Kaip užtikrinti verslo atitiktį 2024 m: Įrankiai, padedantys išlikti priekyje

Įvadas

Pripažinkime, kad verslo taisyklių laikymasis gali būti panašus į žongliravimą. Keičiantis mokesčių taisyklėms, duomenų privatumo įstatymams ir konkrečioms pramonės šakoms būdingoms gairėms, lengva užsikrėsti.

Tačiau reikalas toks: atitikti reikalavimus - tai ne tik pažymėti langelius įsivaizduojamame kontroliniame sąraše. Tai reiškia, kad reikia apsaugoti savo verslą nuo baudų, išlaikyti klientų pasitikėjimą ir užtikrinti sklandžią veiklą.

Šiandien įmonės negali sau leisti pasikliauti rankiniais procesais. Atitikties užtikrinimo įrankiai - tai kelias į priekį. Atsižvelgiant į tai, kad šiandien daugelį dalykų lemia dirbtinis intelektas, įmonės neturėtų atsilikti.

Turėtumėte įsitikinti, kad jūsų verslas atitinka žaidimo reikalavimus. Šiame straipsnyje paaiškinsime, ką reiškia atitiktis, kodėl ji labai svarbi, kokia rizika kyla ją ignoruojant ir kokie įrankiai gali jums padėti laikytis reikalavimų.

Kas yra verslo atitiktis?

Verslo atitiktį laikykite apsauginiais turėklais, kurie užtikrina, kad jūsų veikla būtų saugi ir teisėta. Tai reiškia, kad reikia laikytis jūsų verslui taikomų taisyklių ir reglamentų, nesvarbu, ar tai būtų darbo įstatymai, duomenų privatumo reikalavimai, ar finansinės atskaitomybės įsipareigojimai. Sudėtingiausia yra laikytis taisyklių, nes jos nėra nustatytos akmenyje.

Atitiktis reikalavimams reiškia, kad reikia nuolat žinoti apie šiuos pokyčius ir užtikrinti, kad jūsų įmonei visada būtų viskas aišku. Jūsų tikslas - išvengti baudų, išlaikyti klientų pasitikėjimą ir vykdyti teisėtą bei tinkamą veiklą.

Kodėl jūsų įmonei reikalingos automatizuotos atitikties užtikrinimo priemonės?

Bandyti laikytis reikalavimų neturint tinkamų priemonių - tas pats, kas bandyti įveikti maratoną avint šlepetes. Maratoną įveikti įmanoma, bet nesitikėkite patekti į reitingą. Be to, pakeliui tikriausiai prisišauksite sau nereikalingų skausmų.

Kodėl norėtumėte tokio skausmo, tiesa? Taigi, norint eiti į priekį, reikia automatizuotų atitikties užtikrinimo priemonių. Šios priemonės padeda išvengti daugybės galvos skausmo, susijusio su reglamentų valdymu. Štai kodėl jos yra būtinos:

Reglamentų sudėtingumas

Taisyklės greitai keičiasi. Praėjusiais metais daugiau nei pusė įmonių teigė, kad joms sunku suspėti su besikeičiančiomis taisyklėmis, ypač su duomenų privatumo įstatymais, tokiais kaip Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR). Automatizuotos priemonės atnaujinamos realiuoju laiku, todėl nereikia nerimauti, kad praleisite svarbius pakeitimus.

Integracija tarp departamentų

Atitiktis nėra vieno skyriaus reikalas. Žmogiškieji ištekliai, finansai, IT - visi dalyvauja. Automatizuotos sistemos užtikrina, kad visos jūsų verslo dalys būtų sinchronizuotos. Tai padeda be vargo laikytis reikalavimų visose srityse.

Stebėsena realiuoju laiku

Argi nebūtų malonu gauti išankstinį pranešimą, kai kas nors gali nepavykti? Automatinės atitikties užtikrinimo priemonės būtent tai ir daro. Jos realiuoju laiku įspėja, jei beveik pažeidėte taisyklę, kad galėtumėte ją ištaisyti, kol ji dar netapo problema.

Konkurencinis pranašumas

Klientai daugiau dėmesio skiria įmonėms, kurios laikosi taisyklių. Iš tiesų, remiantis 2022 m. "NielsenIQ" ataskaita, daugiau nei 80 % vartotojų teikia pirmenybę bendradarbiavimui su įmonėmis, kurios skaidriai informuoja apie savo procesus. Automatizuotos priemonės padės jums sukurti pasitikėjimą, o pasitikėjimas virsta lojalumu ir ilgalaike sėkme.

Nesilaikymo rizika: Baudos, žala reputacijai ir veiklos sutrikimai

Nesilaikyti reikalavimų ne tik rizikinga, bet ir brangu. Neatitiktis gali smogti iš visų pusių, o pasekmės gali būti įvairios - nuo finansinių baudų iki pakirsto klientų pasitikėjimo.

2017 m. "GlobalScape" ir "Ponemon Institute" atliktame tyrime " Tikroji duomenų apsaugos taisyklių laikymosi kaina" nustatyta, kad vidutinė metinė neatitikties kaina įmonėms siekia 14,8 mln. dolerių. Tai 45 proc. daugiau nei 2011 m. ir gerokai brangiau nei vidutinės 5,5 mln. dolerių atitikties užtikrinimo išlaidos.

Šis scenarijus tik parodo, koks ekonomiškai efektyvus gali būti verslo atitikties užtikrinimas. Jis padeda išvengti šių trijų didžiausių rizikų:

Baudos ir teisinės problemos

Baudos ir teisinės bėdos nėra vien tik smūgiai per riešą. Tai rimtos problemos, galinčios jums kainuoti milijonus. Pavyzdžiui, Europos Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR). Jei suklysite, jums gali grėsti iki 20 mln. eurų arba 4 proc. jūsų pasaulinių pajamų (priklausomai nuo to, kuri suma didesnė) siekianti GDPR bauda.

Žala reputacijai

Šiandieniniame pasaulyje jūsų prekės ženklas yra viskas. Vienintelis nesklandumas, susijęs su atitiktimi, gali pakenkti jūsų įmonės reputacijai.

Nepamirškite, kad šiais laikais klientai labiau nei bet kada anksčiau vertina savo privatumą. Jie nori žinoti, ar jų duomenys pas jus yra saugūs. Jei pasklistų žinia, kad pernelyg vangiai saugote jų asmeninę informaciją, jie gali pradėti ieškoti jūsų konkurentų.

Operaciniai galvos skausmai

Kai pažymima, kad nesilaikoma reikalavimų, tai gali sustabdyti operacijas. Pavyzdžiui, esate pasiruošę paleisti naują produktą. Rinkodaros komanda yra susižavėjusi, ir visi pasirengę pradėti. Tačiau staiga iškyla problemų dėl atitikties. Staiga viskas sustoja. Jums, jūsų darbuotojams ir klientams būtų labai apmaudu.

Kokios yra pagrindinės verslo atitikties sritys?

Atitikties užtikrinimas nėra universalus dalykas. Priklausomai nuo jūsų pramonės šakos, ji apima kelias sritis. Štai pagrindinės sritys, kuriose įmonės turi būti atidžios:

Duomenų apsauga

Duomenų privatumo taisyklės, tokios kaip BDAR (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) ir Kalifornijos vartotojų privatumo įstatymas (CCPA), reikalauja, kad įmonės atsakingai tvarkytų klientų informaciją. Tai apima šiuos veiksmus:

1. Gaukite klientų sutikimą rinkti duomenis.
2. Apsaugokite surinktus duomenis šifruodami.
3. Praneškite klientams apie pažeidimą.

Aplinkosaugos taisyklės

Jei jūsų verslas daro kokį nors poveikį aplinkai (o dauguma jų daro tokį poveikį), turėsite laikytis taisyklių, susijusių su anglies dioksido išmetimu, atliekų tvarkymu ir ekologiška praktika. Tvarumas ne tik naudingas planetai - jis tampa privalomu reguliavimo reikalavimu.

Tiesą sakant, remiantis PwC 2024 m. vartotojų nuomonės tyrimu "Voice of the Consumer", 9,7 proc. vartotojų mokės didesnes kainas už tvarius produktus ir prekes. Tai atitinka praėjusių metų apklausos rezultatus, kurie parodė, kad 9,8 % respondentų yra pasirengę mokėti didesnes kainas už tvarumą.

Finansinė atskaitomybė ir auditas

Tvarkingai tvarkyti buhalterinę apskaitą yra ne tik protinga, bet ir teisiškai privaloma. Vyriausybės tikisi tikslių finansinių ataskaitų, o daugeliui įmonių reikia ruoštis auditui. Finansinės atitikties automatizavimas gali padėti išvengti paskutinės minutės užduočių ir problemų.

Konkrečios pramonės šakos reglamentai

Tam tikrose pramonės šakose reikia laikytis papildomų taisyklių. Pavyzdžiui, sveikatos priežiūros paslaugų teikėjai, norėdami apsaugoti pacientų duomenis, turi laikytis Sveikatos draudimo perkeliamumo ir atskaitomybės įstatymo (HIPAA ). Finansų įstaigos taip pat turi laikytis kovos su pinigų plovimu (AML) reikalavimų, kad būtų užkirstas kelias sukčiavimui.

Kaip žmogiškųjų išteklių programinė įranga gali supaprastinti teisės aktų laikymąsi

Jei manote, kad atitiktis yra tik finansų ar teisės sritis, pagalvokite dar kartą. Didelį vaidmenį atlieka ir žmogiškieji ištekliai. Laimei, žmogiškųjų išteklių programinė įranga gali gerokai palengvinti atitikties valdymą.

Dokumentacijos ir ataskaitų automatizavimas

Žmogiškųjų išteklių įrankiai gali automatiškai generuoti ataskaitas ir nuolat atnaujinti įrašus, kad visada būtumėte pasirengę auditams ir patikrinimams.

Lengvai užtikrinamas darbo teisės reikalavimų laikymasis

Žmogiškųjų išteklių įrankiai padeda laikytis darbo įstatymų - nuo darbo valandų stebėjimo iki vienodo darbo užmokesčio užtikrinimo. Sistemose įdiegtos patikros leidžia lengvai pastebėti galimus pažeidimus, kol jie dar netapo problema.

Atitikties priemonės finansinėms ataskaitoms

Finansinė atitiktis yra viena iš sričių, kurioje automatizavimas iš tiesų puikiai veikia. Panagrinėkime, kaip finansiniai įrankiai gali padėti jums neatsilikti:

Gaukite naujausią informaciją apie mokesčių įstatymų pakeitimus

Mokesčių įstatymai gali greitai keistis, ypač tokiose valstijose kaip Kalifornija, kur taisyklės dažnai atnaujinamos. Kalifornijos įmonėms skirtos darbo užmokesčio sistemos, tokios kaip " EarnPayroll", padeda išlikti priekyje, nes automatiškai atnaujina informaciją apie naujus mokesčių teisės aktus. Taip užtikrinama, kad jūsų deklaracijos visada būtų tikslios ir atitiktų naujausius Kalifornijai būdingus teisinius reikalavimus.

Klaidas užfiksuokite, kol jos netapo problemomis

Klaidų pasitaiko, tačiau jos nebūtinai turi baigtis baudomis. Automatinės finansinės priemonės klaidoms aptikti naudoja algoritmus. Šie algoritmai gali pastebėti problemas, kurių žmogaus akis gali nepastebėti. Bet kokią klaidą galite ištaisyti iš karto prieš pateikdami ataskaitą.

Auditui tinkama saugykla debesyje

Saugant finansinius dokumentus debesyje, viskas yra tvarkinga ir prieinama audito metu. Debesijos saugykla ne tik užtikrina atitiktį reikalavimams, bet ir apsaugo jūsų dokumentus aukščiausio lygio saugumu. Dokumentus galite saugiai pasiekti bet kuriuo metu ir bet kurioje vietoje.

Duomenų privatumo ir saugumo atitikties užtikrinimo įrankiai

Daugėjant duomenų pažeidimų, įmonės negali sau leisti taupyti saugumo srityje. Štai keletas privalomų duomenų privatumo atitikties užtikrinimo priemonių:

Kibernetinio saugumo įrankiai, padedantys užtikrinti atitiktį reikalavimams

Atitiktis duomenų įstatymams reiškia ne tik duomenų užrakinimą - reikia nuolat stebėti. Kibernetinio saugumo priemonės padeda aptikti grėsmes realiuoju laiku ir užbėgti už akių kibernetinei rizikai. Galite užkirsti kelią galimoms tapatybės vagystėms ir kitoms problemoms, galinčioms kilti dėl kibernetinių atakų.

Yra įrankių, padedančių laikytis Sąžiningo kreditų teikimo įstatymo (FCRA ) reikalavimų tvarkant klientų kredito informaciją. Norint teisėtai pateikti tikslią kredito informaciją, labai svarbu laikytis FCRA reikalavimų.

Atitikties užtikrinimas galbūt nėra pati įdomiausia verslo valdymo dalis, tačiau neabejotinai viena svarbiausių. Gera žinia ta, kad jums nereikia su tuo kovoti vieniems. Automatizuotos priemonės gali palengvinti atitikties užtikrinimą.

Naudodami tinkamas priemones galite išvengti brangiai kainuojančių klaidų. Galite sutelkti dėmesį į klientų pasitikėjimo stiprinimą ir plėtoti verslą. Šiandien atitikti reikalavimus reiškia ne tik išvengti problemų. Tai reiškia, kad reikia pasirūpinti ilgalaike sėkme.