Organizuotų failų svarba įmonėms

Įvadas

Šiandieniniame skaitmeniniame amžiuje lengva manyti, kad visi failai saugomi elektroniniu būdu. Tačiau daugelis įmonių, norėdamos išsaugoti svarbius dokumentus, vis dar naudojasi popierinėmis dokumentų saugojimo sistemomis. Nesvarbu, ar jūsų failai yra fiziniai, ar skaitmeniniai, organizuotos bylų sistemos palaikymas yra labai svarbus bet kurios įmonės sėkmei. Pateikiame keletą patarimų, kaip prižiūrėti elektronines ir popierines bylų sistemas.

Elektroninės dokumentų pildymo sistemos

1. Sukurkite sistemą: Sukurkite elektroninių failų tvarkymo sistemą. Tai gali būti paprasta - sukurti aplankus skirtingoms dokumentų kategorijoms arba sudėtinga - naudoti dokumentų valdymo sistemą.

2. Svarbiausia - nuoseklumas: Kai jau turite sistemą, nuosekliai pavadinkite ir tvarkykite failus. Taip bus lengviau rasti dokumentus ateityje.

3. Reguliari priežiūra: Kaip ir fizinės bylos, elektroninės bylos turi būti reguliariai prižiūrimos. Tai reiškia, kad reikia ištrinti nebereikalingus failus ir įsitikinti, kad dokumentai saugomi tinkamuose aplankuose.

4. Padarykite atsarginę failų kopiją: Užtikrinkite, kad reguliariai kurtumėte atsargines elektroninių failų kopijas. Tai gali būti išorinis kietasis diskas, debesų saugykla arba abiejų šių priemonių derinys.

Archyvavimo sistemos popieriuje

1. Ženklinkite viską etiketėmis: svarbiausias dalykas, norint palaikyti tvarkingą popierinių dokumentų saugojimo sistemą, yra etikečių klijavimas. Būtinai aiškiai paženklinkite visus aplankus, bylas ir dokumentus.

2. Laikykitės paprastumo: Nesudėtinga bylų sistema. Laikykitės paprastos, nesudėtingos ir jūsų verslui prasmingos sistemos.

3. Reguliarus valymas: Kaip ir elektronines bylas, popierines bylas reikia reguliariai valyti. Tai reiškia, kad reikia atsikratyti visų nebereikalingų dokumentų.

4.** Laikykite viską saugiai:** Įsitikinkite, kad visi popieriniai failai yra saugūs. Tai gali reikšti, kad naudokite užrakintą dokumentų spintą arba saugokite failus kitoje vietoje. Tokiu atveju taip pat galite konvertuoti failus į kitus formatus, pavyzdžiui, konvertuoti PDF į DWG arba PDF į HTML ir pan.

Apibendrinant galima pasakyti, kad nesvarbu, ar naudojate elektronines, ar popierines bylas, organizuotos bylų sistemos palaikymas yra labai svarbus bet kurio verslo sėkmei. Laikydamiesi šių patarimų galite užtikrinti, kad jūsų bylas būtų lengva rasti, jos būtų saugios ir atnaujintos.

Duomenų saugykla

Duomenų saugykla yra reliacinė duomenų bazė. Iš pradžių jos buvo skirtos informacijai apie darbuotojus ir rangovus, produktus ir sandorius saugoti. Kruopščiai sutvarkyti ir gerai suformatuoti įrašai duomenų bazėje palengvino vadovams gauti žinių, reikalingų verslo sprendimams priimti.

Todėl norint pagerinti failų organizavimą ir duomenų analizę naudojant BI sistemą, būtina atlikti išankstinį apdorojimą. Čia labai svarbus duomenų saugyklos vaidmuo, nes ji gali automatiškai surinkti informaciją iš įvairių šaltinių, suvienodinti ją pagal vieną standartą ir saugoti vienoje vietoje tokia forma, kuri yra paruošta tolesnei analizei.

Dėl to specialistai gali efektyviai naudotis visų verslo sričių duomenimis, nesijaudindami dėl jų neišsamumo, neįskaitomumo ar ilgai trunkančio apdorojimo, ir būti tikri, kad turi išsamią informaciją apie įmonės veiklą įvairiais lygmenimis.

Kokie yra duomenų saugyklos privalumai?

• Visų duomenų konsolidavimas ir suvienodinimas vienoje vietoje. Nepriklausomai nuo to, ar informacija yra struktūrizuota, ar nestruktūrizuota, duomenų saugykla gali surinkti duomenis iš daugelio šaltinių ir duomenų bazių, o tada juos suvienyti pagal įmonės nustatytą standartą, išvalyti nuo nereikalingų papildymų ar suvienodinti pavadinimus. Tokiu būdu BI sistemą pasiekia geros kokybės duomenys, saugomi vienu konkrečiu formatu.
• Efektyvus užklausų tvarkymas realiuoju laiku. Duomenų saugyklos sukurtos taip, kad greitai reaguotų į užklausas ir supaprastintų analitinius procesus. Dėl to net didžiausius duomenų kiekius galima apdoroti per trumpą laiką be specialistų pagalbos iš IT skyriaus, nesvarbu, ar analitikas nori patikrinti santykių su konkrečiu klientu istoriją, pardavimus per tam tikrą laikotarpį, ar konkretaus produkto pelningumą. Tai ypač naudinga krizės akimirkomis, kai reikia greitai priimti pagrįstus sprendimus, kurie daro didelę įtaką įmonės ateičiai.
• Įžvalgos apie verslo operacijų istoriją. Dėl saugyklos stabilumo ir galimybės rankiniu būdu keisti į ją siunčiamus duomenis, bet kuriuo metu galima patikrinti informaciją, susijusią su konkrečia verslo sritimi ir jos ankstesnėmis operacijomis. Saugodami daugybę duomenų rinkinių iš skirtingų įmonės veiklos laikotarpių, analitikai gali efektyviai analizuoti net kelerių metų senumo tendencijas ir grįžti prie konkretaus laikotarpio ar iššūkių, su kuriais buvo susidurta. Taip, be kita ko, lengviau patikrinti, kokie sprendimai buvo naudojami praeityje ir su kokiu efektyvumu.

Kaip saugote įrašus ir bylas?

Tikslūs įrašai ir bylos yra labai svarbūs bet kokiam naujam verslui, nes padeda stebėti finansines operacijas, inventorių, informaciją apie darbuotojus ir kitus svarbius duomenis.

Štai keletas veiksmų, kurių galite imtis, kad išsaugotumėte savo įrašus ir bylas.

1. Pasirinkite dokumentų kaupimo sistemą: Pasirinkite geriausiai jūsų verslui tinkančią bylų tvarkymo sistemą. Galite rinktis fizines bylas arba skaitmeninę sistemą, priklausomai nuo savo pageidavimų ir poreikių.

2. Sutvarkykite failus: Pasirinkus bylų sistemą, labai svarbu tinkamai sutvarkyti bylas. Sukurkite aplankus skirtingoms kategorijoms, pavyzdžiui, finansiniams dokumentams ar darbuotojų byloms, ir aiškiai juos paženklinkite.

3. Saugiai saugokite failus: Užtikrinkite, kad jūsų failai būtų saugomi saugioje vietoje - užrakintoje dokumentų spintoje arba slaptažodžiu apsaugotoje skaitmeninėje sistemoje. Tai padės apsaugoti jautrią informaciją nuo vagystės, praradimo ar sugadinimo.

4. Nuolat atnaujinkite įrašus: įsitikinkite, kad įrašus atnaujinate reguliariai - kasdien, kas savaitę ar kas mėnesį. Tai padės užtikrinti, kad jūsų informacija būtų teisinga ir aktuali.

5. Padarykite atsarginę failų kopiją: Labai svarbu reguliariai kurti atsargines failų kopijas. Tai padės apsaugoti jūsų informaciją sistemos gedimo ar kitų netikėtų įvykių atveju.

6. Tinkamai šalinkite failus: Kai ateis laikas atsikratyti senų failų, įsitikinkite, kad tai darote saugiai. Sunaikinkite fizinius dokumentus arba visam laikui ištrinkite skaitmeninius failus, kad apsaugotumėte konfidencialią informaciją.

Laikydamiesi šių nurodymų, galėsite tvarkyti tikslius naujojo verslo dokumentus ir bylas, o tai padės užtikrinti ilgalaikę jo sėkmę.

Žingsniai organizuojant dokumentų tvarkymo sistemą

Bet kokiam naujam verslui svarbu organizuoti dokumentų sistemą.

Štai penki žingsniai, kurių reikia laikytis.

1. Nustatykite, ką reikia archyvuoti: Pirmiausia reikia nuspręsti, kokius dokumentus reikia archyvuoti ir kaip juos klasifikuoti. Tai priklausys nuo jūsų verslo pobūdžio ir kuriamų dokumentų tipo.

2. Pasirinkite dokumentų kaupimo sistemą: Galite rinktis iš kelių rūšių bylų sisteminimo sistemų: abėcėlinės, skaitmeninės, chronologinės ir dalykinės. Apsvarstykite, kuri sistema geriausiai tiks jūsų verslui, ir priimkite sprendimą.

3. Ženklinkite aplankus ir failus: Pasirinkę bylų sistemą, atitinkamai paženklinkite aplankus ir failus. Taip bus lengviau rasti konkrečius dokumentus, kai jų prireiks.

4. Nustatykite failų pavadinimų konvenciją: Nustatykite failų pavadinimų suteikimo tvarką, nes tai svarbu siekiant išlaikyti nuoseklumą ir užtikrinti, kad failus būtų lengva rasti. Įsitikinkite, kad visi darbuotojai supranta pavadinimų suteikimo tvarką ir jos nuosekliai laikosi.

5. Traukinio darbuotojai: Svarbu apmokyti visus darbuotojus apie dokumentų pildymo sistemą ir procedūras. Taip užtikrinsite, kad visi laikytųsi tų pačių nuostatų ir žinotų, kaip greitai ir efektyviai pasiekti svarbius dokumentus.

Elektroninių failų saugojimo būdai

Pradedant naują verslą dažnai tenka tvarkyti elektronines bylas ir duomenis. Šių failų saugumas yra labai svarbus siekiant apsaugoti jautrią informaciją, laikytis teisės aktų reikalavimų ir užtikrinti verslo veiklą.

Pateikiame keturis būdus, kaip užtikrinti elektroninių failų saugumą:

1. Naudokite tvirtus slaptažodžius: Slaptažodžiai yra pirmoji apsaugos nuo neteisėtos prieigos prie elektroninių failų linija. Labai svarbu naudoti stiprius slaptažodžius, kuriuos sunku atspėti ar nulaužti. Stiprus slaptažodis turėtų būti sudarytas iš didžiųjų ir mažųjų raidžių, skaičių ir simbolių. Taip pat venkite naudoti lengvai atspėjamus slaptažodžius, pavyzdžiui, savo vardą, gimimo datą ar bendrinius žodžius.

2. Naudokite šifravimą: Šifravimas - tai elektroninių failų konvertavimo į kodą, kurį gali perskaityti tik įgalioti naudotojai, procesas. Šifravimas gali apsaugoti jautrius duomenis nuo įsilaužėlių ar neteisėtos prieigos. Daug prietaisų ir programinės įrangos programų siūlo šifravimo funkciją, todėl norint apsaugoti elektronines bylas būtina jomis naudotis, t. y. PDF failą galite užšifruoti keliais būdais.

3. Reguliariai kurkite atsargines kopijas: Kad neprarastumėte duomenų, būtina reguliariai kurti atsargines elektroninių failų kopijas. Duomenims saugoti galite naudoti debesų saugyklas, išorinius kietuosius diskus ar kitus atsarginių kopijų darymo būdus. Labai svarbu reguliariai atnaujinti atsargines kopijas, kad visada turėtumėte prieigą prie naujausios failų versijos.

4. Apribokite prieigą: Norint užkirsti kelią neteisėtai prieigai prie elektroninių bylų, būtina apriboti prieigą prie jų. Prieigą galite apriboti sukurdami naudotojų paskyras su konkrečiomis teisėmis. Prieigą taip pat galite apriboti patalpindami failus į tam tikrus aplankus, kuriuos gali pasiekti tik įgalioti naudotojai. Labai svarbu reguliariai peržiūrėti naudotojų paskyras ir leidimus, kad tik įgalioti naudotojai galėtų pasiekti neskelbtinus duomenis.

Laikydamiesi šios geriausios praktikos, galite apsaugoti duomenis, laikytis teisės aktų ir išlaikyti verslo operacijas.