5 pirkimo užsakymų tipai, kuriuos turėtumėte žinoti 2023 m.

Įvadas

Gerai organizuotas viešųjų pirkimų procesas yra labai svarbus siekiant užtikrinti nenutrūkstamą verslo veiklą. Kiekvieno pirkimo etapo dokumentavimas padidina matomumą ir yra labai svarbus siekiant išlaikyti rezervus ir optimizuoti sprendimų priėmimą.

Šiuolaikiniame skaitmeniniame verslo pasaulyje pirkimo užsakymai įgauna naują svarbos lygį. Jie atlieka svarbų vaidmenį kontroliuojant pasiūlą ir paklausą, sekant sąskaitas faktūras ir viską derinant, užtikrinant, kad viskas vyktų sklandžiai.

Esant tokiai padėčiai, svarbu užtikrinti, kad pirkimo užsakymo procesas būtų kuo veiksmingesnis. Tai ne tik padidina veiklos efektyvumą ir sutrumpina apdorojimo laiką, bet ir padidina darbuotojų pasitenkinimą.

Šis tinklaraštis buvo sukurtas tam, kad paaiškintų penkis dažniausiai pasitaikančius pirkimo užsakymų tipus. Parodysime, kaip kiekvienas tipas gali padaryti jūsų pirkimų procesą sklandų ir sėkmingą.

Kas yra pirkimo užsakymas?

Pirkimo užsakymas yra teisinis dokumentas, kurį pirkėjas išduoda tiekėjui dėl pirkimo. Jame išsamiai aprašomas visas sandoris, įskaitant prekių aprašymus, kiekius, kainas, mokėjimo sąlygas, pristatymo terminus ir kitą svarbią informaciją.

Tai teisiškai privaloma sutartis, kurioje užfiksuotos sutartos sąlygos ir kuria abi šalys remiasi pirkimų proceso metu.

Tai padeda užtikrinti, kad gautumėte tinkamus produktus, o savalaikis pristatymas supaprastina pirkimą, suteikia aiškumo ir atskaitomybės jūsų verslo operacijoms.

Šaltinis

Pirkimo užsakymų valdymas: Trumpa apžvalga

Organizuotas įmonės pirkimo užsakymų proceso administravimas vadinamas pirkimo užsakymų valdymu. Tai visuma nustatytų principų ir procedūrų, užtikrinančių išsamios ir naujausios informacijos apie vieną ar daugiau pirkimo užsakymų prieinamumą.

Tai apima pirkimo užsakymų kūrimą, peržiūrą, autorizavimą ir stebėjimą nuo pradžios iki pabaigos.

Ši vidaus pirkimų procedūra užtikrina tinkamą visų pirkimų matomumą ir dokumentavimą, todėl ateityje bus lengviau atlikti auditą.

Pirkimo užsakymų valdymas yra pirkimo kelionės planas. Jame pateikiama visa svarbi informacija apie tai, ką, kur ir kiek reikia pirkti. Šis procesas padeda sklandžiai vykdyti veiklą ir tiksliai fiksuoti sandorius, kurie yra neįkainojami priimant pagrįstus sprendimus.

Kokia yra pirkimo užsakymo paskirtis?

Neperkraukime jūsų informacija. Pirkimo užsakymo neatskiriama paskirtis - būti oficialiu dokumentu tarp pirkėjo ir pardavėjo. Jame išdėstyta visa svarbi pirkimo informacija, kuri praverčia atliekant auditą ir vedant apskaitą ateityje.

Iš pradžių pirkimo užsakymas nėra teisiškai įpareigojantis. Tačiau pardavėjui sutikus su sąlygomis, jis tampa teisiškai įpareigojančiu dokumentu tiek pirkėjui, tiek pardavėjui.

Pirkimo užsakymų tipai, kuriuos turėtų žinoti SaaS pirkėjai

Kai kalbama apie pirkimo užsakymus, vienas dydis netinka visiems. Nors galbūt manote, kad visi pirkimo užsakymai yra vienodi, tai netiesa. Iš tikrųjų yra penkių tipų pirkimo užsakymai, kurių kiekvienas turi skirtingą informacijos lygį.

Taigi, jei esate pasirengę apie jas sužinoti, leiskite mums pažvelgti;

1. Standartinis pirkimo užsakymas

Dauguma pirkėjų labiausiai remiasi standartiniu pirkimo užsakymu. Jame parodomas ketinimas atlikti vieną sandorį su nurodytomis prekių rūšimis, prekių kokybe ir kiekiu. Pirkimo užsakyme pateikiama visa sandoriui atlikti reikalinga informacija.

Pirkimo užsakymo pavyzdys 1:

Šaltinis

Standartinis pirkimo užsakymas yra paprastas ir įprastas vienkartinių pirkimų sprendimas. Jis tinka tais atvejais, kai pirkėjas supranta pirkimo detales ir gali nustatyti prekę ar paslaugą, sumą, pristatymo grafiką ir mokėjimo sąlygas.

Pavyzdžiui, SaaS įmonei gali prireikti naujo spausdintuvo darbo vietai. Ji sukuria standartinį pirkimo užsakymą, kuriame nurodo reikalingo spausdintuvo kiekį ir specifikacijas, taip pat pristatymo datą ir sutartą kainą.

Standartiniame pirkimo užsakyme turi būti nurodyta:

• Pardavėjo informacija ir prekės aprašymas
• Numatoma pristatymo data ir vieta
• Sutartas mokėjimas, mokėjimo terminas ir baudos už pavėluotą mokėjimą.
• Informacija apie kiekvieno gaminio kainas.

2. Planuojamas pirkimo užsakymas

Planinis pirkimo užsakymas (PPO) leidžia pirkėjams planuoti būsimus poreikius iš anksto pateikiant pirkimo užsakymą. Prekė, kaina ir mokėjimo sąlygos yra žinomos, tačiau kiekis ir pristatymo terminas nustatomi remiantis pagrįstais skaičiavimais. PPO tinka pusiau reguliarioms išlaidoms, pavyzdžiui, kanceliarinėms prekėms.

Pirkimo užsakymo pavyzdys 2:

Šaltinis

Pavyzdžiui, organizacija reguliariai užsako biuro reikmenis, pavyzdžiui, spausdintuvų popierių ir kanceliarines prekes. Pirkimų skyrius įvertina ankstesnius vartojimo modelius ir tik tada sukuria pirkimo užsakymą su numatomais kiekiais ir kintamais pristatymo terminais. Jie išleidžia PPO tiekėjams, kai reikia įvykdyti reikalavimus.

Planuojamuose pirkimo užsakymuose pateikiama išsamesnė informacija nei standartiniuose užsakymuose, todėl pirkimai pagal numatomus poreikius vykdomi veiksmingiau. Pateikdamos išsamią numatomų pirkimų apžvalgą, įmonės gali optimizuoti atsargų valdymą ir palaikyti pastovų būtiniausių prekių tiekimą.

Planuojamame pirkimo užsakyme turi būti nurodyta;

• Aiški ir konkreti informacija apie prekes ar paslaugas
• Pristatymo ir mokesčių informacija
• Pristatymo instrukcijos ir kainodaros sąlygos
• Kiekvieno elemento kaina.

3. Bendras pirkimo užsakymas

Bendrasis pirkimo užsakymas (BPO) - tai kai pirkėjas vienu metu pateikia kelis užsakymus, kad su pardavėju galėtų derėtis dėl nuolaidų. Įdomu tai, kad pardavėjai yra atviresni siūlyti nuolaidas masiniams užsakymams. Naudodamos BPO įmonės gali efektyviau pirkti produktus, taip sumažindamos perteklinių pirkimų skaičių ir supaprastindamos pirkimus.

Pirkimo užsakymo pavyzdys 3:

Šaltinis

Pavyzdžiui, įmonei reikia reguliariai pirkti spausdintuvų kasetes ir popierių. Užuot pateikusi atskirus užsakymus, ji susitaria su vienu pardavėju dėl didmeninių pirkimų per tam tikrą laikotarpį. BPO nurodomas kiekvienos prekės kiekis, išlaidos ir sutartos nuolaidos, taip užtikrinant, kad pirkimas būtų įperkamas už prieinamą kainą.

Kai kalbama apie verslo pirkimo užsakymus (BPO), jie yra tarsi itin aiškus langas, pro kurį galima sužinoti, kaip juda produktai ir paslaugos. Jie padeda organizacijoms užtikrinti, kad pirkimas būtų efektyvus ir patogus piniginei.

Naudodamiesi BPO pirkėjai gali užsitikrinti, kad turės pakankamai atsargų, ir išvengti nemalonių akimirkų, kai atsargos baigiasi. Jiems tereikia paminėti, kiek prekių jie nori, ir pasinaudoti nuolaidomis.

Į bendrą pirkimo užsakymą turi būti įtraukti šie duomenys:

• Nurodykite produktų kiekį, kuris turi būti pristatytas per tam tikrą laiką.
• Nurodykite sutartas vieneto kainas, visas papildomas nuolaidas ar koregavimus.
• Įtraukite mokėjimo sąlygas, kokybės standartus, grąžinimo politiką ar baudas.
• Patvirtinta kiekvieno elemento kainodaros informacija

4. Pirkimo užsakymas pagal sutartį

Pirkimo užsakymas pagal sutartį (angl. Contract Purchase Order, CPO) yra oficialiausias ir teisiškai įgyvendinamas pirkimo užsakymas. Prieš išduodant pirkimo užsakymą pirkėjas ir pardavėjas sudaro sutartį, kurioje aprašomos pirkimo sąlygos. Ši sutartis teisiškai apsaugo abi šalis.

Pirkimo užsakymo pavyzdys 4:

Šaltinis

Pirkimo užsakymas pagal sutartį (CPO) yra lankstesnis ir apima išsamesnes specifikacijas nei standartinis pirkimo užsakymas (SPO). Jame nustatomos pirkimo užsakymų tiekėjams išdavimo, papildomų išlaidų valdymo, klaidų šalinimo ir kitų svarbių verslo partnerystės aspektų gairės.

Sutartiniai pirkimo užsakymai yra saugi ir veiksminga verslo sandorių sistema, ypač dirbant su perpardavėjais arba sudėtingomis viešųjų pirkimų sąlygomis.

Pirkimo užsakyme turi būti nurodyta:

• Sutartos sutarties nuoroda
• Sutarties taikymo sritis ir pakeitimai
• Sutarties nutraukimo ir pasitraukimo sąlygos

5. Skaitmeninis pirkimo užsakymas

Skaitmeninis pirkimo užsakymas - tai modernus ir supaprastintas elektroninio pirkimo užsakymų valdymo būdas, kuris padidina produktyvumą ir komandinį darbą pirkimų procese. Skaitmenizuodamos pirkimo užsakymo procedūrą įmonės gali sutaupyti laiko, sumažinti popierizmo kiekį ir užtikrinti tikslią apskaitą.

Pirkimo užsakymo pavyzdys 5:

Šaltinis

Vienas paprastas būdas sukurti ir bendrinti skaitmeninį pirkimo užsakymą - naudoti "Microsoft Excel" arba "Open Office". Šiose sistemose yra iš anksto parengtų šablonų, kuriuos galima lengvai modifikuoti, kad juose būtų konkrečių elementų, reikalingų kiekvienam pirkimo užsakymui.

Pavyzdžiui, biuro reikmenis perkanti įmonė gali naudoti "Excel" skaitmeninį pirkimo užsakymo šabloną, kad perteiktų kiekį, prekės aprašymą ir sutartą kainą.

Keisdamosi skaitmeniniu pirkimo užsakymu su pardavėju, abi šalys gali aiškiai matyti pirkimo informaciją, todėl pagerėja bendravimas ir greičiau pristatoma produkcija.

Skaitmeniniai pirkimo užsakymai taip pat suteikia daugiau stebėjimo ir ataskaitų teikimo galimybių, todėl įmonės gali geriau valdyti savo biudžetus ir įvertinti pirkimo modelius. Skaidrumas yra naudingas pirkėjams ir tiekėjams, nes sudaro sąlygas abipusiai naudingam ir veiksmingam pirkimų procesui.

Kaip veikia pirkimo užsakymas?

Organizacijoms, siekiančioms optimizuoti savo procesus, labai svarbu suprasti, kaip sudėtingai veikia pirkimo užsakymas.

Produktų poreikio supratimas

Procesas prasideda, kai pirkėjas pripažįsta, kad jam reikia tam tikro produkto ar paslaugos, kurią gali suteikti pardavėjas. Pirkėjas nurodo prekę, reikiamą kiekį ir pageidaujamą pristatymo datą.

Pavyzdžiui, gamybos įmonei per šventes gali prireikti labai daug žaliavų, kad patenkintų padidėjusią produktų paklausą. Pirkėjas turi nustatyti tikslias reikiamų medžiagų rūšis ir kiekius bei pristatymo terminus, kad užtikrintų, jog turės pakankamai žaliavų gamybos tikslams pasiekti.

Pirkėjas sukuria pirkimo užsakymą

Remdamasis nustatytais poreikiais, pirkėjas sukuria pirkimo užsakymą, kuriame nurodo visus susijusius faktus, pavyzdžiui, gaminio aprašymą, kiekį, kainą, pristatymo datą ir papildomas sąlygas. Pirkimo užsakymas siunčiamas kaip oficialus prašymas pardavėjui dėl nurodytų produktų ar paslaugų.

Siekdamas išvengti pažeidimų ar vėlavimo pirkimo procese, pirkėjas turi užtikrinti, kad pirkimo užsakymo duomenys būtų tikslūs ir išsamūs pardavėjui.

Pavyzdžiui, pirkėjas gali nurodyti konkrečias reikiamų žaliavų rūšis ir kiekius, sutartas vieneto kainas ir pristatymo datą.

Pirkimo užsakymą peržiūri pardavėjas

Kai pirkimo užsakymas bus išsiųstas pardavėjui, jis atidžiai jį išnagrinės ir įsitikins, kad jis atitinka jo atsargas ir galimybes įvykdyti pirkėjo prašymą.

Pavyzdžiui, pardavėjas turi užtikrinti, kad turi norimų prekių sandėlyje ir gali jas pristatyti iki sutartos datos. Jei neatsižvelgsite į atsargų patikrinimą, kils problemų dėl produktų pristatymo; kaip pirkėjas turite iš anksto patikrinti, ar produktas yra prieinamas.

Pardavėjas išanalizuoja pirkimo užsakymą ir jį patvirtina

Po peržiūros pardavėjas patvirtins pirkimo užsakymą, jei jis atitinka pirkėjo specifikacijas. Pirkimo užsakymo patvirtinimas rodo, kad pardavėjas žada pateikti konkretų užsakyme nurodytą gaminį be jokių vėlavimų.

Pirkimo užsakymų vykdymas

Gavęs patvirtintą pirkimo užsakymą, pardavėjas įvykdo užsakymą ir pateikia klientui nurodytus produktus ar paslaugas. Šiame etape pristatomi produktai arba suteikiamos sutartos paslaugos.

Sąskaita faktūra apmokėta

Paskutiniame etape pirkėjas privalo apmokėti sąskaitą faktūrą pagal pardavėjo mokėjimo sąlygas. Apmokėjimas patvirtinamas už gautus produktus ar paslaugas, kaip nurodyta sąskaitoje faktūroje.

Pavyzdžiui, pirkėjas apmoka sąskaitą faktūrą už pristatytas žaliavas per sutartus mokėjimo terminus.

Taip veikia tipinis pirkimo užsakymo procesas. Jis prasideda užsakymo sukūrimu ir baigiasi pirkėjo ir pardavėjo sąskaitos faktūros patvirtinimu.

Kiekviena organizacija turi savo pirkimo užsakymo nustatymus; kai kuriose jų kokybės kontrolė atliekama prieš pradedant sąskaitos faktūros išrašymo procesą, tačiau pagrindinis aspektas išlieka tas pats.

Kaip SaaS valdymo platforma gali supaprastinti pirkimo užsakymų valdymą?

Viešųjų pirkimų darbo eiga

Pirkimo užsakymo kūrimą galite supaprastinti naudodamiesi SaaS valdymo platformų, pavyzdžiui, "CloudEagle", pirkimų darbo eigomis. Naudotojui pateikus pirkimo užklausą, darbo eiga bus paleista, o atitinkamos suinteresuotosios šalys bus įspėtos el. paštu ir "Slack", kad būtų pagreitintas patvirtinimo procesas.

Patvirtinus pirkimo užklausą, galite sukurti pirkimo užsakymą ir įtraukti kainodaros sąlygas.

Pagalbinis pirkimas

Derybos su pardavėjais dėl tinkamų kainodaros sąlygų gali būti neįveikiamos, jei tai darote vieni. Tokiu atveju sunkų darbą galite patikėti SaaS pirkimo ekspertams. Jie jūsų vardu sumaniai derasi dėl kainodaros sąlygų, SLA ir kitų esminių sąlygų, užtikrindami, kad įsigysite tinkamus produktus už tinkamą kainą.

Sutarčių valdymas

Pristačius gaminį, užbaigkite sąskaitos faktūros išrašymo procesą ir naudokite SaaS valdymo platformos sutarčių valdymo modulį, kad visus svarbiausius dokumentus galėtumėte saugoti vienoje vietoje. Taigi, kai kitą kartą norėsite peržiūrėti pirkimą ar sutartį, keliais spustelėjimais galėsite lengvai pasiekti reikiamus dokumentus.

Išvada

Štai tokie yra įprasti pirkimo užsakymų tipai, kuriuos pirkėjai ir pardavėjai naudoja pirkdami bet kokio tipo gaminius ar paslaugas.

Kiekvienas pirkimo užsakymas yra skirtas konkrečiam tikslui ir turi savų privalumų ir trūkumų. Galiausiai SaaS pirkėjas pats turi nuspręsti, kokio tipo pirkimo užsakymą jis nori siųsti.

Prieš išsiųsdami pirkimo užsakymus, į jų peržiūrą įtraukite suinteresuotąsias šalis iš finansų ir pirkimų komandų, kad užtikrintumėte, jog visi sutaria ir priimate pagrįstus sprendimus.

Pasisemkite įkvėpimo iš mūsų pateiktų pavyzdžių, naudokite SaaS pirkimų programinę įrangą ir pradėkite kurti pirkimo užsakymus, kad pirkimų operacijos būtų sklandžios.

Sėkmės.

DUK

1. Kuo skiriasi pirkimo užsakymas ir sąskaita faktūra?

Pirkimo užsakymus pirkėjai išduoda pardavėjams, kad galėtų stebėti ir sekti pirkimo procesą, o sąskaitas faktūras pardavėjai išrašo klientams, kai užsakymas įvykdomas.

2. Ar pirkimo užsakymas laikomas sutartimi?

Pirkimo užsakyme nurodomas pristatymas, atsiskaitymas, konkretūs perkami produktai ar paslaugos, teisinės sąlygos ir apmokėjimas. Kai pardavėjas priima pirkimo užsakymą, jis tampa teisiškai įpareigojančia kliento ir tiekėjo sutartimi .

3. Kokie yra pirkimo užsakymų privalumai?

Pirkimo užsakymų naudojimo privalumai

• Sekite gaunamus užsakymus.
• Venkite dubliavimo
• Sumažinkite užsakymo klaidų skaičių.
• Teisiniai dokumentai
• Efektyvumo didinimas
• Masto nustatymo pagalba