Įvadas
Šiandieniniame skaitmeniniame amžiuje [žinios](https://www.getguru.com/reference/types-of-knowledge) yra daugiau nei galia - tai sėkmės valiuta. Nesvarbu, ar esate verslo vadovas, ar darbuotojas, gebėjimas gauti, dalytis ir efektyviai panaudoti žinias gali turėti lemiamos reikšmės. Tačiau dėl milžiniško informacijos kiekio, su kuriuo susiduriame kasdien, ši užduotis gali tapti nelengva. Įveskite žinių valdymą (KM)- žaidimą keičiantį sprendimą, skirtą padėti organizacijoms racionalizuoti informaciją, didinti produktyvumą ir skatinti inovacijas.
Tačiau kas tiksliai yra žinių valdymas ir kaip jis gali padidinti jūsų produktyvumą? Išskaidykime tai.
Kas yra žinios?
Prieš pradedant gilintis į [KM](https://www.getguru.com/reference/what-is-knowledge-management), svarbu suprasti, ką turime omenyje, kai kalbame apie žinias. Žinios - tai ne tik duomenys ar informacija. Tai prasmingos įžvalgos, kurias gauname iš savo patirties, žinių ir sukauptų faktų. Organizacijoje žinios gali būti strategijos, projektų įžvalgos, išmoktos pamokos ar pramonės šakos know-how. Tačiau be veiksmingos sistemos šioms žinioms panaudoti jos dažnai lieka neišnaudotas potencialas.
Daugelis įmonių nesuvokia, kiek daug žinių praslysta pro akis, kai darbuotojams sunku pasiekti reikiamą informaciją. Kai žinios yra decentralizuotos, paslėptos elektroniniuose laiškuose arba užrakintos žmonių mintyse, produktyvumas nukenčia.
Kas yra žinių valdymas (KM)?
Žinių valdymas (ŽV) - tai žinių kaupimo, organizavimo ir platinimo organizacijoje menas, siekiant užtikrinti, kad žinios būtų prieinamos, tinkamos naudoti ir veiksmingos. Tai daugiau nei tik dokumentų saugojimas bendrame aplanke - KM apima kultūros kūrimą, kurioje žiniomis nuolat dalijamasi ir jos taikomos komandose, padedant visiems dirbti išmaniau.
Žinių valdymo poveikis realiame pasaulyje
Įsivaizduokite tokį scenarijų: Pardavimų komanda ruošiasi susitikimui su svarbiu klientu. Naudodamiesi gerai įdiegta KM sistema, jie per kelias minutes gali pasiekti ankstesnių bendravimų su klientais duomenų bazę, sėkmingas pardavimo strategijas ir išsamius atvejų tyrimus. Užuot ieškoję informacijos, jie gali susitelkti į tobulą pristatymą.
Arba prisiminkite gamybos įmonę, kuri gamybos linijoje nuolat susiduria su techninėmis problemomis. Užuot kiekvieną problemą sprendus iš naujo, KM sistema leidžia darbuotojams greitai rasti sprendimus, kurie jau buvo veiksmingi panašiais atvejais, taip sumažinant prastovas ir užtikrinant sklandų darbą.
Tai tik keli pavyzdžiai, kaip KM gali tiesiogiai padidinti produktyvumą, suteikdama darbuotojams galimybę iš karto gauti reikiamą informaciją reikiamu metu.
Kaip KM didina produktyvumą
Štai kaip gerai įdiegta žinių valdymo (KM) sistema tiesiogiai lemia didesnį visos organizacijos produktyvumą:
-
Trumpesnis paieškos laikas: tyrimų duomenimis, darbuotojai praleidžia iki 20 % savo laiko ieškodami informacijos. KM gerokai sutrumpina šį laiką, nes centralizuoja žinias ir leidžia komandoms sutelkti dėmesį į užduočių atlikimą, o ne į išteklių paiešką.
-
Užkerta kelią žinių praradimui: kai darbuotojai išeina iš darbo arba keičia pareigas, vertingos žinios dažnai iškeliauja kartu su jais. KM sistema išsaugo šias žinias ir suteikia galimybę jomis naudotis kitiems.
-
Skatina nuolat mokytis: KM skatina kultūrą, kurioje žinios nuolat atnaujinamos ir jomis dalijamasi. Tokia mokymosi aplinka padeda darbuotojams neatsilikti, diegti naujoves ir priimti geresnius sprendimus.
-
Didina bendradarbiavimą: Kai visi turi prieigą prie tų pačių žinių, išnyksta atskirtis. Komandos bendradarbiauja efektyviau, o dalijimasis žiniomis tarp padalinių tampa norma.
-
Pagerina sprendimų priėmimą: KM sistemos suteikia sprendimų priėmėjams lengvą prieigą prie duomenų, mokslinių tyrimų ir ankstesnės patirties, todėl jie gali greičiau priimti sprendimus turėdami daugiau informacijos.
Tinkamos žinių valdymo programinės įrangos paieška
Norint iš tikrųjų išnaudoti žinių valdymo potencialą, reikia tinkamų įrankių. Rinkoje siūloma įvairių [žinių valdymo priemonių] https://www.getguru.com/reference/knowledge-management-tools, skirtų padėti įmonėms veiksmingai saugoti, tvarkyti ir dalytis žiniomis. Štai kelios geriausios galimybės:
1. Atlassian Confluence
Jei jūsų organizacijoje vertinamas bendradarbiavimas, Confluence gali būti geriausias pasirinkimas. Jis plačiai naudojamas komandų turiniui kurti ir tvarkyti, o dėl integracijos su kitais "Atlassian" produktais, tokiais kaip "Jira", yra nepakeičiamas kūrimo komandoms. Confluence turi tokias funkcijas, kaip bendradarbiavimo darbo vietos, dalijimasis dokumentais ir struktūrizuotos žinių saugyklos, todėl yra sukurta taip, kad skatintų dalijimąsi žiniomis ir komandos suderinamumą.
2. "Microsoft SharePoint
Didesnėms organizacijoms "Microsoft SharePoint" yra labai svarbus įrankis. Ji siūlo daugybę dokumentų valdymo, bendradarbiavimo ir KM įrankių, todėl yra universalus sprendimas. Dėl "SharePoint" lankstumo galite kurti individualias žinių bazes, darbo eigą ir intranetus, kurie atitinka konkrečius jūsų organizacijos poreikius.
3. Guru
"Guru" puikiai tinka įmonėms, kurioms labai svarbu realiuoju laiku gauti informaciją. "Guru" kaupia žinias ir jas suskirsto į lengvai prieinamas kategorijas. Jo naršyklės plėtinys leidžia darbuotojams tiesiogiai darbo metu rasti reikiamą informaciją, todėl jis idealiai tinka klientų aptarnavimo ir pardavimų komandoms, kurioms reikia greitų atsakymų.
4. Sąvoka
Pradedančiosioms ir mažosioms įmonėms "Notion" yra universalus žinių valdymo, užduočių valdymo ir užrašų rašymo sprendimas. Dėl paprastos sąsajos ir pritaikomų duomenų bazės funkcijų lengva kurti žinių saugyklas, komandos vadovus ir projekto dokumentus.
5. Document360
Kai kalbama apie techninės dokumentacijos valdymą, Document360 išsiskiria iš kitų. Dėl intuityvaus redaktoriaus ir gebėjimo tvarkyti daugybę techninių žinių ją renkasi SaaS ir technologijų įmonės. Komandos gali bendradarbiauti rengiant žinių bazės straipsnius, todėl visi - nuo kūrėjų iki klientų aptarnavimo skyriaus atstovų - turi tą patį požiūrį.
6. Bloomfire
Organizacijoms, kurios daug dėmesio skiria paieškai ir žinių atradimui, "Bloomfire" siūlo pažangiausią sprendimą. Jos dirbtinio intelekto valdomos paieškos funkcijos užtikrina, kad darbuotojai galėtų rasti reikiamą informaciją, kad ir kokia didelė būtų žinių bazė. Dėl daugialypės terpės palaikymo ir diskusijų forumų "Bloomfire" taip pat didina komandų įsitraukimą.
Išvada
Šiandieninėje žiniomis grindžiamoje darbo aplinkoje labai svarbu turėti tinkamas informacijos valdymo priemones ir praktiką. Žinių valdymas (ŽV) ne tik supaprastina komandų darbą, bet ir skatina bendradarbiavimo, nuolatinio mokymosi ir inovacijų kultūrą. Investuodami į tinkamas žinių valdymo priemones užtikrinsite, kad žinios niekada nebus prarastos, produktyvumas kils, o organizacija klestės vis labiau konkurencingame pasaulyje.
