Sąskaitų faktūrų svarba elektroninėje parduotuvėje

Įvadas

Kiekvienas elektroninės prekybos verslininkas supranta, kaip svarbu užtikrinti, kad klientai būtų patenkinti, o verslas organizuotas, ir sąskaitos faktūros yra vienas iš trumpų būdų viena strėle pataikyti į abu tikslus.

Tiems, kurie dar nežino, sąskaita faktūra yra teisinis dokumentas, kurį pardavėjas išrašo pirkėjams, kad užfiksuotų finansinę pardavimo operaciją. Jis naudojamas įvairiais tikslais, įskaitant finansinius įrašus, pirkimo įrodymą ir mokestinių reikalavimų laikymąsi.

Tačiau sąskaitos faktūros yra kur kas daugiau, ypač 16,6 trilijono JAV dolerių vertės elektroninės prekybos pramonėje.

Šiame vadove padėsime jums suprasti, koks yra šio itin svarbaus finansinio dokumento vaidmuo ir nauda jūsų elektroninei parduotuvei (pabaigoje - penkios geriausios sąskaitų faktūrų valdymo praktikos).

Sąskaitų faktūrų vaidmuo elektroninės prekybos parduotuvėse

Verslas grindžiamas pinigais, o sąskaitose faktūrose aiškiai išdėstytos pinigų sąlygos. Tačiau sąskaitos faktūros ne tik užtikrina patogumą ir mokėjimo lankstumą, bet ir atlieka svarbų vaidmenį dviejose pagrindinėse elektroninės prekybos verslo srityse:

Sandorių palengvinimas

Sąskaitos faktūros palengvina mokėjimo procesą jums ir jūsų klientams. Sąskaitų faktūrų išrašymas yra standartinė pirkimo proceso dalis, todėl galite sekti mokėjimus ir atskirti apmokėtas sąskaitas faktūras nuo neapmokėtų.

Ji padeda užtikrinti sklandų sandorių vykdymą, nes:

• Oficialus pirkimo patvirtinimas (įskaitant tokią informaciją kaip produkto pavadinimas, kaina ir pristatymo duomenys).
• Priemonė, skirta perduoti klientams mokėjimo nurodymus, pvz., mokėjimo vartus ir mokėjimo terminą.
• Užsakymo stebėjimo įrankis, leidžiantis klientams realiuoju laiku sekti siuntos atnaujinimus.

Teisinė ir finansinė reikšmė

Kiekvienoje šalyje apmokestinamoms prekėms ir paslaugoms taikomas tam tikras elektroninės prekybos pardavimo mokestis - PVM, GST, valstijos ar provincijos mokestis - ir tai tik keletas iš jų.

Šiuo atveju sąskaita faktūra bus teisinis dokumentas, kuriame išskiriamas ir nurodomas pardavimo mokestis. Mokesčių administratorius taip pat gali paprašyti pateikti sąskaitas faktūras, nes tai yra dalis jūsų mokestinės atskaitomybės prievolės.

Atminkite, kad sąskaitos faktūros gali apsaugoti jus nuo galimų ieškinių. Jei sukčiai bandytų jus pergudrauti, tarkime, atsisakydami sumokėti gavę užsakymą, sąskaita faktūra įrodys, kad finansinė operacija tikrai įvyko.

Sąskaitų faktūrų naudojimo e. parduotuvėje privalumai

Sąskaitų faktūrų privalumai nusveria visus argumentus prieš sąskaitų faktūrų išrašymą e. prekyboje. Pateikiame du svarbiausius, kurių, mūsų nuomone, pakanka įtikinti bet kurį ambicingą internetinės parduotuvės savininką:

Profesionalumas ir klientų pasitikėjimas

Sąskaitos faktūros skirtos ne tik apmokėjimui gauti. Jos taip pat yra labai svarbi jūsų kliento patirties po pirkimo dalis. Sumanios įmonės sąskaitas faktūras naudoja kaip papildomą prekės ženklo kūrimo galimybę. Pavyzdžiui, su CTA, kad galėtumėte naudoti reklaminį kodą arba prisijungti prie klientų lojalumo programos.

Išmintingas jos naudojimas gali paveikti jūsų klientus - dėl to atsiras daugiau nuolatinių klientų ir geresnė rinkodara iš lūpų į lūpas.

Be to, sąskaitų faktūrų naudojimas yra puikus būdas išvengti nereikalingų pokalbių tarp klientų ir pagalbos tarnybos po pirkimo.

Taigi, kurdami sąskaitos faktūros šabloną, pagalvokite apie šiuos dalykus:

• Prekės ženklo įvaizdis
• Balso tonas
• Tipografija
• Logotipas

Priėmę sprendimus, užtikrinkite, kad jie būtų naudojami visuose klientų kontaktiniuose taškuose, įskaitant svetainę, reklaminius skydelius, socialinę žiniasklaidą ir sąskaitas faktūras.

Įrašų tvarkymas ir organizavimas

Internetinės sąskaitos faktūros - tai paprastas būdas supaprastinti mokėjimo procesą. Perėjimas prie šių e. sąskaitų faktūrų yra raktas į tikslių jūsų e. prekybos įmonių finansinių dokumentų tvarkymą.

Ji padeda atidžiai sekti ir stebėti ne tik pardavimus, bet ir išlaidas bei pajamas, padeda atlikti finansinę analizę, apskaičiuoti elektroninės prekybos pelną ir planuoti ateitį.

Be to, naudodami sąskaitos faktūros šabloną standartizuosite sąskaitas faktūras. Tai reiškia, kad tereikia vos kelių paspaudimų ir visi jūsų mokėjimų įrašai bus kuo geriau sutvarkyti.

Tačiau įsitikinkite, kad į sąskaitas faktūras įtraukta visa svarbi informacija, pvz., kliento vardas ir pavardė, kontaktiniai duomenys ir produkto aprašymas. Jų paminėjimas padės ir jums, ir jūsų klientams turėti išsamius sandorių įrašus.

Naudokite sąskaitų faktūrų numeracijos sistemą, kad dar geriau organizuotumėte darbą. Kiekvienai sąskaitai faktūrai suteikite unikalų numerį, kad galėtumėte lengvai suderinti mokėjimus ir stebėti neapmokėtų sąskaitų likučius.

Profesionalų patarimas: Daugybė kompetentingų įmonių nori atlikti šį darbą už jus. Tai buhalterinės apskaitos ir apskaitos įmonės, smulkiojo verslo paslaugų teikėjai ir profesinių tinklų grupės, ir visos jos domisi, kaip gauti tokių buhalterinės apskaitos klientų kaip jūs. Jos yra pasirengusios padėti. Taigi, nuimkite papildomą naštą nuo savo pečių ir prireikus paveskite tokias kasdienes užduotis, kaip įrašų tvarkymas ir sąskaitų faktūrų rengimas.

Įžvalgos apie skelbimų našumą

Sąskaitos faktūros, kaip išsamūs elektroninės prekybos išlaidų įrašai, leidžia išsamiai matyti rinkodaros kampanijų finansinį aspektą, ypač skelbimų efektyvumą. Šios sąskaitos faktūros suteiks vertingos informacijos apie reklamos efektyvumą, pvz:

• Išlaidų paskirstymas (reklamos talpinimas, kūrybinė gamyba, agentūros mokesčiai ir kt.)
• Veiklos rezultatų analizė (sąskaitų faktūrų duomenų susiejimas su reklamos efektyvumo rodikliais, pvz., parodymų ir konversijų rodikliais)
• Biudžeto planavimas
• investicijų grąžos vertinimas (sąskaitos faktūros išlaidų palyginimas su pajamomis, gautomis iš pardavimų pagal skelbimus)

Todėl naudodamiesi sąskaitų faktūrų duomenimis galite optimizuoti skelbimų našumo strategijas. Puikus būdas tai pasiekti - integruoti skelbimų sekimo priemonę su elektroninės prekybos sąskaitų faktūrų išrašymo sistema, tiesiogiai susiejant pardavimus su tikslinėmis skelbimų kampanijomis.

Integracija padės jums geriau investuoti į reklamą, matuoti reklamos išlaidų grąžą ir vertinti pardavėjus.

5 geriausios sąskaitų faktūrų valdymo e. prekyboje praktikos

Pasikalbėkime apie geriausią sąskaitų faktūrų valdymo e. prekyboje praktiką, kuri gali suteikti jums pranašumą prieš konkurentus. Taikykite jas ir išlaikykite savo verslo sandorius, prekės ženklo kūrimą ir valdymą teisingame kelyje:

Automatizuokite sąskaitų faktūrų išrašymo sistemas

Dauguma elektroninės prekybos įmonių turi ribotą darbuotojų skaičių, todėl mokėtinų sumų skyrius gali padaryti tik tiek, kiek reikia. Pervargę darbuotojai taip pat daro klaidų ir vėluoja, o tai dar labiau padidina išlaidas ir, blogiausia, daro įtaką jūsų prekės ženklo įvaizdžiui.

Būtent šioje srityje automatizavimas teikia vilčių. Automatizuodami sąskaitų faktūrų išrašymo sistemas galite:

• "Quicken" sąskaitų faktūrų patvirtinimas
• Pašalinti rankinį duomenų įvedimą
• Sumažinti sukčiavimo galimybę
• Sumažinti sąskaitų faktūrų tvarkymo išlaidas
• Lengvai saugokite finansinius dokumentus internete

Ypač daug dėmesio skirkite sąskaitų faktūrų generavimo, pristatymo ir mokėjimo priminimų automatizavimui.

Sukčiavimo kodas: Jūsų sąskaitų faktūrų automatizavimo sistema taps vertingų klientų elgsenos ir pirkimo modelio duomenų aukso kasykla. Taigi, integravę sistemą su "Google" elektroninės prekybos reklamų kampanijomis, galėsite lazerio tikslumu pritaikyti reklamas ir tikslinę atranką.

Pavyzdžiui, jei sąskaitų faktūrų sistemos rodo, kad padidėjo tam tikro produkto užsakymų skaičius, galite lengvai pradėti tikslinę reklamos kampaniją, kad pasinaudotumėte šia tendencija. Ir atvirkščiai, jei sąskaitos faktūros rodo, kad kai kurių prekių pardavimai sumažėjo, galite formuoti reklamos strategiją, kad paskatintumėte paklausą.

Pateikite detalizuotą sąskaitą faktūrą

Užtikrinkite, kad elektroninės prekybos sąskaitose faktūrose būtų nurodyti visi produktai / paslaugos ir pristatymo laikas. Tai labai svarbus išvaizdžios ir įskaitomos sąskaitos faktūros elementas, kuris klientams _tiksliai _pasako, už ką jie moka.

Aiškiai išdėstykite kiekvieno gaminio aprašymą, kad geriau suprastumėte. Suskirstykite didesnius projektus į mažesnius etapus, nurodydami jų kainą klientams. Dar geriau, galite pritaikyti sąskaitas faktūras pridėdami nuorodas į atverčiamas knygas, kad dar labiau padidintumėte produkto pristatymą.

Kai klientai supras sąskaitą faktūrą, jie greitai atliks mokėjimą be papildomų paaiškinimų ar delsimo. Kuo greičiau atliekami mokėjimai, tuo geresni pinigų srautai jūsų verslui.

Integruoti su apskaitos programine įranga

AIA Tech Culture Report duomenimis, 59 % įmonių sąskaitoms klientams išrašyti naudoja tik apskaitos programinę įrangą. Tikimės, kad esate tarp tų 59 %. Jei ne, pradėkite ieškoti programinės įrangos sprendimo, kuris leistų sklandžiai tvarkyti sąskaitas faktūras.

Štai keletas svarbiausių funkcijų, į kurias reikėtų atkreipti dėmesį renkantis tinkamą e. prekybos programinę įrangą:

• platformos integracija (pvz., atsargų lygiai, surinkti mokėjimai, mokesčiai ir kt.)
• Pardavimo mokesčio konfigūracija
• Išsamios ataskaitos
• Finansinių duomenų saugumas
• Papildoma funkcija, leidžianti pritaikyti paslaugą jūsų verslui
• Palaikymas ir atnaujinimai

Be to, programinė įranga turi leisti jums ir klientams sekti sąskaitas faktūras ir mokėjimus. Tai pagerins naudotojų patirtį po pirkimo (taip didinant klientų lojalumą) ir palengvins sąskaitų faktūrų stebėseną.

Nusprendę integruokite sąskaitų faktūrų automatizavimą ir plėskite savo verslą. Nepamirškite, kad gera apskaitos programinė įranga - tai investicija į jūsų verslo finansų valdymą, efektyvumą ir mastelio keitimą.

Pasirinkite tinkamą programinę įrangą, automatizuokite procesą ir plėtokite verslą be apskaitos apribojimų.

Profesionalų patarimas: CDN geriausiai padeda pagerinti svetainės greitį elektroninės komercijos parduotuvėse ir gali būti vertingas įrankis, gerinantis sąskaitų faktūrų valdymo našumą, saugumą ir naudotojų patirtį. Taigi būtinai integruokite CDN į savo apskaitos programinę įrangą.

tolesni veiksmai dėl neapmokėtų sąskaitų faktūrų

Kartais klientai gali pamiršti apmokėti sąskaitą faktūrą arba net susidurti su sunkumais. Šiuo atveju mandagus ir laiku atliktas tolesnis patikrinimas gali švelniai priminti klientams apie mokėtinas sąskaitas faktūras.

Apskaitos programinėje įrangoje galite nustatyti automatinius mokėjimo priminimų el. laiškus, kad galėtumėte siųsti profesionalius ir klientams patogius tolesnius pranešimus. Be to, kad padidintumėte greito mokėjimo tikimybę, privalote klientams suteikti kelias mokėjimo galimybes, pavyzdžiui, banko pavedimu, kredito kortele arba "PayPal".

Pagarbus ir veiksmingas bendravimas turėtų būti sąskaitų faktūrų tolesnių veiksmų pagrindas. Palaikykite atvirą bendravimo kanalą, kad galėtumėte spręsti bet kokius rūpimus klausimus ar problemas, kurios gali trukdyti klientams užbaigti mokėjimą.

Pirmenybę teikite saugumui ir duomenų privatumui.

Dabar svarbiausia yra saugumas ir privatumas. Klientai jums patiki savo finansinius duomenis, todėl jų saugumas turėtų būti jūsų prioritetas.

Taigi, kad išvengtumėte neleistinos prieigos, būtinai pasirinkite aukšto saugumo programinę įrangą su kelių lygių autentifikavimo priemonėmis.

Galutinės mintys

Sąskaitų faktūrų išrašymas gali atrodyti kaip kasdienė užduotis, tačiau, norite to ar ne, ji yra labai svarbi.

Patikima sąskaitų faktūrų tvarkymo sistema gali pakeisti sąskaitų faktūrų kūrimo ir tvarkymo būdą, todėl padidėja efektyvumas, veiksmingumas ir našumas.

Taigi, naudodamiesi pirmiau pateiktais patarimais, sukurkite įspūdingas ir reikalavimus atitinkančias sąskaitas faktūras savo klestinčiai internetinei parduotuvei. Naudokite aukštos klasės programinę įrangą ir nuolat atnaujinkite sąskaitų faktūrų valdymo sistemą, kad savo darbuotojams ir klientams suteiktumėte geriausią įmanomą patirtį - nes jie nusipelno tik to!