プロフェッショナルサービス会社のための技術スタック：効率化のための必須ツール

イントロ

プロフェッショナル・サービスの世界では、競争が激化するにつれ、企業はより少ないコストでより多くのものを提供しなければならないというプレッシャーに常にさらされている。複数のプロジェクトの管理から正確な請求書の作成まで、企業はしばしば非効率に悩まされ、収益性が低下します。しかし、テクノロジーが解決策を提供します。

適切なツールによる効率的な技術スタックは、プロフェッショナル・ファームがこうした問題の多くに正面から取り組むのに役立つ。請求可能な時間を記録する際の無秩序なプロセスやコミュニケーションの断絶は、世界中で1日に約91億ドルの損失をもたらしており、請求可能な時間のほぼ5分の1が記録されていない。テックスタックを正しく導入することで、企業はコミュニケーションを改善し、プロジェクトを効果的に管理し、財務的な適正さを達成することができます。

このブログでは、プロフェッショナル・サービス・ファーム向けのソフトウェアについてご紹介します：

• プロジェクト監督の簡素化
• コラボレーションを促進する
• トラッキングを有効にする
• 正確な顧客提案書の作成
• 顧客との関係強化

うまく選択された技術スタックが、いかに非効率を競争上の優位性に変えることができるかを見てみよう。

ワークフロー管理ソフトウェア

マッキンゼーは、定型的なプロセスを自動化することで、最大60％の職種が時間を30％節約できると見積もっている。ワークフロー管理ソフトウェアは、反復的なタスクや業務の管理を支援する。会計事務所にとっては、プロジェクトのワークフローを一元化し、手作業を減らし、締め切りに間に合わないリスクを最小限に抑えることで、顧客、締め切り、コンプライアンスタスクの円滑な管理を保証します。

なぜワークフロー管理ソフトウェアなのか？

• コア・プロセスと反復的プロセスを自動化し、重要なタスクに割く時間を確保
• 複数のクライアントやプロジェクトを同時に効率よくこなす
• コミュニケーションと説明責任の向上

最高のツール

ワークフロー管理のための理想的な技術スタックは、関連性だけでなく、作業プロセスを合理化し、革命を起こすツールでもある。市場で最も優れたものには、Cone、Asana、Monday、ClickUpなどがある。

Asanaは、ユーザーフレンドリーなインターフェースと幅広い機能を通じて、チームのプロジェクト計画とモニタリングを支援するクライアントコラボレーションソリューションとして有名です。プロジェクトの可視化、タスク管理、リアルタイムの進捗管理とシームレスな統合により、合理的なワークフローを実現します。

一方、Monday.comはビジュアルで使いやすいボードのパイオニアとされている。無料プランも用意されており、あなたのチームへの適合性を試すことができる。ClickUpも、そのカスタマイズ性、強力な統合性、統一されたソリューションの点で、立派な候補だ。

Coneのプラクティス管理ソフトウェアは、提案書、電子メール、タスク管理、請求書作成など、複数のタスクを1つのプラットフォームで処理することができるため、検討に値する。その主な機能には、クライアントの自動フォローアップ、通信の一元化、統合Eメールサービス、小規模チームから大規模チームまで対応する効率的なクライアントポータルなどがある。Coneはまた、いくつかの競合他社よりもかなり安価です。また、会計士のための他の利用可能な最高のワークフローソフトウェアを検討してください。

コミュニケーション・コラボレーション・ツール

チームであれ顧客であれ、全員が同じ見解を持つことは難しいものです。そこで、コミュニケーション・ソフトウェアがあれば、会話を適切に整理し、会議をスムーズに進め、プロジェクトをスムーズに進行させることができます。

なぜコミュニケーションツールが必要なのか？

• インスタント・メッセージを通じて、社内の誰とでもユニファイド・ソフトウェア上で迅速にコミュニケーションできる。
• リアルタイムでチームと同じドキュメントに取り組む。
• 迅速なビデオ通話を行い、最新情報を即座に共有し、顧客に常に最新情報を提供することができます。

最高のツール

コラボレーション・ツールの市場では、Slack、Microsoft、Zoomが有名だ。

Slackは、メンバーがいつでもコミュニケーションできるようにリアルタイムメッセージングを使用する人気のチームチャンネルとなっている。ダイレクトメッセージング、ファイル共有、音声通話、ビデオ通話が可能で、Google Drive、Trello、Zoomなどのアプリとの連携もサポートしているため、リモートワークのツールとして人気がある。

一方、Microsoft TeamsにはMicrosoft Office 365との統合という利点がある。チャットやメッセージング、ビデオ会議、簡単なファイル共有、会議スケジュール管理などの機能を備え、ディスカッションのための一元化されたハブを提供する。\

Zoomは、オンライン・ミーティングを大規模に開催し、ウェビナーやオンライン・イベントを簡単に実施できる能力で、パンデミック時に人気を博した。スクリーン・ブレイクアウト・ルームや録画などの機能により、企業イベントにも有用である。これらの選択は、主要なコミュニケーションニーズとスケーラビリティ要件によって異なります。

会計・財務管理ソフトウェア

会社の財務管理に頭を悩ませる必要はありません。調査によると、クラウドホスティングの会計ソフトウェアを使用することで、運営コストを50％も削減することができました。適切な会計ソフトウェアを使用すれば、スプレッドシートに振り回されることなく、収入、支出、請求書、税金を追跡することができます。

なぜ会計・財務管理ソフトウェアが必要なのか？

• ネイティブのレポート機能と分析機能を活用して、キャッシュフローを予測し、将来の財務状況に対して適切な意思決定を行うことができます。
• 記録は常にきちんと保管され、課税に必要な領収書はすべてきちんと整理されている。
• 請求書を作成して即座に送信したり、支払いを早く受け取りたい場合は自動アラートを設定したり、オンラインで支払いを行うこともできる。

最高のツール

QuickBooksは、中小企業に人気の会計ソフトです。直感的なデザインと簡単な操作が特徴で、請求書作成、経費記録、給与管理、納税準備などの機能と相まって、効率的な会計ソフトとなっている。さらに、モバイルアプリも用意されている。

Xeroは、ビジネスオーナーと会計士が協力して会計を管理するためのクラウド・ソリューションで、競合に近い存在だ。QuickBookの機能とは別に、より合理的なソリューションを提供し、ビジネスがより成長に集中できるようにする。

FreshBooksはまた、請求書発行や時間記録で問題を抱えるフリーランサー、プロフェッショナルファーム、中小企業の人々の間で人気のある選択肢です。迅速な支払いソリューションに加え、提案書やプロジェクト管理も提供する。Coneもこの分野で事業を展開しており、最適な原価計算という付加価値とともに、これらの機能のほとんどを提供している。

プロポーザル・ソフトウェア

完璧な提案書は取引を左右する。レポートによると、営業時間のうち営業に費やされるのはわずか36％で、残りの65％は提案書の作成対応に費やされている。このような場合、提案書作成ソフトウェアを使用することで、提案書作成のストレスが大幅に軽減され、コンバージョン率が向上します。これらのツールは、提案書の作成、送信、モニタリングを支援し、クライアントにとって最適な提案を保証します。

なぜプロポーザル・ソフトウェアが必要なのか？

• テンプレートとドラッグ・アンド・ドロップ機能により、魅力的な提案書を作成することができ、貴重な時間を節約できます。
• クライアントがあなたの提案書を開くタイミングや、各セクションに費やす時間を確認し、効果的なフォローアップを行う。
• プロポーザル・ソフトウェアは、CRMやプロジェクト管理ツールと連携し、すべてを同期させてスムーズなワークフローを実現します。

最高のツール

Coneの提案書、請求書、請求書を管理する統合ソリューションには、カスタマイズ可能なテンプレート（例：簿記提案書テンプレート）、クリーンなクライアントポータル、電子署名の統合などの機能があり、単一のプラットフォームで請求と支払いを含むクライアントに最適な提案書を作成できます。

Proposifyは、ドロップ＆ドラッグのインターフェースと提案書テンプレートによって、提案書にシンプルさをもたらします。Proposifyは、チームが視覚的に魅力的なドキュメントを素早く作成できるようにすることで、提案プロセスを強化します。

PandaDocは、提案書の作成、配布、管理を合理化するもう一つのオプションです。分析ツールと組み合わせたPandaDocの直感的な機能は、提案書の作成を容易にします。

多くのプロフェッショナル・サービス・プロバイダーにとって、マーケティングとSEOは顧客の維持と獲得に欠かせない。マーケティング広告SEOツールは非常に便利です。SEOツールは、企業のウェブサイトの認知度を高め、潜在的な顧客を獲得し、信頼できるブランドとなることを支援します。ウェブサイトのパフォーマンスをモニターし、キーワードランキングを追跡し、競合他社の戦略を分析することができます。ランク・トラッカー、ウェブ監査、SEOチェックリストなどの様々なツールをチェックして、リードを忠実な顧客に変えましょう。

CRMソフトウェア

CRMソフトウェアを使えば、顧客データを管理し、あなたと顧客の双方にとって便利な方法で顧客と対話することができます。

なぜCRMソフトウェアが必要なのか？

• 連絡先の詳細などの顧客データを素早く引き出し、過去のやり取りを確認し、顧客の好みを理解する。
• メッセージの送信とフォローアップのコミュニケーションプロセスを改善する。
• CRMは、パイプラインを追跡し、現在どのようなリードを獲得しているか、その質はどの程度か、また今後どのようなリードを獲得する可能性があるかを把握するのに便利です。

最高のツール

Salesforceは、今日のCRM市場において重要な位置を占めており、カスタマイズの可能性が大きく、豊富な機能を利用できることで知られています。セールスフォースには、リード管理、商談管理、コンタクト管理、アカウント管理、売上予測、ワークフロー、マーケティングオートメーションなどの機能があります。

HubSpot CRMは、リアルタイムのインサイトとレポートにより、データ主導の意思決定を可能にします。連絡先管理、パイプライン管理、Hubspotアプリ、Eメールトラッキング、営業レポートなどの機能があります。多くの中小企業がHubSpot CRMを利用している理由は、学習期間が短く、無料トライアルを提供しているからです。

今すぐ積み上げる

適切な技術スタックへの投資は賢明な行動であり、成長には不可欠である。プロジェクトのモニタリングと協力を促進するツールで技術スタックを改善すれば、プロフェッショナル・サービス組織は成長できる。最終的に、合理化されたワークフローは生産性を高めるだけでなく、顧客体験の質も向上させる。現代において、効率化のための技術ツールの重要性に疑いの余地はない。プロフェッショナル・サービス・ファームとして、もしあなたが力を発揮したいのであれば、すぐに自分に合ったテクノロジーを見つける必要がある。