniai veikiančiai įmonei ar organizacijai vis iškyla finansinių sunkumų. Skirdami lėšų problemų įvertinimui, draudimui ir nenumatytoms priemonėms, galite apkarpyti biudžetą. Nedidelėms įmonėms gali būti sunku tinkamai investuoti, todėl jos tampa pažeidžiamos dėl netikėtų pavojų, kuriuos būtų buvę galima sušvelninti suteikus pakankamą paramą.

2. Išteklių trūkumas

Įgyvendinti rizikos mažinimo planus įmonėse gali būti sudėtinga dėl ribotų išteklių, pavyzdžiui, laiko, finansų ir įgūdžių. Laiko reikia problemoms nustatyti, įvertinti ir suplanuoti.

Riboti finansai gali trukdyti investuoti į rizikos valdymo priemones ir ekspertus, galinčius vykdyti blogas strategijas.

Norint suprasti ir spręsti sudėtingus pavojus, labai svarbu turėti patirties, tačiau mažesnėms įmonėms gali prireikti daugiau vidinių žinių. Įmonės turi išmintingai paskirstyti išteklius, galbūt užsakydamos išorines paslaugas arba naudodamos technologijas.

Norint valdyti apribojimus ir suderinti neatidėliotinus ir ilgalaikius svarbiausius dalykus, labai svarbu nustatyti prioritetus ir kūrybiškai spręsti problemas.

3. Žinios

Kaip visi žinome, žinios yra raktas į viską. Jei jūsų įmonėms reikia pagalbos įgyvendinant rizikos mažinimo planus dėl ribotų įgūdžių ir informacijos spragų. Ką gi, tuomet bus sunku suprasti visas pinkles, neįtikėtinai sudėtingas.

Dėl menkų žinių arba jų nebuvimo gali būti parengti neišsamūs planai, todėl įmonės gali būti pažeidžiamos. Kad išvengtų tokių problemų, jos turėtų investuoti į mokymus, bendradarbiauti su ekspertais ir rinkti aktualią informaciją.

4. Bendravimas

Kitas svarbus aspektas, padedantis lengvai valdyti įmonę, yra bendravimas. Kai esate labai užsiėmę, laikydamiesi terminų ir vykdydami projektus, prastas informacijos srautas ir aiškių komunikacijos kanalų trūkumas gali tapti kliūtimi. Šios sienos gali tapti kliūtimi laiku nustatyti riziką, ją įvertinti ir veiksmingai įgyvendinti jos mažinimo strategijas. Taigi labai svarbu, kad tarp komandos ir vadovo vyktų aiškus ir nuolatinis bendravimas. Ir tai tikrai duos norimų rezultatų.

5. Negalima įvertinti rizikos

Dažniausiai įmonės dažnai susiduria su sunkumais vertindamos riziką dėl keleto apribojimų. Tarp jų - šiuolaikinio verslo aplinkos sudėtingumas, faktinių duomenų apie kylančius pavojus trūkumas, prognozavimo neapibrėžtumas ir išteklių ribotumas. Dėl šių iššūkių sunku parengti ir įgyvendinti veiksmingus rizikos mažinimo planus.

5 geriausios rizikos mažinimo plano strategijos jūsų verslui

Pažiūrėkime, kokios yra penkios geriausios jūsų verslo rizikos mažinimo plano strategijos, kurias galite įgyvendinti.

1. "C-Suit" vadovų dalyvavimas

Norint taikyti veiksmingas rizikos mažinimo strategijas savo verslui ar organizacijai, reikia aktyvaus C-suite vadovų dalyvavimo. Taigi, siekiant skatinti rizikos suvokimo kultūrą, išmintingai paskirstyti išteklius ir nustatyti aiškius komunikacijos kanalus, kad būtų užtikrinta asociacija, tampa labai svarbu teikti pirmenybę grėsmių vertinimui.

2. Prisiimti ir prisiimti riziką

Rizikos prisiėmimas ir priėmimas Rizikos prisiėmimas ir priėmimas vaidina labai svarbų vaidmenį, todėl reikia kolektyviai nustatyti, įvertinti ir priimti galimą riziką, taip pat įtraukti biudžetą. Pasekmių įvertinimas padeda nustatyti pavojų prioritetus, o pažeidžiamumo pripažinimas leidžia įžvalgiai valdyti riziką. Ši strategija skatina komandos narių ir suinteresuotųjų šalių dalyvavimą su išlaidomis, tvarkaraščiu ir veiklos rezultatais susijusios rizikos supratime ir veiksminguose jos mažinimo planuose.

3. Rizikos vengimas

Kaskart, kai šokinėjate pradėti verslą arba, tiesą sakant, tas, kuris jau ilgą laiką yra šioje lygoje, Rizika yra kažkas, kas niekada neleis jums būti vienam. Rizikos neišvengsite, bet galite jai pasirengti, kaip ir išsamus išlaidų planavimas, užkertantis kelią biudžeto viršijimui. Kai kurių strategijų įgyvendinimas užtikrina sėkmingą projekto vykdymą, padeda komandoms įgyvendinti projektą laiku, neviršijant biudžeto ir užtikrinant pageidaujamą kokybę. Rizikos vengimas yra didelė klaida, kurią daro dauguma įmonių, todėl žinoti ir būti pasiruošusiam turėtų būti nuolatinis jūsų šūkis.

4. Rizikos kontrolė

Be to, reikia prisiminti, kad rizikos kontrolė projektų valdyme apima strategijų, kuriomis siekiama sumažinti spąstus, įgyvendinimą. Vykdydamos išlaidų kontrolę, komandos stebi biudžetus, sutelkia dėmesį į veikimą ir sprendimų priėmimą bei nustato atraminius trūkumus, kad išvengtų biudžeto viršijimo. Norint kontroliuoti grafiką, užduotys diversifikuojamos, o laiko šešėliavimas padeda valdyti projekto terminus. Veiklos rizika mažinama vadovaujant užduotims, kontroliuojant kokybę ir aktyviai sprendžiant problemas, kad būtų išlaikytas projekto našumas.

5. Stebėti ir stebėti riziką

Projektų valdyme labai svarbu atidžiai vertinti riziką. Šioje temoje aptariama sąnaudų, tvarkaraščio ir veiklos rezultatų stebėsena. Sėkmę lemia finansinis apdairumas, tvarkaraščio atnaujinimas ir įžvalgus problemų sprendimas. Veiklos rezultatų stebėsena apima kokybės, veiksmingumo ir išteklių optimizavimą atliekant bandymus ir vertinimą. Technologijos ir tobulinimo kultūra įgalina organizacijas sėkmingai vykdyti projektus.

Galutinės mintys

Galiausiai rizikos mažinimo planas yra labai svarbus jūsų projektui, nes juo įgyvendinamos trys svarbiausios užduotys:

• Padeda išlikti lanksčiam: Tai leidžia anksti nustatyti problemas, kad galėtumėte jas pakoreguoti ir išlaikyti projekto eigą.
• Apsauga: Įsivaizduokite jį kaip tvirtą sargybinį, kuris apsaugo jūsų projektą nuo brangių problemų, galinčių pakenkti jūsų biudžetui.
• Skatina novatorišką problemų sprendimą: Tai motyvuoja jūsų komandą siūlyti kūrybiškus sprendimus, todėl projektas vykdomas efektyviau.

Todėl nuolat nepamirškite naudoti patikimą rizikos mažinimo strategiją. Ji veikia kaip patikimas patarėjas, kuris skatina jus įveikti kliūtis ir be baimės siekti laimėjimų.