Kas yra BLUF metodas ir kodėl jis naudingas komunikacijos srityje?

Įvadas

Terminas ¨BLUF¨ reiškia santrumpą ¨Bottom Line Up Front¨. Ši frazė reiškia, kad svarbiausias svetainės puslapio ar teksto dalykas yra pradžioje. Ši struktūra numato, kad svarbiausia informacija pateikiama teksto pradžioje, o ne pabaigoje. Dėl to skaitytojas gali skaityti greitai ir aiškiai suprasti pagrindinę pranešimo esmę.

Įdomu tai, kad tokia informacijos įvedimo struktūra plačiai naudojama JAV karinėje komunikacijoje. Pagrindinis jos tikslas - padaryti pranešimą tikslesnį ir aiškesnį, kad jį būtų galima suprasti. BLUF principas skiriasi nuo tradiciškesnio stiliaus, kai rekomendacijos ir išvados pateikiamos pabaigoje po faktų ir argumentų.

Sumodeliuokime situaciją, kai klientas pateikia užduotį dizaineriui. Kairėje pusėje pateiktame pavyzdyje BLUF principas nenaudojamas, o dešinėje pusėje pateiktame pavyzdyje jis naudojamas.

Be BLUF principo	Naudojant BLUF principą
Po savaitės atidarysime svetainę ir planuojame surengti akciją klientams. Kol kas galvojame, kur patalpinti reikiamą informaciją... (čia pateikiami paaiškinimai) Norime, kad svetainėje sukurtumėte reklaminį skydelį su informacija apie savaitę vyksiančią akciją.¨	¨Mesnorime, kad sukurtumėte reklaminį skydelį svetainei su informacija apie savaitės veiksmus. Per savaitę paleisime svetainę ir planuojame surengti akciją klientams. Iki šiol galvojome, kur patalpinti atitinkamą informaciją... (čia pateikiami paaiškinimai).¨.

Tai gana grubus pavyzdys, tačiau labai vaizdus. Ar jaučiate skirtumą?

Pirmuoju atveju pradžioje pateikiame įvadinę informaciją. Po to kalbame apie užduotį. Antruoju atveju apibūdiname užduotį, o po to detalizuojame. Čia įsivaizduojamas dizaineris supranta, ko iš jo tikimasi, ir geriau suvokia šiuos duomenis. Vadinasi, jam ar jai nuo pat pradžių aišku, kodėl viskas pasakojama būtent taip, nes jie žino savo pagrindinę užduotį. Tai logiška, ar ne?

Kur taikomas BLUF metodas?

BLUF gali būti naudojamas tiesiog visose srityse, kuriose labai svarbu greitai ir veiksmingai perteikti pagrindinę mintį auditorijai. Peržiūrėkite šiuos pavyzdžius:

Verslo srityje:

• verslo laiškuose ir pristatymuose, kad sudomintumėte klientą ar investuotoją;
• ataskaitose ir analitinėje medžiagoje, kad skaitytojai sužinotų pagrindinę turinio idėją;
• reklaminėje medžiagoje, kad atkreiptų potencialių klientų dėmesį.

Švietimo srityje:

• paskaitose ir seminaruose, kad padėtų studentams geriau suprasti temą;
• knygose ir vadovuose, kad medžiaga būtų geriau ir lengviau suprantama;
• tekstuose ir egzaminuose, kad mokiniai galėtų susitelkti į svarbesnius klausimus.

Žurnalistikoje:

• naujienų straipsniuose, kad skaitytojai geriau suprastų svarbiausius įvykius;
• analitinės medžiagos, padedančios rasti išeitį sudėtingose situacijose;
• interviu, kad išryškintumėte įdomiausius išsireiškimus.

Be to, BLUF metodas naudojamas rinkodaroje (įskaitant el. pašto rinkodarą), socialiniuose tinkluose, skelbimuose, pristatymuose ir kitoje medžiagoje. Be to, BLUF metodas gali būti naudojamas bendrame susirašinėjime, kad pašnekovui būtų greičiau ir tiksliau pateikta svarbiausia informacija. Taigi sutaupysite daug laiko.

Kokie yra pagrindiniai BLUF metodo privalumai?

Kai pagrindinę informaciją pateikiate teksto pradžioje, ji naudinga tiek autoriui, tiek skaitytojui:

1. Privalumai autoriui: BLUF metodas padeda susisteminti mintis ir sutelkti dėmesį į svarbiausius dalykus. Jo dėka rašymo stilius tampa trumpesnis ir paveikesnis, kad išlaikytų skaitytojo dėmesį. Be to, naudodami BLUF metodą galite išreikšti savo požiūrį ar rekomendaciją pačioje pradžioje. Kad neliktų vietos nesusipratimams ar abejonėms.
2. Privalumai skaitytojui: BLUF metodas palengvina supratimo ir įsisąmoninimo procesą. Be to, jis niekada neverčia skaitytojo skaityti papildomų dalykų ar ieškoti atsakymų teksto pabaigoje. Be to, BLUF metodas suteikia skaitytojui galimybę pačiam nuspręsti, ar mokytis medžiagą toliau, ar ne. Taigi jis atsižvelgia į skaitytojo tikslus ir interesus.

Kaip veikia BLUF metodas?

1. Jūs nustatote savo pranešimo tikslą ir auditoriją (ką tiksliai ir kam norite pasakyti).
2. Suformuluokite pagrindinę mintį ir išvadą (ką norite, kad skaitytojas sužinotų ir padarytų perskaitęs jūsų pranešimą).
3. Pagrindinę mintį ir išvadą pateikite teksto pradžioje. Įsitikinkite, kad ji nėra ilgesnė nei 1-2 sakiniai. Šiai teksto daliai paryškinti galite naudoti BLUF žymėjimą.
4. Pagrindinę mintį ir išvadą pagrįskite faktais, argumentais ir detalėmis, kurios turėtų būti išdėstytos svarbos mažėjimo tvarka. Venkite papildomos informacijos ar pasikartojimų.
5. Tekstą užbaigkite raginimu atlikti veiksmą arba gyvenimo aprašymu, jei jis yra būtinas.

Apibendrinant galima teigti, kad BLUF metodas numato, jog svarbiausia mintis pateikiama pradžioje, o kiti duomenys turi būti išdėstyti mažėjančios svarbos tvarka.

Kokiais atvejais nereikėtų naudoti BLUF?

BLUF metodas, nepaisant jo privalumų, nėra universalus. Yra keletas atvejų, kai jis gali būti gana žalingas, pvz:

1. Reikia žingsnis po žingsnio atverti pranešimo esmę: Tokiais atvejais skaitytojas nesupras autoriaus nurodymų, jei bus naudojamas BLUF metodas.
2. Labai svarbu suintriguoti skaitytoją. Jei bus naudojamas BLUF metodas, pranešimas nesudomins ir taps mažiau įdomus.
3. Jūsų pranešimas yra sudėtingas ir jį reikia paaiškinti. Jei naudosite BLUF metodą, skaitytojas gali negauti visos informacijos.

Tai pagrindinės priežastys, kodėl BLUF metodas nenaudojamas grožinėje literatūroje, moksliniuose straipsniuose ir teisiniuose dokumentuose. Tačiau gali būti ir išimčių. Tokiais atvejais geriau tinka laipsniškas informacijos įvedimas ir sistemingas vedimas prie minties.

Galutinės mintys

BLUF yra naudinga priemonė, padedanti pagerinti bendravimą ir veiksmingiau perteikti pagrindines idėjas ir mintis. Dėl jos bet kokie pranešimai tampa aiškesni, trumpesni ir nuoseklesni. Be to, ji gerbia ir vertina skaitytojų laiką. Be to, jis naudojamas įvairiose bendravimo srityse, kur labai svarbu aiškumas ir informacijos perdavimo greitis.

Galiausiai norėtume pateikti keletą pagrindinių patarimų:

1. BLUF metodą naudokite tik tais atvejais, kai jo reikia.
2. Pagrindinę mintį išdėstykite aiškiai ir suprantamai.
3. Nepamirškite pateikti papildomų duomenų, reikalingų pranešimui suprasti.
4. Patikrinkite, ar BLUF metodas prieštarauja pranešimo tikslui, ar ne.

Prieš nuspręsdami, ar taikyti BLUF metodą, labai svarbu atsižvelgti į pranešimo kontekstą ir tikslą. Tačiau, pasipraktikavę, nesunkiai suprasite, ar yra tokia būtinybė.

Dėkojame už dėmesį!