Įvadas
Vidinė komunikacija yra bet kurios organizacijos gyvybinė jėga, užtikrinanti sklandų informacijos srautą ir tai, kad visi būtų vieningi. Tradiciškai šis bendravimas buvo sinchroninis, kai susirinkimai, skambučiai ir diskusijos realiuoju laiku sudarė bendravimo darbo vietoje pagrindą. Tačiau dėl nuotolinio darbo ir pasaulinių komandų atsiradimo prasidėjo nauja asinchroninio darbo era, iš esmės keičianti bendravimo ir bendradarbiavimo būdus.
Perėjimas nuo sinchroninio prie asinchroninio ryšio
Sinchroninis bendravimas vyksta realiuoju laiku, dalyviai bendrauja vienu metu. Prisiminkite tradicinius susitikimus, vaizdo skambučius ar trumpąsias žinutes, kai tikimasi greito atsakymo. Nors šis metodas veiksmingas greitai priimant sprendimus ir rengiant smegenų šturmą, jis dažnai lemia pertraukas, konteksto keitimą ir skubos jausmą, kuris gali sutrikdyti gilų darbą.
Kita vertus, asinchroninis bendravimas nereikalauja, kad dalyviai būtų pasiekiami tuo pačiu metu. Vietoj to pranešimais, užduotimis ir atsiliepimais galima dalytis įvairiose laiko juostose ir tvarkaraščiuose, todėl asmenys gali reaguoti tada, kai jiems patogiausia. Šis metodas apima elektroninius laiškus, įrašytas vaizdo žinutes, projektų valdymo priemones ir bendrus dokumentus, kuriuos komandos nariai gali pasiekti ir prie jų prisidėti savo tempu.
Asinchroninio bendravimo privalumai
Asinchroninis darbas turi keletą privalumų, dėl kurių keičiasi organizacijų veikla:
-
Didesnis susitelkimas ir produktyvumas: Be nuolatinių sinchroninių susirinkimų ar pranešimų trukdžių darbuotojai gali giliau dirbti, o tai labai svarbu atliekant užduotis, kurioms reikia susikaupimo ir kūrybiškumo. Asinchroninis bendravimas leidžia asmenims efektyviau valdyti savo laiką, todėl didėja produktyvumas.
-
Lankstumas įvairiose laiko zonose: Koordinuoti susitikimus realiuoju laiku skirtingose laiko juostose gali būti sudėtinga. Dėl asinchroninio bendravimo nebūtina, kad visi vienu metu būtų prisijungę prie interneto, todėl galima sklandžiai bendradarbiauti nepriklausomai nuo buvimo vietos.
-
Geresnė darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra: Asinchroninis darbas suteikia darbuotojams galimybę organizuoti darbo dieną taip, kad ji geriausiai atitiktų jų asmeninį gyvenimą. Dėl tokio lankstumo gali sumažėti perdegimo atvejų ir pagerėti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra, o tai savo ruožtu didina bendrą pasitenkinimą darbu ir darbo našumą.
-
Geresnė dokumentacija ir aiškumas: Asinchroninis bendravimas dažnai reikalauja daugiau rašytinės komunikacijos, todėl aiškiau dokumentuojami sprendimai, procesai ir diskusijos. Tai gali būti ypač naudinga informaciniais ir mokymo tikslais, nes taip užtikrinama, kad visi galėtų naudotis ta pačia informacija.
Standartinių veiklos procedūrų (SOP) vaidmuo asinchroniniame darbe
Asinchroninėje darbo aplinkoje gerai apibrėžti procesai tampa dar svarbesni. Standartinės veiklos procedūros (SOP) yra esminės priemonės, kuriose pateikiamos žingsnis po žingsnio užduočių atlikimo instrukcijos, užtikrinančios nuoseklumą ir veiksmingumą visoje organizacijoje. SOP ypač vertingos asinchroninėje aplinkoje, kai komandos nariai gali neturėti tiesioginės galimybės iš karto kreiptis į kolegas, kad šie pateiktų rekomendacijas.
Pavyzdžiui, apsvarstykite turinio kūrimo komandą, dirbančią skirtingose laiko juostose. Tinklaraščio įrašų kūrimo ir skelbimo SOP gali apimti išsamius tyrimo, rašymo, redagavimo, tvirtinimo ir skelbimo procesus. Šiame SOP būtų nurodyta, kas yra atsakingas už kiekvieną užduotį, kokias priemones naudoti, kokių terminų laikytis ir kur saugoti atliktą darbą. Laikydamiesi šio SOP, komandos nariai gali dirbti savarankiškai ir asinchroniškai, būdami tikri, kad jų indėlis atitiks bendrus komandos tikslus ir standartus, net ir nebendraudami realiuoju laiku.
SOP taip pat padeda įdarbinti naujus darbuotojus, nes suteikia jiems aiškų ir išsamų vadovą, kaip atlikti savo užduotis, nereikalaujant nuolatinės priežiūros ar tiesioginės galimybės kreiptis į kolegas visais klausimais.
Efektyvių asinchroninio bendravimo strategijų įgyvendinimas
Norėdamos visapusiškai pasinaudoti asinchroninio darbo privalumais, organizacijos turi priimti strategijas ir priemones, kurios palaiko šį bendravimo būdą. Štai keletas svarbiausių aspektų:
-
Naudokite tinkamus įrankius: Įrankiai, tokie kaip projektų valdymo programinė įranga, vidinės komunikacijos įrankiai ir asinchroninių vaizdo pranešimų programos, yra labai svarbūs asinchroniniam darbui palaikyti. Jos leidžia komandos nariams nuolat gauti naujausią informaciją, dalytis atsiliepimais ir sekti pažangą be būtinybės bendrauti realiuoju laiku.
-
Skatinkite aiškų ir glaustą bendravimą: Asinchroninėje aplinkoje pranešimai turi būti aiškūs ir glausti. Skatinkite komandos narius savo pranešimuose pateikti visą reikalingą kontekstą, kad nereikėtų aiškintis atgaline data.
-
Nustatykite lūkesčius ir terminus: Svarbu nustatyti aiškius lūkesčius dėl atsakymo laiko ir terminų, kad darbas vyktų sklandžiai.
-
Skatinkite pasitikėjimo kultūrą: Asinchroninis darbas reikalauja didelio pasitikėjimo darbuotojų gebėjimu tvarkyti savo laiką ir atlikti kokybišką darbą be nuolatinės priežiūros. Norint sėkmingai pereiti prie asinchroninio bendravimo, labai svarbu stiprinti šį pasitikėjimą.
Išvada
Asinchroninis bendravimas keičia mūsų darbo būdą ir suteikia lankstesnį, tikslingesnį ir globalesnį požiūrį į bendradarbiavimą. Priimdamos asinchroninį darbą ir įgyvendindamos tokias priemones kaip standartinės veiklos procedūros, organizacijos gali padidinti efektyvumą, sumažinti nereikalingų susitikimų skaičių ir sukurti labiau subalansuotą ir produktyvesnę darbo aplinką. Kadangi darbo vieta toliau vystosi, asinchroninio bendravimo įvaldymas bus labai svarbus norint išlikti konkurencingiems ir užtikrinti, kad komandos galėtų klestėti, nesvarbu, kur jos būtų.
