Įvadas

5 projektų valdymo ciklo etapai 2023 m.

Projektų vadovai yra tikri daug užduočių atliekantys specialistai. Jie koordinuoja komandų darbą, valdo sudėtingus terminus ir beveik tobulai atlieka užduotis - dažnai tuo pačiu metu.

Tačiau patyrę projektų vadovai supranta, kad sėkmingam projektui įgyvendinti reikia ne tik brėžinių. Reikia gerai išmanyti projektų valdymo ciklą.

Šiame vadove panagrinėsime kiekvieną projekto valdymo gyvavimo ciklo etapą - inicijavimą, planavimą, vykdymą, stebėseną ir užbaigimą. Taip pat nagrinėsime veiksmus ir priemones, kurių reikia, kad jūsų projektai būtų sėkmingi kiekviename etape.

Penki projektų valdymo ciklo etapai

Projektų valdymo ciklą paprastai sudaro 5 etapai:

1. 1 etapas - inicijavimas
2. 2 etapas - planavimas
3. 3 etapas - vykdymas
4. 4 etapas - stebėsena ir kontrolė
5. 5 etapas - uždarymas

Kas yra projekto gyvavimo ciklas?

Galvokite apie projekto gyvavimo ciklą kaip apie sistemą, pagal kurią projektų vadovai gali veiksmingai planuoti, vykdyti ir kontroliuoti projektą. Tai sisteminis požiūris, kuriame aprašyti projekto etapai nuo jo inicijavimo iki užbaigimo.

Panagrinėkime išsamius projekto gyvavimo ciklo etapus:

1. Inicijavimas: Inicijavimo etapas žymi projekto pradžią. Jo metu nustatomas ir apibrėžiamas projekto tikslas, uždaviniai, apimtis ir suinteresuotosios šalys.

Šiame etape paprastai paskiriamas projekto vadovas ir gali būti atliekama galimybių studija, kad būtų įvertintas projekto gyvybingumas. Nustatomi pradiniai projekto reikalavimai ir apribojimai, parengiama projekto chartija arba verslo aprašymas.

2. Planavimas: Planavimo etape projekto vadovai ir jų komandos parengia išsamų planą, kuriuo vadovaujasi vykdydami projektą. Šis etapas apima:

• projekto rezultatų apibrėžimas
• darbo suskirstymo struktūros kūrimas
• nustatyti projekto užduotis ir priklausomybes.
• išteklių ir terminų apskaičiavimas.
• biudžetų paskirstymas
• rizikos analizės ir valdymo strategijų, skirtų sumažinti galimą projekto riziką, kūrimas.

Atkreipkite dėmesį, kad projekto planas yra projekto vykdymo ir kontrolės gairės.

3. Vykdymas: Vykdymo etapas - tai projekto plano įgyvendinimo etapas. Paskiriamos užduotys, o komandos nariai pradeda vykdyti savo veiklą.

Projektų vadovai prižiūri, kaip vykdomi projektai, užtikrindami, kad užduotys būtų atliktos laiku, kad ištekliai būtų efektyviai naudojami, o komandos nariai ir suinteresuotosios šalys sklandžiai bendrautų. Siekiant stebėti pažangą, spręsti problemas ir atlikti reikiamus pakeitimus, kad projektas būtų įgyvendinamas laiku, reguliariai teikiama naujausia informacija apie būklę ir rengiami susitikimai.

4. Stebėsena ir kontrolė: Stebėsena ir kontrolė yra labai svarbios per visą projekto gyvavimo ciklą, siekiant užtikrinti, kad projektas vyktų pagal grafiką, neviršytų biudžeto ir atitiktų nustatytus kokybės standartus.

Projektų vadovai stebi pagrindinius veiklos rodiklius, peržiūri projekto rodiklius ir lygina faktinę pažangą su suplanuotais tikslais. Šis etapas apima pokyčių valdymą, konfliktų sprendimą ir iškilusios rizikos šalinimą. Taip pat reguliariai teikiamos ataskaitos, kad suinteresuotosios šalys būtų informuojamos apie projekto būklę ir visus būtinus pakeitimus.

5. Uždarymas: uždarymo etapas reiškia projekto pabaigą. Jis apima projekto rezultatų užbaigimą ir pristatymą, projekto peržiūrą arba peržiūrą po įgyvendinimo, taip pat suinteresuotųjų šalių patvirtinimų ir parašų gavimą. Projekto metu išmoktos pamokos dokumentuojamos, kad būtų galima tobulinti būsimus projektus. Sutartys uždaromos, o ištekliai atlaisvinami.

Parengiama oficiali projekto užbaigimo ataskaita, kurioje nurodomi pasiekimai, iššūkiai ir rekomendacijos būsimiems projektams. Svarbi uždarymo etapo dalis yra ir projekto sėkmės šventė bei komandos narių indėlio pripažinimas.

Profesionalus patarimas: projekto gyvavimo ciklas nebūtinai yra linijinis procesas. Viso projekto metu gali būti atliekamos iteracijos, adaptacijos ir grįžtamojo ryšio ciklai, todėl prireikus galima lanksčiai prisitaikyti ir koreguoti.

Keturi projektų valdymo ciklo apribojimai

Projektų valdymo cikle yra keturi apribojimai, kuriuos projektų vadovai turi veiksmingai valdyti:

1. Laikas: laiko apribojimams gali turėti įtakos išoriniai veiksniai, pvz:

• Nerealūs terminai: Vadovai dažnai susiduria su sunkumais, kai suinteresuotosios šalys arba klientai nustato pernelyg agresyvius arba nepraktiškus projekto užbaigimo terminus. Tai gali sukelti spaudimą ir apsunkinti projekto įgyvendinimą per numatytą laiką.
• Prastas laiko įvertinimas: Labai svarbu tiksliai apskaičiuoti laiką, reikalingą kiekvienai užduočiai ar etapui atlikti. Netinkamas laiko įvertinimas gali lemti vėlavimą ir trukdyti projekto eigai.
• Priklausomybės ir vėlavimai: Projektai dažnai turi tarpusavio priklausomybę tarp užduočių ar komandų. Vėlavimas vienoje srityje gali turėti įtakos bendram projekto tvarkaraščiui.

2. Išlaidos: Dažniausiai pasitaikantys sąnaudų apribojimai yra šie:

• Nepakankamas biudžetas: Ribotas finansinis biudžetas: ribotas finansavimas gali kelti sunkumų įsigyjant reikalingas medžiagas, samdant kvalifikuotus darbuotojus ar investuojant į projekto vykdymui reikalingas technologijas.
• Išlaidų viršijimas: Dėl netinkamo išlaidų įvertinimo, netikėtų išlaidų ar projekto apimties pakeitimų gali būti viršytas biudžetas, todėl gali būti apkrauti ištekliai ir atsirasti finansinių suvaržymų.
• Išteklių paskirstymas: Vadovai dažnai susiduria su išteklių paskirstymo optimizavimo problema, kad būtų užtikrintas ekonominis efektyvumas ir kartu įvykdyti projekto reikalavimai.

3. Apimtis: Apimties apribojimas atsiranda tada, kai projektas nukrypsta ir išsiplečia už pradinės numatytos apimties ribų. Bendrieji naudojimo atvejai:

• Apimties didėjimas: projekto apimties pakeitimai ar papildymai be tinkamo įvertinimo ir patvirtinimo gali sukelti apimties didėjimą. Dėl to gali padidėti išlaidos, pailgėti terminai ir kilti sunkumų įgyvendinant projektą, kaip iš pradžių planuota.
• Apimties pakeitimai: Viduryje projekto apimties pakeitimai gali sutrikdyti darbo eigą, paveikti išteklių paskirstymą, sukelti naują riziką ir neaiškumus.
• Neaiškūs reikalavimai: Dėl prastai apibrėžtų ar dviprasmiškų projekto reikalavimų vadovams gali būti sunku nustatyti aiškią projekto apimtį ir veiksmingai pranešti komandai apie projekto lūkesčius.

4. Kokybė: Kokybės apribojimai gali atsirasti dėl daugelio priežasčių, pvz:

• Standartų trūkumas: Dėl to, kad nėra apibrėžtų kokybės standartų arba kokybės valdymo sistemos, rezultatai gali būti nenuoseklūs arba nekokybiški.
• Nepakankamas testavimas: Nepakankamas testavimas ar kokybės užtikrinimo procesai gali lemti nepastebėtų klaidų ar defektų atsiradimą ir sumažinti bendrą projekto rezultatų kokybę.
• Kompromisų balansavimas: Vadovai dažnai susiduria su iššūkiu, kaip suderinti norą pasiekti aukštos kokybės rezultatus su laiko ir išlaidų apribojimais. Gali prireikti kompromisų, o rasti tinkamą pusiausvyrą gali būti sudėtinga užduotis.

Profesionalus patarimas: šie keturi apribojimai, paprastai vadinami "geležiniu trikampiu", yra tarpusavyje susiję, todėl vieno apribojimo pokyčiai dažnai turi įtakos kitiems apribojimams. Projektų vadovai, norėdami pasiekti sėkmingų rezultatų, turi kruopščiai derinti šiuos apribojimus ir nustatyti jų prioritetus per visą projekto gyvavimo ciklą.

5 projektų valdymo ciklo etapų supratimas

1 etapas. Projekto inicijavimas

Atliekami veiksmai:

1. Nustatykite projekto tikslus, uždavinius ir rezultatus.
2. Apibrėžkite projekto apimtį ir ribas.
3. Atlikite galimybių studiją, kad įvertintumėte projekto gyvybingumą.
4. Nustatykite suinteresuotąsias šalis ir komunikacijos kanalus.
5. Sukurkite projekto chartiją arba inicijavimo dokumentą.

Dažniausiai naudojami įrankiai:

• Projekto chartijos šablonas
• Suinteresuotųjų šalių analizės priemonės
• Galimybių studijos šablonai
• Komunikacijos valdymo plano šablonai

2 etapas. Projekto planavimas

Atliekami veiksmai:

1. Apibrėžkite projekto užduotis ir veiklas.
2. Nustatykite projekto tvarkaraštį ir etapus.
3. Sukurkite darbų suskirstymo struktūrą (WBS) ir priskirkite išteklius.
4. nustatyti ir analizuoti projekto riziką.
5. Sudarykite biudžetą ir paskirstykite išteklius.
6. Sukurkite išsamų projekto planą.

Dažniausiai naudojami įrankiai:

• Projektų valdymo programinė įranga (pvz., "Microsoft Project", "Asana", "Trello")
• Gantto diagramos, kaip parodyta toliau:

Vaizdo šaltinis

• WBS šablonai
• Rizikos vertinimo priemonės
• Išteklių paskirstymo programinė įranga
• Biudžeto sudarymo ir finansinės analizės priemonės

3 etapas. Vykdymas

Atliekami veiksmai:

1. Vykdyti projekto užduotis pagal projekto planą.

2. koordinuoti ir valdyti išteklius:

Vaizdo šaltinis

3. Bendraukite su suinteresuotaisiais subjektais ir spręskite jiems rūpimus klausimus.

4. Stebėkite projekto pažangą ir stebėkite faktinius rezultatus.

5. Įgyvendinti kokybės kontrolės priemones.

6. tvarkykite visus vykdymo metu atsirandančius pakeitimus ar problemas.

Dažniausiai naudojami įrankiai:

• Bendradarbiavimo ir bendravimo įrankiai (pvz., "Slack", "Microsoft Teams")
• Užduočių valdymo programinė įranga
• Projektų valdymo programinė įranga
• Kokybės valdymo priemonės
• Pokyčių valdymo priemonės

4 etapas. Stebėsena ir kontrolė

Atliekami veiksmai:

1. Stebėkite projekto pažangą ir palyginkite ją su planuotu grafiku ir etapais.
2. Stebėkite projekto išlaidas ir palyginkite jas su biudžetu.
3. Rengkite reguliarius susitikimus, kad įvertintumėte projekto būklę ir spręstumėte problemas.
4. valdyti projekto riziką ir įgyvendinti jos mažinimo strategijas.
5. Užtikrinkite, kad būtų laikomasi kokybės standartų.
6. Prireikus pakoreguokite projekto planą.

Dažniausiai naudojami įrankiai:

• Projektų valdymo programinė įranga su stebėjimo ir ataskaitų teikimo funkcijomis
• Uždirbtos vertės analizės įrankiai
• Rizikos valdymo programinė įranga
• Kokybės kontrolės priemonės ir metodai
• Pokyčių valdymo priemonės
• Projekto veiklos rezultatų suvestinės

5 etapas. Uždarymas

Atliekami veiksmai:

1. Įvertinti projekto rezultatus, atsižvelgiant į tikslus ir rezultatus.

2. Gauti kliento arba suinteresuotųjų šalių pritarimą projektui užbaigti.

3. Surenkite išmoktos patirties sesiją, kad nustatytumėte sėkmę ir tobulintinas sritis:

Vaizdo šaltinis

4. Archyvuokite projekto dokumentus ir užbaigkite sutartis.

5. Švęskite projekto sėkmę ir pripažinkite komandos narių indėlį.

Dažniausiai naudojami įrankiai:

• Projektų vertinimo ir įvertinimo priemonės
• Išmoktų pamokų šablonai
• Dokumentų valdymo sistemos
• Sutarties užbaigimo šablonai
• Projekto užbaigimo kontrolinis sąrašas

Perduota jums: Supaprastinkite projektų valdymo procesą su "Nifty

Vaizdo šaltinis

Norite, kad projektų valdymo procesas būtų veiksmingas ir paprastas? Apsvarstykite "Nifty" projektų valdymo programinę įrangą, kuri siūlo patogią vartotojo sąsają ir daugybę svarbiausių funkcijų, pvz:

• Centralizuotas bendradarbiavimas: "Nifty" yra centralizuotas jūsų komandos centras, kuriame galite lengvai bendrauti, dalytis dokumentais ir stebėti pažangą platformoje. Atsisveikinkite su išsibarsčiusiais el. laiškais, žinutėmis ir failais.
• Užduočių valdymas: "Nifty" leidžia kurti ir priskirti užduotis komandos nariams, nustatyti terminus ir stebėti pažangą. Išlikite organizuoti, naudodami intuityvias užduočių lenteles ir supaprastintas darbo eigas, kurios didina produktyvumą:

Vaizdo šaltinis

• ** Laiko stebėjimas: **Nifty turi integruotas laiko stebėjimo funkcijas, leidžiančias stebėti, kiek laiko sugaištama kiekvienai užduočiai atlikti. Galite lengvai stebėti ir analizuoti darbo valandas, kad užtikrintumėte optimalų išteklių paskirstymą ir projekto efektyvumą.
• Failų valdymas: "Nifty" failų valdymo sistema leidžia lengvai įkelti, saugoti ir pasiekti dokumentus.
• Vizualiniai projektų planai: Projektų vadovai gali nuolat sekti savo projektų grafikus naudodamiesi "Nifty" vizualiniais projektų tvarkaraščiais. Jie gali lengvai planuoti, vizualizuoti ir stebėti projekto etapus ir terminus.
• Galingos integracijos: Nifty integruojasi su populiariais įrankiais, tokiais kaip "Slack", "Google Drive" ir "GitHub", ir taip pagerina jūsų projektų valdymo galimybes. Galite prijungti mėgstamas programas ir be jokio vargo supaprastinti darbo eigą.

Jūsų projekto sėkmė priklauso nuo to, kaip gerai suprantate projekto valdymo gyvavimo ciklą. Naudokite projektų valdymo programinę įrangą ir papildykite savo pastangas, kad projektai būtų įgyvendinami neviršijant biudžeto, laikantis grafiko ir viršijant suinteresuotųjų šalių lūkesčius.