効果的なコミュニケーションは、ビジネスの成功の鍵です。

イントロ

よく耳にする言葉ですが"コミュニケーションが大事"でも、本当にそうでしょうか？もちろん、そうです。コミュニケーションは、私たちの生活のあらゆる場面で必要不可欠です。プライベートや仕事上の人間関係、ビジネス戦略、あるいは厳しい文章を和らげるための絵文字（ちなみにこれは非言語コミュニケーションです）であろうと。

私たちは通常、何かを2人以上の人間の間で情報交換すると定義した場合、それは文字と口頭によるコミュニケーションにのみ関係すると考えています。

しかし、コミュニケーションは単に言葉を使うだけではありません。ボディランゲージ、表情、声のトーンなど、その一つひとつが相手にメッセージを送るのです。

ビジネス環境では、多くの時間をコミュニケーションに費やします。社内では、目的を説明し、原則を繰り返し述べ、議論し、同僚をフォローすることで、コミュニケーションをとることができます。また、社外との調整、顧客との会話、商品やサービスの販売促進など、社外とのコミュニケーションも重要です。

私は、コミュニケーションがうまくいくとは、メッセージが意図したとおりに理解されることだと考えています。この理解力がないと、メッセージが誤解されたり、間違って伝わったりして、ミスやフラストレーションにつながるかもしれません。

どんなビジネスでも、効果的な組織コミュニケーションが必要です。なぜなら、それがなければ、ビジネスを運営するために完了しなければならないタスクや手順を完了することができないからです。とはいえ、まずはなぜ効果的なコミュニケーションが重要なのか、その理由を深く考えてみましょう。

効果的なコミュニケーションの重要性

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コミュニケーションは、組織の生産性、文化、熱意に大きな影響を与えます。マネージャーとして効果的なコミュニケーションスキルを身につけることは、会社にとって短期的にも長期的にも大きな利益をもたらします。優れたコミュニケーション能力を持つ人は、チームに一層の努力を促し、より良い成果をもたらし、誤解を避けることができます。

これらの要素はすべて、会社の成功に貢献し、あなた自身の成功にもつながります。社員が製品やプロジェクトに直接関わることで、組織の将来に対する貢献意識を高めることができます。また、収益性、顧客満足度、ブランド認知度の向上に取り組む動機づけにもなります。会社の目標に個人的に投資している社員は、他の側面にも関心を持つようになります。例えば、そのブランドが優れた職場として好評であれば、長期的に優秀な人材を惹きつけ、維持する能力に影響を与える可能性があります。

効果的なビジネスコミュニケーションが成功のカギを握る11の理由

(出典)

1.より良い社風を築く

適切なビジネスコミュニケーション戦略は、ポジティブなチーム文化や職場環境を構築するために非常に重要です。透明でオープンなコミュニケーションを行う企業は、より健全な職場の雰囲気を持ち、従業員のモチベーションや満足度も高くなります。

一方、職場文化を改善する手段としてビジネスコミュニケーションを軽視している組織は、エンゲージメントの低下、従業員満足度の低下、顧客満足度の低下、離職率の高さなどに悩まされています。

2.知識共有の取り組みが向上する

企業が社内コミュニケーションに投資することで達成しようとしている主な目標の1つは、知識共有の実践を向上させることです。従業員が常に成長し、新しいことを学んでいる世界では、雇用主は組織内で簡単に知識を共有できるようにする必要があります。社内コミュニケーション戦略が確立されていないと、知識共有や組織の知識が損なわれてしまいます。

3.従業員の参加意識を向上させる

ラガンの従業員エンゲージメント調査によると、リーダーシップのコミュニケーションは、従業員エンゲージメントと統計的に相関する最も重要な社内コミュニケーションの側面であるとされています。社内コミュニケーションチームは、コミュニケーションの価値についてリーダーを支援し、訓練し、教育する重要な役割を担っているのです。

4.部門間協力の強化

企業において、部門間の効率的なコミュニケーションを維持することは、強力なコミュニケーション・プランなしには、極めて困難です。生産性を高めるためには、従業員が容易に交流し、協力し合うことができなければなりません。例えば、リサーチ部門とマーケティング部門は同じページにいる必要があり、ビジネスオフィスとIT部門は同期している必要があります。

5.顧客満足度と顧客維持率の向上

ビジネスコミュニケーションの向上は、顧客満足度の向上にもつながります。組織内のコミュニケーションが不十分だと、顧客サービスや顧客満足度に関して2つのことが起こります。第一に、顧客と接する役割を担う従業員が必要な情報を得られないこと。第一に、顧客と接する役割を担う従業員が必要な情報を得られないこと。第二に、従業員の士気の低さを顧客が感じ取り、否定的な体験をすることです。

実際、ある研究では、従業員の態度が顧客満足度に大きな影響を与え、その結果、収益が増加することが分かっています。

6.メール過多の解消

進捗状況の報告から資料請求、仕事の割り振り、社員との交流やフィードバック、会議の案内、クライアントやサプライヤーとの連絡、資料の送付、誕生日の挨拶まで、一般的に企業内ではすべて電子メールで処理される。

Radicatiによると、平均的なビジネスマンは1日のうち25％をメール関連のルーチンに費やしているそうです。しかし、私たちが直ちに支援する価値のあるものはごくわずかです。私たちが受け取るメールの多くは、私たちに全く関係のないものです。従業員のエンゲージメントとコラボレーションに効果的なプラットフォームを使用する社内ビジネスコミュニケーションでは、電子メールの過負荷が軽減されています。

7.従業員の離職率の低減

従業員の意欲と満足度が高い企業は、離職率が非常に低くなります。ミレニアル世代や若い世代を惹きつけ、職場に留めておくためには、雇用主は従業員に自分の仕事に関連する情報を常に提供するよう心がけなければなりません。

一方、無関係な情報が多すぎると、ストレスや離職、フラストレーションの原因となり、社員の定着率が低下することがよくあります。

8.リモートワーカーとのコミュニケーション改善

これからはリモートチームの時代です。統計によると、2028年までに全ビジネス部門の73％がリモートワーカーを雇用するようになるという。さらに、アメリカのような豊かな国では、最終的に75%を超える可能性があります。

そのため、コミュニケーション、リーダーシップ、マネジメントに新しいアプローチが必要です。遠隔地のチームは、時差の調整、情報の壁の克服、言語や文化的な障害の克服など、さまざまなコミュニケーションの問題に直面します。さらに、距離が離れているために、チームメンバーが自分の居場所を感じることが難しいという問題もあります。しかし、企業内のコミュニケーションを改善することで、遠隔地にいるチームのコラボレーションや交流に大きな違いが生まれるかもしれません。

9.コミュニケーション障壁の排除

情報の壁は、無関係なものが多すぎる場合に発生します。そのため、従業員にとって重要な情報がすぐに失われてしまいます。この問題を解決するには、効果的な社内コミュニケーションと、適切なコミュニケーションツールの利用が不可欠です。

10.従業員の支持を高める

雇用主が従業員と効果的にコミュニケーションする方法を知っていれば、従業員をブランドアンバサダーにすることにはるかに成功する。ブランドアンバサダーは、多くの企業が思っているほど難しいことではありません。実際、幸せな社員は、ブランドアンバサダー・プログラムに貢献したいと思うものです。

ブランドアンバサダーと従業員支援は、主に4つの方法で企業の運営に貢献することができます。

• ブランド認知度の向上
• 雇用主ブランドの向上と質の高い候補者の獲得
• マーケティング活動を強化する
• 売上拡大

効果的なコミュニケーション・プロセスのために、企業はどのように取り組めばよいのでしょうか？

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1.正しいコミュニケーションツールの使用

チーム内のコミュニケーションに使用するツールは、コミュニケーションプロセスの効果に大きな影響を与えることがあります。遅いツール、使い勝手の悪いツール、使いこなすのにトレーニングが必要なツールを使っていると、社員はフラストレーションがたまるかもしれません。

このフラストレーションは、ミスコミュニケーションを引き起こし、生産性と時間のロスにつながる可能性があります。その結果、真のメッセージが途中でぼやけてしまうこともあります。そのため、適切なチームコミュニケーションツールについてよく調べた上で、賢く選択するようにしましょう。

あなたのビジネスのニーズを考慮してください。小規模企業向けのオフィス電話システムは、あなたのビジネスに最適かもしれませんが、大規模な組織は異なる要件を持っているかもしれません。

2.自分が何を言っているのかを知る

賢者は言うべきことがあるから話し、愚者は言わなければならないことがあるから話す。- プラトン

クライアント、同僚、ビジネスパートナーなど、仕事上の立場で話をする場合、常に自分以外の誰かを代表して話をすることになります。自分の組織、サービス、部門を紹介することもあります。

誰のために話しているのか、なぜ伝えるのか、常に意識しておく必要があります。話す前に以下のことを考慮してください。

1. 私は誰のために話しているのだろう？
2. なぜ、私が話しているのか？

3.人を侮辱しないようにする

自分がキレるのと同じように、相手もキレさせないようにしましょう。ビジネスにおける優れたコミュニケーターとして、あなたの目的は聞き手をあなたの目標に一致させることであることを心に留めておいてください。相手を見下すような態度をとると、人はあなたの話を聞きたいと思ったり、協力したり、コラボレーションしたいと思ったりすることは、はるかに少なくなります。

さらに、他人を侮辱することは、それまで欠けていた新たな防御策を相手に与えることになります。あなたの態度が注目の的となり、あなたが純粋に伝えようとしているメッセージは背景に隠れて見えなくなるのです。

4.注意深く耳を傾ける

議論をしているとき、あなたは相手の話を本当に聞いているわけではなく、相手の話よりも自分が次に何を言おうとしているかに注意を向けています。相手のメッセージの重要な部分を誤解したり、見落としたりして、実りのない決断を下すことになりかねません。相手に全神経を集中させることが、効果的なコミュニケーションの第一歩です。

5.ポジティブなボディランゲージを心がける

コミュニケーションには、身のこなしをコントロールする力が絶対に必要です。自分の胸から天井や空に向かって、ゆるやかに高くなる線をイメージすることで、背筋を伸ばす練習ができます。ただし、やりすぎには注意しましょう。できるだけ自然に見えるようにしたいものです。

6.難しい感情に注意する

困難な状況下では、時に多くの強力な感情が引き起こされます。コミュニケーションを円滑にするためには、自分自身の感情を把握し、管理できるようになる必要があります。また、他人が怒りや不満をあらわにしたときにも、適切に対応できなければなりません。

私たちは毎日他人と会話していますが、中には適切なコミュニケーション技術を教わったり、実践する機会を与えられていない人もいます。

今すぐ、より良いコミュニケーションを始める

毎年、雇用主が求めるスキルの上位にコミュニケーションスキルが挙げられています。その理由は、コミュニケーションによって、仕事でもプライベートでも人間関係を円滑に保つことができるからです。気遣いを示し、変化を促し、物事を成し遂げるには、コミュニケーションが必要です。このような重要なスキルを向上させ、それを継続することは、十分な理由になります。幸いなことに、私たちは皆、より良いコミュニケーションを学ぶことができます。

コミュニケーションのスタイルについてより深く理解することで、どんな相手にも自分の意見を伝えることができます。そしてそれは、他の人をリードし、あなたの視点を理解してもらうために不可欠な要素です。

ほとんどの人は、さまざまなコミュニケーションスタイルを持ち、そのときの気分や状況に応じて臨機応変に対応することができることを忘れないでください。コミュニケーター、そしてリーダーとしてのあなたの仕事は、相手が誰であれ、全員があなたを理解していることを確認することです。どのようなスタイルであれ、自分に合ったコミュニケーション方法を確立すれば、ビジネスの成功につながるはずです。