Svarbiausi dokumentai įmonės savininkams: 11 tipų verslo dokumentų, kuriuos visada reikia saugoti

Įvadas

Nedaugeliui įmonės savininkų patinka popierizmas, o dar mažiau jų nori sekti visus dokumentus, kurie patenka ant jų darbo stalo. Deja, verslo dokumentai yra gyvybiškai svarbūs jūsų organizacijos sveikatai, nes be jų rizikuojate patirti nepatogumų, veiklos sutrikimų ir net teisinių problemų.

Laimei, taip yra tik su keletu pasirinktų verslo dokumentų tipų. Todėl šiame straipsnyje pamokysime, kaip atskirti, kas yra svarbu, o kas ne, paaiškinsime 11 svarbiausių verslo dokumentų tipų, kuriuos visada turėtumėte saugoti, ir išnagrinėsime, kokią naudą jie gali suteikti jūsų įmonei.

Kas yra verslo dokumentai?

Apskritai verslo dokumentas gali būti bet koks popieriaus lapas (arba jo skaitmeninis atitikmuo), kuris nors kiek susijęs su jūsų įmonės veikla. Tačiau, jei norite būti konkretesni, verslo dokumentus galite laikyti įrašais, naudojamais informacijai perduoti, saugoti ar tvarkyti organizacijoje.

Kodėl verslo dokumentai yra svarbūs?

Kaip netrukus pamatysite, verslo dokumentai būna įvairių formų, dydžių ir, svarbiausia, naudojimo atvejų. Tačiau kodėl jie svarbūs ir kokią naudą jie gali suteikti jūsų verslui? Atsakykime į šį klausimą.

• Organizavimas ir efektyvumas: Verslo dokumentai suteikia jūsų veiklai struktūrą ir aiškumą, todėl padidėja darbo našumas, sumažėja klaidų ir užtikrinamas visapusiškas nuoseklumas.
• Bendravimas ir bendradarbiavimas: Dokumentai taip pat palengvina veiksmingą vidinį ir išorinį bendravimą, sukuria geresnę darbo aplinką ir leidžia darbuotojams bei suinteresuotosioms šalims pasiekti geriausių įmanomų rezultatų.
• Dalijimasis žiniomis ir jų valdymas: Darbuotojai, palikdami įmonę, kartu su savimi pasiima ir visas savo žinias, todėl jų darbas tampa neefektyvus. Verslo dokumentai leidžia išsaugoti visą šią informaciją ir suteikia daugiau galimybių būsimiems darbuotojams.
• Teisinė apsauga: Deja, ginčai, ieškiniai ir patikrinimai yra neišvengiama verslo vykdymo dalis. Tačiau saugodami atitinkamus verslo dokumentus galite apsidrausti ir sumažinti neigiamą teisinių incidentų poveikį.
• Planavimas ir sprendimų priėmimas: Verslo dokumentai suteikia neįkainojamų įžvalgų apie jūsų veiklą, leidžia mokytis iš praeities ir prisitaikyti prie ateities. Todėl visada galite priimti veiksmingus, duomenimis pagrįstus sprendimus.
• Veiklos stebėsena ir vertinimas: Kaip galite efektyviai valdyti savo verslą, jei nesuprantate, kas jame vyksta? Paprasta - negalite. Laimei, verslo dokumentai leidžia stebėti visus svarbius rodiklius (beveik) realiuoju laiku.
• Reputacija ir prekės ženklo įvaizdis: Šiuo atveju verslo dokumentų vertė yra dvejopa. Pirma, prekės ženklo dokumentai leidžia nuosekliai orientuotis į idealius klientus, naudojant atpažįstamą balso toną (kopijoje, žiniasklaidoje, dizaine ir t. t.). Tačiau, antra, veiksmingas dokumentų valdymas taip pat leidžia dirbti efektyviau ir kurti patikimesnę savo prekės ženklo reputaciją.

11 tipų svarbiausių verslo dokumentų, kuriuos visada reikia saugoti

Kaip parodyta pirmiau, standartinis verslo dokumentų klasifikavimo būdas yra jų naudojimo įmonėje atvejis. Tačiau norėdami nustatyti galutinę dokumento paskirtį (t. y. į šiukšlių dėžę ar į biuro stalo stalčių), turime atkreipti dėmesį į senėjimą.

Tiesa, tai šiek tiek sudėtinga, nes ši sąvoka neapsiriboja nei naudojimo atvejais, nei turiniu, nei net tiksliniais skyriais. Apskritai, svarbiausi verslo dokumentai dažniausiai patenka į finansų, teisės ir rinkodaros sritis, tačiau ne visi.

Be to, net jei saugotumėte visus dokumentus, priskiriamus tik šioms kategorijoms, netrukus pamatytumėte, kad jūsų biuras ir kompiuteriai perpildyti (skaitmeninio) popieriaus atliekų. Taigi veiksmingiausias būdas padėti jums nustatyti, kuriuos dokumentus saugoti, yra papasakoti apie juos visus.

#1 Pajamų ataskaitos

Šiuose dokumentuose, dar vadinamuose pelno (nuostolio) arba pelno (nuostolio) ataskaitomis, apibendrinamos įmonės pajamos, sąnaudos ir grynosios pajamos arba nuostoliai per tam tikrą laikotarpį. Jos svarbios dėl vidinių priežasčių, įskaitant lyginamąją analizę, planavimą ir sprendimų priėmimą.

Tačiau tikroji jų vertė išryškėja, kai reikia teikti išorės ataskaitas, tiksliau, atliekant investuotojų ir kreditorių analizę įsigyjant įmones ar ieškant investicijų, taip pat kai reikia laikytis mokesčių reikalavimų.

Pelno (nuostolių) ataskaitos yra labai svarbios vertinant jūsų įmonės veiklos rezultatus ir finansinę būklę, o jų nebuvimas gali kelti abejonių dėl jūsų veiklos. Blogiausiu atveju dėl to gali būti nutrauktas finansavimas arba net galite patekti į vietos mokesčių inspekcijos nemalonę.

(Šaltinis: Zervant)

#2 Balansai

Kaip ir pelno (nuostolio) ataskaitos, balansai parodo įmonės finansinę būklę tam tikru metu ir yra svarbūs dėl pirmiau minėtų priežasčių. Tačiau jos skiriasi tuo, kad jose daugiausia dėmesio skiriama jūsų įmonės turtui, įsipareigojimams ir akcininkų nuosavybei.

(Šaltinis: bdc.ca)

#3 Mokesčių deklaracijos

Kaip matyti iš pavadinimo, mokesčių deklaracijos - tai verslo dokumentai, kuriuos pateikiate vietos mokesčių tarnybai (JAV - IRS), kad praneštumėte apie savo pajamas, atskaitymus ir mokestinius įsipareigojimus už tam tikrą laikotarpį, ir kurie yra jūsų verslo finansinės veiklos dokumentai.

Kaip galite įsivaizduoti, jie svarbiausi siekiant užtikrinti, kad būtų laikomasi vietos įstatymų, nes juos pažeidę galite atsidurti raudonoje zonoje, nes geriausiu atveju teks mokėti baudas, o blogiausiu - atsidurti teismo salėje arba kameroje.

(Šaltinis: AbbyMarketplace)

#4 Sąskaitos faktūros ir kvitai

Neabejojame, kad puikiai žinote apie sąskaitas faktūras ir kvitus, tačiau, kad niekam neužkliūtumėte, šie dokumentai patvirtina jūsų verslo sandorius. Dėl to jie labai svarbūs dėl kelių priežasčių, įskaitant apskaitą, ginčus su klientais ir mokesčius. Sąskaitų faktūrų išrašymo programinės įrangos diegimas yra optimalus sprendimas sąskaitoms faktūroms generuoti ir tvarkyti.

(Šaltinis: Billdu)

#5 Banko išrašai

Banko ar kitos finansinės organizacijos išduodamose banko ataskaitose apibendrinamos jūsų įmonės tam tikro laikotarpio operacijos, įskaitant indėlius, išėmimus, pervedimus ir kt. Kaip ir kiti finansiniai dokumentai, jos taip pat atlieka svarbų vaidmenį tvarkant vidinę buhalteriją, sudarant biudžetą ir užtikrinant atitiktį mokesčių reikalavimams.

Tačiau jie taip pat padeda jūsų įmonei nustatyti sukčiavimo atvejus ir yra labai svarbūs **pateikiant paraiškas dėl paskolų **ar **ieškant finansavimo **iš kitų verslo subjektų. Dėl to juos daugiau nei verta laikyti stalčiuje ir saugoti.

(Šaltinis: "Patriot Software")

#6 Darbo užmokesčio įrašai

Darbo užmokesčio apskaita pirmiausia naudojama vidinei apskaitai, joje registruojamas darbuotojų atlyginimas, išskaitos ir kita susijusi informacija. Jie labai svarbūs norint stebėti savo išlaidas, užtikrinti darbo ir mokesčių įstatymų laikymąsi, spręsti darbuotojų ginčus dėl darbo užmokesčio ir įrodyti savo nekaltumą audito metu.

(Šaltinis: Hourly)

#7 Verslo licencijos ir leidimai

Pereidami nuo finansų, metas aptarti teisinius verslo dokumentus. Licencijų ir leidimų paskirtis yra akivaizdi: jie suteikia galimybę patekti į unikalias pramonės šakas, leidžia jums dalyvauti konkrečiose vyriausybės programose ir parodo jūsų kompetenciją ir patikimumą.

Vien dėl to verta saugoti leidimus ir licencijas. Tačiau svarbiausia priežastis yra ta, kad dėl jų pobūdžio ir veiklos, su kuria jie susiję, dažnai turėsite pateikti savo tinkamumą tam tikriems teisiniams ir verslo veiksmams atlikti.

(Šaltinis: SignNow)

#8 Sutartys ir susitarimai

Nepriklausomai nuo to, ar esate B2B, ar B2C verslas, sutartys ir susitarimai yra jūsų duona.Tai apima ir susitarimus su išorės subjektais, pavyzdžiui, programinės įrangos užsakomųjų paslaugų bendrovėmis, kurie ypač svarbūs į technologijas orientuotoms įmonėms. Jose išsamiai išdėstomos **teisiškai privalomos jūsų santykių sąlygos** (su klientais, partneriais, patikėtiniais ir kt.) ir padeda apsisaugoti nuo galimų ieškinių. Be to, jie leidžia jums sekti savo sutartinius įsipareigojimus, kad užtikrintumėte, jog įvykdysite visas savo pareigas.

(Šaltinis: "Jotform")

#9 Intelektinės nuosavybės dokumentai

Intelektinė nuosavybė - tai bendras terminas verslo dokumentams, kuriais nustatomos ir apsaugomos jūsų įmonės intelektinės nuosavybės teisės, įskaitant įrašus, registraciją ir patentus. Praktikoje jų saugojimas teikia daug naudos, visų pirma įrodo jūsų nuosavybės teisę į jūsų verslo nematerialųjį turtą, užkerta kelią galimoms vagystėms ar netinkamam naudojimui, leidžia uždirbti pinigus, suteikia licencijas ir užtikrina prekės ženklo žinomumą.

(Šaltinis: Signaturely)

#10 Draudimo įrašai

Kitas verslo dokumentų tipas, kurį visada reikia saugoti, yra draudimo dokumentai, nes juose stebima įmonės draudimo apsauga, pateikiama visa svarbi informacija ir jie naudojami kaip įrodymas ieškinių pateikimo metu. Jie labai svarbūs norint išlaikyti gerą rizikos valdymą ir užtikrinti sėkmingą verslo tęstinumą bei atkūrimą po nelaimių. Be to, jie apsaugo jūsų įmonę ir darbuotojus nuo bet kokių nelaimingų atsitikimų, galinčių įvykti darbo vietoje.

(Šaltinis: SampleForms)

#11 Rinkodaros įrašai

Galiausiai rinkodaros dokumentai - tai dokumentai ir duomenys, susiję su jūsų verslo rinkodaros veikla ir strategijomis. Jie apima rinkos tyrimus, reklamos kampanijas, klientų duomenis, analizę, rinkodaros planus ir reklaminę medžiagą.

Jie yra labai svarbūs dėl įvairių priežasčių, tačiau juos verta turėti, ypač siekiant išlaikyti veiksmingą veiklos ir konkurentų analizę, stebėti klientų įžvalgas ir tikslinę orientaciją, užtikrinti prekės ženklo rinkodaros nuoseklumą ir sudaryti sąlygas ilgalaikiam planavimui.

(Šaltinis: SlideTeam)

Kaip klasifikuojami verslo dokumentai?

Dėl plačios jų apibrėžties neturėtų stebinti, kad verslo dokumentai skirstomi į įvairias kategorijas. Paprastai jie pagal turinį ir funkcijas skirstomi į šiuos tipus:

• Administracinė: Administraciniai: šie dokumentai naudojami vidaus administraciniais tikslais, palengvina bendravimą, koordinavimą ir organizavimą įmonėje. Tai atmintinės, vidiniai elektroniniai laiškai, susitikimų darbotvarkės, darbuotojų tvarkaraščiai ir kt.
• Teisės ir reguliavimo: Šie dokumentai padeda užtikrinti, kad įmonė veiktų pagal teisinę sistemą ir apsaugotų savo teises ir interesus. Jie apima sutartis, susitarimus, licencijas, leidimus, paslaugų teikimo sąlygas, privatumo politiką ir kt.
• Finansiniai: Šie dokumentai yra susiję su sandoriais ir kita finansine veikla, reikalingi veiksmingai apskaitai, mokesčiams ir finansinei analizei. Tai finansinės ataskaitos, sąskaitos faktūros, kvitai, pirkimo užsakymai, išlaidų ataskaitos ir kt.
• Rinkodara ir pardavimai: Šie dokumentai naudojami pritraukti ir paversti potencialius klientus bei reklamuoti įmonės produktus ir paslaugas, skatina pardavimus ir generuoja pajamas. Jiems priskiriami lankstinukai, skrajutės, skelbimai, produktų ir (arba) paslaugų aprašymai, rinkodaros planai, klientų atsiliepimai ir kt.
• Žmogiškieji ištekliai: Žmogiškųjų išteklių dokumentai padeda užtikrinti tinkamą darbuotojų valdymą, darbo įstatymų laikymąsi ir veiksmingą įmonės ir jos darbuotojų bendravimą. Jie apima darbo sutartis, pareigybių aprašymus, darbo rezultatų vertinimus, mokymo medžiagą, drausminius įrašus, žmogiškųjų išteklių programinės įrangos kūrimą, siekiant supaprastinti žmogiškųjų išteklių procesus, ir kt.
• Veiklos: Šiuose dokumentuose pateikiamos gairės ir nurodymai darbuotojams, kad būtų užtikrintas efektyvumas, nuoseklumas ir kokybė. Jie apima standartines veiklos procedūras (SOP), procesų schemas, inventoriaus įrašus, techninės priežiūros žurnalus ir kt.
• Projektas: Projektas: šie dokumentai, skirti projektų valdymui, padeda stebėti etapus, paskirstyti išteklius ir užtikrinti sėkmingą projekto pabaigą kruopščiai planuojant, stebint ir vykdant. Jie apima projekto planus, tvarkaraščius, darbų suskirstymo struktūras (WBS), pažangos ataskaitas, rizikos vertinimus ir kt.
• Išorės korespondencija: Šie dokumentai padeda užmegzti verslo santykius ir palengvina sklandžią sąveiką bei bendradarbiavimą. Jie apima laiškus, el. laiškus, pasiūlymus, citatas, pirkimo užsakymus, sutartis ir kt.

Norint geriau suprasti verslo dokumentų svarbą ir naudojimą įmonėje, svarbu geriau suprasti šį skirstymą į kategorijas. Tačiau tai nepadės atsakyti į klausimą, dėl kurio čia atsidūrėte, - kuriuos dokumentus galima išmesti, o kuriuos reikėtų išsaugoti. Ką gi, atsakykime į šį klausimą dabar.

Koks yra geriausias verslo dokumentų tvarkymo būdas?

Šiais laikais mums pasisekė, kad nebereikia pasikliauti perkrautais aplankais ir perpildytais rašomojo stalo stalčiais, kuriuose laikomi visi svarbiausi verslo dokumentai. Dokumentų valdymo programinė įranga (DMS) yra vienas geriausių įrankių jūsų versle, nes ji ne tik sumažina popierizmo poveikį jūsų nervams, bet ir aplinkai.

DMS leidžia saugoti, tvarkyti ir bendrinti išteklius vienoje patogioje sąsajoje, todėl tai yra geriausias verslo dokumentų tvarkymo būdas. Tačiau tai nereiškia, kad tai visiškai nesudėtinga. Jei norite mėgautis kuo paprastesne patirtimi ir maksimaliai padidinti efektyvumą, vis tiek turėsite taikyti kelias pasirinktas strategijas, kad įgalintumėte jos veikimą.

Tai:

• Aiškių pavadinimų ir etikečių nustatymo taisyklių nustatymas
• Dokumentų saugojimo centralizavimas
• Prieigos hierarchijos kūrimas
• Atsarginės kopijos ir avarinio atkūrimo diegimas
• Dokumentų srauto ir bendradarbiavimo įgalinimas

Apibendrinimas

Kaip jau parodėme, verslo dokumentai yra gyvybiškai svarbūs jūsų įmonės ir visų jos padalinių, įskaitant teisinį, finansinį, rinkodaros ir kitus, veiklos ištekliai. Pirmasis raktas į tai, kaip juos maksimaliai išnaudoti, yra sugebėti atskirti tuos, kurie turi ilgalaikę vertę, nuo tų, kurie jos neturi.

Šiame straipsnyje susipažinote su 11 verslo dokumentų, kuriuos visada turėtumėte saugoti, ir sužinojote, kodėl taip yra. Tačiau jūsų darbas dar toli gražu nesibaigė. Dabar turite iš naujo įvertinti dabartinę vidaus dokumentų valdymo politiką ir nustatyti, ar ji įgalina, ar trukdo jūsų komandų pastangoms.

Nepriklausomai nuo galutinės išvados, turėtumėte prisiminti, kad visada yra kur tobulėti. Tai gali būti vieta, kurią galite atlaisvinti savo biuro stalo stalčiuje perkeldami visus dokumentus į debesį.