Kaip nuotoliniu būdu padidinti komandos produktyvumą

Įvadas

Nepaisant to, kad prieš koronaviruso pandemiją buvo garsiai kalbama apie nuotolinį darbą, darbas biure turėjo keletą privalumų, kurių negalėjo paneigti nuotolinis darbas.

Vienas iš labiausiai nepastebėtų darbo biure privalumų buvo tas, kad įmonės galėjo daryti įtaką savo darbuotojų darbo rezultatams. Nesvarbu, ar tai reikštų, kad vadovas galėtų aptarti bet kokias darbuotojo problemas, ar skatinti jį asmeniškai, kad padidintų jo darbo rezultatus, nuotolinis darbas kelia naujų iššūkių įmonėms, norinčioms padidinti savo komandos produktyvumą.

Pastaruoju metu perėjimas prie nuotolinio darbo galėjo pakeisti įmonių požiūrį į produktyvumą, tačiau tai dar ne pabaiga. Atsižvelgiant į tai, yra daugybė produktyvumo ir laiko valdymo gudrybių, kurias galite pritaikyti, kad padidintumėte savo komandos produktyvumą nuotoliniu būdu. Štai kaip tai galite padaryti.

Apibrėžkite darbuotojų produktyvumą

Produktyvumas apibrėžia darbuotojo gebėjimą sėkmingai atlikti tam tikrą užduotį. Kitaip tariant, tai darbo efektyvumas; kuo geriau darbuotojas gali atlikti savo pareigas, tuo produktyvesnis jis bus.

Kadangi produktyvumas yra toks bendrinis ir pernelyg dažnai vartojamas žodis, turite apibrėžti, ką jis reiškia jūsų darbuotojams, atsižvelgiant į jų darbo pareigas. Gilinimasis į produktyvumo statistiką ir faktus gali padėti jums ir jūsų komandai geriau suprasti, kaip būti produktyviems. Jūsų darbuotojai turėtų žinoti, kaip jų darbas yra stebimas ir vertinamas, kad vėliau galėtumėte aptarti galimus patobulinimus.

Vertinimo vienetai, kuriuos naudojate jų veiklos rezultatams stebėti, turėtų būti nustatyti atsižvelgiant į pareigas, apibrėžtas juos samdant, ir į jūsų verslo tikslus.

Plačiąja prasme jūsų produktyvumo matavimai bus grindžiami bet kuriuo iš toliau išvardytų jūsų darbuotojo darbo aspektų:

• Greitis, kuriuo tam tikra užduotis įvykdoma laiku
• Per tam tikrą laikotarpį atliktų užduočių skaičius
• Gebėjimas atlikti tam tikrą užduotį, kaip paaiškinta standartinėje darbo procedūroje (SOP).
• vadovų, bendradarbių ir (arba) klientų atsiliepimai
• Galimybė naudotis darbo valandomis

Kiekvienas iš šių požymių turėtų būti pritaikytas kiekvieno darbuotojo darbo pareigoms.

Klientų aptarnavimo darbuotojo produktyvumo rodikliai gali būti klientų pasitenkinimo rezultatai, vidutinis skambučio laikas ir išspręstų bilietų skaičius. Programuotojo rodikliai galėtų būti pristatytas kodas, kodo kaita ir laikas, per kurį jis užbaigė projektą. Rinkodaros specialistas galėtų naudoti vieno vadovo kainą, įsigijimo kainą ir sukurtų vadovų skaičių.

Kad ir kokius rodiklius naudotumėte, prieš susėsdami aptarti jų darbo rezultatų, praneškite apie jų našumo matavimus.

Parengti aiškią darbo iš namų politiką

Darbas namuose kai kuriems gali atrodyti kaip panacėja, tačiau realybė rodo, kad toks darbo organizavimas turi ir trūkumų. Buffer 2019 m. nuotolinio darbo būklės ataskaitoje nustatyta, kad dažniausiai nurodomos problemos, susijusios su nuotolinio darbo tvarka, yra atsijungimas nuo darbo pasibaigus darbo valandoms (22 %), vienatvė (19 %) ir bendravimas (17 %).

Užuot nekreipę dėmesio į šiuos iššūkius, turite juos spręsti parengdami darbo iš namų politiką. Net jei dėl pandemijos namų biurai tapo įprastu reiškiniu, norėtumėte laikytis darbo namuose politikos, kuri apibrėžtų nuotolinių darbuotojų lūkesčius.

Politikoje turėtų būti nurodyta, kokiomis priemonėmis (programine ar technine įranga) turėtų naudotis jūsų darbuotojai, kokiu laiku jie turėtų bendrauti, kaip jie turėtų apsaugoti save ir įmonę ir kt.

Atsižvelgiant į darbuotojams kylančius nuotolinio darbo iššūkius, jūsų politikoje turėtų būti aktyviai atsižvelgiama į juos. Pavyzdžiui, jūsų darbo iš namų politikoje galėtų būti nurodyta, kada baigiasi darbo diena, arba pasidalykite viešais internetiniais renginiais, kuriuose darbuotojai gali bendrauti ir bendrauti.

Jūsų politikoje turėtų būti nurodyti įvairūs komunikacijos kanalai, kaip jais naudotis ir kokiomis aplinkybėmis. Pavyzdžiui, "Slack" gali būti skirtas asmeniniams ir visos įmonės ryšiams, el. paštas - konkretesniems ryšiams, "Zoom" - skambučiams, o "Asana" - projektų valdymui.

Įmonė taip pat turėtų mokėti premijas darbuotojams, kuriems reikia naujų kompiuterių, greitesnio interneto ryšio ir su biuru susijusios įrangos (pvz., stalų, kėdžių ir pan.).

Darbuotojų įsitraukimo programos kūrimas

Kadangi nuotolinis darbas staiga tapo standartine, nors ir laikina darbo tvarka, daugelis darbuotojų dar labiau pajus dėl to kylančius iššūkius. Kaip atsvarą norite sukurti darbuotojų įsitraukimo programą, kad darbuotojai būtų patenkinti savo darbu.

Neseniai atlikta "Gallup" apklausa parodė, kad 32 % respondentų jaučiasi įsitraukę į savo darbą, o kiti 50 % ir 17 % respondentų atitinkamai teigė, kad nėra įsitraukę arba nėra įsitraukę.

Įsitraukimo programa siekiama sujungti darbuotojus su jūsų organizacija, kad jų dabartinis įsitraukimo jausmas pasiektų norimą, optimalų lygį. Įrodyta, kad aukšti darbuotojų įsitraukimo rodikliai skatina jų išlaikymą, lojalumo jausmą ir produktyvumą vienu metu.

Pirmiausia reikia atlikti apklausas, kurios atskleistų dabartinį suvokiamo įsitraukimo lygį. Paklauskite darbuotojų:

• Kaip jaučiatės atlikdamas dabartines pareigas?
• Ką norėtumėte pakeisti savo darbe?
• Kiek esate patenkintas savo darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra?

Sukurkite įsitraukimo programą, pagrįstą geriausios praktikos pavyzdžiais ir sprendimais, kaip išspręsti apklausose nustatytas problemas. Dažniausiai pasitaikančios geriausios praktikos pavyzdžiai - taškais pagrįstų apdovanojimų programų kūrimas, sveikatingumo programų siūlymas ir bendravimo tinklų kūrimas visoje įmonėje.

Jūsų programa taip pat turėtų atsižvelgti į darbuotojų atsiliepimus ir parodyti, kad jūsų įmonei rūpi jų emocinė ir profesinė gerovė. Atvirai pasidalykite šia programa su esamais ir naujai įdarbintais darbuotojais, kad nuo pat pradžių sukurtumėte teisingus lūkesčius.

Skatinkite darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą

"Buffer" atlikta apklausa rodo, kad nuotolinių darbuotojų darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra yra problema. Atskiros apklausos, atliktos su 1004 visą darbo dieną JAV dirbančiais darbuotojais, duomenimis, 29 % nuotolinių darbuotojų teigė, kad jiems sunku suderinti darbą ir asmeninį gyvenimą, o 31 % teigė, kad jiems teko pasiimti laisvą dieną dėl psichinės sveikatos.

Net jei jūsų darbuotojai teoriškai gali bet kada uždaryti savo kompiuterius, dauguma jų yra atsakingi žmonės, kurie rimtai žiūri į savo darbą. Jūsų įmonei tai gali skambėti kaip puiki žinia, tačiau jūsų darbuotojams toks požiūris atsiliepia jų produktyvumui.

Jūsų įmonė turi aktyviai skatinti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą, paaiškindama (arba, jei reikia, priversdama), kada darbuotojai turėtų nutraukti darbą, kokiomis aplinkybėmis ir kokiu laiku jie turėtų būti laisvi.

Geriausias būdas padaryti nuotolinius darbuotojus laimingus - leisti jiems patiems nustatyti savo darbo valandas. Išskyrus tuos atvejus, kai jiems tenka susidurti su klientais konkrečiose laiko juostose, pavyzdžiui, klientų aptarnavimo agentas ar pardavimų atstovas, dauguma darbuotojų gali bet kuriuo metu atlikti didžiąją dalį savo pareigų, jei ne visas.

Arba galite jiems nurodyti, kad jie turi dirbti tam tikrą valandų skaičių tuo pačiu metu, kaip ir dauguma kitų darbų, o kitas darbo valandas leisti jiems užpildyti savo nuožiūra.

Apsvarstykite galimybę dalytis produktyvumo metodais, kurie skatina atsijungti nuo darbo, pavyzdžiui, Pomodoro technika. Jie taip pat galėtų naudoti laiko sekimo programėles, kurios praneštų jiems, kai jie išdirba tam tikrą valandų skaičių iš eilės.

Pasaulinės personalo įdarbinimo įmonės "Robert Half" atliktas tyrimas parodė, kad darbuotojai, kuriems pavyksta suderinti darbą ir asmeninį gyvenimą, yra dvigubai laimingesni, produktyvesni ir lojalesni savo darbdaviams nei tie, kuriems sunkiai sekasi rasti pusiausvyrą.

Matuokite savo komandos produktyvumą

Metrikos, kurias naudojate darbuotojų darbo efektyvumui stebėti, yra pagrindas, kuriuo grindžiate produktyvumo didinimo taktiką. Tai ypač svarbu nuotoliniams darbuotojams, kurie neturi jokių tiesioginių grįžtamojo ryšio mechanizmų, kuriais naudojasi biuro darbuotojai.

Darbuotojams patinka gauti grįžtamąjį ryšį, jei jis pateikiamas atlikus objektyvią ir skaidrią analizę, o ne pagal asmeninius pageidavimus. Darbuotojai gali pasinaudoti šia grįžtamąja informacija, kad pagerintų savo darbo efektyvumą, o tai savo ruožtu daro įtaką jų pasitenkinimui darbu ir įsitraukimui.

Paimkite metrikas, kurias apibrėžėte, kaip paaiškinta anksčiau straipsnyje, ir nurodykite tikslą, kurį turėtų pasiekti jūsų darbuotojai. Šis tikslas gali būti pagrįstas ankstesniais duomenimis, pramonės šakos lyginamaisiais rodikliais arba vidinėmis vadovų ir darbuotojų diskusijomis.

Nustatykite kiekvieno darbuotojo rodiklių tikrinimo grafiką - bent kartą per ketvirtį. Be to, kiekvieną tikslą suskirstykite į mėnesio ir savaitės tikslus ir paprašykite vadovų stebėti jų vykdymą.

Analizuokite, kaip kiekvienas darbuotojas įgyvendina savo tikslus, ir pateikite atitinkamą grįžtamąjį ryšį, remdamiesi duomenimis. Jei darbuotojas ar komanda nepasiekė užsibrėžtų tikslų, sukurkite planą, kaip juos pagerinti, o jei juos viršijo, pasiūlykite viešą palaikymą.