비즈니스를 위한 정리된 파일의 중요성

소개

오늘날의 디지털 시대에는 모든 파일이 전자적으로 저장된다고 생각하기 쉽습니다. 하지만 여전히 많은 기업이 중요한 문서를 추적하기 위해 종이 기반의 파일링 시스템에 의존하고 있습니다. 파일이 실물 파일이든 디지털 파일이든, 체계적인 파일 시스템을 유지하는 것은 비즈니스의 성공에 매우 중요합니다. 다음은 전자 및 종이 파일링 시스템을 유지하기 위한 몇 가지 팁입니다.

전자 파일링 시스템

1. 시스템 만들기: 전자 파일 정리를 위한 시스템을 만드는 것부터 시작하세요. 문서 카테고리별로 폴더를 만드는 것처럼 간단할 수도 있고, 문서 관리 시스템을 사용하는 것처럼 복잡할 수도 있습니다.

2. 일관성이 핵심입니다: 시스템을 구축한 후에는 파일 이름을 지정하고 정리하는 방식에 일관성을 유지하세요. 이렇게 하면 나중에 문서를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

3. 정기적인 유지 관리: 실제 파일과 마찬가지로 전자 파일도 정기적으로 관리해야 합니다. 즉, 더 이상 필요하지 않은 파일을 삭제하고 문서가 올바른 폴더에 저장되어 있는지 확인해야 합니다.

4. 파일을 백업하세요: 전자 파일을 정기적으로 백업하세요. 외장 하드 드라이브, 클라우드 스토리지 또는 이 두 가지를 함께 사용하는 것이 좋습니다.

종이 아카이빙 시스템

1. 모든 것에 라벨 붙이기: 체계적인 서류 정리 시스템을 유지하기 위한 핵심은 라벨 붙이기입니다. 모든 폴더, 파일, 문서에 명확하게 라벨을 붙이세요.

2. 단순하게 유지하세요: 파일링 시스템을 지나치게 복잡하게 만들지 마세요. 비즈니스에 적합한 간단하고 직관적인 시스템을 고수하세요.

3. 정기적인 청소: 전자 파일과 마찬가지로 종이 파일도 정기적으로 정리해야 합니다. 즉, 더 이상 필요하지 않은 문서는 모두 없애야 합니다.

4.** 모든 파일을 안전하게 보관하세요:** 모든 하드카피 파일을 안전하게 보관하세요. 여기에는 잠긴 파일 캐비닛을 사용하거나 파일을 외부에 보관하는 것이 포함됩니다. 이 경우 파일을 다른 형식으로 변환할 수도 있습니다(예: PDF를 DWG로 변환하거나 PDF를 HTML로 변환하는 등).

결론적으로, 전자 파일을 다루든 종이 파일을 다루든 체계적인 파일 시스템을 유지하는 것은 모든 비즈니스의 성공에 매우 중요합니다. 이 팁을 따르면 파일을 찾기 쉽고, 안전하고, 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

데이터 웨어하우스

데이터 웨어하우스는 관계형 데이터베이스입니다. 원래는 직원과 계약업체, 제품 및 거래에 관한 정보를 저장하기 위해 설계되었습니다. 데이터베이스에 체계적으로 정리되고 형식이 잘 갖춰진 기록은 관리자가 비즈니스 의사 결정에 필요한 지식을 쉽게 얻을 수 있게 해줍니다.

따라서 BI 시스템을 통해 파일 정리와 데이터 분석을 개선하기 위해서는 사전 처리가 필요합니다. 여기서 데이터 웨어하우스의 역할이 중요한데, 다양한 소스에서 자동으로 정보를 수집하여 단일 표준으로 통합하고 추가 분석이 가능한 형태로 한곳에 저장할 수 있기 때문입니다.

덕분에 전문가들은 불완전성, 불법성 또는 시간 소모적인 프로세스에 대한 걱정 없이 비즈니스의 모든 영역에서 데이터에 효율적으로 액세스할 수 있으며, 다양한 수준에서 회사의 기능에 대한 포괄적인 통찰력을 확보할 수 있습니다.

데이터 웨어하우스의 장점은 무엇인가요?

• 모든 데이터를 한곳에 통합 및 일원화합니다. 데이터 웨어하우스는 정보의 정형 또는 비정형 여부에 관계없이 다양한 소스와 데이터베이스에서 데이터를 수집한 다음 회사에서 지정한 표준으로 통합하여 불필요한 추가를 제거하거나 이름을 통일할 수 있습니다. 이렇게 하면 하나의 특정 형식으로 저장된 양질의 데이터가 BI 시스템에 도달할 수 있습니다.
• 실시간으로 쿼리를 효율적으로 처리합니다. 데이터 웨어하우스는 쿼리에 신속하게 응답하고 분석 프로세스를 간소화하도록 설계되었습니다. 덕분에 분석가가 특정 고객과의 관계 이력, 특정 기간의 매출 또는 특정 제품의 수익성을 확인하고자 하는 경우에도 IT 부서의 전문적인 지원 없이도 많은 양의 데이터를 단시간에 처리할 수 있습니다. 이는 회사의 미래에 중대한 영향을 미치는 정보에 입각한 의사 결정을 신속하게 내려야 하는 위기의 순간에 특히 유용합니다.
• 비즈니스 운영 내역에 대한 인사이트. 웨어하우스의 안정성과 전송되는 데이터를 수동으로 수정할 수 없다는 점은 특정 비즈니스 영역과 과거 운영과 관련된 정보를 언제든지 확인할 수 있다는 것을 의미합니다. 분석가들은 회사 운영의 여러 기간 동안의 많은 데이터 세트를 저장함으로써 몇 년 전의 추세를 효율적으로 분석하고 특정 기간이나 직면했던 과제로 돌아갈 수 있습니다. 이를 통해 무엇보다도 과거에 어떤 솔루션이 사용되었고 어떤 효과가 있었는지 쉽게 확인할 수 있습니다.

기록과 파일은 어떻게 보관하나요?

정확한 기록과 파일을 유지하는 것은 금융 거래, 재고, 직원 정보 및 기타 중요한 데이터를 추적하는 데 도움이 되므로 모든 신규 비즈니스에 필수적입니다.

다음은 기록과 파일을 유지하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 단계입니다.

1. 파일링 시스템을 선택하세요: 비즈니스에 가장 적합한 파일링 시스템을 결정하세요. 선호도와 필요에 따라 실물 파일 또는 디지털 시스템 중 하나를 선택할 수 있습니다.

2. 파일 정리하기: 파일 시스템을 선택한 후에는 파일을 적절하게 정리하는 것이 중요합니다. 재무 문서나 직원 파일 등 다양한 카테고리에 맞는 폴더를 만들고 라벨을 명확하게 붙이세요.

3. 파일을 안전하게 보관하세요: 잠긴 파일 캐비닛이든 비밀번호로 보호되는 디지털 시스템이든 파일을 안전한 장소에 보관하세요. 이렇게 하면 중요한 정보를 도난, 분실 또는 손상으로부터 보호하는 데 도움이 됩니다.

4. 기록을 최신 상태로 유지: 매일, 매주 또는 매월 정기적으로 기록을 업데이트하세요. 이렇게 하면 회원님의 정보를 정확하고 최신 상태로 유지하는 데 도움이 됩니다.

5. 파일 백업하기: 파일을 정기적으로 백업하는 것은 필수입니다. 이렇게 하면 시스템 장애나 기타 예기치 않은 이벤트 발생 시 정보를 보호하는 데 도움이 됩니다.

6. 파일을 올바르게 폐기하세요: 오래된 파일을 폐기할 때가 되면 안전하게 처리하세요. 중요한 정보를 보호하기 위해 실제 문서를 파기하거나 디지털 파일을 영구 삭제하세요.

이 단계를 따르면 새 비즈니스에 대한 정확한 기록과 파일을 보관할 수 있어 장기적인 성공을 보장하는 데 도움이 됩니다.

파일링 시스템을 구성하는 단계

파일링 시스템을 구성하는 것은 모든 신규 비즈니스에서 중요한 작업입니다.

따라야 할 5단계는 다음과 같습니다.

1. 보관해야 할 문서를 결정합니다: 첫 번째 단계는 어떤 문서를 보관해야 하고 어떻게 분류해야 하는지 결정하는 것입니다. 이는 비즈니스의 성격과 생성하는 문서의 유형에 따라 달라집니다.

2. 파일링 시스템을 선택합니다: 알파벳순, 숫자순, 연대기순, 주제순 등 여러 가지 유형의 파일링 시스템 중에서 선택할 수 있습니다. 어떤 시스템이 비즈니스에 가장 적합한지 고려한 후 결정하세요.

3. 폴더와 파일에 라벨을 붙입니다: 파일링 시스템을 선택한 후, 그에 따라 폴더와 파일에 라벨을 붙이세요. 이렇게 하면 필요할 때 특정 문서를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

4. 파일 명명 규칙을 정하세요: 일관성을 유지하고 파일을 쉽게 찾을 수 있도록 파일 명명 규칙을 정립하는 것이 중요합니다. 모든 직원이 명명 규칙을 이해하고 일관되게 따르도록 하세요.

5. 직원 교육: 모든 직원에게 서류 제출 시스템과 절차에 대해 교육하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 모든 직원이 같은 정보를 공유하고 중요한 문서에 빠르고 효율적으로 액세스하는 방법을 알 수 있습니다.

전자 파일을 안전하게 보관하는 방법

새로운 비즈니스를 시작하려면 전자 파일과 데이터를 관리해야 하는 경우가 많습니다. 이러한 파일을 안전하게 보관하는 것은 민감한 정보를 보호하고 규정을 준수하며 비즈니스 운영을 유지하는 데 매우 중요합니다.

전자 파일을 안전하게 보관하는 네 가지 방법을 소개합니다:

1. 강력한 비밀번호를 사용하세요: 비밀번호는 전자 파일에 대한 무단 액세스를 막는 첫 번째 방어선입니다. 추측하거나 해독하기 어려운 강력한 비밀번호를 사용하는 것이 중요합니다. 강력한 비밀번호는 대문자와 소문자, 숫자, 기호를 혼합하여 사용해야 합니다. 또한 이름, 생년월일 또는 일반적인 단어와 같이 추측하기 쉬운 비밀번호는 사용하지 마세요.

2. 암호화 사용: 암호화는 전자 파일을 권한이 있는 사용자만 읽을 수 있는 코드로 변환하는 프로세스입니다. 암호화는 해커나 무단 액세스로부터 민감한 데이터를 보호할 수 있습니다. 많은 장치와 소프트웨어 프로그램이 암호화를 제공하며, 전자 파일을 보호하려면 이를 사용하는 것이 필수적입니다(예: 여러 가지 방법으로 PDF 파일을 암호화할 수 있습니다).

3. 정기적으로 백업하세요: 데이터를 잃어버리지 않으려면 전자 파일을 정기적으로 백업하는 것이 필수적입니다. 클라우드 스토리지, 외장 하드 드라이브 또는 기타 백업 방법을 사용해 데이터를 저장할 수 있습니다. 항상 최신 버전의 파일에 액세스할 수 있도록 정기적으로 백업을 업데이트하는 것이 중요합니다.

4. 액세스 제한: 전자 파일에 대한 액세스를 제한하는 것은 무단 액세스를 방지하는 데 필수적입니다. 특정 권한이 있는 사용자 계정을 만들어 액세스를 제한할 수 있습니다. 또한 권한이 있는 사용자만 액세스할 수 있는 특정 폴더에 파일을 배치하여 액세스를 제한할 수도 있습니다. 사용자 계정과 권한을 정기적으로 검토하여 권한이 부여된 사용자만 중요한 데이터에 액세스할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

이러한 모범 사례를 따르면 데이터를 보호하고 규정을 준수하며 비즈니스 운영을 유지할 수 있습니다.