イントロ

ここ5年ほどの間に、従業員に在宅勤務を提供する雇用主が増え、このオプションは人気を博しています。在宅勤務には、柔軟なスケジュール設定や自由な時間管理など、多くの利点があります。

しかし、在宅勤務をする上で考慮しなければならないマイナスポイントももちろんあります。

在宅勤務では、仕事に集中することが難しく、生産性の低下により日々の業務に支障をきたすことがあります。

では、どのような生産性ハックを使えば、在宅勤務の経験が変わり、より良い従業員になれるのでしょうか？

このガイドは、その方法を教えることで、あなたのお役に立つことでしょう。

• 効果的なホームオフィスを実現する
• 生産的な日課を身につける
• 生産性向上ハックを活用することで、確実に軌道に乗せる。

在宅勤務には多くのメリットがありますが、目標を達成することや時間内に物事を終わらせることに常にストレスを感じていては、そのメリットを実感することは難しいでしょう。そこで、以下のコツを実践して、在宅ワークの常識を覆しましょう。

個性的で創造的なオフィス空間の設定

リモートワークにプラスになる職場環境づくりの第一段階は、個性的なオフィス空間を設定することです。

キッチンの朝食バーやテーブルで仕事をすると、やる気が起きない

まだの方は、デスクの購入を検討されてはいかがでしょうか。ワークスペースがあれば、空間を区切ることができ、これは自宅で仕事をする人にとって非常に重要なコンセプトです。

空間を分けるということは、決して難しいことではありません。ランチをテーブルではなくソファで食べることはそれほど重要ではありませんが、家の中に他の場所とは別のワークスペースを作ることは非常に重要です。

これがなぜ重要なのか、どうすればより仕事に集中できるようになるのか、その心理を「文脈依存記憶」といいます。

この用語は1940年代に作られました。この概念は、想起が部分的に文脈に依存することを示した研究から生まれました。暗記は個人の内的能力ではなく、むしろ外的環境に基づいている。

人が一生懸命に仕事に集中しようとしているとき、その周りで起こっていることは何でも、頭の中でリマインダーの役割を果たします。暗記に関して言えば、そのようなものが思い出すきっかけになるかもしれませんが、一般的な集中力に関して言えば、そのようなものが脳をリマインドするのに役立つのです。

1.ロケーションを選ぶ

家の中で静かでプライバシーが保てる場所、そして採光の良い場所を選びましょう。良い照明に関しては、新しい在宅ワークスペースのために考慮すべき主な2つのタイプがあります。

• 暖色系の照明。暖色系の照明は、赤やオレンジの色調が特徴で、これらの色調は体のリラックスを促します。
• 冷たい照明ホームオフィス空間に冷たい照明を選ぶと、注意力が持続し、高い生産性が得られます。

暖かい照明の例として、直火や人工の暖炉があります

一方、冷光とは、窓から差し込む自然光や太陽の光のことです。

生産性を高めるには、冷たい照明を選ぶのが理想的です。暖色系の照明では、ホームオフィスのデスクで眠気を感じる危険性があります。ですから、新しいホームオフィススペースの最適な場所は、家の中のどこかに自然光が入り、窓がたくさんある場所です。

可能であれば、今は持っていない寝室など、ドアのある場所を選ぶようにするとよいでしょう。このような専用のワークスペースがあれば、ドアを閉めるだけで、家の中のみんなから自分を切り離すことが簡単にできます。

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2.ワークスペースのセットアップ

新しいワークスペースの場所が決まったら、次はワークステーションを設置する段階です。デスクを購入するのが一番ですが、それだけでは不十分です。

ホームオフィスのデザインは、デスクスペースのデザインも含めて考える必要があります。ミニマリストのライフスタイルを目指し、邪魔なものをすべて排除することです。プロフェッショナルなオフィス空間を再現しながらも、自分なりの工夫を凝らすことが大切です。

携帯電話もできるだけ別の部屋に置いておくと、途中で仕事を中断して携帯電話を見ることを防げます。

ホームオフィスづくりで見落としがちなのが、グリーンの重要性です。人間は生来、自然とつながっていることをご存知でしたか？

2010年に行われたシドニー工科大学の研究で、実に興味深い結果が得られました。この研究の主な目的は、オフィス空間に緑があることで、従業員がより集中し、よりポジティブな感情を維持することができるかどうかを調べることでした。その結果、以下のようなことがわかりました。

• 敵意と怒りの44％減少
• 落胆と抑うつを58％削減
• ネガティブな気持ちの変化全体を64％低減。

では、この数字から何がわかるのでしょうか。植物がエネルギーレベルだけでなく、精神的な健康にも良い影響を与えるということがわかります。

酸素の供給など、生きている植物が最も理想的ですが、プラスチックやゴム製の植物でも、自宅のワークスペースをより生き生きとしたものにし、生産性にも良い影響を与えます。

火の粉を払うことで、ルーティンを作る

リモートワークを成功させるために唯一かつ最も重要なことは、効果的なスケジュールを持つことです。

自分のスタイルや好みによって、キッチンで仕事をするのが快適な人もいれば、専用のワークスペースがないと効率的に仕事ができない人もいます。どんな好みであっても、在宅ワークを成功させるためには、効果的なルーティンを構築することが必要なのです。

どんな日常的な気晴らしがあるか、考えてみてください。最大の気晴らしは何でしょうか。また、現在、あなたが仕事に取りかかるのを妨げているものは何でしょうか。もしあなたがリモートワークをしている多くの人と同じなら、この質問に対する答えはテクノロジーです。

2012年にMIT Sloanが発表したレポートによると、企業は毎年、従業員1人当たり1万ドルもの損失を出しており、これはすべてデジタルによる注意力散漫が原因であることが判明しています。また、この調査では、60％以上の労働者が1日のうち少なくとも1時間は携帯電話を使用していることが報告されています。

人間の脳は、毎日受け取る多くのインプットを処理できるように設計されていないため、雑音や雑念を払いのけ、集中力を維持することは実に難しいことなのです。従業員の生産性向上という点では、テクノロジーは今後も進化し続けるでしょう。

これを踏まえて、この技術を使いこなしましょう

先ほども言いましたが、可能であれば、携帯電話は別の部屋に置いておきましょう。それができない場合は、できるだけ通知をオフにして、緊急のメッセージや電話を受けるときだけ、携帯電話を手元に置いておくようにしましょう。

ロック画面の通知をオフにすることで、メッセージを確認するために実際に携帯電話に入る必要があります。1分おきに携帯電話が点灯していると、メッセージをチェックする誘惑に駆られることはありません。

希望すれば、さらに一歩踏み込むこともできます。リモートワーカーを雇っている会社の多くは、ZoomやSlackを使ってコミュニケーションをとっていますが、そうすると仕事量の把握はあなたの肩にかかってしまいます。そんなときは、無料のプロジェクト管理ツールや タイムトラッキングアプリを使って、効率よく仕事をこなせるようにしましょう。

検討すべき選択肢は以下の2つです。

Googleカレンダー

在宅ワークを効果的に行うために必要な最初のステップは、カレンダーの作成です。1週間や数週間の全体像が一目でわかるようになると、プレッシャーが軽減され、整理整頓がしやすくなります。

シンプルで効果的なカレンダーは、Googleカレンダーを使って作成することができます。Googleカレンダーを使うことの利点は、権限を編集して、誰でもカレンダーにアクセスできるようにすることができることです。これにより、週次計画や従業員のコラボレーションを効率化することができます。

トレロ

効果的なリモートワーカーになるために、効果的なルーチンを構築するもう一つの部分は、一日単位でToDoリストを整理することです。カレンダーには、不在の時間帯や会議の予約を入れるためのスペースを確保する必要があります。しかし、ToDoリストは、やるべきことを何でも書き留めることができる、格好の捨て場所なのです。

Trelloはカンバンボードを備えており、完全に無料で使用することができます。カンバンとは、書き留めたタスクをボード形式で一覧表示する視覚的な信号のことです。Trelloを使うと、このボードを週全体の休日に使うことができ、1週間分のToDoリストを一目で確認することができます。

Trelloの最大の特徴は、Googleカレンダーと統合することで、ToDoリストだけでなく、すべてのミーティングを一目で見ることができることです。

ボーナス：ノーション

Googleカレンダー、Trello、メモ書きを統合できるソフトウェアをお探しなら、Notionは必見です。技術的な仕事であれば、このソフトを使ってタスク用のデータベースを作成したり、コードスニペットを保存したりすることもできます。GoogleカレンダーもTrelloも素晴らしいが、より高度なプロジェクト管理や、より効率的な組織作りのために、Notionを試してみてはどうだろうか。

最後に、勤務時間中は、仕事に関係のないアプリの通知をすべてオフにすることで、気が散ることを最小限に抑えることができます。

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集中力を持続させる有名な生産性向上テクニック

複数のモニターを備えた素晴らしいデスクを持ち、細部に至るまで計画された生活を送ることができても、集中力が持続しない限り、整理整頓に費やす時間はすべて無駄になってしまうのです。多くの人にとって、タスクやデスクスペースの整理以外に、もっと多くのステップが必要です。

もし、自分がこれに該当すると感じたら、試してみたい戦略をいくつか紹介します。

ポモドーロテクニック

ポモドーロ・テクニックは、フランチェスコ・チリロによって、個々のタスクが完了するまでの時間を推定し、効果を高めることを本来の目的として考案されました。

その手法は、実はとてもシンプルです。

• 気が散るもの、すべての通知をオフにする
• 25分間、タイマーをセットする。
• タイマーのブザーまたはリングが鳴るまで、一貫して作業する
• 5分間の休憩を取る
• この段階をさらに3回繰り返す

ポモドーロ・テクニックを4回終えたら、今度は少し長めの休憩を取ります

このテクニックが優れているのは、短時間で集中力を持続させることができる点です。25分でかなりの量の仕事をこなすことができ、5分の休憩で脳が疲れないようにすることができます。

全体として、休憩時間の長さや働く期間を設定することは可能です。25分では長すぎるという人は、20分や15分から始めてもいいでしょう。慣れてきたら、1回の作業時間を長くし、4回で完了した作業量を確認することで、さらに集中力とモチベーションを高めることができます。

このテクニックをより効果的にするために、スマートフォンをタイマーとして使うのは避け、代わりにポモドーロタイマーを使ってください。スマートフォンを使わないことで、残り時間を確認するためにスマートフォンのロックを解除し続ける誘惑に負けないようになります。

禅からDoneへ

Leo Babauta 氏は、人々が毎週使っている計画プロセスを合理化する試みとして、「Zen to Done」というアイデアを発表しました。この戦略は、10のシンプルな原則に従っています。

• 文書やノートにアイデアを書き留める
• インボックスに関しては、素早く判断すること
• 毎日、最も重要なタスクを設定する
• このテクニックは、ポモドーロ・テクニックと組み合わせることができるものです。
• 日頃からToDoリストを作成するようにする
• 整理整頓を徹底する
• 毎週、タスクと目標を確認する。
• 最も必要なタスクと目標だけを保存する
• 効果的なルーチンの作成
• 自分が求める仕事に情熱を持って取り組めるかどうか

Zen to Doneは、日々の自分にとって最も重要なタスクを特定し、それをシンプルにすることで、集中力を維持し、雑念が入らないようにすることに重点を置いています。

ライフスタイルの選択としての在宅勤務

在宅勤務で発生する問題は、その利点に起因する。上司がいないので、昼休みを長くとったり、仕事を中断してネットショッピングをしたりしたくなるのです。

それでも、在宅で仕事ができるからといって、仕事が重要でないとは限りません。自分だけの経験を積むために、上記のような戦略で集中力を維持しましょう。生産性ハックとテクニックを使って、集中力を維持し、効果的なルーチンを作り、軌道に乗せることができる、活気あるオフィススペイを作り上げましょう。

在宅勤務の場合、自分自身に責任を持たなければなりませんが、そうすることで、リモートワークで得られる特典や自由を体験することができます。

著者について

ゲオルギー・トドロフは、オンライン起業家、ブロガー、SEOスペシャリスト、フリーランサーが自分なりの成功を見つけるための場所であるThriveMyWayの創設者です。彼のLinkedInをチェックしてください。ゲオルギー・トドロフ、ツイッターをご覧ください。GeorgiTodorovBGのプロフィールをご覧ください。