2024년 비즈니스 규정 준수를 보장하는 방법: 앞서 나가는 데 도움이 되는 도구

소개

현실을 직시하세요. 비즈니스 규정을 따라잡는 것은 저글링을 하는 것처럼 느껴질 수 있습니다. 변화하는 세금 규정, 데이터 개인정보 보호법, 업계별 가이드라인 사이에서 혼란에 빠지기 쉽습니다.

하지만 중요한 것은 규정을 준수하는 것이 단순히 가상의 체크리스트에 체크하는 것이 아니라는 점입니다. 비즈니스를 벌금으로부터 보호하고, 고객과의 신뢰를 유지하며, 원활한 운영을 유지하는 것이 중요합니다.

오늘날 기업은 수동 프로세스에 의존할 여유가 없습니다. 규정 준수 도구는 앞으로 나아갈 길입니다. 오늘날 많은 것들이 AI에 의해 주도되고 있는 상황에서 기업은 뒤처져서는 안 됩니다.

비즈니스가 게임 규정을 준수하고 있는지 확인해야 합니다. 이 글에서는 규정 준수의 의미, 규정 준수가 중요한 이유, 규정 준수를 무시했을 때의 위험, 규정 준수를 유지하는 데 도움이 되는 도구에 대해 설명합니다.

비즈니스 규정 준수란 무엇인가요?

비즈니스 규정 준수는 비즈니스 운영을 안전하고 합법적으로 유지하는 가드레일이라고 생각하세요. 노동법, 데이터 개인정보 보호 요건, 재무 보고 의무 등 비즈니스에 적용되는 규칙과 규정을 준수하는 것이 중요합니다. 까다로운 부분은 규칙이 정해진 것이 아니기 때문에 규칙을 따라가는 것입니다.

규정 준수는 이러한 변화를 인지하고 비즈니스가 항상 명확한 규정을 준수하도록 하는 것을 의미합니다. 여러분의 목표는 벌금을 피하고 고객의 신뢰를 유지하며 합법적이고 올바르게 비즈니스를 운영하는 것입니다.

비즈니스에 자동화된 규정 준수 도구가 필요한 이유는 무엇인가요?

적절한 도구 없이 규정을 지키려고 하는 것은 슬리퍼를 신고 마라톤을 완주하려는 것과 같습니다. 마라톤을 완주할 수는 있겠지만 순위에 들지는 못할 것입니다. 또한 그 과정에서 불필요한 고통을 겪을 수도 있습니다.

그런 고통을 왜 원하겠습니까? 따라서 앞서 나가려면 자동화된 규정 준수 도구가 필요합니다. 이러한 도구는 규정 관리의 골칫거리에서 많은 부분을 덜어줍니다. 이러한 도구가 필수적인 이유는 다음과 같습니다:

규정의 복잡성

규정은 빠르게 변화합니다. 작년에만 해도 절반 이상의 기업이 진화하는 규정, 특히 GDPR(일반 개인정보 보호 규정)과 같은 데이터 보호법을 따라잡는 데 어려움을 겪고 있다고 답했습니다. 자동화된 도구는 실시간으로 업데이트되므로 중요한 변경 사항을 놓칠 염려가 없습니다.

부서 간 통합

규정 준수는 한 부서에만 국한되지 않습니다. HR, 재무, IT 등 모두가 관련되어 있습니다. 자동화된 시스템은 비즈니스의 모든 부분이 동기화되도록 합니다. 이를 통해 번거로움 없이 전반적으로 요건을 충족할 수 있습니다.

실시간 모니터링

문제가 발생하기 직전에 미리 경고를 받으면 좋지 않을까요? 자동화된 규정 준수 도구가 바로 그런 역할을 합니다. 규정 위반이 임박했을 때 실시간 알림을 제공하므로 문제가 발생하기 전에 수정할 수 있습니다.

경쟁 우위

고객들은 어떤 기업이 규칙을 준수하는지에 더 많은 관심을 기울이고 있습니다. 실제로 2022년 닐슨IQ 보고서에 따르면 소비자의 80% 이상이 프로세스를 투명하게 공개하는 기업과 협력하는 것을 선호한다고 합니다. 자동화된 도구는 이러한 신뢰를 구축하는 데 도움이 되며, 신뢰는 충성도와 장기적인 성공으로 이어집니다.

규정 미준수로 인한 위험: 벌금, 평판 손상 및 운영 중단

규정을 준수하지 않는 것은 위험할 뿐만 아니라 비용도 많이 듭니다. 규정 미준수는 금전적 처벌부터 고객 신뢰 훼손에 이르기까지 모든 측면에서 타격을 줄 수 있습니다.

글로벌스케이프와 포네몬 연구소가 2017년 실시한 ' 데이터 보호 규정 준수에 따른 실제 비용'이라는 제목의 연구에 따르면 기업의 연평균 규정 미준수로 인한 비용은 1,480만 달러에 달하는 것으로 나타났습니다. 이는 2011년에 비해 45% 증가한 수치이며, 평균 규정 준수 비용인 550만 달러보다 훨씬 더 비싼 수치입니다.

이 시나리오는 비즈니스 규정 준수가 얼마나 비용 효율적으로 이루어질 수 있는지 보여줍니다. 이 시나리오는 이러한 3대 위험을 피하는 데 도움이 됩니다:

벌금 및 법적 문제

벌금과 법적 문제는 단순히 손목을 때리는 정도의 문제가 아닙니다. 잠재적으로 수백만 달러의 비용이 발생할 수 있는 심각한 문제입니다. 예를 들어 유럽의 GDPR(일반 데이터 보호 규정)을 생각해보세요. 실수할 경우 최대 2,000만 유로 또는 전 세계 매출의 4% 중 더 높은 금액의 GDPR 벌금이 부과될 수 있습니다.

평판 피해

오늘날의 세상에서는 브랜드가 모든 것입니다. 규정 준수에 한 번만 문제가 생겨도 비즈니스의 평판이 위태로워질 수 있습니다.

요즘 고객들은 그 어느 때보다 개인 정보를 중요하게 여긴다는 점을 명심하세요. 고객은 자신의 데이터가 안전하게 보호되고 있는지 알고 싶어 합니다. 만약 여러분이 개인정보 보호에 너무 느슨하다는 소문이 퍼진다면, 고객들은 경쟁업체로 눈을 돌릴 수 있습니다.

운영상의 골칫거리

규정 미준수가 플래그가 지정되면 운영이 중단될 수 있습니다. 예를 들어 신제품 출시를 위한 모든 준비가 완료되었다고 가정해 보겠습니다. 마케팅 팀도 기대에 부풀어 있고 모두가 준비된 상태입니다. 하지만 갑자기 규정 준수 문제가 불거집니다. 갑자기 모든 것이 멈춰 버립니다. 여러분과 직원, 고객 모두에게 실망스러운 일이 아닐 수 없습니다.

비즈니스 규정 준수의 핵심 영역은 무엇인가요?

규정 준수는 일률적으로 적용되는 것이 아닙니다. 업종에 따라 여러 영역에 걸쳐 적용됩니다. 다음은 기업이 반드시 숙지해야 할 주요 영역입니다:

데이터 보호

GDPR(일반 데이터 보호 규정) 및 CCPA(캘리포니아 소비자 개인정보 보호법)와 같은 데이터 개인정보 보호 규정은 기업이 고객 정보를 책임감 있게 처리할 것을 요구합니다. 여기에는 다음 단계를 수행하는 것이 포함됩니다:

1. 데이터 수집에 대한 고객의 동의를 받습니다.
2. 암호화로 수집된 데이터를 보호하세요.
3. 침해 발생 시 고객에게 알립니다.

환경 규정

비즈니스가 환경에 영향을 미치는 경우(대부분의 비즈니스가 그렇듯이) 탄소 배출, 폐기물 관리, 친환경 관행과 같은 규정을 준수해야 합니다. 지속 가능성은 지구를 위한 것일 뿐만 아니라 규제의 필수 요건이 되고 있습니다.

실제로 PwC의 2024 소비자의 목소리 조사에 따르면 소비자의 9.7%가 지속 가능한 제품 및 상품에 대해 더 높은 가격을 지불할 의향이 있다고 답했습니다. 이는 지속 가능성을 위해 프리미엄 가격을 지불할 의향이 있다는 응답이 9.8%였던 작년 설문조사와 일치하는 결과입니다.

재무 보고 및 감사

장부를 정리하는 것은 현명할 뿐만 아니라 법적으로도 요구되는 사항입니다. 정부는 정확한 재무 보고를 기대하며, 많은 기업이 감사에 대비해야 합니다. 재무 규정 준수를 자동화하면 막판 작업과 문제에서 벗어날 수 있습니다.

산업별 규정

특정 업계에는 따라야 할 추가 규정이 있습니다. 예를 들어, 의료 서비스 제공자는 환자 데이터를 보호하기 위해 의료정보이동 및 책임에 관한 법률(HIPAA) 을 준수해야 합니다. 마찬가지로 금융 기관은 사기를 방지하기 위해 자금 세탁 방지(AML) 요건을 충족해야 합니다.

HR 소프트웨어로 규정 준수를 간소화하는 방법

규정 준수가 재무나 법률적인 문제라고 생각한다면 다시 생각해 보세요. HR도 큰 역할을 합니다. 다행히 HR 소프트웨어를 사용하면 규정 준수를 훨씬 쉽게 관리할 수 있습니다.

문서화 및 보고 자동화

HR 도구는 보고서를 자동으로 생성하고 기록을 최신 상태로 유지할 수 있으므로 감사 및 검사에 항상 대비할 수 있습니다.

간편한 노동법 준수

근무 시간 추적부터 동일 임금 보장까지, HR 도구는 노동법을 준수하는 데 도움이 됩니다. 점검 기능이 내장된 시스템을 사용하면 문제가 발생하기 전에 잠재적인 위반 사항을 쉽게 발견할 수 있습니다.

재무 보고를 위한 규정 준수 도구

재무 규정 준수는 자동화가 빛을 발하는 분야 중 하나입니다. 금융 도구로 어떻게 재무 규정을 준수할 수 있는지 살펴보세요:

세법 변경 사항에 대한 최신 정보

특히 캘리포니아처럼 규정이 자주 업데이트되는 주에서는 세법이 빠르게 바뀔 수 있습니다. 캘리포니아 비즈니스를 위해 설계된 급여 시스템(예: EarnPayroll)은 새로운 세금 규정에 대한 업데이트를 자동으로 제공함으로써 앞서 나갈 수 있도록 도와줍니다. 이를 통해 항상 정확한 신고서를 제출하고 캘리포니아의 최신 법적 요건을 준수할 수 있습니다.

문제가 되기 전에 오류를 잡아내기

실수는 일어날 수 있지만, 실수로 인해 벌금이 부과될 필요는 없습니다. 자동화된 금융 도구는 알고리즘을 사용하여 오류를 감지합니다. 이러한 알고리즘은 사람의 눈으로 놓칠 수 있는 문제를 발견할 수 있습니다. 보고서를 제출하기 전에 오류를 즉시 수정할 수 있습니다.

클라우드의 감사 준비 스토리지

재무 문서를 클라우드에 저장하면 감사를 위해 모든 자료를 체계적으로 정리하고 액세스할 수 있습니다. 클라우드 스토리지는 규정 준수를 보장할 뿐만 아니라 최고 수준의 보안으로 기록을 보호합니다. 언제 어디서나 안전하게 문서에 액세스할 수 있습니다.

데이터 개인정보 보호 및 보안 규정 준수를 위한 도구

데이터 유출이 증가함에 따라 기업은 보안에 소홀히 할 수 없습니다. 데이터 개인정보 보호 규정 준수를 위해 꼭 필요한 몇 가지 도구를 소개합니다:

규정 준수를 위한 사이버 보안 도구

데이터 법률 준수는 단순히 데이터를 잠그는 것 이상의 의미이며, 지속적인 모니터링이 필요합니다. 사이버 보안 도구는 실시간 위협을 감지하고 사이버 위험에 대비할 수 있도록 도와줍니다. 사이버 공격으로 인해 발생할 수 있는 잠재적인 신원 도용 및 기타 문제를 예방할 수 있습니다.

고객 신용 정보를 관리할 때 공정 신용 보고법(FCRA)을 준수하는 데 도움이 되는 도구가 있습니다. 정확한 신용 정보를 합법적으로 보고하려면 FCRA를 준수하는 것이 중요합니다.

규정 준수는 비즈니스 운영에서 가장 흥미로운 부분은 아닐 수 있지만, 가장 중요한 부분 중 하나입니다. 좋은 소식은 혼자서 이 문제를 해결할 필요가 없다는 것입니다. 자동화된 도구를 사용하면 규정을 더 쉽게 준수할 수 있습니다.

올바른 도구를 사용하면 비용이 많이 드는 실수를 피할 수 있습니다. 고객과의 신뢰 구축에 집중하고 비즈니스를 성장시킬 수 있습니다. 오늘날 규정을 준수하는 것은 단순히 문제를 피하는 것만이 아닙니다. 장기적인 성공을 위한 준비입니다.