모든 사람의 참여를 유도하는 포용적인 미팅 환경을 설계하는 방법

소개

팀의 모든 재능을 활용하면 많은 가치가 있습니다. 하지만 그렇게 하려면 모든 팀원이 참여하도록 장려하는 미팅 환경을 조성해야 합니다. 이를 위해서는 회의에서 포용성을 장려하는 것이 좋습니다.

이 도움말에서는 팀 전체의 참여를 장려하는 포용적인 미팅 환경을 설계하는 방법에 대해 설명합니다. 포용적인 회의의 기본 사항과 포용적인 공간을 만들어야 하는 이유에 대해 설명합니다. 그 다음에는 직장에서 포용성을 증진하기 위한 몇 가지 실행 가능한 팁을 살펴볼 것입니다.

포용적인 회의 환경 기본 사항

포용적인 회의 환경은 모든 팀원의 참여를 유도하고 전반적으로 실질적인 참여를 장려하는 데 매우 중요합니다.

팀 전체가 포용적인 회의 환경에 편안하게 참여할 수 있어야 합니다. 새로운 아이디어를 고려하고 사람들이 틀에서 벗어나 생각할 수 있도록 권한을 부여해야 합니다. 틀에 박히지 않은 아이디어라 할지라도 사장되어서는 안 됩니다.

또한 포용적인 미팅 환경은 관련된 모든 사람에게 안전한 공간으로 느껴져야 합니다. 최소한 사람들이 선호하는 대명사는 존중되어야 하며, 차별적인 행동은 허용되지 않아야 합니다. 팀원 모두가 자신의 신분과 상관없이 편안함을 느낄 수 있어야 합니다.

회의에서 포용성은 장애인이나 장애가 있는 사람들에게 적합한 환경을 조성하기 위한 편의 제공도 포함합니다.

포용적인 회의 환경을 사용해야 하는 이유

포용적인 미팅 환경으로 팀 전체가 빛을 발할 수 있도록 하여 조직의 성과와 생산성을 높일 수 있습니다. 모든 사람의 강점을 활용하면 팀으로서 더 잘 일할 수 있습니다.

또한 포용적인 회의 환경을 조성하면 일반적으로 더 포용적이고 긍정적인 직장 문화를 조성하는 데 도움이 됩니다. 이는 사기를 높이고 팀원들의 동기를 부여하는 데 큰 도움이 됩니다.

포용적인 미팅 환경을 큐레이팅하는 방법

이제 포용적인 미팅 환경 설계의 가치를 이해하셨으니 이를 실천에 옮길 수 있는 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.

1. 기본 규칙 설정

사람들이 기여할 수 있도록 미팅의 형식을 잡는 것이 중요합니다. 이를 위해서는 심리적 안전을 보장하는 몇 가지 기본 규칙을 설정해야 합니다.

긍정적인 회의 문화를 조성하기 위한 중요한 기본 원칙은 모든 팀원에게 존중을 요구하는 것입니다. 차별이나 괴롭힘에 대한 무관용 정책을 수립하세요. 리더와 다른 모든 팀원들이 자신의 행동에 책임을 지도록 하는 견제와 균형의 시스템을 구축하여 서로 존중하는 상호 작용이 직장의 문화적 규범이 되도록 하세요.

기본 규칙을 정할 때는 기대치도 설정해야 합니다. 많은 유형의 회의에서 어떤 사람들은 특별히 발표할 것이 없는데도 자연스럽게 참관자처럼 느껴질 수 있습니다. 그러나 이러한 사람들의 참여를 원한다면 의견을 제시하거나 행동 계획을 제시하는 등 구체적인 의견을 제시할 수 있도록 구체적으로 알려주세요.

2. 접근성 보조 도구 제공

많은 팀에 장애인과 장애가 있는 사람들이 포함되어 있습니다. 접근성 지원을 제공하는 것은 이러한 개인의 재능과 아이디어를 효과적으로 육성하는 데 매우 중요합니다.

예를 들어, 팀원 중 청각 장애가 있는 경우, 접근 가능한 방식으로 회의에서 의사소통을 원활하게 하는 것이 중요합니다. 대부분의 경우 실시간 자막이 있는 회의 소프트웨어를 사용하면 이를 달성할 수 있습니다. 이렇게 하면 청각 장애가 있는 팀원이 실시간으로 사람들의 말을 읽을 수 있습니다.

시각 장애가 있는 팀원이 있다고 가정해 봅시다. 이 경우 프레젠테이션에서 그래픽을 충분히 설명하거나 시각 장애인이 볼 수 있는 고대비 이미지를 사용하여 회의의 접근성을 높일 수 있습니다.

물론 이러한 예가 모든 팀에 적용되는 것은 아닙니다. 팀 리더로서 팀의 요구 사항을 평가하고 필요에 따라 도움을 제공하는 것은 여러분의 몫입니다.

3. 사람들이 기여하도록 초대하기

사람들이 기여하기를 원할 때 기대치를 설정하는 것에 대해 이야기했습니다. 이를 염두에 두고 사람들이 대화에 기여할 수 있는 기회를 적극적으로 만들어야 합니다. 이는 회의 형식이나 토론에 따라 다르게 보일 것입니다.

팀의 많은 부분에 영향을 미치는 중요한 결정을 내리고 있다고 가정해 봅시다. 방을 돌아다니며 각 사람의 의견을 명시적으로 물어보는 것이 좋습니다. 이것은 최대한 직접적인 방법입니다.

그보다 덜 중요한 문제에 대해 논의할 때는 질문, 의견 및 우려 사항에 대해 토론의 장을 열 수 있습니다. 바로 이 지점에서 사람들이 자신의 목소리가 중요하다는 것을 알고 이런 열린 포럼에서 목소리를 낼 수 있도록 지원하는 강력한 기업 문화가 유용하게 활용될 수 있습니다.

대규모 인원이 참여하는 회의의 효율성을 높이기 위해 통화 중인 모든 사람이 사안에 대해 구두로 말할 필요는 없습니다. 대신, 가상 회의에서는 사람들에게 채팅에 의견을 남기도록 요청하면 통화의 리더가 신속하게 답변을 검토하고 그에 따라 인정할 수 있습니다.

4. 한 번에 한 사람만 말하게 하기

서로 말을 거는 것을 방지하는 회의 문화를 만들어야 합니다. 사람들이 말을 듣게 되면 좌절감을 느끼고, 생각의 흐름을 잃고, 발언을 꺼리게 될 수 있습니다.

물론 실수로 다른 사람의 말을 가로채는 것은 쉬운 일이지만, 미팅 진행자의 역할은 이런 일이 발생하지 않도록 하는 것입니다. 간단해 보이지만 한 사람이 이미 발언하고 있는데 다른 사람이 그 위에 말을 걸면 첫 번째 사람이 끝날 때까지 두 번째 사람에게 잠시 기다려 달라고 요청하세요.

이를 잘 숙지하면 사람들이 방해받지 않고 말할 수 있도록 하는 것을 우선시하는 문화를 만들 수 있습니다.

5. 사람들이 "손을 들도록" 장려하기

(이미지 제공: 작성자)

대면 회의에서 발언할 때 사용하는 신호가 원격 상태에서는 항상 눈에 띄지 않기 때문에 전화 회의에서 발언 기회를 찾는 것이 어려울 수 있습니다. 다행히도 Zoom과 같은 화상 회의 도구에는 참가자가 '손을 들어' 할 말이 있음을 표시할 수 있는 옵션이 있습니다.

이 기능을 사용할 수 있지만 사람들이 항상 이 기능을 사용하는 것은 아닙니다. 그렇기 때문에 팀원들에게 이 버튼이 어디에 있는지 알려주고 대화에 참여하고 싶을 때 사용하도록 장려하는 것이 중요합니다.

6. 회의록 기록

회의 내용을 상세히 기록하는 것은 회의 중 모든 사람의 참여를 유도하고 포용을 장려하는 훌륭한 전략입니다. 모든 사람이 발언할 기회를 보장하고 그들의 말이 정확하게 기록되도록 도와줍니다. 이를 통해 협업을 장려하고 참여를 높이며 책임감을 향상시킬 수 있습니다.

또한, 회의록을 명확하게 기록해 두면 누가 주로 회의에 참여하고 기여하는지 추적할 수 있는 좋은 방법입니다. 또한 회의 중에 누가 조용히 있는 경향이 있는지 파악할 수 있으므로 이러한 사람들이 발언할 수 있는 공간을 우선적으로 마련할 수 있습니다.

회의록 앱은 이 프로세스를 간소화할 수 있는 좋은 방법입니다. 이 기술은 모든 세부 사항을 체계적으로 정리하고 팀 전체가 액세스할 수 있도록 합니다.

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7. 하이브리드 회의로 스마트하게 진행하기

하이브리드 또는 원격 근무 일정을 제공하는 경우, 사무실과 재택 근무자 간의 효과적인 커뮤니케이션을 위해서는 하이브리드 미팅 설정을 만드는 것이 필수적입니다.

팀원들이 대면하여 대화할 때는 참여하기 어려울 수 있으므로 원격 참가자에게도 의견을 제시할 수 있도록 해야 합니다.

현재 하이브리드 근무 또는 원격 근무 옵션을 제공하고 있지 않다면 이를 고려해야 합니다. 하이브리드 근무는 보다 편안하고 자신의 필요에 적합한 환경에서 일할 수 있기 때문에 많은 사람들이 더 쉽게 접근할 수 있는 옵션입니다.

8. 일대일 후속 조치 활용

어떤 사람들은 선천적으로 수줍음이 많아서 그룹 환경에서 자신의 생각을 표현하는 것을 꺼릴 수 있습니다. 이를 염두에 두고 일대일 후속 미팅을 통해 이러한 사람들이 주제에 대해 보다 편안한 환경에서 의견을 나눌 수 있도록 할 수 있습니다.

좀 더 사적인 환경에서 만나면 내성적인 사람들이 더 편안하게 자신의 생각을 말하고 공유할 수 있습니다. 일대일로 아이디어를 검증하거나 구체화하면 더 큰 그룹 환경에서 공유할 수 있을 만큼 자신감을 가질 수 있습니다.

9. 의제 만들기

포용적인 회의 환경을 조성하려면 모든 참가자가 참여와 가치를 느낄 수 있도록 세심한 준비와 접근 가능한 자료가 필요합니다. 포용적인 리더는 모든 사람이 무엇을 기대해야 하는지 알고 그에 따라 각자의 생각과 메모를 준비할 수 있도록 의제를 만드는 것이 현명합니다.

Smallpdf의 PDF 편집기를 사용하면 이러한 목표에 기여할 수 있습니다. 예를 들어, 진행자는 회의 전에 이 도구를 사용하여 주석, 코멘트 또는 하이라이트를 추가하여 PDF를 수정함으로써 참석자들이 핵심 사항을 쉽게 따라갈 수 있도록 할 수 있습니다.

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또한 참가자에게 채울 수 있는 PDF를 제공하거나 문서 내에서 직접 메모를 추가할 수 있도록 하면 특히 시각적으로 정보를 더 잘 처리하거나 대화형 형식을 선호하는 사람들의 적극적인 참여를 유도할 수 있습니다.

팀원 중 시각 장애가 있는 사람이 있다고 가정해 보세요. 이 도구를 사용하여 텍스트를 확대하거나 대비를 조정하거나 접근성 가이드라인에 맞는 설명을 추가하여 보다 포용적인 환경을 만들 수 있습니다.

결론

팀 미팅을 위한 포용적인 환경을 조성하기 위해 다양한 접근 방식을 취할 수 있습니다. 이렇게 함으로써 직원들의 참여를 높이고 운영을 개선할 수 있습니다. 또한 조직 전체에 포용의 문화를 조성하는 데 도움이 됩니다.

포용적인 미팅을 만들기 위해 어떤 노력을 기울이시나요?