職場での時間泥棒を効果的に防止する方法

イントロ

アメリカ建国の父の一人であるベンジャミン・フランクリンは、作家、成功した実業家、印刷工、慈善家、政治家、発明家など、さまざまな顔を持つ人物だった。

彼のエッセイのひとつである『若い職人へのアドバイス』の中で、彼はこう書いている。

フランクリン氏は、若い職人たちへの彼のアドバイスが275年経った今でも、特に従業員の時間を最適に活用しながら「従業員の時間泥棒」という課題に取り組もうとする組織にとって適切なものであることを知り、さぞかし喜んだことだろう。

従業員の時間泥棒は、職場の生産性レベルを常に向上させようとする組織にとって大きな課題である。この問題に対処できなければ、利益を失い、組織の成長見通しや長期的な持続可能性にも影響を及ぼしかねない。

従業員の生産性が低い理由を探るとき、企業は従業員が故意に、あるいは不注意に時間泥棒をしていないかどうかを深く調べる必要がある。このブログでは、タイムセフトについて、また従業員がどのようにタイムセフトに手を染めているのか、そして雇用主としてどのようにタイムセフトを防止すればよいのか、そのすべてを理解するのに役立つだろう。

時間泥棒とは何か？

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タイムセフトとは、従業員が故意または無意識のうちに、勤務しているふりをして業務外の活動に従事することで、勤務時間を不正に利用することである。こうすることで、従業員は働いていない時間分の給与を受け取ることになり、組織の生産性と生産量の低下を招く。

時間窃盗は物質的な窃盗とは異なるため、些細なことに思えるかもしれないし、理解することさえ難しいかもしれない。私たちは窃盗を、物や持ち物の物理的な損失と考えるようにできている。そのため、組織は時間泥棒の実態や業績への影響を十分に理解することが難しいのです。

しかし、特に相当数の従業員を抱える大組織にとっては、組織の生産と収益の甚大な損失につながりかねない不正行為の一形態である。

700人の従業員を抱える組織の例で理解しよう。従業員1人あたりが1日30分盗んだり横領したりすると、組織は毎日21,000分、つまり250時間の生産的な時間を失うことになる！

これらの数字は、雪だるま式に数十万労働時間、数百万ドルの金額に膨れ上がる可能性があり、時間の盗難がいかにビジネスの生産性に影響を与え、長期的な組織の持続可能性さえも危険にさらすかを明確に示している。

時間泥棒とは何かを理解したところで、従業員が雇用主から時間を盗む方法をいくつか見てみよう。

従業員が時間泥棒をする7つの方法

創意工夫はとどまるところを知らず、従業員による時間泥棒の手口は枚挙にいとまがない。しかし、従業員が組織から時間を盗む有名な7つの方法を以下に挙げてみた。

1.マウスの自動化

タイムトラッキングソフトウェアツールを欺く最も効果的な方法の一つは、自動マウスを使用することである。従業員は、電池式またはリモコン式のデバイスの上にマウス缶を置き、離れた場所から操作することができる。

こうすることで、マウスは、ユーザーが適切と判断する定期的かつ事前定義された間隔で画面上をホバリングし続け、コンピューター画面をアクティブな状態に保つことができる。時間追跡ソフトウェア・ツールは、ユーザーがアクティブであることを前提としているため、不審な行動を登録したり、時間の盗難を報告したりすることができない。

2.複数の小窓を開く

時間泥棒のもう一つの効果的で簡単な方法は、コンピュータの画面上に複数の小さなウィンドウを開くことである。このようなウィンドウを使って、従業員はインターネットを見たり、友人とチャットをしたり、あるいはオンラインで買い物をしたりすることができる。一方、オフィス関連の活動には、フルスクリーンのメイン・ウィンドウを開いておく。オンライン・タイムトラッキング・ソフトウェアの中には、フルスクリーン・ウィンドウを追跡するタイプもあるため、これを欺くことで、従業員がオフィス関連の仕事に積極的に取り組んでいると登録することができる。

3.スクリーンショットソフトウェアのタイミング

このトリックを使うには、ソフトウェアの操作、特に従業員を追跡するために使用されているソフトウェアのコードをバイパスまたはクラックする能力に習熟している必要があります。従業員は、時間追跡ソフトウェアをハックして、ソフトウェアがユーザーのコンピュータ画面のスクリーンショットを撮る時間間隔を見分けることができる。

この情報は、タイムトラッキングソフトウェアが公務に従事していると登録するように、活動の時間を計るのに役立つ。一方、従業員は、2つのスクリーンショットの間の隙間時間に、インターネットを見たり、仕事に関係のない仕事をしたりすることができる。

4.マルチモニターの使用

ノートパソコンをUSBケーブルで複数のモニター／スクリーンに接続する社員もいる。これにより、メインウィンドウをオフィス関連のタスクに使用しながら、複数のウィンドウを同時に操作することができる。残念ながら、市販されているタイムトラッキングソフトウェアの中には、複数のモニターを識別して追跡できるものは多くない。

このような欠陥があるために、一部の従業員は雇用者の時間を盗むことができる。

5.ソフトウェアコードの改ざん

時間追跡ソフトを騙すのは、もっと珍しい方法だ。しかし、技術やソフトウェアに精通した従業員は、ソフトウェアのコードに変更を加えることで、時間追跡ツールを悪用することができる。

タイムトラッキングソフトウェアの中には、ハッキングや改ざんを受けやすいものがあり、従業員が働き方を変更する機会を作り出している。このようなツールは、従業員が事前に入力した誤った情報を登録する。

6.バディ・パンチ

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従業員の勤務時間について雇用主を欺く手段としてのバディパンチは、タイムトラッキングの概念が注目されるようになって以来、行われてきた。バディパンチとは、他の従業員が同僚に代わって出勤を記録する代理出勤のことである。

しかし、組織は、従業員が網膜スキャン、指紋スキャン、顔認識システムなどを使って出勤を登録するバイオメトリクス出勤システムを制度化することで、この時間窃盗の手段をほぼ阻止してきた。

7.非生産的な過度のネットサーフィン

ネットサーフィンは自然なことであり、従業員は情報の調査や検証のため、あるいは顧客や上司、同僚と関わる可能性のあるテーマについて見識を深めるために、時折インターネットを利用する。しかし、過度なネットサーフィン、特に個人的なメールへの返信、オンラインショッピング、仕事に関係のないトピックの閲覧など、非生産的なタスクは、生産的な労働時間の損失につながりかねません。

また、勤務時間中に、公務に関連する情報を探していると見せかけて、無意味にネットサーフィンをしている社員もいるかもしれない。このようなシナリオに対処するには、従業員のパフォーマンスを高めるために、さまざまな方法で従業員を鼓舞する必要があるかもしれない。

時間泥棒がビジネスに与える影響

業界の調査結果によると、時間の盗用は依然として組織にとって深刻な収益漏れの原因となっている。例えば、ある業界報告書によると、時間泥棒による損失は年間200億米ドルに上り、米国の組織では500億米ドルに達している。

一方、世界の企業は、職場の生産性の低下により4,000億米ドル以上の損失を被っている！これは深刻な数字であり、激動する労働市場や主要市場の思わしくないマクロ経済指標など、複数の危機を乗り越えている企業にとっては懸念材料である。

時間泥棒を止める方法

以下に、組織が時間泥棒を阻止する方法をいくつか挙げる。

1.従業員エンゲージメントの強化

最近の業界レポートでは、従業員のエンゲージメントレベルが史上最低水準にとどまっていることが確認されている。世界の従業員のわずか5分の1、21％しか、積極的に仕事に従事していないと認識している。一方、従業員のストレスは2022年には44％に達し、2021年の数値よりもさらに高くなっている。

リモートワークやハイブリッドワークへの急激なシフトは、ワークライフバランスに影響を与え、バーンアウト率を押し上げた。このような課題は、従業員がオフィス関連の仕事に集中し、プライベートと仕事を両立させる能力に影響を与えている。これに対処するため、組織は従業員と時間をかけて、生産性低下の理由を理解し、タイムトラッキングソフトウェアをごまかす方法を使う必要がある。

エンゲージメントの高い従業員は、非生産的な業務に労働時間を費やす可能性が低く、組織により大きな価値を生み出すことができる。このため、雇用主は生産性を向上させ、時間泥棒の問題を抑制するために、様々な従業員エンゲージメント活動を行うことができる。

2.効果的なコミュニケーション

特に、対面でのやりとりが少なくなり、リモートワークが主流になるにつれ、効果的なコミュニケーションはこれまで以上に重要になっている。組織は、従業員を惹きつけるために効果的なコミュニケーションをとるだけでなく、タイムトラッキングシステムの必要性を理解してもらう必要もある。

組織は、このような時間追跡の仕組みを使うことは、従業員をマイクロ管理するためではなく、より価値の高い仕事に従事するための力をどうすれば与えられるかについて、より実用的な洞察を従業員に提供するためであるという考えを、従業員に納得させなければならない。ビジネスリーダーは、変革者としての役割を果たすことで、このような慣行を組織全体に制度化する手助けを率先して行わなければならない。

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3.タイムトラッキングソフトウェアを搭載

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タイムトラッキングソフトウェアの導入は、生産性の向上と時間泥棒の防止を求める企業にとって戦略的な動きです。Repliconのようなタイムトラッキングツールを採用することで、組織は従業員の労働時間と活動を正確に監視し、時間盗難のリスクを軽減することができます。このような高度なソリューションは、タスクやプロジェクトのタイムラインをリアルタイムで把握し、職場の説明責任と透明性を確保します。これらのツールの中には、AIを搭載したタイムシートやモバイルタイムシートを提供するものもあり、組織が勤怠データを取得し、休暇を予約し、いつでもどこでも効率的にワークスケジュールを管理するのに役立ちます。

4.フレックスタイム制の導入

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雇用主はフレックスタイム制を導入することで、従業員のワークライフバランスを向上させることができる。フレックスタイム制を導入すれば、従業員は「決まった」時間帯にオンラインであると嘘をついたり、タイムトラッキングソフトウェアを騙す工夫をしたりする必要がなくなり、私生活や責任を管理しやすくなる。

そうすることで、彼らは仕事に集中し、ストレスのない生活を送ることができるようになる！

フレックスタイム制を導入し、従業員が決められた時間だけ働くことができるようにしたり、あるいは4/10、9/80、2-2-3などの圧縮勤務を導入し、従業員が標準的な5日間よりも少ない日数で1週間の勤務時間を終え、個人的な活動を行える時間を増やすこともできる。

5.成果の重視

組織は、従業員やマネジャーが、プロジェクトやタスクに費やした時間ではなく、成果を重視する文化を発展させる必要がある。これは、「費やした時間」が生産性の基準とされてきた既成のパラダイムからの変化かもしれない。

しかし、このような変化を起こすには、長期的な介入とコミットメントが必要である。

6.熱心に監査する

従業員の時間の使い方を監査することで、組織全体の傾向を深く洞察することができ、リーダーはそれを使って改善のためのロードマップを作成することができる。例えば、従業員がビジネスクリティカルなタスクよりも管理業務に多くの時間を費やしている場合、組織は管理業務を自動化することができる。

結論

ここ数年、世界中の組織にとって激動の日々が続いている。利益率の低下、顧客からの支出の大幅な減少、人材争奪戦の激化、人材コストの増大などにより、収益漏れをふさぐ方法に鋭い目が向けられている。そして、従業員の時間泥棒の問題に対処することは、簡単でありながら、収益を改善する非常に効果的な方法である。