Kaip optimizuoti SaaS programų portfelį?

Įvadas

Organizacijos labai pasikliauja SaaS taikomosiomis programomis, kad supaprastintų veiklą, padidintų produktyvumą ir pagerintų klientų patirtį šiuolaikinėje konkurencingoje rinkoje. Tačiau dažnai pamirštama apie šių programų valdymą.

SaaS taikomųjų programų paplitimas įmonėse akivaizdus jau dabar. Remiantis " Productiv" atliktu tyrimu, tikimasi, kad 2023 m. vidutinis įmonėje naudojamų SaaS programų skaičius pasieks 371.

Šaltinis

Tačiau kyla klausimas, kaip gerai galima valdyti šias programas?

Nesvarbu, kiek SaaS programėlių organizacija naudoja; svarbu, kaip šios programėlės veikia organizacijos saugumą, pajamas ir augimą, jei nėra tinkamai valdomos.

Taigi, kaip efektyviai valdyti ir optimizuoti SaaS programų portfelį, kad verslas būtų sėkmingesnis? Šiame tinklaraštyje aprašomi šio optimizavimo žingsniai, pradedant nuo neigiamo nevaldomų SaaS programų poveikio jūsų verslui.

Nevaldomos SaaS programos: Ką tai daro jūsų verslui?

Neprižiūrimos SaaS taikomosios programos gali sukelti saugumo ir finansinių sunkumų, o tai gali pakenkti jūsų verslo rezultatams ir augimui. Nevaldomos SaaS atsiranda tada, kai įmonės neturi nuoseklaus požiūrio ar platformos SaaS programoms valdyti.

Taip atsitinka, kai programas įsigyja ir naudoja vidaus komanda arba vienas naudotojas be IT ar finansų komandų priežiūros.

Dažnai šios nevaldomos programos stebimos naudojant klaidų keliančias skaičiuokles. Toks rankinis SaaS valdymo metodas nėra nei veiksmingas, nei produktyvus. Dėl jo kyla tokių sunkumų kaip didesnės išlaidos, neatitiktis reikalavimams ir SaaS išsiplėtimas.

Rankinio SaaS programėlių valdymo pakako, kai reikėjo valdyti mažiau nei 50 programėlių, tačiau jis netinka organizacijoms, turinčioms daugiau nei 200 programėlių.

Jei valdymas atliekamas rankiniu būdu, prarandate:

• Išsamus viso SaaS portfelio vaizdas
• Pranešimai apie nepatvirtintus paraiškų pirkimus
• Departamentų SaaS išlaidų įžvalgos
• Naudojimo modelio analizė
• Efektyvus naudotojų aprūpinimas ir panaikinimas

Nevaldomos SaaS rizikos supratimas

1. Padidėjusios išlaidos dėl šešėlinių IT

Neautorizuotų "SaaS" programų, įsigytų naudojant įmonės kredito korteles, negalima veiksmingai sekti. Dėl to bus išleista per daug lėšų, o licencijos bus nepakankamai naudojamos, o tai turės įtakos įmonės veiklos rezultatams. \

2. Dubliuojančių ir nepakankamai naudojamų programų augimas

Dėl prasto SaaS valdymo ir centralizuoto matomumo trūkumo daugėja besidubliuojančių, nemokamų ir perteklinių programų, o tai lemia prastą investicijų grąžą ir saugumo problemas. \

3. Duomenų saugumo ir atitikties rizika

Dėl nevaldomų programų gali būti pažeistas saugumas ir prarasta konfidenciali informacija. Jei programėlė neatitinka teisės aktų reikalavimų, tai turės įtakos ir jūsų verslo operacijoms. \

4. Automatiniai pratęsimai

Kadangi nevaldomos SaaS finansų ar IT komandos neseka, sutartys gali būti automatiškai pratęsiamos, todėl išlaidos gali padidėti. \

5. Efektyvumo ir našumo problemos

Dėl nevaldomų programų atsiras bendravimo atskirtis, sutriks bendradarbiavimas ir sumažės komandos produktyvumas, o tai galiausiai turės įtakos verslo operacijoms.

Dabar, kai jau žinote apie nevaldomos SaaS pasekmes ir riziką, pakalbėkime apie paprastus būdus, kaip efektyviai valdyti SaaS taikomąsias programas ir jas maksimaliai išnaudoti.

Šaltinis

5 būdai, kaip optimizuoti SaaS programų portfelį

Dėl spartaus SaaS diegimo atsirado papildomų valdymo sunkumų ir apribojimų. Norėdami išspręsti šias problemas, pateikiame penkis būdus, kaip padėti įmonėms optimizuoti SaaS programų portfelį ir maksimaliai išnaudoti SaaS programas:

Gaukite visišką paraiškos matomumą

"MADX" tyrimo duomenimis, dėl nepakankamo taikomųjų programų matomumo SaaS organizacijose nepakankamai naudojamos arba nenaudojamos SaaS taikomųjų programų licencijos. Beveik 1/3 "SaaS" gali būti iššvaistyta; tai gali reikšti šimtus, tūkstančius ar net milijonus dolerių, priklausomai nuo įmonės dydžio."

Norėdamos efektyviai valdyti SaaS programas, organizacijos turi gauti išsamų savo programų steko matomumą. Šis matomumas padeda IT ir finansų komandoms nustatyti, kokios programėlės naudojamos, kas jomis naudojasi ir kam jos naudojamos.

Įmonės, turinčios tokį matomumą, gali išvengti neigiamų pasekmių, susijusių su programų pertekliumi, nesankcionuotu programinės įrangos naudojimu ir netinkamu išteklių paskirstymu.

Sprendimus priimantys asmenys galės optimizuoti savo taikomųjų programų steką, atsisakyti perteklinių programų konsoliduojant ir racionalizuojant programas. Dėl to bus optimizuotas SaaS stekas, padidės verslo produktyvumas ir veiklos efektyvumas.

Šešėlinės IT prevencija

"Gartner" ataskaitoje teigiama, kad 2022 m. 41 proc. darbuotojų įsigijo, modifikavo ar sukūrė technologiją ne IT srityje, o "Gartner" tikisi, kad iki 2027 m. šis skaičius išaugs iki 75 proc.

"SaaS" programų pirkimas ir naudojimas be IT skyriaus žinios vadinamas šešėliniu IT. Naudojant šešėlinį IT įsigytos programėlės gali kelti pavojų duomenų saugumui, trukdyti užtikrinti atitiktį reikalavimams ir lemti suskaidytas darbo eigas.

100 proc. matomumas yra paprasčiausias sprendimas kovojant su šešėline IT. Įmonės gali užkirsti kelią nepatvirtintoms ar nesankcionuotoms programoms patekti į jų SaaS portfelį, aktyviai jas stebėdamos ir centralizuodamos pirkimų procesą.

Tokie įrankiai, kaip "CloudEagle", gali nedelsdami siųsti įspėjimus, kai pastebi, kad į jūsų sistemą patenka neautorizuotos programos, ir taip užtikrinti aktyvų požiūrį į SaaS valdymą.

Analizuokite programų naudojimą

"Flexera" teigė, kad apie 33 % SaaS programinės įrangos išlaidų komanda naudoja nepakankamai, todėl investicijų grąža yra menka.

Išanalizavus, kaip organizacijoje naudojamos SaaS programos, galima gauti svarbių optimizavimo įžvalgų. Vertindami naudotojų aktyvumą ir įsitraukimą, sprendimų priėmėjai gali nustatyti, kurios programėlės teikia didžiausią naudą, o kurios yra nepakankamai naudojamos.

Šis duomenimis pagrįstas metodas leidžia IT ir finansų komandoms priimti pagrįstus sprendimus dėl licencijų paskirstymo, todėl jos gali veiksmingiau perskirstyti išteklius.

Analizuodami programėlės naudojimą galėsite nustatyti, ar programėlė tikrai padeda atlikti reikiamą užduotį. Jei ne, atsisakykite jos ir raskite naują programėlę, kuri jūsų komandai būtų naudinga.

Be to, tai suteikia galimybę mokyti darbuotojus arba tobulinti procesus, kad būtų maksimaliai išnaudotas jau esamų programų potencialas.

Pašalinti nenaudojamas licencijas ar programas

Nepakankamas licencijų panaudojimas yra didelė problema įmonėms, dėl kurios patiriamos neekonomiškos išlaidos. Įmonės gali derėtis su pardavėjais naudodamos programų matomumo ir naudojimo tyrimo duomenis.

Žinodamos faktinius naudojimo modelius, įmonės gali derėtis dėl licencijų sąlygų, užtikrinančių, kad licencijų skaičius atitiktų faktinę paklausą. Pirkite licencijas tik pagal paklausą; perteklinis pirkimas lems iššvaistytas investicijas ir prastą investicijų grąžą.

Dar vienas išmanus būdas optimizuoti steką - sujungti dvi ar daugiau programų į vieną. Pavyzdžiui, jei rinkodaros komanda iššokantiems langams naudoja "OptinMonster", o pardavimų komanda elektroniniams laiškams naudoja "Mailchimp", šias funkcijas galite sujungti į "HubSpot", kuri gali atlikti abi užduotis.

Vietoj dviejų skirtingų programų skirtingiems naudojimo atvejams galite naudoti tik vieną, todėl lengviau stebėti ir mažinti išlaidas programinei įrangai.

Ši procedūra sumažina švaistymą ir skatina ekonomiškesnį ir strategiškesnį požiūrį į programinės įrangos pirkimą.

Naudokite SaaS valdymo platformą

Visoms pirmiau minėtoms strategijoms įgyvendinti reikia patikimos SaaS valdymo programinės įrangos su atitinkamomis funkcijomis. Šios platformos užtikrina 100 proc. matomumą ir centralizuotą programų valdymo kontrolę, todėl tokie procesai, kaip sutarčių valdymas, licencijų platinimas ir atnaujinimo stebėjimas, tampa lengvesni.

SaaS valdymo platformos gali būti integruotos su jūsų vidinėmis SSO, HRIS ir finansų sistemomis. Šios integracijos leidžia platformai matyti visą jūsų SaaS paketą ir tvarkyti jį kartu su išlaidomis vienoje vietoje.

Kodėl reikia pasikliauti skaičiuoklėmis, kad galėtumėte sekti programas, jei turite pažangias priemones, kuriomis galite pastebėti IT šešėlius, kai jie atsiranda? Šios priemonės taip pat gali padėti optimizuoti jūsų SaaS programas, nereikalaujant daug rankinio darbo.

Tai ne tik užtikrins matomumą, bet ir suteiks galimybių optimizuoti išlaidas, nes bus atskleistos besidubliuojančios ir nereikalingos programos. Galite išanalizuoti naudojimą, jį pašalinti ir optimizuoti savo portfelį.

Išvada

Organizacijoms, kurios naudoja daug įvairių SaaS programų, labai svarbu optimizuoti SaaS programų portfelį, nes tai gali padidinti išlaidas programinei įrangai.

EfektyvusSaaS taikomųjų programų portfelio valdymas yra labai svarbus siekiant didinti augimą, mažinti riziką ir užtikrinti veiklos meistriškumą. Tinkamo valdymo nepaisymas gali lemti išteklių švaistymą, saugumo problemas, išlaidų didėjimą ir suskaidytas darbo eigas.

Šiame straipsnyje aptarti penki paprasti būdai, kaip optimizuoti programų portfelį: nuo programų matomumo iki šešėlinės IT prevencijos, vartojimo stebėsenos, licencijavimo optimizavimo ir SaaS valdymo platformos pasirinkimo. Tai yra išbandyti ir patikimi metodai, kuriuos organizacijos taiko siekdamos optimizuoti savo portfelį.

Gerai optimizuotas SaaS taikomųjų programų portfelis yra įmonės augimo, inovacijų ir ilgalaikės sėkmės variklis.