リモートソーシャルメディアチーム：効果的なコミュニケーション方法

イントロ

2023年、多くのソーシャルメディアチームがパートタイムまたはフルタイムでリモートワークをしています。パンデミック後、多くの企業がハイブリッドやWFHのポリシーを維持しているだけではありません。完全なリモートワークを提供することで、チームは雇用市場が提供する最も優秀な人材を引き寄せることができるのです。

しかし、遠隔地のソーシャルメディアチームをコーディネートするのは難しいことです。特に、コミュニケーションに関しては。

全員が同じページにいることを確認するにはどうしたらいいのでしょうか？ワークフローを円滑に進めるには？摩擦による損失や誤解を最小限に抑えるにはどうしたらいいのでしょうか？

ここでは、遠隔地のソーシャルメディアチームと効果的にコミュニケーションするために活用できる7つのツールと戦略を紹介します。

ドキュメントコラボレーションシステムを1つに絞る

(出典：Freepik)

そもそも、全員がこだわるドキュメントコラボレーションプラットフォームを1つ決める必要があります。はい、これは基本的なことです。しかし、多くのチームでは、ドキュメントを何度も送ったり、不必要にファイル形式を変換したりして、多くの時間をロスしています。

テキスト文書、スプレッドシート、プレゼンテーションの共有、共同作成、共同編集が可能なクラウドベースのドキュメントコラボレーションシステムを1つ選択します。第2四半期の総括、戦略プレゼンテーション、年次報告書など、1つの中心的なシステムがあれば、イライラすることなく、まとまりのあるドキュメントを作成することができます。

現在、最も一般的なクラウドベースソリューションは、Google WorkspaceとMicrosoft 365です。どちらも様々なファイルタイプを提供し、他の多くのビジネスアプリと統合しています。

クラウド型ソリューションの優先順位

クラウドベースのソリューションといえば、文書共有だけでなく、できるだけ多くのワークフローに優先的に導入すべきです。

ファイルストレージ、グラフィックデザイン、映像編集。これらすべてにおいて、洗練されたクラウドベースのツールが存在します。そして、リモートチームの生活をより快適にしてくれるのです。

例えば、チームメンバーの一人が、Instagramのリールや最新製品のテスティモニアルについての投稿のためのグラフィックを描いているとします。もし彼らが個人所有のノートパソコンでPhotoshopを使えば、彼らしか作業をすることができません。そして、もし彼らが体調を崩したり、その他の理由で使えなくなったりしたら、あなたは宙ぶらりんになってしまいます。

より効率的な解決策は、Canvaのようなクラウドベースのデザインツールを使用することです。チーム全員がすべてのデザインにアクセスすることができます。また、ファイルやプロジェクトに適切な名前をつけておけば、誰もが必要なものを見つけて編集することができます。

非同期型ミーティングを試す

次に、特にタイムゾーンが異なるチームメンバーがいる場合は、非同期ビデオ通話への切り替えを検討します。

ビデオ通話は、チームメンバーが交流し、アイデアを共有し、最新のデザインを披露し、複雑なコンセプトに対するフィードバックを得たり、絆を深めるための素晴らしい方法です。しかし、ビデオ通話は膨大な時間を必要とします。特に国際的なチームであれば、ビデオ通話を手配するのは難しいかもしれません。

一方、非同期型会議では、自分の発言をビデオクリップとして記録し、スクリーンシェアも含めて、簡単なリンクで共有することができます。他のメンバーは、時間のあるときにそれを見ることができます。さらに、自動生成されるトランスクリプトで最も興味深い情報をチェックしたり、映像の速度を上げたり遅くしたり、コメントや自分のビデオで反応したりすることもできます。

電子メールよりもはるかに多くの、そしてより複雑な情報を効果的に伝達することができます。

ビジネステレフォニーを一元化

通信効率を高めるもう一つの優れた方法は、セントラルビジネスフォンサービスを導入することです。

このリストにある他の多くのツールと同様に、最新のビジネス電話サービスは通常、クラウドベースです。つまり、あなたのチームがどこにいても、どこからでもアクセスできるのです。

さらに、音声通話だけでなく、さまざまなチャネルが付属しています。ビデオ通話、インスタントメッセージング、ライブチャット、電子メールもしばしば含まれています。

さらに、多くのプロバイダーは、あなたの生活をより快適にするために、人工知能に基づく気の利いた追加機能を提供しています。例えば、通話記録や通話内容の要約を自動で作成するサービスもあります。これなら、会議の議事録も簡単に作成できます。

メッセージベースのチームコラボレーションを活用する

(出典：Freepik)

あなたは、終わりのない電子メールの連鎖にうんざりしていませんか？そして、誰かが「すべて返信」を押すのを忘れたために、重要なメッセージを見逃すことはありませんか？

それなら、代わりにメッセージベースのチームコラボレーションツールに切り替えてみてはいかがでしょうか。ここ数年、特にSlackとDiscordがこの分野の強力な候補として浮上しています。これには理由があります。

これらのツールは、チームメンバー間のコミュニケーションを効率的に構成することができます。ダイレクトメッセージを送ることもできますが、ほとんどのやり取りはチャンネルで構成されています。

例えば、米国でTikTokが禁止される可能性があることを受けて、短編動画コンテンツの新戦略を策定するワーキンググループがチームにあるとします。このワーキンググループのメンバー同士がメールでやり取りする代わりに、Slackチャンネルを立ち上げてメッセージのやり取りやドキュメントの共有ができるようにします。そうすれば、誰も重要な情報を見逃す心配はありません。

プロジェクトマネジメントスイートを活用する

より大きなプロジェクトや複雑なプロジェクトに取り組む場合、あるいはより大きなチームを調整する必要がある場合は、プロジェクト管理ツールの活用を検討してください。

上記のコラボレーションツールに比べ、より高度な機能を備えています。役割分担や納期の設定、タスク間の依存関係の設定、ワークフローの明確化などが可能です。

各チームメンバーは、自分に割り当てられたタスクと、それを完了させなければならない期日を確認することができます。さらに、プロジェクトの状況を確認したい場合は、カンバンボードやガントチャートとして簡単に可視化することができます。

最適なリモートソーシャルメディアマネジメントツールを選択する

最後に、使用するソーシャルメディア管理ツールです。リモートチームでは、ニーズに最適なツールを選択するのは少し難しいかもしれません。優先順位が違うからです。

プランによって異なるツールで何人のユーザーを許可するか検討する。ワークフローを指定できるか、役割によって異なる権限を指定できるかどうか。下書きの保存と編集、コメントや提案を残すことが可能かどうか。

これは基本的なことに聞こえるかもしれませんが、多くの優れたソーシャルメディア管理ツールは、実際にはこれらの機能を備えておらず、したがってリモートチームにはあまり適していません。

結論

リモートチームの一員として働くことは、意欲的なソーシャルメディアの専門家にとって素晴らしい経験になります。そして、あなたのビジネスのソーシャルメディアゲームを次のレベルに引き上げるために、素晴らしく、意欲的で、生産的なチームを結成することができます。

つまり、コミュニケーションが円滑に行われればいいのです。

上記のようなツールや戦略をワークフローに組み込むことで、それを確実に実現することができるようになります。フラストレーションやミスコミュニケーション、摩擦による損失を最小限に抑えることができるのです。そして、チーム全体が同期して共通の目標に取り組むことができるようになります。