SaaSアプリケーション・ポートフォリオを最適化するには？

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企業は、今日の競争市場において、業務を合理化し、生産性を高め、顧客体験を向上させるために、SaaSアプリケーションに大きく依存している。しかし、これらのアプリケーションの管理は見落とされがちである。

企業におけるSaaSアプリケーションの普及は、今や明らかだ。Productivの調査によると、企業で使用されるSaaSアプリケーションの平均数は、2023年には371に達すると予想されている。

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しかし問題は、これらのアプリケーションをどれだけうまく管理できるかということだ。

組織が使用するSaaSアプリの数は問題ではない。重要なのは、これらのアプリが適切に管理されない場合に、組織のセキュリティ、収益、成長にどのような影響を与えるかである。

では、ビジネスの成功に向けてSaaSアプリケーション・ポートフォリオを効果的に管理し、最適化するにはどうすればよいのでしょうか。このブログでは、管理されていないSaaSアプリケーションがビジネスに与える悪影響から始まり、最適化を実現するためのステップをご案内します。

アンマネージドSaaSアプリケーション：あなたのビジネスに何をもたらすか？

管理されていないSaaSアプリケーションは、セキュリティと財務上の問題を引き起こし、ビジネスの収益と成長に悪影響を及ぼします。アンマネージドSaaSは、企業がSaaSアプリケーションを管理するための一貫したアプローチやプラットフォームを持っていない場合に発生します。

これは、IT部門や財務部門の監督なしに、社内のチームや一人のユーザーがアプリケーションを購入し、利用している場合に発生する。

多くの場合、これらの管理されていないアプリは、エラーが起こりやすいスプレッドシートを使って追跡されている。このような手作業によるSaaS管理は、効率的でも生産的でもありません。支出の増加、コンプライアンス違反、SaaSの乱立といった複雑な事態を招く。

手作業によるSaaSアプリ管理は、50未満のアプリを扱う場合には十分だったが、200以上のアプリを扱う組織には不向きだ。

手動の管理では、見逃してしまうことになる：

• SaaSポートフォリオ全体の包括的なビュー
• 未承認申請購入の通知
• 部門別SaaS支出の洞察
• 使用パターン分析
• 効率的なユーザープロビジョニングとデプロビジョニング

アンマネージドSaaSのリスクを理解する

1. シャドーITによる支出の増加

会社のクレジットカードを使って購入した未承認の SaaS アプリは、効果的に追跡できません。その結果、ライセンスの使い過ぎや未使用が発生し、企業の収益に影響を与えます。\

2. 重複アプリと十分に活用されていないアプリの増加

貧弱なSaaS管理と一元化された可視性の欠如は、重複、無料、冗長なアプリを増やし、ROIの低下とセキュリティの問題を引き起こします。\

3. データ・セキュリティとコンプライアンス・リスク

管理されていないアプリは、セキュリティ侵害や 機密情報の損失につながります。アプリが規制に準拠していなければ、事業運営にも影響を及ぼします。 \

4. 自動更新

管理されていないSaaSは、財務チームやITチームによって追跡されないため、契約が自動更新され、支出が増加する可能性がある。\

5. 効率性と生産性の問題

管理されていないアプリケーションは、コミュニケーションにサイロを生み、コラボレーションを阻害し、チームの生産性を低下させ、最終的に業務に影響を及ぼす。

管理されていないSaaSの意味とリスクをご理解いただいた上で、SaaSアプリケーションを効果的に管理し、最大限に活用するための簡単な方法についてお話ししましょう。

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SaaSアプリケーション・ポートフォリオを最適化する5つの方法

SaaSの迅速な導入は、管理の困難さと制約を追加しました。これらの問題を解決するために、企業がSaaSアプリケーションポートフォリオを最適化し、SaaSアプリケーションを最大限に活用するための5つの方法を紹介します：

アプリケーションの完全な可視化

「MADX 社の調査によると、SaaS 組織ではアプリケーションの可視化が不十分なため、SaaS アプリケーションのライセンスが十分に活用されていないか、未使用のままになっています。SaaSの1/3近くが無駄になる可能性があります。これは、企業の規模によっては、数百ドル、数千ドル、あるいは数百万ドルを意味します。"

組織は、SaaSアプリを効果的に管理するために、アプリ・スタックを包括的に可視化する必要があります。この可視性は、ITチームと財務チームが、どのアプリが使用され、誰が使用し、何に使用されているかを判断するのに役立ちます。

このような可視性を持つ企業は、アプリの冗長性、承認されていないソフトウェアの使用、リソースの不適切な割り当てによる悪影響を避けることができる。

意思決定者は、統合とアプリケーションの合理化を通じて冗長性を排除し、アプリケーション・スタックを最適化できるようになる。その結果、SaaSスタックが最適化され、ビジネスの生産性と業務効率が向上します。

シャドーITを防ぐ

ガートナーの報告書によると、2022年には従業員の41％がIT部門以外の場所でテクノロジーを取得、変更、または作成し、その数は2027年までに75％に上昇するとガートナーは予測している。

IT部門に知られずにSaaSアプリを購入し、使用する活動はシャドーITと呼ばれる。シャドーITによって取得されたアプリは、データ・セキュリティを危険にさらし、コンプライアンスへの取り組みを妨げ、断片化されたワークフローをもたらす可能性がある。

100％可視化することは、シャドーITに対抗する最も簡単なソリューションです。企業は、未承認または未認可のアプリを積極的に監視し、調達プロセスを一元化することで、SaaSポートフォリオへの参入を防ぐことができます。

CloudEagleのようなツールは、未承認のアプリがシステムに侵入するのを見つけると即座にアラートを送信し、SaaS管理にプロアクティブなアプローチを提供することができます。

アプリケーションの使用状況を分析する

フレクセラは、SaaSソフトウェア費用の約33％がチームによって十分に活用されておらず、ROIの低さにつながっていると述べている。

組織内でSaaSアプリがどのように利用されているかを分析することで、最適化に関する重要な洞察が得られる。ユーザーのアクティビティとエンゲージメントを測定することで、意思決定者はどのアプリが最も価値を提供し、どのアプリが十分に活用されていないかを判断できる。

このデータ駆動型の方法により、ITおよび財務チームは、十分な情報に基づいたライセンス割り当ての決定を行うことができ、リソースをより効果的に再配分することができます。

アプリの使用状況を分析することで、そのアプリが本当に必要なタスクの遂行に役立っているかどうかを見極めることができる。もしそうでなければ、アプリを削除し、チームが便利だと感じる新しいアプリを見つけよう。

さらに、既存のアプリの可能性を最大限に引き出すために、従業員のトレーニングやプロセスの強化の機会を提供する。

未使用のライセンスやアプリケーションを削除

ライセンスが十分に利用されていないことは、企業にとって大きな手間であり、無駄な出費を招きます。企業は、アプリケーションの可視性と使用状況の調査データを使用してベンダーと交渉することができます。

実際の使用パターンを知ることで、企業は実際の需要に対応したライセンス数を確保するライセンス条件を交渉することができます。余剰購入は、投資の無駄と ROI の低下につながります。

スタックを最適化するもう1つの賢い方法は、2つ以上のアプリケーションを1つに統合することです。例えば、マーケティングチームがポップアップにOptinMonsterを使い、営業チームがEメールにMailchimpを使っている場合、これらの機能をHubSpotに統合することで、両方のタスクを処理できるようになります。

異なるユースケースに2つの異なるアプリケーションを使用する代わりに、1つだけを使用することができ、トラッキングとソフトウェア支出の削減が容易になります。

この手順は無駄を省き、より費用対効果の高い戦略的なソフトウェア購入のアプローチを促進する。

SaaS管理プラットフォームを利用する

上記の戦略をすべて実行するには、関連機能を備えた堅牢なSaaS管理ソフトウェアが 必要です。これらのプラットフォームは、アプリケーション管理を100%可視化し、集中管理することで、契約管理、ライセンス配布、更新追跡などのプロセスを容易にします。

SaaS管理プラットフォームは、社内のSSO、HRIS、財務システムと統合することができます。これらの統合により、プラットフォームはSaaSスタック全体を把握し、支出とともに一箇所で整理することができます。

ITの影を見逃さない高度なツールがあるのに、なぜスプレッドシートに頼ってアプリケーションを追跡するのでしょうか。これらのツールは、手作業をあまり必要とせずに、SaaSアプリケーションの最適化を支援することもできます。

可視性を提供するだけでなく、重複や冗長なアプリを明らかにすることで、コスト最適化の機会を提供します。使用状況を分析し、それを排除し、ポートフォリオを最適化することができる。

結論

SaaSアプリケーションのポートフォリオを最適化することは、ソフトウェア支出を急増させる可能性があるため、幅広いSaaSアプリケーションを使用する組織にとって不可欠です。

SaaSアプリケーション・ポートフォリオを 効果的に管理 することは、成長性を高め、リスクを低減し、卓越した運用を保証するために不可欠です。適切な管理を怠ると、リソースの浪費、セキュリティの問題、支出の拡大、ワークフローの分断が生じます。

この記事では、アプリケーションのポートフォリオを最適化する5つの簡単な方法について説明した。アプリケーションの可視化からシャドーITの防止、消費量の監視、ライセンスの最適化、そしてSaaS管理プラットフォームの選択までである。これらは、企業がポートフォリオを最適化するために使用している、試行錯誤を重ねたアプローチです。

最適化されたSaaSアプリケーション・ポートフォリオは、企業の成長、イノベーション、長期的な成功の原動力となる。